Mulai menggunakan pembekuan di Google Vault

Gunakan pembekuan untuk mencegah penghapusan data yang terkait dengan penanggung jawab data tertentu, baik akun perorangan maupun semua akun di unit organisasi. Pembekuan berbeda dengan aturan retensi karena masa berlaku pembekuan tidak pernah berakhir.

Data yang dibekukan hanya akan dihapus dan dihapus permanen setelah pengguna Vault menghapus pembekuan, penanggung jawab dihapus dari pembekuan, Akun Google pengguna dihapus, atau pengguna tidak lagi memiliki lisensi Vault.

Data apa yang dilindungi pembekuan

Pembekuan yang ditetapkan oleh layanan Google:

  • Gmail—Pesan dan lampiran yang disimpan di Gmail, termasuk konten dalam folder Terkirim, Draf (hanya draf yang tidak dihapus), Sampah, Arsip, dan Spam.
  • Grup—Pesan di Google Grup (hingga grup dihapus).
  • Chat—Pesan Hangouts klasik dan Google Chat yang direkam (histori aktif).
  • Drive—Item (bukan folder atau pintasan) di Drive pengguna, dan (opsional) item di drive bersama terkait. Pembekuan Drive berlaku untuk rekaman Meet dan file log terkait. Catatan: Pembekuan tidak mencegah pengguna agar tidak mengedit file di Drive. Namun, untuk file Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar, semua versi file tersebut dipertahankan oleh pembekuan.
  • Voice—Pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan Google Voice.

Untuk mengetahui detail selengkapnya, lihat Jenis data yang didukung.

Prioritas pembekuan dan aturan retensi

  • Pembekuan menggantikan aturan retensi. Jika aturan retensi ditetapkan untuk menghapus data secara permanen setelah periode retensi data berakhir, data yang dibekukan tidak akan dihapus permanen sampai pembekuan dihapus.
  • Pembekuan bersifat menambah. Satu pembekuan tidak menggantikan pembekuan lainnya.

    Misalnya, Anda membuat 2 pembekuan Gmail:

    1. Pembekuan A berlaku bagi pengguna jaya@example.com dan mencocokkan pesan dengan frasa "project X".

    2. Pembekuan B berlaku bagi pengguna yang sama dan mencocokkan pesan dengan istilah anggaran.

    Dengan menerapkan 2 pembekuan ini, Vault akan mempertahankan pesan yang berisi project X atau anggaran untuk jaya@example.com. Jika Anda menghapus Pembekuan A, pesan yang cocok dengan Pembekuan B tetap dipertahankan dan yang lainnya dapat dihapus permanen.

Kapan data yang dibekukan dihapus permanen

Pembekuan akan melindungi data hingga salah satu dari peristiwa berikut terjadi:

  • Pembekuan dihapus—Data yang tidak tercakup dalam pembekuan lain akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. Data yang telah dihapus oleh pengguna lebih dari 30 hari yang lalu mungkin langsung dihapus permanen.
  • Penanggung jawab dihapus dari pembekuan—Data yang tidak tercakup dalam pembekuan lain akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. Data yang telah dihapus oleh pengguna lebih dari 30 hari yang lalu mungkin langsung dihapus permanen.
  • Akun Google pengguna dihapus—Jika administrator Google Workspace menghapus pengguna di konsol Admin, semua data pengguna dihapus meskipun pengguna tersebut sedang dibekukan. Untuk mencegah kehilangan data, gunakan lisensi Arsip Akun Pengguna (AU) untuk menyimpan data pengguna atau menangguhkan pengguna daripada menghapusnya. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mengelola mantan karyawan beserta data mereka.
  • Pengguna tidak lagi memiliki lisensi Vault—Pengguna harus memiliki lisensi Vault agar datanya dapat dibekukan. Jika pengguna yang dibekukan didowngrade ke edisi Google Workspace yang tidak otomatis memberikan hak setiap akun ke lisensi Vault, tetapkan lisensi add-on sebelum Anda melakukan downgrade untuk melindungi datanya. Jika tidak, pembekuan tidak lagi berlaku dan data mungkin akan langsung dihapus permanen.

Menggunakan pembekuan

Untuk membekukan data, Anda memerlukan Hak istimewa Vault Mengelola Pembekuan dan akses ke masalah.

Anda dapat meninjau pembekuan berdasarkan masalah dan di semua masalah. Untuk mengetahui detailnya, lihat Meninjau semua pembekuan untuk organisasi Anda.

Jika perlu mengubah penanggung jawab yang dicakup oleh pembekuan, Anda dapat mengedit pembekuan. Jika Anda siap untuk menutup masalah dan mengeluarkan data penanggung jawab dari pembekuan, Anda dapat menghapus pembekuan.

FAQ

Apa perbedaan antara pembekuan dan aturan retensi?

Aturan retensi dan pembekuan sama-sama menyimpan data di Vault, namun ada beberapa perbedaan penting:

  Pembekuan Aturan retensi

Penggunaan

Pembekuan umumnya dibuat sebagai tanggapan atas penyelidikan atau masalah hukum.

Aturan retensi digunakan untuk mengontrol durasi penyimpanan data secara proaktif.

Cakupan Berlaku untuk akun perorangan, unit organisasi, atau grup. Berlaku untuk pengguna di unit organisasi atau grup, dan entitas produk seperti drive bersama dan ruang. Aturan retensi tidak dapat diterapkan ke akun perorangan, kecuali dengan mencocokkan istilah.

Periode penyimpanan

Pembekuan menyimpan data tanpa batas waktu, hingga pembekuan dihapus.

Aturan retensi menyimpan data selama periode tertentu, yang dapat berupa jumlah hari spesifik atau tanpa batas waktu.

Prioritas

Pembekuan lebih diutamakan daripada aturan retensi. Saat pembekuan dihapus, data akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku.

Aturan retensi tidak diterapkan untuk data yang dipertahankan oleh pembekuan sampai pembekuan dihapus.

Aturan khusus lebih diutamakan daripada aturan default, meskipun aturan default berakhir lebih lama. Data dapat dihapus dari sistem produksi Google saat aturan retensi terakhir yang berlaku berakhir.

Akses

Hanya pengguna Vault yang memiliki akses ke masalah yang dapat melihat siapa dan konten apa yang dibekukan.

Hanya pengguna Vault yang memiliki hak istimewa aturan retensi yang dapat mengelola aturan retensi.

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?