Gunakan pembekuan untuk mencegah penghapusan data yang terkait dengan penanggung jawab data tertentu, baik akun perorangan maupun semua akun di unit organisasi.
Pembekuan berbeda dengan aturan retensi karena masa berlaku pembekuan tidak pernah berakhir. Jika pengguna memiliki data apa pun yang dibekukan, akun mereka tidak dapat dihapus oleh admin Google Workspace hingga pembekuan dihapus.
Data yang dibekukan hanya dapat dihapus permanen setelah pengguna Vault menghapus pembekuan, penanggung jawab dihapus dari pembekuan, atau pengguna tidak lagi memiliki lisensi Vault.
Data yang dilindungi pembekuan
Pembekuan ditetapkan oleh layanan Google:
- Gmail—Pesan dan lampiran yang disimpan di Gmail, termasuk konten dalam folder Terkirim, Draf (hanya draf yang tidak dihapus), Sampah, Arsip, dan Spam.
- Grup—Pesan di Google Grup (hingga grup dihapus).
- Chat—Pesan Google Chat yang direkam (histori aktif).
- Drive—Item (bukan folder atau pintasan) di Drive pengguna, dan (opsional) item di drive bersama terkait. Pembekuan Drive juga berlaku untuk rekaman Meet, file log yang terkait dengan rekaman, dan situs Google Sites baru. Catatan: Pembekuan tidak mencegah pengguna agar tidak mengedit file di Drive. Namun, untuk file Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, dan Gambar, semua versi file tersebut dipertahankan oleh pembekuan.
- Voice—Pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan Google Voice.
Untuk mengetahui detail selengkapnya, lihat Jenis data yang didukung.
Prioritas pembekuan dan aturan retensi
- Pembekuan menggantikan aturan retensi. Jika aturan retensi ditetapkan untuk menghapus data secara permanen setelah periode retensi data berakhir, data yang dibekukan tidak akan dihapus permanen sampai pembekuan dihapus.
- Pembekuan bersifat menambah. Satu pembekuan tidak menggantikan pembekuan lainnya.
Misalnya, Anda membuat 2 pembekuan Gmail:
-
Pembekuan A berlaku bagi pengguna jaya@example.com dan mencocokkan pesan dengan frasa
"project X". -
Pembekuan B berlaku bagi pengguna yang sama dan mencocokkan pesan dengan istilah
anggaran.
Dengan menerapkan 2 pembekuan ini, Vault akan mempertahankan pesan yang berisi
project Xatauanggaranuntuk jaya@example.com. Jika Anda menghapus Pembekuan A, pesan yang cocok dengan Pembekuan B tetap dipertahankan dan yang lainnya dapat dihapus permanen. -
Kapan data yang dibekukan dihapus permanen
Pembekuan akan melindungi data hingga salah satu dari peristiwa berikut terjadi:
- Pembekuan dihapus—Data yang tidak tercakup dalam pembekuan lain akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. Data yang telah dihapus oleh pengguna lebih dari 30 hari yang lalu mungkin langsung dihapus permanen.
- Penanggung jawab dihapus dari pembekuan—Data yang tidak tercakup dalam pembekuan lain akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. Data yang telah dihapus oleh pengguna lebih dari 30 hari yang lalu mungkin langsung dihapus permanen.
- Pengguna tidak lagi memiliki lisensi Vault—Pengguna harus memiliki lisensi Vault agar datanya dapat dibekukan. Jika pengguna yang dibekukan didowngrade ke edisi Google Workspace yang tidak otomatis memberi lisensi Vault ke setiap akun, tetapkan lisensi add-on sebelum Anda melakukan downgrade untuk melindungi datanya. Jika tidak, pembekuan tidak lagi berlaku dan data mungkin akan langsung dihapus permanen.
- File tidak dibagikan kepada penanggung jawab—Data yang tidak dibagikan kepada penanggung jawab langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku.
Menggunakan pembekuan
Untuk membekukan data, Anda memerlukan Hak istimewa Vault Kelola Pembekuan dan akses ke masalah.
Anda dapat meninjau pembekuan berdasarkan masalah dan di semua masalah. Untuk mengetahui detailnya, lihat Meninjau semua pembekuan untuk organisasi Anda.
Jika perlu mengubah penanggung jawab yang dicakup oleh pembekuan, Anda dapat mengedit pembekuan. Jika Anda siap untuk menutup masalah dan mengeluarkan data penanggung jawab dari pembekuan, Anda dapat menghapus pembekuan.
FAQ
Luaskan semua | Ciutkan semua & ke bagian atas
Aturan retensi dan pembekuan menyimpan data di Vault, tetapi memiliki perbedaan penting:
| Pembekuan | Aturan retensi | |
|---|---|---|
|
Penggunaan |
Pembekuan umumnya dibuat sebagai tanggapan atas penyelidikan atau masalah hukum. |
Aturan retensi digunakan untuk mengontrol durasi penyimpanan data secara proaktif. |
| Cakupan | Pembekuan dapat diterapkan pada:
|
Aturan retensi dapat diterapkan untuk:
Catatan: Aturan retensi tidak dapat diterapkan ke akun perorangan, kecuali dengan mencocokkan istilah. |
|
Periode penyimpanan |
Pembekuan menyimpan data tanpa batas waktu, hingga pembekuan dihapus. |
Aturan retensi menyimpan data selama periode tertentu, yang dapat berupa jumlah hari spesifik atau tanpa batas waktu. |
|
Prioritas |
Pembekuan lebih diutamakan daripada aturan retensi. Saat pembekuan dihapus, data akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. |
Aturan retensi tidak diterapkan untuk data yang dipertahankan oleh pembekuan sampai pembekuan dihapus. Aturan khusus lebih diutamakan daripada aturan default, meskipun aturan default berakhir lebih lama. Data dapat dihapus dari sistem produksi Google saat aturan retensi terakhir yang berlaku berakhir. |
|
Akses |
Hanya pengguna Vault yang memiliki akses ke masalah yang dapat meninjau siapa dan konten apa yang dibekukan. |
Hanya pengguna Vault yang memiliki hak istimewa aturan retensi yang dapat mengelola aturan retensi. |
Sebaiknya jangan menetapkan pembekuan pada unit organisasi teratas di organisasi Anda karena alasan berikut:
- Admin Google Workspace tidak dapat menghapus akun pengguna mana pun.
- Anda dapat meningkatkan risiko organisasi dengan menyimpan data yang tidak diperlukan.
- Biaya eDiscovery Anda mungkin meningkat karena Anda memiliki lebih banyak data untuk dianalisis dan diproses.
Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk menerapkan aturan retensi secara lebih luas dan bekerja sama dengan tim hukum Anda untuk mengidentifikasi pengguna, unit organisasi, atau grup tertentu yang perlu dibekukan.