Con las retenciones, puedes evitar que se eliminen datos asociados a custodios específicos, independientemente de que este rol esté asignado a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa.
Las retenciones se diferencian de las reglas de conservación en que nunca caducan. Si un usuario tiene datos sujetos a retenciones, un administrador de Google Workspace no podrá eliminar su cuenta hasta que se retire la retención.
Los datos a los que se aplica una retención solo se pueden purgar si un usuario de Vault elimina esa retención, si se quita un custodio de la retención o si un usuario deja de tener licencia de Vault.
Qué datos protege una retención
Las retenciones están definidas de forma distinta según el servicio de Google:
- Gmail: mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de las carpetas Enviados, Borradores (solo los no eliminados), Papelera, Archivar y Spam.
- Grupos: mensajes de Grupos de Google (hasta que el grupo se elimine).
- Chat: mensajes de Google Chat con el registro habilitado (es decir, el historial está activado).
- Drive: elementos (excepto carpetas y accesos directos) de las unidades de los usuarios y, opcionalmente, de las unidades compartidas asociadas. Las retenciones de Drive también conservan grabaciones de Meet, archivos de registro asociados a esas grabaciones y sitios creados con la nueva versión de Google Sites. Nota: Aunque un archivo esté sujeto a una retención, los usuarios podrán editarlo en Drive. No obstante, si es un archivo de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites o Dibujos de Google, la retención conservará todas sus versiones.
- Voice: mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice.
Consulta más información en Tipos de datos admitidos.
Prioridad de las retenciones y las reglas de conservación
- Las retenciones anulan las reglas de conservación. Si se configura una regla de conservación para que los datos se purguen cuando finalice el periodo de conservación, los datos que estén sujetos a una retención no se purgarán hasta que esta se elimine.
- Las retenciones son acumulables. Una retención no sustituye a otra.
Por ejemplo, pongamos que creas dos retenciones en Gmail:
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La retención A, que aplicas a los mensajes del usuario jroca@example.com que contengan el término
proyecto X. -
La retención B, que aplicas al mismo usuario, pero con el término
presupuesto.
Al aplicar estas dos retenciones, Vault conserva los mensajes de jroca@example.com que incluyan
proyecto Xopresupuesto. Si eliminas la retención A, solo se conservarán los mensajes que coincidan con la retención B. -
Cuándo se purgan los datos retenidos
La retención protege los datos hasta que se produce alguno de estos hechos:
- Se elimina la retención: los datos que no estén protegidos por otras retenciones quedarán sujetos inmediatamente a las reglas de conservación aplicables. Los datos que hayan eliminado los usuarios hace más de 30 días pueden purgarse de manera inmediata.
- Se quita un custodio de la retención: los datos que no están protegidos por otras retenciones quedarán sujetos inmediatamente a las reglas de conservación aplicables. Los datos que hayan eliminado los usuarios hace más de 30 días pueden purgarse de manera inmediata.
- El usuario deja de tener una licencia de Vault: para que sus datos puedan retenerse, el usuario debe tener una licencia de Vault. Si vas a cambiar la edición de Google Workspace de un usuario que está sujeto a una retención por una inferior que no asigna automáticamente licencias de Vault a todos los usuarios, asígnale una licencia extra antes de cambiar de edición para proteger sus datos. Si no lo haces, la retención dejará de aplicarse y sus datos podrían purgarse de manera inmediata.
- Un archivo ha dejado de compartirse con un custodio: los datos que se han dejado de compartir con un custodio están sujetos inmediatamente a las reglas de conservación aplicables.
Trabajar con retenciones
Para aplicar retenciones a datos, debes tener el privilegio de Vault Gestionar retenciones y acceso a un asunto.
Puedes consultar retenciones en todos los asuntos o por asuntos concretos. Tienes más información en el artículo Consultar todas las retenciones de una organización.
Si necesitas modificar los custodios que están incluidos en una retención, puedes editarla. Cuando lo tengas todo listo para cerrar un asunto y levantar la retención de los datos de los custodios, puedes eliminarla.
Preguntas frecuentes
Mostrar todo | Ocultar todo y volver al principio
Las retenciones y las reglas de conservación preservan los datos en Vault, pero tienen diferencias importantes:
| Retenciones | Regla de conservación | |
|---|---|---|
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Uso |
Las retenciones se suelen crear como respuesta a una investigación o una cuestión legal. |
Las reglas de conservación se crean para controlar durante cuánto tiempo se conservan los datos. |
| Permiso | Las retenciones se pueden aplicar a:
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Las reglas de retención se pueden aplicar a:
Nota: Las reglas de conservación no se pueden aplicar a cuentas personales, salvo que se haga de forma indirecta. |
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Periodo de conservación |
Las retenciones conservan los datos indefinidamente hasta que dejan de aplicarse. |
En las reglas de conservación, se conservan los datos durante el periodo que se indique, que puede ser un número determinado de días o indefinidamente. |
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Prioridad |
Las retenciones tienen prioridad sobre las reglas de conservación. Cuando se elimina una retención, los datos quedan sujetos inmediatamente a las reglas de conservación aplicables. |
Las reglas de conservación no afectan a los datos que se conservan por una retención hasta que la retención deje de estar vigente. Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, aunque estas últimas venzan más tarde. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando vence la última regla de conservación aplicable. |
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Acceso |
Solo los usuarios de Vault que tienen acceso a un asunto pueden ver qué elementos y usuarios están sujetos a esa retención. |
Solo pueden gestionar reglas de conservación los usuarios de Vault que tengan privilegios para hacerlo. |
Te recomendamos que no apliques una retención al nivel organizativo superior de tu organización por los siguientes motivos:
- Los administradores de Google Workspace no pueden eliminar ninguna cuenta de usuario.
- Puedes aumentar los riesgos para tu organización al conservar datos que no son necesarios.
- Los costes de descubrimiento electrónico pueden aumentar porque tienes más datos que analizar y procesar.
En vez de eso, te recomendamos que apliques reglas de conservación de un modo más general y que colabores con tu equipo jurídico para identificar a usuarios, unidades organizativas o grupos concretos que deban estar sujetos a retenciones.