Preguntas frecuentes acerca de las retenciones

¿Qué contenido se conserva cuando se aplica un bloqueo?
  • Mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de las carpetas Enviados, Borradores (solo los no eliminados), Papelera, Archivar y Spam.
  • Mensajes en Grupos de Google (hasta que el grupo se elimine).
  • Los mensajes de la versión clásica de Hangouts y de Google Chat que están en el registro (si el historial está activado).
  • Elementos (sin las carpetas ni los accesos directos) de las unidades de los usuarios y, opcionalmente, elementos de las unidades compartidas asociadas.
¿Cuál es la diferencia entre un bloqueo y una regla de conservación?

Con ambas se permite que los mensajes estén accesibles en Vault. Sin embargo, existen diferencias importantes:

Bloqueos Reglas de conservación
Los bloqueos conservan los datos de forma indefinida. Las reglas de conservación conservan los datos solo durante un periodo de conservación determinado. Cuando termina el periodo de conservación, estos datos se eliminan de todos los sistemas de Google.
Los bloqueos se suelen utilizar con fines legales o de investigación. Solo las personas que tienen acceso al asunto pueden ver quién y qué está sujeto a un bloqueo. Las reglas de conservación se utilizan para la gestión de los datos y para imponer políticas de gestión de los ciclos de vida de la información. Solo las personas que dispongan de privilegios para las reglas de conservación en Vault pueden ver, crear o modificar reglas de conservación.
Si hay datos que están sujetos a un bloqueo y a una regla de conservación, ¿qué prevalece?

Un bloqueo anula cualquier regla de conservación.

¿Un usuario cuyo contenido está sujeto a un bloqueo necesita una licencia de Vault?

Sí. Obtén más información sobre cómo asignar licencias a los usuarios.

¿Qué ocurre cuando se aplica más de un bloqueo al mismo usuario?

Los bloqueos son acumulables. Un bloqueo no sustituye a otro.

Por ejemplo, creas el bloqueo A para el usuario jroca@example.com con el término "proyecto X". También creas un bloqueo B para el mismo usuario, pero con el término "presupuesto". Al aplicar estos dos bloqueos, Vault conserva el contenido que incluya "proyecto X" o "presupuesto" para jroca@example.com. Si eliminas el bloqueo A, solo se conservará el contenido relacionado con el bloqueo B.

¿Qué privilegios necesita una persona para ver, crear o modificar bloqueos?

Consulta el artículo Entender y conceder privilegios en Vault para obtener más información.

¿Qué ocurre si mi administrador de G Suite elimina a un usuario que está sujeto a un bloqueo?

Si el administrador de G Suite elimina a un usuario en la consola de administración, se eliminará todo el contenido de dicho usuario aunque estuviese sujeto a un bloqueo. Como administrador de Vault, pide a los administradores de G Suite que utilicen la función de usuario archivado para conservar los datos de usuario o que suspendan usuarios en vez de eliminarlos. Consulta más información al respecto en el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos.

¿Cómo veo qué bloqueos se aplican?

Puedes consultar fácilmente todos los bloqueos en la sección Informes. Para ver los bloqueos desde ahí, los usuarios de Vault deben disponer del privilegio Administrar registros de auditorías. También puedes ver qué bloqueos se aplican examinando los distintos asuntos que los contienen.

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Haz clic en la opción Informes del panel de navegación de la izquierda.
  3. Haz clic en Bloqueos del dominio o en Bloqueos para usuarios específicos:
    • Bloqueos del dominio: se aplican a los datos de todos los usuarios con licencias de Vault. En la lista de bloqueos para todo el dominio se muestra información acerca del bloqueo, como los asuntos que lo contienen, los términos de búsqueda específicos y la fecha en que se aplicó el bloqueo, entre otros datos.
    • Bloqueos para usuarios específicos: se aplican a los datos de usuarios específicos con licencias de Vault. En la lista de bloqueos para usuarios específicos, se muestran los usuarios cuyos mensajes están sujetos a un bloqueo. Haz clic en un nombre para ver más detalles, como los asuntos que lo contienen, los términos de búsqueda específicos y la fecha en que se aplicó el bloqueo, entre otros datos.
  4. De forma opcional, haz clic en Descargar CSV en la esquina superior derecha para descargar la lista de bloqueos en un archivo csv.

Nota: Si el nombre de un usuario se muestra en color rojo y tachado significa que se ha eliminado su licencia de Vault. Ponte en contacto con tu administrador de G Suite para reasignarle otra licencia de Vault en la consola de administración.

¿Qué sucede cuando se elimina un bloqueo?
Los datos que no están cubiertos por otros bloqueos quedan inmediatamente sujetos a las reglas de conservación aplicables. Los datos que los usuarios hayan eliminado hace más de 30 días pueden eliminarse de manera definitiva e inmediata.

 

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?