الأسئلة الشائعة لعمليات التحفظ على البيانات

ما العناصر التي يتم الاحتفاظ بها عند فرض أمر التحفظ على البيانات؟
  • الرسائل والمرفقات المخزنة في Gmail، بما في ذلك المحتوى في الرسائل المُرسَلة والمسودات والمهملات والرسائل غير المرغوب فيها.
  • الرسائل في "مجموعات Google".
  • رسائل المحادثة في Hangouts الكلاسيكي القابلة للحفظ (السجلّ مفعل).
  • الملفات الموجودة في مساحات Drive للمستخدمين ومساحات Drive المشتركة المرتبطة (اختياريًا).
  • بعض رسائل Hangouts Chat.
ما الفرق بين أمر التحفظ على البيانات وقاعدة الاحتفاظ بالبيانات؟

كلاهما يتيح الوصول إلى الرسائل في Vault. إلا أن هناك اختلافات مهمة بينهما:

عمليات التحفظ على المعلومات قواعد الاحتفاظ
تحتفظ عمليات التحفظ على المعلومات بالبيانات إلى أجلٍ غير مُسمّى. تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات حتى فترة احتفاظ محددة. وبعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ، يتم حذف البيانات نهائيًا من جميع أنظمة Google.
عادةً ما يتم استخدام عمليات التحفظ على المعلومات لأغراض قانونية أو للتحقيقات. لا يمكن الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتحفظ على المعلومات إلا من قبل الأشخاص المتمتعين بالقدرة على الوصول إلى المسألة القانونية. يتم استخدام قواعد الاحتفاظ لإدارة البيانات وتعزيز سياسات إدارة المعلومات على مدار حياتها. وتقتصر القدرة على عرض قواعد الاحتفاظ أو إنشائها أو تعديلها على المستخدمين المتمتعين بامتيازات قواعد الاحتفاظ في Vault.
إذا خضعت البيانات إلى عملية تحفظ على المعلومات أو إلى قاعدة احتفاظ، فأيهما تكون لها الأسبقية؟

تُلغي عملية التحفظ على المعلومات أي قاعدة احتفاظ أخرى.

هل يحتاج المستخدم الذي يخضع محتواه لعملية تحفظ على المعلومات إلى ترخيص Vault؟

نعم. مزيد من المعلومات حول كيفية منح تراخيص المستخدمين.

ما الذي يحدث عندما تسري على نفس المستخدم أكثر من عملية تحفظ على المعلومات؟

عمليات التحفظ على المعلومات ترافقية. ولا يمكن أن تحل إحدى عمليات التحفظ على المعلومات محل عملية أخرى.

على سبيل المثال، لنفترض أنّك أنشأت "عملية التحفظ على المعلومات أ" للمستخدم jwong@example.com مع عبارة "مشروع الإنشاءات"، وأنشأت أيضًا "عملية التحفظ على المعلومات ب" لنفس المستخدم، ولكن مع عبارة "ميزانية". عند تطبيق هاتين العمليتين للتحفظ على المعلومات، يحتفظ Vault بالمحتوى الذي يتضمن إمّا عبارة "مشروع الإنشاءات" أو عبارة "ميزانية" للمستخدم jwong@example.com. إذا أزلتَ عملية "التحفظ على المعلومات أ"، فسيتم فقط حفظ المحتوى المتعلق بـ "عملية التحفظ على المعلومات ب".

ما الامتيازات المطلوبة لعرض عمليات التحفظ على المعلومات أو إنشائها أو تعديلها؟

اطلع على مقالة التعرف على امتيازات Vault ومنحها للحصول على المزيد من المعلومات.

ماذا يحدث إذا حذف المشرف التابع لي في G Suite مستخدمًا تخضع بياناته لعملية تحفظ على المعلومات؟

إذا حذف مشرف G Suite مستخدم في وحدة تحكم المشرف، فسيتم حذف جميع بيانات هذا المستخدم حتى لو كان هذا المستخدم خاضعًا لعملية التحفظ على المعلومات. وبصفتك مشرفًا في Vault، ينبغي لك إبلاغ مشرفك في G Suite بضرورة تعليق المستخدمين بدلاً من حذفهم.

كيف يمكنني الاطِّلاع على العمليات القائمة للتحفظ على المعلومات؟

وهناك طريقة عملية للاطِّلاع على جميع عمليات التحفظ على المعلومات، والتي تتم من خلال التقارير. للاطلاع على العمليات القائمة للتحفظ على المعلومات من خلال التقارير، يجب على مستخدمي Vault التمتع بامتياز إدارة عمليات التدقيق. يمكنك أيضًا الاطلاع على أوامر التحفظ على البيانات القائمة من خلال الاطّلاع على المسائل القانونية المتعددة التي تحتوي عليها.

  1. سجِّل الدخول إلى Vault.
  2. انقر على تقارير في شريط التنقل الأيمن.
  3. انقر على عمليات التحفظ على المعلومات للنطاق أو عمليات التحفظ على المعلومات للمستخدمين:
    • عمليات التحفظ على المعلومات للنطاق: تنطبق هذه العمليات على بيانات جميع المستخدمين الذين يحملون تراخيص Vault. في قائمة عمليات التحفظ على المعلومات في النطاق، يمكنك الاطلاع على المعلومات المتعلقة بعملية التحفظ على المعلومات، بما في ذلك المسألة القانونية أو المسائل القانونية التي تتضمن تلك العملية، وعبارات البحث المُحددة، وتاريخ تطبيق عملية التحفظ على المعلومات.
    • عمليات التحفظ على المعلومات للمستخدمين: تنطبق على بيانات مستخدمين مُحددين يمتلكون تراخيص Vault. في قائمة عمليات التحفظ على المعلومات للمستخدمين، يمكنك الاطلاع على المستخدمين الذين تخضع رسائلهم لعملية التحفظ على المعلومات. انقر على أحد الأسماء للاطلاع على مزيد من التفاصيل، بما يشمل المسألة القانونية (واحدة كانت أو أكثر) التي تضم عملية التحفظ على المعلومات، وعبارات البحث المحددة لها، وتاريخ فرض التحفظ على المعلومات.
  4. انقر على تنزيل ملف CSV في الجانب العلوي الأيسر اختياريًا لتنزيل ملف CSV الذي يضم قائمة بعمليات التحفظ على المعلومات.

ملاحظة: يعني ظهور اسم باللون الأحمر يتوسطه خط أن ترخيص Vault التابع للمستخدم قد تمت إزالته. ويُرجى التواصل مع مشرفك في G Suite لإعادة منح ترخيص Vault إلى هذا المستخدم في وحدة تحكُّم المشرف.

ماذا يحدث عند حذف أمر التحفُّظ على البيانات؟
تخضع البيانات غير المشمولة ضمن أوامر التحفُّظ على البيانات الأخرى فورًا إلى قواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية. وقد يتم محو البيانات التي حذفها المستخدم قبل أكثر من 30 يومًا نهائيًا على الفور.

 

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟