Начало работы с запретами на удаление в Google Сейфе

Запрет на удаление данных можно применять к отдельным или всем аккаунтам в организационном подразделении.

Он отличается от правил хранения неограниченным сроком действия. Если для пользователя установлен запрет на удаление данных, администратор Google Workspace не может удалить его аккаунт, пока запрет не будет отменен.

Данные, на которые распространяется запрет на удаление, можно удалить без возможности восстановления, только если пользователь Сейфа снимет запрет на удаление, аккаунт будет исключен из области действия запрета или лицензия пользователя на Сейф станет недействительной.

На какие данные распространяется запрет на удаление

Запреты на удаление устанавливаются для каждого сервиса Google в отдельности:

• Gmail. Сообщения и прикрепленные к ним файлы, которые хранятся в Gmail, в том числе в папках Отправленные, Черновики (только те, что не были удалены), Корзина, Архив и Спам.
• Группы. Сообщения в Google Группах (пока группа не удалена).
• Chat. Записываемые сообщения Google Chat (при включенной истории).
• Диск. Объекты (кроме папок и ярлыков) на Дисках пользователей и при необходимости объекты на связанных общих дисках. Запреты на удаление на Диске также применяются к записям Meet, связанным с ними файлами журнала, а также сайтам, созданным в новой версии Google Сайтов. Примечание. Если настроен запрет, пользователи могут редактировать файлы на Диске, но при этом сохраняются все версии файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.
• Voice. Текстовые сообщения Google Voice, голосовые сообщения и их расшифровки, а также списки вызовов.

Подробнее о поддерживаемых типах данных…

Приоритет запретов на удаление и правил хранения

• Запреты на удаление имеют более высокий приоритет, чем правила хранения. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление данных в конце срока хранения, это произойдет, только если на них не распространяется запрет на удаление.
• Запреты дополняют, а не заменяют друг друга.

  Например, вы создали 2 запрета на удаление данных Gmail:

  1. запрет А для пользователя [e-mail] с ключевым словом проект Х;

  2. запрет Б для того же пользователя с ключевым словом бюджет.

  Когда действуют оба запрета, в Сейфе хранятся сообщения из почтового ящика [e-mail], которые содержат ключевые слова проект Х или бюджет. Если снять запрет А, будут сохраняться только сообщения, соответствующие условиям запрета Б, а остальные могут быть удалены без возможности восстановления.

В каких случаях могут быть удалены данные с запретом на удаление

Запрет на удаление действует до тех пор, пока не произойдет одно из следующих событий:

• Удаление запрета. Если на данные не распространяются другие запреты, в отношении них сразу начинают действовать установленные правила хранения. Данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
• Исключение аккаунта из-под действия запрета. Если на данные не распространяются другие запреты, в отношении них сразу начинают действовать установленные правила хранения. Данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
• Истечение срока действия лицензии на Сейф. Чтобы настроить запрет на удаление данных пользователя, у него должна быть действующая лицензия на Сейф. Если вы переводите пользователя, на которого распространяется запрет на удаление, на версию Google Workspace без автоматического назначения лицензий на Сейф, сначала предоставьте ему дополнительную лицензию, чтобы защитить данные. В противном случае запрет на удаление перестанет действовать и данные могут быть сразу удалены без возможности восстановления.
• Закрыт доступ к файлу для аккаунта, с которым связан запрет. Если доступ к файлу закрыт для аккаунта, с которым связан запрет на удаление, немедленно начинают действовать новые правила.

Работа с запретами на удаление

Чтобы применять запреты на удаление, вам необходимо разрешение для Сейфа Управление запретами на удаление данных и доступ к делу.

Вы можете просматривать запреты на удаление как для каждого дела в отдельности, так и все сразу. Подробнее о том, как посмотреть все запреты на удаление, установленные в организации…

Если вам нужно изменить список аккаунтов, на которые распространяется запрет на удаление, вы можете изменить запрет. Когда вы будете готовы закрыть дело и снять запрет с данных, удалите запрет.

Часто задаваемые вопросы

Развернуть все  |  Свернуть все и перейти к началу

В чем различия между запретом на удаление и правилом хранения?

И запреты на удаление, и правила хранения обеспечивают сохранение данных в Сейфе, но между этими функциями есть важные различия. Они описаны в таблице ниже.

	Запреты на удаление	Правила хранения
Описание	Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов.	С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных.
Область действия	Запреты на удаление можно применять к: личным аккаунтам; организационным подразделениям; группам.	Правила хранения можно применять к: пользователям в организационных подразделениях или группах; объектам в сервисах, например к общим дискам и чат-группам Google Chat. Примечание. Правила хранения нельзя применить к отдельным аккаунтам непосредственно. Сделать это можно только путем назначения определенных условий.
Срок хранения	Данные хранятся бессрочно или до тех пор, пока соответствующий запрет не будет удален.	Данные хранятся в течение указанного количества дней или бессрочно.
Приоритет	Запреты на удаление имеют приоритет перед правилами хранения. В случае удаления запрета хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения.	Правила хранения не применяются к данным, пока в отношении них действует запрет на удаление. Специальные правила хранения имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если срок хранения по умолчанию дольше. После истечения последнего из применимых сроков хранения данные могут быть удалены из хранилищ Google.
Доступ	Видеть, на что распространяется запрет, могут только пользователи Сейфа, имеющие доступ к делу.	Управлять правилами хранения могут только пользователи Сейфа, имеющие на это разрешение.

Почему не рекомендуется настраивать запрет на удаление для организационных подразделений верхнего уровня?

Это не рекомендуется по следующим причинам:

• Администраторы Google Workspace не смогут удалять аккаунты пользователей.
• Хранение ненужных данных снижает уровень безопасности.
• Из-за увеличения объема данных, требующих анализа и обработки, могут увеличиться расходы на предоставление электронных документов.

Вместо этого можно расширить действие правил хранения и, проконсультировавшись с юридическим отделом, настроить запрет на удаление для отдельных пользователей, организационных подразделений или групп.