Puoi utilizzare i blocchi per impedire l'eliminazione di dati associati a custodi specifici e correlati a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa.
I blocchi si distinguono dalle regole di conservazione perché non scadono mai. Se a un utente sono stati applicati dati soggetti ad archiviazione a fini legali, il suo account non può essere eliminato da un amministratore di Google Workspace finché l'archiviazione non viene rimossa. Inoltre, non è possibile trasferire i dati dell'utente se sono soggetti ad archiviazione a fini legali.
I dati sottoposti a conservazione possono essere eliminati definitivamente solo dopo che un utente di Vault ha eliminato la conservazione, un custode è stato rimosso dalla conservazione o un utente non ha più una licenza Vault.
Quali dati vengono protetti da un'archiviazione a fini legali?
I blocchi sono impostati dai seguenti servizi Google:
- Gmail: messaggi e allegati archiviati in Gmail, inclusi quelli contenuti in Posta inviata, Bozze (solo le bozze non eliminate), Cestino, Archivio e Spam.
- Gruppi: messaggi di Google Gruppi (finché il gruppo non viene eliminato).
- Chat: messaggi di Google Chat salvati nel registro (cronologia attiva).
- Drive: elementi (non cartelle o scorciatoie) dei Drive degli utenti e, facoltativamente, elementi dei Drive condivisi associati. Le conservazioni di Drive si applicano anche alle registrazioni di Meet, ai file di log associati alle registrazioni e ai siti nella nuova versione di Google Sites. Nota: un'archiviazione a fini legali non impedisce agli utenti di modificare i file su Drive, ma fa sì che vengano conservate tutte le versioni dei file Vids, di Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni Google e di Google SItes.
- Voice: messaggi, messaggi vocali con relative trascrizioni e registri chiamate di Google Voice.
Per maggiori dettagli, vedi Tipi di dati supportati.
Precedenza delle archiviazioni a fini legali e delle regole di conservazione
- I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione. Se una regola di conservazione è impostata in modo da eliminare definitivamente i dati alla fine del periodo di conservazione, i dati bloccati vengono eliminati definitivamente solo dopo la rimozione del blocco.
- I blocchi sono cumulabili. Un blocco non può sostituirne un altro.
Ad esempio, supponiamo che tu crei due blocchi di Gmail:
-
Il blocco A si applica all'utente grossi@example.com e restituisce i messaggi contenenti la frase
"progetto X". -
Il blocco B si applica allo stesso utente e restituisce i messaggi contenenti il termine
budget.
Se questi due blocchi sono attivi, Vault conserva i messaggi contenenti
progetto Xobudgetper grossi@example.com. Se rimuovi il blocco A, i messaggi corrispondenti al blocco B vengono conservati, mentre gli altri possono essere eliminati definitivamente. -
Quando vengono eliminati definitivamente i dati bloccati
Un blocco protegge i dati finché non si verifica uno dei seguenti eventi:
- Il blocco viene eliminato: i dati a cui non si applicano altri blocchi diventano immediatamente soggetti alle regole di conservazione applicabili. I dati eliminati dagli utenti da più di 30 giorni possono essere eliminati immediatamente in via definitiva.
- Un custode viene rimosso da un blocco: i dati a cui non si applicano altri blocchi diventano immediatamente soggetti alle regole di conservazione applicabili. I dati eliminati dagli utenti da più di 30 giorni possono essere eliminati immediatamente in via definitiva.
- L'utente non dispone più di una licenza Vault: affinché i suoi dati possano essere sottoposti a conservazione, l'utente deve disporre di una licenza Vault. Se per un utente bloccato viene eseguito il downgrade a una versione di Google Workspace che non fornisce automaticamente a ogni account una licenza Vault, assegna all'utente una licenza aggiuntiva prima del downgrade per proteggere i suoi dati. In caso contrario, il blocco non sarà più applicato e i dati verranno eliminati immediatamente in via definitiva.
- La condivisione di un file viene annullata con un custode: i dati di cui è stata annullata la condivisione con un custode sono immediatamente soggetti alle regole di conservazione applicabili.
Utilizzare i blocchi
Per bloccare i dati, devi disporre del privilegio di Vault Gestione dei blocchi e dell'accesso a una pratica.
Puoi esaminare i blocchi per ogni pratica o per tutte. Per maggiori dettagli, vedi Esaminare tutti i blocchi dell'organizzazione.
Se devi cambiare i custodi a cui si applica un blocco, puoi modificarlo. Quando è tutto pronto per chiudere una pratica e svincolare i dati del custode, puoi eliminare il blocco.
Domande frequenti
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