特定のデータ管理者（個々のアカウントまたは組織部門の全アカウント）に関連付けられたデータが削除されないようにするには、記録保持（リティゲーション ホールド）を使用します。
記録保持には有効期限がないため、保持ルールとは異なります。 ユーザーのデータに記録保持の対象になっているものがある場合、記録保持が解除されるまで Google Workspace 管理者はそのユーザーのアカウントを削除できません。また、記録保持の対象になっているユーザーデータを移行することもできません。
記録保持の対象のデータが完全に削除されるのは、Vault ユーザーがその記録保持を削除した後、管理者が記録保持から削除された後、ユーザーに Vault ライセンスがなくなった後のいずれかに限られます。
記録保持で保護されるデータ
記録保持は次の Google サービスで設定されます。
- Gmail - Gmail に保存されているメールと添付ファイル（[送信済み]、[下書き]（削除していない下書きのみ）、[ゴミ箱]、[アーカイブ]、[迷惑メール] のコンテンツを含む）。
- Google グループ - Google グループのメッセージ（そのグループが削除されるまで）。
- Chat - オフレコを解除した（履歴が有効になっている）Google Chat メッセージ。
- ドライブ - ユーザーのドライブ内のアイテム（フォルダとショートカットは対象外）。設定によっては、関連付けられている共有ドライブ内のアイテム。ドライブの記録保持は、Meet の録画とそのログファイル、および新しい Google サイトで作成されたサイトに適用されます。注: 記録保持が適用されても、ユーザーはドライブ内のファイルを編集できます。ただし、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト、図形描画、Google Vids のファイルについては、すべての版が記録保持によって保持されます。
- Voice - Google Voice のテキスト メッセージ、ボイスメールと音声文字変換データ、通話履歴。
詳しくは、サポートされるデータタイプをご覧ください。
記録保持と保持ルールの優先順位
- 記録保持は保持ルールよりも優先されます。保持期間の終了時にデータを完全に削除するように保持ルールが設定されていても、記録保持の対象データは記録保持が削除されるまで完全に削除されません。
- 記録保持は追加式です。ある記録保持が別の記録保持を置き換えることはありません。
たとえば、Gmail の記録保持を 2 つ作成するとします。
-
記録保持 A はユーザー jwong@example.com に適用され、
プロジェクト Xというフレーズを含むメッセージに一致します。 -
記録保持 B は同じユーザーに適用され、
予算という用語を含むメッセージに一致します。
この 2 つの記録保持を適用すると、
プロジェクト Xまたは予算のいずれかを含む jwong@example.com のメッセージが Vault で保持されます。記録保持 A を削除した場合、記録保持 B に一致するメッセージはそのまま保持されますが、それ以外は完全に削除されます。 -
保留データが完全に削除される状況
記録保持の対象データは、次のいずれかの状況になるまで保護されます。
- 記録保持が削除される - 他の記録保持で保護されていないデータには、該当する保持ルールが直ちに適用されます。ユーザーによる削除後 30 日が経過したデータは、すぐに完全に削除される可能性があります。
- 記録保持から管理者が削除される - 他の記録保持で保護されていないデータには、該当する保持ルールが直ちに適用されます。ユーザーによる削除後 30 日が経過したデータは、すぐに完全に削除される可能性があります。
- ユーザーのライセンスが削除される - ユーザーのデータを記録保持するには Vault ライセンスが必要です。記録保持の対象ユーザーの Google Workspace を、すべてのアカウントに Vault ライセンスが自動的に付与されないエディションにダウングレードする場合は、事前にアドオン ライセンスを割り当てて対象ユーザーのデータを保護してください。この処置を行わずにダウングレードすると、記録保持が適用されなくなってデータが直ちに完全に削除されます。
- ファイルがデータ管理者と共有されていない - データ管理者と共有されていないデータには、直ちに該当する保持ルールが適用されます。
記録保持の操作
データを記録保持の対象にするには、記録保持の管理 Vault 権限と案件へのアクセス権が必要です。
記録保持は案件ごと、および全案件について確認できます。詳しくは、組織のすべての記録保持を確認するをご覧ください。
記録保持の対象になっている管理者を変更する必要がある場合は、記録保持を編集できます。案件を終了して管理者のデータの記録保持を解除するには、記録保持を削除します。