特定のデータ管理者（個々のアカウントまたは組織部門の全アカウント）に関連付けられたデータが削除されないようにするには、記録保持（リティゲーション ホールド）を使用します。
記録保持には有効期限がないため、保持ルールとは異なります。 ユーザーのデータに記録保持の対象になっているものがある場合、記録保持が解除されるまで Google Workspace 管理者はそのユーザーのアカウントを削除できません。また、記録保持の対象になっているユーザーデータを移行することもできません。
記録保持の対象のデータが完全に削除されるのは、Vault ユーザーがその記録保持を削除した後、管理者が記録保持から削除された後、ユーザーに Vault ライセンスがなくなった後のいずれかに限られます。
記録保持で保護されるデータ
記録保持は次の Google サービスで設定されます。
- Gmail - Gmail に保存されているメールと添付ファイル（[送信済み]、[下書き]（削除していない下書きのみ）、[ゴミ箱]、[アーカイブ]、[迷惑メール] のコンテンツを含む）。
- Google グループ - Google グループのメッセージ（そのグループが削除されるまで）。
- Chat - オフレコを解除した（履歴が有効になっている）Google Chat メッセージ。
- ドライブ - ユーザーのドライブ内のアイテム（フォルダとショートカットは対象外）。設定によっては、関連付けられている共有ドライブ内のアイテム。ドライブの記録保持は、Meet の録画とそのログファイル、および新しい Google サイトで作成されたサイトに適用されます。注: 記録保持が適用されても、ユーザーはドライブ内のファイルを編集できます。ただし、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google サイト、図形描画、Google Vids のファイルについては、すべての版が記録保持によって保持されます。
- Voice - Google Voice のテキスト メッセージ、ボイスメールと音声文字変換データ、通話履歴。
詳しくは、サポートされるデータタイプをご覧ください。
記録保持と保持ルールの優先順位
- 記録保持は保持ルールよりも優先されます。保持期間の終了時にデータを完全に削除するように保持ルールが設定されていても、記録保持の対象データは記録保持が削除されるまで完全に削除されません。
- 記録保持は追加式です。ある記録保持が別の記録保持を置き換えることはありません。
たとえば、Gmail の記録保持を 2 つ作成するとします。
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記録保持 A はユーザー jwong@example.com に適用され、
プロジェクト Xというフレーズを含むメッセージに一致します。 -
記録保持 B は同じユーザーに適用され、
予算という用語を含むメッセージに一致します。
この 2 つの記録保持を適用すると、
プロジェクト Xまたは予算のいずれかを含む jwong@example.com のメッセージが Vault で保持されます。記録保持 A を削除した場合、記録保持 B に一致するメッセージはそのまま保持されますが、それ以外は完全に削除されます。 -
保留データが完全に削除される状況
記録保持の対象データは、次のいずれかの状況になるまで保護されます。
- 記録保持が削除される - 他の記録保持で保護されていないデータには、該当する保持ルールが直ちに適用されます。ユーザーによる削除後 30 日が経過したデータは、すぐに完全に削除される可能性があります。
- 記録保持から管理者が削除される - 他の記録保持で保護されていないデータには、該当する保持ルールが直ちに適用されます。ユーザーによる削除後 30 日が経過したデータは、すぐに完全に削除される可能性があります。
- ユーザーのライセンスが削除される - ユーザーのデータを記録保持するには Vault ライセンスが必要です。記録保持の対象ユーザーの Google Workspace を、すべてのアカウントに Vault ライセンスが自動的に付与されないエディションにダウングレードする場合は、事前にアドオン ライセンスを割り当てて対象ユーザーのデータを保護してください。この処置を行わずにダウングレードすると、記録保持が適用されなくなってデータが直ちに完全に削除されます。
- ファイルがデータ管理者と共有されていない - データ管理者と共有されていないデータには、直ちに該当する保持ルールが適用されます。
記録保持の操作
データを記録保持の対象にするには、記録保持の管理 Vault 権限と案件へのアクセス権が必要です。
記録保持は案件ごと、および全案件について確認できます。詳しくは、組織のすべての記録保持を確認するをご覧ください。
記録保持の対象になっている管理者を変更する必要がある場合は、記録保持を編集できます。案件を終了して管理者のデータの記録保持を解除するには、記録保持を削除します。
よくある質問
記録保持と保持ルールはどちらも Vault でデータを保持しますが、以下のような重要な違いがあります。
| 記録保持（リティゲーション ホールド） | 保持ルール | |
|---|---|---|
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用途 |
通常、調査または法的要件への対応のために作成されます。 |
データの保管期間を事前に指定するために使用します。 |
| 対象 | 記録保持は以下に適用されます。
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保持ルールは以下に適用されます。
注: 個々のアカウントには、キーワードに一致する場合のみ適用できます。 |
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保持期間 |
記録保持が削除されるまで、データが無期限に保持されます。 |
指定した期間（一定の日数または無期限）、データが保持されます。 |
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優先度 |
記録保持は保持ルールよりも優先されます。記録保持が解除されたデータには直ちに保持ルールが適用されます。 |
記録保持によって保持されているデータには、その記録保持が解除されるまで、保持ルールは適用されません。 カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます（デフォルトのルールの保持期間の方が長い場合でも同様です）。適用されている最後の保持ルールの保管期間が過ぎると、データは Google の本番環境システムから削除されます。 |
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アクセス |
案件へのアクセス権がある Vault ユーザーのみが、記録保持対象のユーザーとデータを確認できます。 |
保持ルール権限のある Vault ユーザーのみが保持ルールを管理できます。 |
次のような理由で、組織の最上位の組織部門に対して記録保持を設定しないことをおすすめします。
- Google Workspace 管理者がユーザー アカウントを削除できなくなる。
- 必要のないデータを保持することで、組織のリスクが高まる。
- 分析や処理に使用するデータが増えるため、電子情報開示の費用がかさむ可能性がある。
代わりに、保持ルールの幅広い適用を検討し、法務チームと連携して記録保持の必要なユーザー、組織部門、グループを特定してください。