يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات لمنع حذف البيانات المرتبطة بمالكي بيانات محدّدين، سواءً كان ذلك يتمثّل في حسابات فردية أو في كل الحسابات التابعة إلى وحدة تنظيمية.
تختلف عمليات تجميد البيانات عن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في أنها لا تنتهي صلاحيتها. في حال تجميد بيانات أي مستخدم، لن يتمكّن مشرف Google Workspace من حذف حسابه إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنك نقل بيانات المستخدم إذا كانت خاضعة لعملية تجميد بيانات.
لا يمكن إزالة البيانات الخاضعة للتجميد نهائيًا إلا بعد أن يحذف مستخدم Vault حالة تجميد البيانات، أو تتم إزالة مالك بيانات من عملية تجميد البيانات، أو إذا لم يعد المستخدم يمتلك ترخيص Vault.
ما هي البيانات المحمية بموجب عملية تجميد البيانات؟
يتم تحديد البيانات الخاضعة للتجميد حسب خدمة Google:
- Gmail: الرسائل والمرفقات المُخزَّنة في Gmail، بما في ذلك محتوى الرسائل المُرسَلة والمسودات (المسودات غير المحذوفة فقط) والمهملات والأرشيف والرسائل غير المرغوب فيها.
- مجموعات Google: الرسائل في "مجموعات Google" (حتى يتم حذف المجموعة).
- Chat: رسائل Google Chat القابلة للحفظ (مع تفعيل السجلّ).
- Drive: العناصر في حسابات المستخدمين على Drive (ليس المجلدات أو الاختصارات)، واختياريًا العناصر في مساحات التخزين السحابي المشتركة المرتبطة بالحسابات. تُطبَّق عمليات تجميد البيانات في Drive أيضًا على تسجيلات Meet، وملفات السجل المرتبطة بهذه التسجيلات، والمواقع الجديدة في "مواقع Google". ملاحظة: لا يؤدي تجميد البيانات إلى منع المستخدمين من تعديل الملفات في Drive. إلا أنه بالنسبة إلى ملفات "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google"، يؤدي تجميد البيانات إلى الاحتفاظ بكل نُسخ الملفات.
- Voice: الرسائل النصيّة ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في خدمة Google Voice.
لمزيد من التفاصيل، راجِع أنواع البيانات المتوافقة.
أولوية تطبيق عمليات تجميد البيانات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات
- تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات. وإذا تم إعداد قاعدة احتفاظ بالبيانات على إزالة البيانات نهائيًا في نهاية فترة الاحتفاظ بالبيانات، لا تتم إزالة البيانات المُجمّدة نهائيًا إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات.
- عمليات تجميد البيانات ترافقية. ولا يمكن أن تحل إحدى عمليات تجميد البيانات محل عملية أخرى.
على سبيل المثال، بافتراض أنك أنشأت عمليتَي تجميد بيانات في Gmail:
-
تنطبق عملية تجميد البيانات "أ" على المستخدم jwong@example.com وتتطابق مع الرسائل التي تتضمن العبارة
المشروع "س". -
تنطبق عملية تجميد البيانات "ب" على المستخدم نفسه وتتطابق مع الرسائل التي تتضمن كلمة
ميزانية.
عند تنفيذ عمليتي تجميد البيانات هاتين، تحتفظ أداة Vault بالرسائل التي تتضمن عبارة
المشروع "س"أوميزانيةللمستخدم jwong@example.com. وإذا أزلت عملية تجميد البيانات "أ"، يتم الاحتفاظ بالرسائل التي تتطابق مع عملية تجميد البيانات "ب"، بينما يمكن إزالة الرسائل الأخرى نهائيًا. -
الحالات التي تتم بها إزالة البيانات نهائيًا
تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد إلى أن يحدث أيٌ مما يلي:
- حذف عملية تجميد البيانات: في هذه الحالة، سيتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية فورًا على البيانات غير المحمية بعمليات تجميد بيانات أخرى. وقد تتم إزالة البيانات التي حذفها المستخدم قبل أكثر من 30 يومًا نهائيًا على الفور.
- إزالة مالك بيانات من عملية تجميد البيانات: في هذه الحالة، سيتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية فورًا على البيانات غير المحمية بعمليات تجميد بيانات أخرى. وقد تتم إزالة البيانات التي حذفها المستخدم قبل أكثر من 30 يومًا نهائيًا على الفور.
- المستخدم لم يعد لديه ترخيص Vault: يجب أن يمتلك المستخدم ترخيص Vault لكي يتم تجميد بياناته. وفي حال رجوع مستخدم خاضع لتجميد البيانات إلى إصدار Google Workspace الذي لا يوفِّر ترخيص Vault لكل حساب تلقائيًا، عليك منحه ترخيص إضافة قبل الرجوع إلى إصدار سابق لحماية بياناته. بخلاف ذلك، لا يتم تطبيق تجميد البيانات وقد تتم إزالة البيانات نهائيًا على الفور.
- تم إلغاء مشاركة ملف مع المشرف: تخضع البيانات التي لم تتم مشاركتها مع المشرف على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية.
استخدام عمليات تجميد البيانات
لتجميد البيانات، تحتاج إلى امتياز Vault إدارة عمليات تجميد البيانات والوصول إلى مسألة قانونية.
يمكنك مراجعة حالات تجميد البيانات حسب المسألة القانونية وفي جميع المسائل القانونية. للحصول على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على مراجعة جميع عمليات تجميد البيانات لمؤسستك.
إذا كنت بحاجة إلى تغيير مالكي البيانات الخاضعين لعملية تجميد بيانات، يمكنك تعديل عملية تجميد البيانات. وعندما تكون مستعدًا لإقفال مسألة قانونية وتحرير بيانات المالك من تجميد البيانات، يمكنك حذف عملية تجميد البيانات.
الأسئلة الشائعة
توسيع الكل | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات بالبيانات في Vault، ولكن هناك اختلافات مهمة بينهما:
| عمليات تجميد البيانات | قواعد الاحتفاظ بالبيانات | |
|---|---|---|
|
الاستخدام |
عادةً ما يتم إنشاء حالات تجميد البيانات استجابةً إلى مسألة قانونية أو تحقيق. |
يتم استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم المسبق في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات. |
| النطاق | يمكن تطبيق عمليات تجميد البيانات على:
|
يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على ما يلي:
ملاحظة: لا يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الحسابات الفردية إلا بمطابقة العبارات. |
|
فترة الاحتفاظ بالبيانات |
تحتفظ عمليات تجميد البيانات بتلك البيانات لأجل غير مسمى، حتى يتمّ إلغاء التجميد. |
تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بتلك البيانات لفترة محدَّدة قد تكون عددًا محدَّدًا من الأيام أو إلى أجل غير مسمى. |
|
الأولوية |
يكون لحالات تجميد البيانات الأولوية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات. عند حذف حالة تجميد بيانات، تخضع البيانات على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية. |
لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على البيانات المحفوظة من خلال حالة تجميد بيانات حتى تتم إزالتها. تجدر الإشارة إلى أن القواعد المخصَّصة لها أولوية على القواعد التلقائية حتى عندما تنتهي صلاحية القاعدة التلقائية لاحقًا. يمكن إزالة البيانات من أنظمة الإنتاج في Google عند انتهاء صلاحية آخر قاعدة سارية للاحتفاظ بالبيانات. |
|
الدخول |
تقتصر إمكانية الاطلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتجميد على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون حق الدخول إلى المسألة القانونية. |
تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ بالبيانات على مستخدمي أداة Vault الذين يملكون امتيازات قواعد الاحتفاظ بالبيانات. |
ننصحك بعدم ضبط عملية تجميد بيانات في الوحدة التنظيمية العليا في مؤسستك للأسباب التالية:
- لا يمكن لمشرفي Google Workspace حذف أي حسابات مستخدمين.
- قد يزداد تعرض مؤسستك للخطر عن طريق الاحتفاظ ببيانات غير لازمة.
- قد تزيد تكاليف جمع الأدلة الإلكترونية بسبب توفّر المزيد من البيانات لتحليلها ومعالجتها.
يمكنك بدلاً من ذلك تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على نطاق أوسع والتعاون مع فريقك القانوني لتحديد مستخدمين أو وحدات تنظيمية أو مجموعات معيّنة يلزم تجميد بياناتها.