Einführung in Holds in Google Vault

Mit Holds können Sie verhindern, dass Daten gelöscht werden, die mit bestimmten Datentreuhändern, also individuellen Konten oder allen Konten in einer Organisationseinheit, verknüpft sind.

Der Unterschied zu Aufbewahrungsregeln ist: Holds laufen nie ab. Wenn für einen Nutzer Daten auf „Hold“ gesetzt sind, kann sein Konto erst dann von einem Google Workspace-Administrator gelöscht werden, wenn der Hold entfernt wurde. Außerdem können Sie die Daten des Nutzers nicht übertragen, wenn sie einem Hold unterliegen.

Daten, die einem Hold unterliegen, können erst dann dauerhaft gelöscht werden, wenn ein Vault-Nutzer den Hold löscht, ein Datentreuhänder aus dem Hold entfernt wird oder ein Nutzer keine Vault-Lizenz mehr hat.

Welche Daten werden durch einen Hold geschützt?

Holds werden nach Google-Dienst festgelegt:

• Gmail: Nachrichten und Anhänge, die in Gmail gespeichert sind, einschließlich der Inhalte in Gesendet, Entwürfe (nur solche, die nicht gelöscht wurden), Papierkorb, Archiv und Spam
• Groups: Nachrichten in Google Groups, bis die Gruppe gelöscht wird
• Chat: Gespeicherte Nachrichten (aktiver Verlauf) in Google Chat.
• Drive: Elemente (keine Ordner oder Verknüpfungen) in den Ablagen der Nutzer und ggf. in deren geteilten Ablagen. Drive-Holds gelten auch für Meet-Aufzeichnungen, mit den Aufzeichnungen verknüpfte Protokolldateien und im neuen Google Sites erstellte Websites. Hinweis: Durch einen Hold wird nicht verhindert, dass Nutzer Dateien in Google Drive bearbeiten. Bei Dateien aus Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen, Google Sites, Google Zeichnungen und Google Vids werden aber sämtliche Versionen einer Datei durch den Hold aufbewahrt.
• Voice: Google Voice-SMS, ‑Mailboxnachrichten und deren Transkripte sowie Anruflisten

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Unterstützte Datentypen.

Vorrang bei Holds und Aufbewahrungsregeln

• Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Ist in einer Aufbewahrungsregel festgelegt, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, werden Daten, die einem Hold unterliegen, erst dann dauerhaft gelöscht, wenn der Hold entfernt wird.
• Holds bestehen nebeneinander. Ein Hold ersetzt einen anderen nicht.

  Sie können zum Beispiel zwei Holds für Gmail erstellen:

  1. Hold A gilt für den Nutzer [e-mail] und gleicht Nachrichten mit dem Begriff „Projekt X“ ab.

  2. Hold B gilt für denselben Nutzer und gleicht Nachrichten mit dem Begriff Budget ab.

  Mit diesen beiden Holds werden alle Inhalte des Nutzers [e-mail] aufbewahrt, die entweder den Begriff Projekt X oder den Begriff Budget enthalten. Wenn Sie Hold A entfernen, werden Inhalte, die mit Hold B übereinstimmen, beibehalten. Die anderen können dauerhaft gelöscht werden.

Wann werden auf „Hold“ gesetzte Daten dauerhaft gelöscht?

Durch einen Hold werden Daten geschützt, bis eines der folgenden Ereignisse eintritt:

• Der Hold wird gelöscht: Für Daten, die nicht von anderen Holds abgedeckt sind, gelten dann die Aufbewahrungsregeln. Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können sofort dauerhaft gelöscht werden.
• Ein Datentreuhänder wird aus einem Hold entfernt: Für Daten, die nicht von anderen Holds abgedeckt werden, gelten dann die Aufbewahrungsregeln. Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können sofort dauerhaft gelöscht werden.
• Der Nutzer hat keine Vault-Lizenz mehr: Ein Nutzer muss für einen Hold eine Vault-Lizenz haben. Wenn für einen Nutzer, der einem Hold unterliegt, ein Downgrade auf eine Google Workspace-Version ausgeführt wird, in der nicht automatisch eine Vault-Lizenz enthalten ist, müssen Sie eine Add-on-Lizenz zuweisen, bevor das Downgrade ausgeführt wird, damit die Daten geschützt werden. Andernfalls ist der Hold nicht mehr gültig und die Daten werden unter Umständen sofort dauerhaft gelöscht.
• Die Freigabe einer Datei für einen Datentreuhänder wird aufgehoben: Für Daten, die nicht für einen Datentreuhänder freigegeben sind, gelten dann die Aufbewahrungsregeln.

Mit Holds arbeiten

Wenn Sie Daten einem Hold unterziehen möchten, benötigen Sie die Vault-Berechtigung Holds verwalten und Zugriff auf die Rechtsangelegenheit.

Sie können sich Holds für einzelne oder für alle Rechtsangelegenheiten anzeigen lassen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Alle Holds für meine Organisation überprüfen.

Falls Sie die Datentreuhänder ändern müssen, die von einem Hold abgedeckt werden, können Sie Holds bearbeiten. Um eine Rechtsangelegenheit abzuschließen und die Daten des Datentreuhänders aus dem Hold freizugeben, können Sie Holds löschen.

Häufig gestellte Fragen

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Was ist der Unterschied zwischen einem Hold und einer Aufbewahrungsregel?

Mit beiden Optionen werden Daten in Vault aufbewahrt. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede:

	Holds	Aufbewahrungsregeln
Verwendung	Holds werden normalerweise im Zuge einer Untersuchung oder Rechtsangelegenheit erstellt.	Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie proaktiv fest, wie lange Daten gespeichert werden.
Umfang	Holds können auf Folgendes angewendet werden: Privatkonten Organisationseinheiten	Aufbewahrungsregeln können auf Folgendes angewendet werden: Nutzer in Organisationseinheiten Produktentitäten wie geteilte Ablagen, Chatbereiche und Gruppen.  Hinweis: Aufbewahrungsregeln können nicht auf einzelne Konten angewendet werden, es sei denn, Sie nutzen bestimmte Suchbegriffe.
Aufbewahrungsdauer	In Holds werden Daten so lange aufbewahrt, bis der Hold gelöscht wird.	Mit Aufbewahrungsregeln werden Daten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der eine gewisse Anzahl von Tagen umfassen oder unbegrenzt sein kann.
Vorrang	Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Wenn ein Hold gelöscht wird, unterliegen die Daten direkt danach den anwendbaren Aufbewahrungsregeln.	Aufbewahrungsregeln werden erst auf Daten angewendet, für die ein Hold festgelegt wurde, wenn der Hold entfernt wird. Benutzerdefinierte Regeln haben Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer mit der Standardregel später abläuft. Die Aufbewahrungsregeln der Mitbearbeiter eines Drive-Elements können die Aufbewahrungsdauer jedoch nur verlängern. Eine kürzere benutzerdefinierte Regel für Mitbearbeiter kann eine längere Standardregel für Inhaber nicht überschreiben. Daten können aus Google-Produktionssystemen entfernt werden, wenn die letzte geltende Aufbewahrungsregel abläuft.
Zugriff	Nur Vault-Nutzer mit Zugriff auf eine Rechtsangelegenheit können prüfen, für welche Nutzer und welche Inhalte ein Hold vorliegt.	Nur Vault-Nutzer mit Berechtigungen für Aufbewahrungsregeln können Aufbewahrungsregeln verwalten.

Warum sollte ich keinen Hold für die oberste Organisationseinheit festlegen?

Aus folgenden Gründen sollten Sie für die oberste Organisationseinheit keinen „Hold“ festlegen:

• Google Workspace-Administratoren können keine Nutzerkonten löschen.
• Ihre Organisation ist einem höheren Risiko ausgesetzt, wenn Sie nicht benötigte Daten beibehalten.
• Ihre E-Discovery-Kosten können steigen, da Sie mehr Daten für die Analyse und Verarbeitung haben.

Weiten Sie stattdessen die Anwendung von Aufbewahrungsregeln aus und wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, um bestimmte Nutzer, Organisationseinheiten oder Gruppen zu ermitteln, die auf Hold gesetzt werden müssen.