使用保管箱保留 Google Chat 訊息

為協助貴組織落實資訊管理，您可以決定要將 Google Chat 的即時訊息 (DM)、群組訊息和聊天室訊息保留多久。只要使用資料保留規則，即可設定訊息的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

有關 Chat 保留功能的重要資訊

我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的 Chat 訊息」，再著手設定資料保留規則。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致郵件立即遭到 Chat 清除，而且無法復原，因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先對少量帳戶測試新規則，再將規則套用到整個機構。

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可以保留哪些資料？

在保留範圍內：

• Chat 開啟記錄功能後傳送的訊息和附件
• 外部使用者傳給機構使用者的即時訊息
• 外部使用者在機構群組訊息和聊天室中傳送的訊息
• 會議對話會以 Chat 聊天室的形式儲存

不在保留範圍內：

• 關閉對話記錄功能後傳送的訊息
• 連結的檔案
• 外部 Chat 聊天室中的訊息
• 預覽的訊息

詳情請參閱「支援的服務和資料類型」。

會議對話

啟用會議即時通訊留存功能後，會議對話會以 Chat 聊天室的形式儲存，並適用組織的 Google Chat 資料保留政策和資料遺失防護 (DLP) 規則。不過，針對匿名使用者的資料遺失防護規則，不適用於會議對話。

如果會議主辦人關閉會議即時通訊留存功能，則會回到舊版的暫時性即時通訊模式。這表示會議結束後，相關訊息不會儲存在 Chat，也不適用組織的資料保留政策或資料遺失防護規則。

外部使用者、臨時加入者和匿名使用者在會議對話中的活動，也會納入記錄事件報表。在 Google 管理控制台依序前往「報表」>「稽核與調查」>「Chat 記錄事件」，即可查看這些記錄。

保留作業適用範圍依規則類型而定

預設資料保留規則的適用範圍，涵蓋貴組織所有的即時訊息、群組訊息、會議對話和 Chat 聊天室。

自訂資料保留規則可用於不同的訊息組合：

依組織單位設定的資料保留規則	「所有 Chat 聊天室」資料保留規則 (包括會議對話)
Chat 即時訊息 2020 年 12 月初之前在 Chat 中建立的群組對話	討論串聊天室 (含有多個對話的訊息) 非討論串聊天室 (含有單一討論串的訊息，例如即時訊息) 2020 年 12 月初之後在 Chat 中建立的群組對話

如果一則訊息同時適用多項自訂保留規則，系統會根據最晚到期的自訂規則來保留訊息。

如果您想利用自訂保留規則來保留所有訊息 (包括即時訊息、群組訊息和聊天室中的訊息)，那麼至少要建立兩項規則：一項是適用於所有 Chat 聊天室訊息和部分群組對話的規則，另一項則是套用至頂層組織單位，適用於即時訊息和群組訊息的規則。

進一步瞭解群組訊息和聊天室的差異。

注意：有別於 Gmail 和網路論壇的資料保留規則，您無法利用字詞將 Chat 資料保留規則的適用目標限定在與特定帳戶相關的訊息，或是含有特定關鍵字的訊息。

保留期限視參與者而定；外部聊天室的訊息不會保留

即時訊息

1 對 1 即時訊息 (DM) 的擁有者，是建立對話的即時通訊成員所屬組織。對話建立者通常是發送第一則訊息的使用者，但也可能是其他人。

如果即時通訊參與者屬於同一組織，但適用不同的資料保留規則，系統會套用保留期限較長的規則。舉例來說，假設出席者 1 所屬的組織單位對即時訊息設有 7 天後刪除的資料保留規則，出席者 2 所屬的組織單位則設有無限期保留即時訊息的規則。在這種情況下，兩位出席者都能無限期存取這些訊息；在保管箱中搜尋其中任一人，也會顯示兩人的所有對話。

 

與外部使用者互相傳送的即時訊息

無論擁有者是誰，如果參與者分屬不同組織，保管箱會分別依據各組織的資料保留規則來保留即時訊息。

舉例來說，A 公司的即時訊息保留時間為 1 週，B 公司則為 2 年，保管箱會將 A 公司管理員的即時訊息保留 1 週，B 公司管理員則為 2 年，不過，Chat 設有 30 天的保留期限，可在資料保留或自動刪除政策刪除訊息後，仍會將這些資料保留 30 天。在此期間，這些訊息仍可透過保管箱存取。Chat 保留期限屆滿後，這兩家公司的保管箱就不會再保留這些即時訊息。

注意：擁有者組織的資料保留政策會套用至產品 UI 中的對話，各組織的政策則會套用至保管箱中的訊息。有時使用者的訊息保留時間可能會比管理員更長，例如，擁有者組織的政策或許會為使用者設定長於訪客管理員的資料保留期限。如果是這種情況，我們會將保管箱瀏覽權限擴大到至少與使用者瀏覽權限相同的程度。

Chat 聊天室

如果您設定 Chat 的預設資料保留規則，或是建立 Chat 的自訂資料保留規則，保管箱就只會針對已開啟記錄功能的聊天室 (包括會議對話) 保留訊息。不過，專門為機構單位設定的 Chat 資料保留規則並不適用於聊天室訊息。

Chat 聊天室中的外部使用者

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會根據聊天室建立者所屬機構的規則來保留對話。如果貴機構使用者在其他機構擁有的聊天室中參與對話，這類訊息就無法透過保管箱保留、搜尋、匯出或設定訴訟保留。

保留期限屆滿時，保管箱會清除所有保留的 Chat 訊息

Chat 資料保留規則並不能單獨清除使用者刪除的訊息。如果資料保留規則設有期限，系統就會在期限屆滿時清除所有訊息。

自動刪除 Chat 對話

Google Chat 會自動永久刪除空白和閒置的對話 (群組即時訊息和聊天室)。只有在符合下列所有條件時，才會發生這種情況：

• 聊天室不含任何使用者產生的訊息，無論此類訊息是否可見或遭虛刪除。系統產生的訊息 (例如使用者加入或離開) 不會納入計算。
• 沒有置頂的資源或工作。
• 您無法傳送電子郵件至聊天室。詳情請參閱「傳送電子郵件至 Google Chat 聊天室」。
• 過去 30 天內，對話中沒有任何使用者活動。例如沒有傳送訊息、上傳檔案或變更參與者。

刪除的內容包括對話名稱和成員清單。聊天室會進入虛刪除狀態，並維持 60 天。在這段期間，雖然使用者無法存取該聊天室，但已獲授權的管理員可透過 Google 保管箱擷取資訊。60 天後，聊天室會永久清除。這項程序只適用於已確認沒有訊息的對話，因此不會與 Google 保管箱的訊息資料保留政策或訴訟保留規定發生衝突。

遷移模式中的 Chat 訊息

如果您使用遷移模式將訊息遷移至 Chat，所有聊天室都必須在 30 天內完成遷移。

遷移模式中的聊天室有嚴格的 30 天存留時間。遷移應用程式必須在這段期間將所有內容匯入聊天室，並讓聊天室退出遷移模式。如果聊天室在 30 天後仍處於遷移模式，就會自動從儲存空間清除。退出遷移模式後，系統會為聊天室套用標準保管箱資料保留規則。

設定 Chat 自訂資料保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [自訂規則] [建立]。
3. 在服務部分選取 [即時通訊]，然後按一下 [繼續]。
4. 選擇實體：
   • 如要依組織單位保留帳戶收發的即時訊息和群組對話，請選取「組織單位」。按一下組織單位欄位，在開啟的對話方塊中點選組織單位。這項規則不會套用到 2020 年 12 月初之後在 Chat 中建立的聊天室訊息或群組對話。
   • 如要保留貴機構中所有聊天室的訊息，請選取 [所有 Chat 聊天室]。這項規則不會套用到即時訊息或部分群組訊息。

   深入瞭解規則類型之間的差異。

5. 選擇訊息保留時間：
   • 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
   • 如要在一段時間後捨棄訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
     警告：您提交新規則後，保管箱會允許 Chat 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
6. 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。

設定 Chat 預設資料保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
3. 按一下「Chat」圖示 。
4. 選擇訊息保留時間：
   • 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
   • 如要在一段時間後捨棄所有訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
     警告：您提交規則後，保管箱會允許 Chat 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
5. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。