設定 Hangouts Chat 資料的保留規則

您可以根據電子蒐證 (eDiscovery) 的需求,透過保留規則決定要保留 Hangouts Chat 資料的時間。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關 Hangouts Chat 與保留功能的重要資訊

須開啟記錄功能才能為即時訊息套用保留規則和訴訟保留

保留規則和訴訟保留一律會套用至聊天室,但只有在記錄功能已開啟的情況下才會套用至即時訊息。G Suite 管理員可以控制是否開啟記錄功能,也可以交由使用者自行決定。

保留期限依規則類型而定
  • 預設保留規則會套用至所有 DM 和所有聊天室。
  • 套用至機構單位的自訂保留規則僅適用於 DM,不會影響聊天室。
  • 套用至所有聊天室的自訂保留規則僅適用於聊天室,不會影響即時訊息。
即時訊息和聊天室對話是由所有參與者共同擁有
即時訊息是由即時通訊中的參與者雙方共同擁有,聊天室對話則是由所有參與者共同擁有。如果各名參與者適用不同的保留政策,保管箱會採用保留期限最長的規則來保留訊息。

保留期限屆滿時,保管箱會清除所有適用的 Hangouts Chat 訊息

如果您設定了移除訊息的保留規則,保管箱會在保留期限屆滿時清除所有訊息。您無法設定保留規則僅清除使用者刪除的訊息。

為 Hangouts Chat 建立自訂保留規則

您可以建立適用於個別機構單位或所有聊天室的自訂規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:Hangouts Chat
  5. 選擇實體:
    • 按一下 [機構單位],然後在下拉式選單中選擇目標單位。系統只會將規則套用至該機構單位成員參與的即時訊息 (而非聊天室)。
    • 如要建立套用至網域中所有聊天室 (而非即時訊息) 的規則,請按一下 [所有聊天室]
  6. 選擇訊息保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留適用這項規則的訊息,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除所有訊息的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

設定 Hangouts Chat 資料的預設保留規則

預設保留規則會套用到貴機構中所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的訊息。

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下「預設保留規則」下方的 [Hangouts Chat]
  4. 勾選 [設定 Hangouts Chat 的預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇訊息保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存所有訊息,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  6. 如要建立會清除所有訊息的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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