Kuruluşunuzun bilgi yönetimi yaklaşımı kapsamında doğrudan mesajların (DM'ler), grup mesajlarının ve Google Chat alanlarındaki mesajların ne kadar süre saklanacağını belirleyebilirsiniz. Mesajların ne kadar süre saklanacağını ve gerekiyorsa ne zaman silineceğini belirtmek için saklama kurallarını kullanın.
Belirlenen süre içinde belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak için bir özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan bir saklama kuralı oluşturun.
Chat saklama kuralları hakkında önemli bilgiler
Saklama kurallarını oluşturmadan önce, saklama işlevinin işleyiş şekli hakkında bilgi edinmeniz ve Apps Kasası'nda desteklenen Chat mesajlarını incelemeniz kesinlikle önerilir.
Tümünü genişlet | Tümünü daralt
Hangi veriler saklanır?Kapsanan veriler:
- Chat'te geçmişe kayıt özelliği etkinken gönderilen mesajlar ve ekleri
- Kuruluş dışı kullanıcılar tarafından kullanıcılarınıza gönderilen DM'ler
- Kuruluşunuzun grup mesajları ve alanlarında kuruluş dışı kullanıcılar tarafından gönderilen mesajlar
Kapsam dışında olan veriler:
- Geçmişe kayıt özelliği devre dışıyken gönderilen mesajlar
- Bağlı dosyalar
- Kuruluş dışı Chat alanlarındaki mesajlar
- Önizlenen mesajlar
Ayrıntılı bilgi için Desteklenen hizmetler ve veri türleri başlıklı makaleyi inceleyin.
Varsayılan saklama kuralı, kuruluşunuzdaki tüm DM'ler, grup mesajlarına ve Chat alanlarına uygulanır.
Özel saklama kuralları farklı mesaj gruplarına uygulanabilir:
| Kuruluş birimine dayalı saklama kuralı | "Tüm Chat alanları" saklama kuralı |
|---|---|
|
|
Bir mesaj için birden fazla özel saklama kuralı varsa mesaj, süresi en uzun olan özel kurala göre saklanır.
Özel saklama kurallarıyla tüm mesajları (DM'ler, grup mesajları ve alanlardaki mesajlar) saklamak için en az iki kural oluşturmalısınız. Alanlar ve belirli grup görüşmelerindeki mesajları kapsaması için tüm Chat alanlarına bir kural, DM'ler ile grup mesajlarını kapsaması için de en üst düzey kuruluş biriminize bir kural oluşturursunuz.
Grup mesajları ve alanlar arasındaki farklar hakkında daha fazla bilgi edinin.
Not: Gmail ve Gruplar saklama kurallarının aksine, belirli hesaplarla ilişkili veya belirli anahtar kelimeleri içeren mesajlara Chat saklama kurallarını uygulamak için terimleri kullanamazsınız.
Doğrudan mesajlar
Bir doğrudan mesaj (DM), sohbetteki her iki katılımcıya da aittir. Katılımcılar aynı kuruluşta ancak farklı saklama kuralları kapsamında olduğunda bir katılımcı DM'ye erişebilirken diğer katılımcı erişemeyebilir.
Örneğin, 1. katılımcı, 7 gün sonra DM'leri tamamen silen bir saklama kuralına tabi olan bir kuruluş biriminde yer alır ve DM'ler için süresiz saklama kuralına tabi olan bir kuruluş birimindeki 2. katılımcıyla sohbet eder. 1. katılımcı, 2. katılımcıyla olan görüşmesinde bir DM gönderdikten veya aldıktan 7 gün sonra DM'ye olan erişimini kaybeder. Ancak, 2. katılımcının DM'leri süresiz olarak saklandığı için DM'ler tamamen silinmez ve 2. katılımcı bunlara erişmeye devam edebilir.
Harici kullanıcılarla DM'ler
Katılımcılar farklı kuruluşlara ait olduğunda, DM'ler her kuruluşun kendi saklama kurallarına göre saklanır.
Örneğin A Şirketinin, DM'leri 1 hafta; B Şirketinin ise DM'leri 2 yıl sakladığını varsayalım. Apps Kasası, A Şirketindeki ve B Şirketindeki kullanıcılar arasındaki DM'leri aşağıdaki gibi işler:
- A Şirketi, DM'leri 1 hafta boyunca saklar, ardından henüz silinmemiş olan tüm mesajlar silinir. Bu mesajlar artık A Şirketinin kullanıcılarına sunulmaz. Chat'te, mesajları silindikten sonraki 30 gün boyunca saklayan 30 günlük bir saklama süresi vardır. Bu süre zarfında mesajlar Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Chat saklama süresi sona erdikten sonra DM'ler A Şirketinin Apps Kasası'nda artık kullanılamaz.
- B Şirketi DM'leri tutar ve bunları 2 yıl boyunca arayabilir ve dışa aktarabilir. 2 yıl sonra, henüz silinmemiş olan tüm mesajlar silinir ve Chat'te 30 günlük saklama süresi boyunca korunur. Chat saklama süresi sona erdikten sonra DM'ler B Şirketinin Apps Kasası'nda kullanılamaz ve Google sistemlerinden silinir.
Chat alanları
Varsayılan bir saklama kuralı ayarladığınızda veya Chat için özel bir saklama kuralı oluşturduğunuzda Apps Kasası, yalnızca geçmişe kayıt özelliğinin etkin olduğu alanlardaki mesajları saklar. Kuruluş birimleri için ayarlanan sohbet saklama kuralları alanlardaki mesajlara uygulanmaz.
Chat alanlarındaki harici kullanıcılar
Katılımcılar farklı kuruluşlara ait olduğunda görüşme, alanı oluşturan kullanıcının kuruluşunun kurallarına göre saklanır. Kuruluşunuzdaki kullanıcılar başka bir kuruluşa ait alanlara katılırsa Apps Kasası bu mesajları saklama, muhafazaya alma, arama veya dışa aktarma işlemleri için kullanamaz.
Chat saklama kurallarında, yalnızca kullanıcılar tarafından silinen mesajları tamamen silme seçeneği yoktur. Geçerlilik süresi dolan bir saklama kuralı, saklama süresi sona erdiğinde tüm mesajları tamamen siler.
Chat için özel saklama kuralı oluşturma
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama
Özel Kurallar
- Hizmet için Chat'i seçin, ardından Devam'ı tıklayın.
- Bir varlık seçin:
- Bir kuruluş birimindeki hesaplar tarafından gönderilen veya alınan DM'leri ve grup görüşmelerini saklamak için Kuruluş birimi'ni seçin. Kuruluş birimi alanını tıklayarak açılan iletişim kutusunda ilgili kuruluş birimini tıklayın. Kural, Chat'te Aralık 2020 başlarından sonra oluşturulan alanlar veya grup görüşmelerindeki mesajlar için geçerli değildir.
- Kuruluşunuzun tüm alanlarında bulunan mesajları saklamak için Tüm Chat alanları'nı seçin. Kural, doğrudan mesajlar veya bazı grup mesajları için geçerli değildir.
Kural türleri arasındaki farkları inceleyin.
- Mesajların ne kadar süre saklanacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki mesajları kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- Mesajları belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
Uyarı: Apps Kasası, yeni bir kural gönderdiğinizde Chat'in saklama süresini aşan verileri derhal ve kalıcı olarak silmesine izin verir. Kalıcı olarak silinen veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin.
- Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi ayarlarsanız onay kutusunu işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Özel Kurallar Chat için varsayılan saklama kuralı ayarlama
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama'yı tıklayın. Varsayılan kurallar listesi açılır.
- Chat'i
tıklayın.
- Mesajların ne kadar süre saklanacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki mesajları kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- Tüm mesajları belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
Uyarı: Apps Kasası, kuralı gönderdiğinizde Chat'in saklama süresini aşan verileri derhal ve kalıcı olarak silmesine izin verir. Kalıcı olarak silinen veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin.
- Kaydet'i tıklayın. Apps Kasası, kuralın etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı kaydetmek için Kabul et'i tıklayın.