В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения прямых и групповых переписок, а также сообщений в чат-комнатах Google Chat и классической версии Hangouts. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.
Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.
Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.
Важная информация о хранении данных Chat
Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-комнаты с цепочками сообщений (чатами). Однако к прямым и групповым перепискам и чат-комнатам без цепочек они применяются только при включенной истории.
Администратор Google Workspace может включать и отключать историю чата или предоставить право выбора пользователям.
Правило хранения по умолчанию распространяется на все прямые и групповые переписки, а также чат-комнаты организации.
Специальное правило хранения может применяться к разным наборам сообщений.
| Правило хранения на уровне организационного подразделения | Правило хранения "Все чат-комнаты Google Chat" |
|---|---|
|
|
Если в отношении сообщения действует несколько специальных правил хранения, применяется то из них, которое устанавливает более продолжительный срок хранения.
Чтобы специальные правила хранения применялись ко всем сообщениям (в прямых и групповых переписках, а также в чат-комнатах), необходимо создать не менее двух таких правил. Одно из них будет действовать в отношении сообщений во всех чат-комнатах Google Chat (в чат-комнатах и в некоторых групповых чатах), а второе (для организационного подразделения верхнего уровня) – в отношении сообщений прямых и групповых переписок.
Подробнее о различиях между групповой перепиской и чат-комнатами…
Примечание. В отличие от правил хранения Gmail и Групп, вы не можете использовать условия, чтобы настроить применение таких правил к сообщениям Chat, связанным с отдельными аккаунтами или содержащим определенные ключевые слова.
Прямая переписка
Владельцами прямой переписки являются оба ее участника. Если в отношении собеседников в одной организации применяются разные правила хранения, у одного из участников может быть доступ к прямой переписке, а у другого – нет.
Пример. Участник 1 – это пользователь в организационном подразделении, в котором действует правило хранения, предусматривающее безвозвратное удаление прямой переписки через 7 дней. Этот пользователь обменивается сообщениями в чате с участником 2, состоящим в организационном подразделении с неограниченным сроком хранения прямых переписок. Через 7 дней с момента отправки или получения сообщений в этой прямой переписке участник 1 потеряет доступ к ним. Однако эти сообщения по-прежнему будут доступны участнику 2, так как в его подразделении действует правило с неограниченным сроком хранения.
Прямая переписка с внешними пользователями
Если участники относятся к разным организациям, прямая переписка хранится в соответствии с правилами хранения каждой организации.
Например, компания A хранит прямые переписки в течение 1 недели, а компания Б – в течение 2 лет. Сейф хранит прямые переписки между пользователями компании A и компании Б следующим образом:
- Прямые переписки для компании A хранятся в течение 1 недели. По истечении этого срока удаляются все сообщения, которые ещё не были удалены. Они становятся недоступными пользователям компании А. В Chat применяется 30-дневный срок хранения сообщений, по истечении которого они удаляются. Они доступны в Сейфе до момента удаления. После завершения срока хранения Chat прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании А.
- Прямая переписка с возможностью поиска и экспорта хранится в компании Б в течение 2 лет. По прошествии 2 лет сообщения, которые не были удалены ранее, удаляются. К ним применяется 30-дневный срок хранения Chat. По истечении этого срока прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании Б и удаляется из систем Google без возможности восстановления.
Чат-комнаты Google Chat
Если для Chat установлено правило хранения по умолчанию или специальное правило хранения, Сейф может сохранять сообщения только из чат-комнат Google Chat с включенной историей. Правила хранения Chat, заданные для организационных подразделений, не применяются к сообщениям в чат-комнатах.
Внешние пользователи в чат-комнатах Google Chat
Если участники относятся к разным организациям, чат хранится в соответствии с правилами организации пользователя, который создал чат-комнату Google Chat. Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт для сообщений, отправленных сотрудниками в чат-комнатах Google Chat, принадлежащих другой организации.
Правила хранения Chat не позволяют удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые удалил пользователь. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление сообщений по истечении срока хранения, оно применяется ко всем сообщениям.
Если пользователь предоставляет доступ к файлам, сохраненным на Диске (документам, таблицам или PDF-файлам), с помощью Google Chat, система вставляет ссылку на документ, а не прикрепляет его копию к сообщению. Поскольку исходный файл хранится на Диске, он не обрабатывается при хранении сообщений чата. Настройте правило хранения этих данных непосредственно на Диске.
В отношении файлов других типов, которые прикреплены к сообщению Chat, например PDF-файлов, изображений и DOCX, действуют правила хранения Chat.
Как настроить специальное правило хранения для Chat и классической версии Hangouts
Ниже приведены инструкции для новой версии Сейфа (vault.google.com). Порядок действий для классической версии
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
- Выберите Chat и нажмите Продолжить.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы сохранять все сообщения прямых и групповых переписок, отправленные или полученные пользователями из определенного организационного подразделения, выберите Организационное подразделение. Нажмите на поле "Выберите организационное подразделение" и в открывшемся диалоговом окне выберите нужный вариант. Действие этого правила не распространяется на сообщения в чат-комнатах и групповых чатах в Chat, созданные после начала декабря 2020 года.
- Чтобы хранить сообщения во всех чат-комнатах Google Chat организации, выберите Все чат-комнаты Google Chat. Действие этого правила не распространяется на прямые переписки и некоторые групповые переписки.
Подробнее о различиях между типами правил…
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Сейфе станет возможно безвозвратное удаление данных Chat и классической версии Hangouts, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.
Специальные правилаКак настроить правило хранения по умолчанию для Chat и классической версии Hangouts
Ниже приведены инструкции для новой версии Сейфа (vault.google.com). Порядок действий для классической версии
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на значок Chat
.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после сохранения правила в Сейфе станет возможно безвозвратное удаление данных Chat и классической версии Hangouts, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Как работать с классической версией Сейфа
Нажмите ниже, чтобы посмотреть порядок действий для классической версии Сейфа (ediscovery.google.com). Инструкции для новой версии
Как настроить правила хранения для Chat и классической версии Hangouts на сайте ediscovery.google.com
Как создать специальное правило хранения для Chat и классической версии Hangouts
Вы можете создать специальные правила для отдельных организационных подразделений или всех чат-комнат.
- Войдите в Сейф (ediscovery.google.com).
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- Нажмите кнопку Создать правило.
- Укажите, что правило нужно применять к Chat.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы создать правило для определенного подразделения, нажмите Организационное подразделение и выберите нужный пункт в раскрывающемся меню. Правило будет применяться только к прямым и групповым перепискам, в которых участвуют сотрудники подразделения (но не к чат-комнатам).
- Чтобы создать правило, которое будет применяться для всех чат-комнат и некоторых групповых переписок (а не прямых переписок), нажмите Все чат-комнаты Google Chat.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Прежде чем создавать правило хранения, которое удаляет сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.
Как настроить правило хранения по умолчанию для Chat и классической версии Hangouts
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в организации, если для них не заданы специальные правила или запреты. Для настройки этого правила выполните следующие действия:
- Войдите в Сейф (ediscovery.google.com).
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Chat.
- Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию для Chat.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы они хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Прежде чем создавать правило хранения, которое удаляет сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.