Настройка правил хранения для Hangouts Chat

С помощью правил хранения можно установить, сколько должны храниться данные Hangouts Chat, необходимые для использования в юридических целях.

Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.

Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, вы рискуете потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении параметров хранения. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Важная информация о хранении данных Hangouts Chat

Правила хранения и запреты на удаление распространяются на прямую переписку только при включенной истории

Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-комнаты, однако для прямой переписки они действуют только при включенной истории. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чатов, а также предоставлять такую возможность пользователям.

Область применения правила зависит от его типа
  • По умолчанию правила хранения применяются ко всем прямым перепискам и чат-комнатам.
  • Пользовательское правило, заданное для организационного подразделения, действует только в отношении прямых переписок и не применяется к чат-комнатам.
  • Пользовательское правило, заданное для всех чат-комнат, действует только в их отношении и не применяется к прямым перепискам.
Прямые переписки и сообщения чат-комнат принадлежат всем их участникам
Владельцами прямой переписки являются оба ее участника,  а чата в чат-комнате – все его участники. Если в отношении собеседников применяются разные правила хранения, приоритет имеет то из них, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

По истечении срока хранения из Сейфа навсегда удаляются все сообщения Hangouts Chat, подпадающие под действие правила

Если правило предусматривает удаление сообщений, то по истечении срока хранения навсегда удаляются все чаты, в отношении которых действует это правило. Нельзя настроить правила хранения так, чтобы навсегда удалять только сообщения, стертые пользователями.

Создание специального правила хранения для Hangouts Chat

Вы можете создать специальные правила для отдельных организационных подразделений или всех чат-комнат. Вот как это сделать:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к Hangouts Chat.
  5. Выберите нужный вариант.
    • Чтобы создать правило для подразделения, нажмите Организационное подразделение и выберите нужный пункт в раскрывающемся меню. Правило будет применяться только к прямым перепискам, в которых участвуют сотрудники подразделения (но не к чат-комнатам).
    • Чтобы создать правило, которое будет применяться для всех чат-комнат (а не прямых переписок), нажмите Все комнаты.
  6. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  7. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.

Настройка правила хранения по умолчанию для Hangouts Chat

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в организации, если для них не заданы специальные правила или запреты. Вот как настроить правило хранения по умолчанию:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Hangouts Chat.
  4. Установите флажок Настроить правило хранения по умолчанию для Hangouts Chat.
  5. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы они хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  6. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?