В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете управлять тем, сколько хранятся прямые и групповые переписки, обсуждения во время встреч, а также сообщения в чат-группах Google Chat. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
Важная информация о хранении данных Chat
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Chat поддерживаются в Сейфе.
Правила можно настроить для:
- сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных в Google Chat при включенной истории чата;
- сообщений внешних пользователей в прямых переписках с сотрудниками вашей организации;
- сообщений внешних пользователей в групповых переписках и чат-группах вашей организации;
- чатов встреч, сохраненных в виде чат-групп.
Правила нельзя настроить для:
- сообщений, отправленных при отключенной истории чата;
- файлов по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщений во внешних чат-группах Google Chat;
- сообщений, прочитанных в режиме предварительного просмотра.
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
Если включен постоянный чат встречи, переписки во время встречи сохраняются как чат-группы в Chat. На эти чаты также распространяются правила хранения данных Google Chat и правила защиты от потери данных (DLP), действующие в вашей организации. Правила DLP для анонимных пользователей не применяются к чатам встреч.
Если организатор встречи отключит постоянный чат, сообщения будут сохраняться в старом временном чате. Сообщения не сохраняются в Chat, и на них не распространяются правила хранения данных и DLP.
Действия внешних, незарегистрированных и анонимных пользователей в чатах встреч включаются в отчеты о событиях журнала. Эти журналы можно найти в разделе "Отчеты > Аудит и анализ > События журнала Chat" в консоли администратора Google.
Правило хранения по умолчанию распространяется на все прямые и групповые переписки, чаты встреч и чат-группы организации.
Специальное правило хранения может применяться к разным наборам сообщений.
| Правило хранения на уровне организационного подразделения | Правило хранения "Все чат-группы Chat" (включая чаты встреч) |
|---|---|
|
|
Если в отношении сообщения действует несколько специальных правил хранения, применяется то из них, которое устанавливает более продолжительный срок хранения.
Чтобы специальные правила хранения применялись ко всем сообщениям (в прямых и групповых переписках, а также в чат-группах), необходимо создать не менее двух таких правил. Одно из них будет действовать в отношении сообщений во всех чат-группах Google Chat (в чат-группах и в некоторых групповых чатах), а второе (для организационного подразделения верхнего уровня) – в отношении сообщений прямых и групповых переписок.
Подробнее о различиях между групповой перепиской и чат-группами…
Примечание. В отличие от правил хранения Gmail и Групп, вы не можете использовать условия, чтобы настроить применение таких правил к сообщениям Chat, связанным с отдельными аккаунтами или содержащим определенные ключевые слова.
Прямые переписки
Прямые переписки принадлежат организации участника, который создал чат. Часто, но не всегда, это тот пользователь, который отправил первое сообщение.
Если участники чата находятся в одной организации, но для них настроены разные правила хранения, то действует то правило, в котором задан более длительный срок. Рассмотрим пример. Предположим, что участник 1 – это пользователь из организационного подразделения, в котором действует правило хранения, предусматривающее безвозвратное удаление прямой переписки через 7 дней. Он обменивается сообщениями в чате с участником 2, состоящим в организационном подразделении с неограниченным сроком хранения прямых переписок. Оба участника сохранят доступ к прямым перепискам в течение неограниченного времени, и любой из них в течение неограниченного времени при поиске в Сейфе увидит сообщения обоих участников.
Прямая переписка с внешними пользователями
Независимо от права собственности, если участники относятся к разным организациям, прямая переписка хранится в соответствии с правилами хранения каждой организации.
Предположим, что компания A хранит прямые переписки в течение 1 недели, а компания Б – в течение 2 лет. В этом случае прямая переписка будет храниться в Сейфе в течение 1 недели для администраторов компании А и в течение 2 лет для администраторов компании Б. В Chat применяется 30-дневный срок хранения сообщений, по истечении которого они удаляются в соответствии с правилом хранения или автоматического удаления. Они доступны в Сейфе до момента удаления. После завершения срока хранения Chat прямая переписка становится недоступной в Сейфе для обеих компаний.
Примечание. Правило хранения для организации-владельца применяется к чатам в интерфейсе продукта, а правила для каждой организации применяются к сообщениям в Сейфе. В некоторых случаях пользователь может сохранить доступ к сообщениям на более длительное время, чем один из администраторов – например, если у пользователя в организации-владельце в правилах хранения настроен более длительный срок, чем для администратора другой организации. В таких случаях срок хранения в Сейфе будет продлен в соответствии со сроком, настроенным для пользователя.
Чат-группы Google Chat
Если для Chat установлено правило хранения по умолчанию или специальное правило хранения, Сейф может сохранять сообщения только из чат-групп с включенной историей (в том числе из чатов встреч). Правила хранения Chat, заданные для организационных подразделений, не применяются к сообщениям в чат-группах.
Внешние пользователи в чат-группах Google Chat
Если участники относятся к разным организациям, чат хранится в соответствии с правилами организации пользователя, который создал чат-группу. Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт сообщений, отправленных сотрудниками в чат-группах, которые принадлежат другой организации.
Правила хранения Chat не позволяют удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые удалил пользователь. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление сообщений по истечении срока хранения, оно применяется ко всем сообщениям.
Google Chat автоматически и навсегда удаляет пустые и неактивные чаты (прямые переписки в группах и чат-группы). Это происходит только при соблюдении следующих условий:
- В чат-группе нет сообщений, созданных пользователями: ни видимых, ни удаленных с возможностью восстановления. Системные сообщения (например, о том, что пользователь присоединился к чат-группе или покинул ее) не учитываются.
- Нет закрепленных ресурсов или задач.
- Отправить письмо в чат-группу нельзя. Подробнее о том, как отправить письмо в чат-группу Google Chat…
- В чате не было действий пользователей в течение последних 30 дней подряд. Например, не было отправлено ни одного сообщения, загружено ни одного файла и изменено ни одного участника.
- Чат-группа не переносится.
Название чата и список участников удаляются. Чат-группа на 60 дней переводится в состояние удаления с возможностью восстановления. В течение этого времени пользователи не могут получить доступ к информации, но администраторы с лицензией Google Сейфа могут ее извлечь. По истечении 60 дней чат-группа удаляется без возможности восстановления. Этот процесс не противоречит правилам хранения сообщений Google Сейфа и запретам на удаление, поскольку применяется только к чатам, в которых нет сообщений.
Если вы включили режим переноса сообщений в Chat, все чат-группы необходимо перенести в течение 90 дней.
Данные чат-групп в режиме переноса хранятся только 90 дней. В течение этого времени приложение для переноса должно импортировать весь контент в эту чат-группу и отключить режим переноса в ней. Если чат-группа не выйдет из режима переноса в течение 90 дней, она будет автоматически удалена. После отключения режима переноса применяются стандартные правила хранения Сейфа.
Как настроить специальное правило хранения для Chat
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
- Выберите Chat и нажмите Продолжить.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы сохранять все сообщения прямых и групповых переписок, отправленные или полученные пользователями из определенного организационного подразделения, выберите Организационное подразделение. Нажмите на поле "Выберите организационное подразделение" и в открывшемся диалоговом окне выберите нужный вариант. Действие этого правила не распространяется на сообщения в чат-группах и групповых чатах в Chat, созданные после начала декабря 2020 года.
- Чтобы хранить сообщения во всех чат-группах организации, выберите Все чат-группы Google Chat. Действие этого правила не распространяется на прямые переписки и некоторые групповые переписки.
Подробнее о различиях между типами правил…
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможно безвозвратное удаление данных Chat, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.
Специальные правилаКак настроить правило хранения по умолчанию для Chat
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на значок Chat
.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после сохранения правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Chat, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.