С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения данных Google Chat и классической версии Hangouts для предоставления электронных документов в юридических целях. Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.
Прямые переписки и сообщения чат-комнат принадлежат всем их участникам
Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, вы рискуете потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении параметров хранения. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.
Важная информация о запретах на удаление данных Chat
Правила хранения и запреты на удаление распространяются на прямую переписку только при включенной истории
Область применения правила зависит от его типа
Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-комнаты, однако для прямой переписки они действуют только при включенной истории. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю чатов, а также предоставлять такую возможность пользователям.
- По умолчанию правила хранения применяются ко всем прямым перепискам и чат-комнатам.
- Пользовательское правило, заданное для организационного подразделения, действует только в отношении прямых переписок и не применяется к чат-комнатам.
- Пользовательское правило, заданное для всех чат-комнат, действует только в их отношении и не применяется к прямым перепискам.
Владельцами прямой переписки являются оба ее участника,а чата в чат-комнате – все его участники. Если в отношении собеседников применяются разные правила хранения, приоритет имеет то из них, которое устанавливает более продолжительный период хранения.
По истечении срока хранения сообщение навсегда удаляется из Сейфа
Если правило предусматривает удаление сообщений, то по истечении срока хранения навсегда удаляются все чаты, в отношении которых действует это правило. Нельзя настроить правила хранения так, чтобы навсегда удалять только сообщения, стертые пользователями.
Как создать специальное правило хранения для Chat и классической версии Hangouts
Вы можете создать специальные правила для отдельных организационных подразделений или всех чат-комнат.
- Войдите в Сейф.
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- Нажмите кнопку Создать правило.
- Укажите, что правило нужно применять к Chat.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы создать правило для подразделения, нажмите Организационное подразделение и выберите нужный пункт в раскрывающемся меню. Правило будет применяться только к прямым перепискам, в которых участвуют сотрудники подразделения (но не к чат-комнатам).
- Чтобы создать правило, которое будет применяться для всех чат-комнат (а не прямых переписок), нажмите Все комнаты.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Прежде чем создавать правило хранения, которое удаляет сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.
Как настроить правило хранения по умолчанию для Chat и классической версии Hangouts
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в организации, если для них не заданы специальные правила или запреты. Для настройки этого правила выполните следующие действия:
- Войдите в Сейф.
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Chat.
- Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию для Chat.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы они хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Прежде чем создавать правило хранения, которое удаляет сообщения навсегда, подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.