В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете управлять тем, сколько хранятся прямые и групповые переписки, а также сообщения в чат-группах Google Chat. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.
Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.
Важная информация о хранении данных Chat
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Chat поддерживаются в Сейфе.
Правила можно настроить для:
- сообщений и прикрепленных к ним файлам, отправленных в Google Chat при включенной истории чата;
- сообщений внешних пользователей в прямых переписках с сотрудниками вашей организации;
- сообщений внешних пользователей в групповых переписках и чат-группах вашей организации.
Правила нельзя настроить для:
- сообщений, отправленных при отключенной истории чата;
- связанных файлов;
- сообщений во внешних чат-группах Google Chat;
- сообщений, прочитанных в режиме предварительного просмотра;
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
Правило хранения по умолчанию распространяется на все прямые и групповые переписки, а также чат-группы организации.
Специальное правило хранения может применяться к разным наборам сообщений.
| Правило хранения на уровне организационного подразделения | Правило хранения "Все чат-группы Google Chat" |
|---|---|
|
|
Если в отношении сообщения действует несколько специальных правил хранения, применяется то из них, которое устанавливает более продолжительный срок хранения.
Чтобы специальные правила хранения применялись ко всем сообщениям (в прямых и групповых переписках, а также в чат-группах), необходимо создать не менее двух таких правил. Одно из них будет действовать в отношении сообщений во всех чат-группах Google Chat (в чат-группах и в некоторых групповых чатах), а второе (для организационного подразделения верхнего уровня) – в отношении сообщений прямых и групповых переписок.
Подробнее о различиях между групповой перепиской и чат-группами…
Примечание. В отличие от правил хранения Gmail и Групп, вы не можете использовать условия, чтобы настроить применение таких правил к сообщениям Chat, связанным с отдельными аккаунтами или содержащим определенные ключевые слова.
Прямая переписка
Владельцами прямой переписки являются оба ее участника. Если в отношении собеседников в одной организации применяются разные правила хранения, у одного из участников может быть доступ к прямой переписке, а у другого – нет.
Пример. Участник 1 – это пользователь в организационном подразделении, в котором действует правило хранения, предусматривающее безвозвратное удаление прямой переписки через 7 дней. Этот пользователь обменивается сообщениями в чате с участником 2, состоящим в организационном подразделении с неограниченным сроком хранения прямых переписок. Через 7 дней с момента отправки или получения сообщений в этой прямой переписке участник 1 потеряет доступ к ним. Однако эти сообщения по-прежнему будут доступны участнику 2, так как в его подразделении действует правило с неограниченным сроком хранения.
Прямая переписка с внешними пользователями
Если участники относятся к разным организациям, прямая переписка хранится в соответствии с правилами хранения каждой организации.
Например, компания A хранит прямые переписки в течение 1 недели, а компания Б – в течение 2 лет. Сейф хранит прямые переписки между пользователями компании A и компании Б следующим образом:
- Прямые переписки для компании A хранятся в течение 1 недели. По истечении этого срока удаляются все сообщения, которые ещё не были удалены. Они становятся недоступными пользователям компании А. В Chat применяется 30-дневный срок хранения сообщений, по истечении которого они удаляются. Они доступны в Сейфе до момента удаления. После завершения срока хранения Chat прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании А.
- Прямая переписка с возможностью поиска и экспорта хранится в компании Б в течение 2 лет. По прошествии 2 лет сообщения, которые не были удалены ранее, удаляются. К ним применяется 30-дневный срок хранения Chat. По истечении этого срока прямая переписка становится недоступной в Сейфе компании Б и удаляется из систем Google без возможности восстановления.
Чат-группы Google Chat
Если для Chat установлено правило хранения по умолчанию или специальное правило хранения, Сейф может сохранять сообщения только из чат-групп с включенной историей. Правила хранения Chat, заданные для организационных подразделений, не применяются к сообщениям в чат-группах.
Внешние пользователи в чат-группах Google Chat
Если участники относятся к разным организациям, чат хранится в соответствии с правилами организации пользователя, который создал чат-группу. Сейф не поддерживает правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт сообщений, отправленных сотрудниками в чат-группах, которые принадлежат другой организации.
Правила хранения Chat не позволяют удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые удалил пользователь. Если правило хранения предусматривает безвозвратное удаление сообщений по истечении срока хранения, оно применяется ко всем сообщениям.
Как настроить специальное правило хранения для Chat
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
- Выберите Chat и нажмите Продолжить.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы сохранять все сообщения прямых и групповых переписок, отправленные или полученные пользователями из определенного организационного подразделения, выберите Организационное подразделение. Нажмите на поле "Выберите организационное подразделение" и в открывшемся диалоговом окне выберите нужный вариант. Действие этого правила не распространяется на сообщения в чат-группах и групповых чатах в Chat, созданные после начала декабря 2020 года.
- Чтобы хранить сообщения во всех чат-группах организации, выберите Все чат-группы Google Chat. Действие этого правила не распространяется на прямые переписки и некоторые групповые переписки.
Подробнее о различиях между типами правил…
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможно безвозвратное удаление данных Chat, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.
Специальные правилаКак настроить правило хранения по умолчанию для Chat
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на значок Chat
.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Внимание! Сразу после сохранения правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Chat, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.