W ramach planu zarządzania informacjami organizacji możesz decydować o czasie przechowywania czatów, czatów grupowych i wiadomości w pokojach w Google Chat. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wiadomości mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte.
Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.
Ważne informacje na temat przechowywania danych z czatów
Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się ze sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jakie typy wiadomości z Google Chat są obsługiwane przez Vault.
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Jakie dane są przechowywaneObsługiwane:
- wiadomości i ich załączniki wysyłane w Google Chat przy włączonej historii,
- czaty wysyłane przez użytkowników zewnętrznych do Twoich użytkowników,
- wiadomości wysyłane przez użytkowników zewnętrznych w czatach grupowych i pokojach w Twojej organizacji.
Nieobsługiwane:
- wiadomości wysyłane przy wyłączonej historii;
- połączone pliki;
- wiadomości w zewnętrznych pokojach czatu;
- wiadomości wyświetlone w trybie podglądu.
Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych.
Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich czatów i czatów grupowych oraz pokoi czatu w Twojej organizacji.
Niestandardowa reguła przechowywania może być stosowana do różnych zestawów wiadomości:
| Reguła przechowywania oparta na jednostkach organizacyjnych | Reguła przechowywania „Wszystkie pokoje czatu” |
|---|---|
|
|
Jeśli do danej wiadomości ma zastosowanie więcej niż 1 niestandardowa reguła przechowywania, wiadomość jest przechowywana zgodnie z regułą, która wygasa najpóźniej.
Aby przechowywać wszystkie wiadomości (czaty, czaty grupowe i wiadomości w pokojach) przy użyciu niestandardowych reguł przechowywania, musisz utworzyć co najmniej 2 reguły. Jedna reguła powinna dotyczyć wszystkich pokojów czatu, by objęła wiadomości w pokojach i określone rozmowy grupowe, a druga jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu, by uwzględniała czaty i czaty grupowe.
Dowiedz się więcej o różnicach między czatami grupowymi i pokojami.
Uwaga: w odróżnieniu od reguł przechowywania obowiązujących w Gmailu i Grupach dyskusyjnych nie można używać haseł do określania reguł przechowywania Google Chat dla wiadomości powiązanych z określonymi kontami lub zawierających określone słowa kluczowe.
Czaty
Czat jest indywidualną własnością każdego uczestnika rozmowy. Gdy uczestnicy należą do tej samej organizacji, ale są objęci różnymi regułami przechowywania, jeden uczestnik może mieć dostęp do czatu, podczas gdy pozostali nie.
Załóżmy, że uczestnik 1 znajduje się w jednostce organizacyjnej objętej regułą przechowywania, która trwale usuwa czaty po 7 dniach. Ten uczestnik rozmawia na czacie z uczestnikiem 2 z jednostki organizacyjnej objętej nieograniczoną czasowo regułą przechowywania czatów. Siedem dni po wysłaniu lub odebraniu przez uczestnika 1 czatu z uczestnikiem 2 uczestnik 1 utraci dostęp do czatu. Ponieważ jednak czaty uczestnika 2 są przechowywane bez ograniczeń czasowych, czaty nie zostaną trwale usunięte i użytkownik 2 nadal będzie miał do nich dostęp.
Czaty z użytkownikami zewnętrznymi
Gdy uczestnicy należą do różnych organizacji, czaty są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania obowiązującymi w poszczególnych organizacjach.
Na przykład: firma A przechowuje wiadomości na czacie przez tydzień, a firma B – przez 2 lata. Vault obsługuje wiadomości na czacie między użytkownikami w firmie A i B w następujący sposób:
- Firma A zachowuje wiadomości na czacie przez tydzień, po czym wszystkie wiadomości, które nie zostały do tej pory usunięte, zostają usunięte. Te wiadomości nie są dłużej dostępne dla użytkowników firmy A. W ramach 30-dniowego okresu przechowywania wiadomości są przechowywane przez 30 dni od momentu ich usunięcia. W tym czasie są nadal dostępne w Vault. Po zakończeniu okresu przechowywania firma A traci dostęp do wiadomości z Google Chat w Vault.
- Z kolei firma B zachowuje dostęp do przechowywanych wiadomości na czacie i może przeszukiwać je oraz eksportować przez 2 lata. Po 2 latach wszelkie dotąd nieusunięte wiadomości zostają usunięte i są przechowywane przez trwający 30 dni okres przechowywania Google Chat. Po zakończeniu okresu przechowywania Google Chat firma B traci dostęp do wiadomości w Vault – zostają one trwale usunięte z systemów Google.
Pokoje czatu
Gdy ustawisz domyślną regułę przechowywania lub utworzysz niestandardową regułę przechowywania dotyczącą Google Chat, Vault może przechowywać wiadomości tylko z pokojów czatu, które mają włączoną historię. Reguły przechowywania dotyczące Google Chat ustawione dla jednostek organizacyjnych nie mają zastosowania do wiadomości w pokojach.
Użytkownicy zewnętrzni w pokojach czatu
Rozmowy uczestników należących do różnych organizacji są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania organizacji, z której pochodzi twórca pokoju czatu. Jeśli użytkownicy w Twojej organizacji należą do pokoju czatu innej organizacji, nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować tych wiadomości w Vault.
Reguły przechowywania danych z Google Chat nie obejmują opcji trwałego usunięcia wyłącznie wiadomości usuniętych przez użytkowników. Reguła przechowywania z datą ważności powoduje trwałe usunięcie wszystkich wiadomości po wygaśnięciu okresu przechowywania.
Ustawianie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Google Chat
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie
Reguły niestandardowe
- Jako usługę wybierz Czat i kliknij Dalej.
- Wybierz jednostkę:
- Aby zachować czaty i rozmowy grupowe wysyłane i odbierane przez konta w jednostce organizacyjnej, wybierz Jednostka organizacyjna. Kliknij pole jednostki organizacyjnej i w wyświetlonym oknie dialogowym kliknij jednostkę organizacyjną. Reguła nie ma zastosowania do wiadomości w pokojach ani do rozmów grupowych utworzonych w Google Chat w początkowych dniach grudnia 2020 r. i później.
- Aby zachowywać wiadomości we wszystkich pokojach czatu w organizacji, wybierz Wszystkie pokoje czatu. Reguła nie ma zastosowania do czatów i niektórych czatów grupowych.
Poznaj różnice między typami reguł.
- Wybierz czas przechowywania wiadomości:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
Ostrzeżenie: po przesłaniu nowej reguły Vault zezwala Google Chat na natychmiastowe i trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
- Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.
Reguły niestandardowe Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Google Chat
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
- Kliknij Czat
.
- Wybierz czas przechowywania wiadomości:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wszystkie wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
Ostrzeżenie: po przesłaniu reguły Vault zezwala Google Chat na natychmiastowe i trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
- Kliknij Zapisz. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję, by zapisać regułę.