Conservare i messaggi in Google Chat e nella versione classica di Hangouts con Vault

Nell'ambito dell'approccio alla governance delle informazioni di G Suite della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i messaggi diretti e i messaggi delle stanze virtuali in Google Chat e nella versione classica di Hangouts. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli. 

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Prima di impostare le regole di conservazione, consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e irreversibile dei messaggi da parte di Chat e della versione classica di Hangouts. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

Informazioni importanti sulla conservazione di Chat

Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola
  • La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi diretti e le stanze virtuali.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa copre solo i messaggi diretti. Le stanze virtuali non sono coperte.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a tutte le stanze virtuali copre esclusivamente le stanze virtuali, non i messaggi diretti.
I periodi di conservazione dipendono da chi partecipa; i messaggi nelle stanze virtuali esterne non vengono conservati

Messaggi diretti

Un messaggio diretto appartiene a entrambi i partecipanti alla chat. Quando i partecipanti appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, Vault conserva i messaggi in base alla regola che scade per ultima.

Utenti esterni: quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, i messaggi diretti vengono conservati in base alle regole di conservazione di ogni organizzazione.

Ad esempio, l'azienda A conserva i messaggi diretti per una settimana e l'Azienda B li conserva per due anni. Vault gestisce i messaggi diretti tra gli utenti dell'Azienda A e quelli dell'Azienda B nel seguente modo:

  • L'azienda A conserva i messaggi diretti per 1 settimana; successivamente, tutti i messaggi che non sono stati rimossi vengono eliminati e non sono più disponibili per gli utenti. Chat applica un periodo di conservazione di 30 giorni in virtù del quale i messaggi vengono conservati per 30 giorni dopo l'eliminazione. Durante questo periodo, i messaggi sono ancora disponibili in Vault. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda A.
  • L'azienda B conserva i messaggi diretti per 2 anni, durante i quali gli utenti possono cercarli ed esportarli. Dopo 2 anni, i messaggi che non sono ancora stati eliminati saranno rimossi e verranno conservati in virtù del periodo di conservazione di 30 giorni di Chat. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda B e verranno eliminati definitivamente dai sistemi di Google.

Stanze virtuali

Una conversazione in una stanza virtuale è di proprietà di tutti i partecipanti alla conversazione. Quando i partecipanti appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, Vault conserva i messaggi in base alla regola che scade per ultima.

Utenti esterni: quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, la conversazione viene conservata in base alle regole dell'organizzazione di cui fa parte l'autore della stanza virtuale. Se gli utenti della tua organizzazione partecipano a stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione, i loro messaggi saranno disponibili per la conservazione, i blocchi, la ricerca o l'esportazione in Vault.

Alla scadenza di un periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente tutti i messaggi di Chat coperti

Le regole di conservazione di Chat non offrono l'opzione che consente di eliminare definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti. Una regola di conservazione che rimuove i messaggi li elimina definitivamente alla scadenza del periodo di conservazione.

Creare una regola di conservazione personalizzata per Chat e per la versione classica di Hangouts

Puoi creare regole personalizzate che si applicano a singole unità organizzative o a tutte le stanze virtuali:

  1. Accedi a Vault(ediscovery.google.com).
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Fai clic su Crea regola.
  4. Scegli dove applicare la regola: Chat.
  5. Scegli un'entità:
    • Fai clic su Unità organizzativa e scegli un'unità dal menu a discesa. La regola si applica solo ai messaggi diretti che includono un membro dell'unità organizzativa (non alle stanze virtuali).
    • Fai clic su Tutte le stanze virtuali per creare una regola valida per tutte le stanze virtuali del dominio (non per i messaggi diretti).
  6. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
    Attenzione: non appena invii una nuova regola, Vault inizia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  7. Fai clic su Salva. Prima di creare una regola di conservazione che elimini definitivamente tutti i messaggi, Vault ti chiede di confermare di averne compreso le conseguenze. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Chat e per la versione classica di Hangouts

Una regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi dell'organizzazione che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

  1. Accedi a Vault (ediscovery.google.com).
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Sotto Regole di conservazione predefinite, fai clic su Chat.
  4. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita per Chat.
  5. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare tutti i messaggi in modo permanente.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
    Attenzione: non appena invii la regola, Vault avvia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione predefinito. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  6. Fai clic su Salva. Prima di creare una regola di conservazione che elimini definitivamente tutti i messaggi, Vault ti chiede di confermare di averne compreso le conseguenze. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.
 
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