Conservare i messaggi in Google Chat e nella versione classica di Hangouts con Vault

Nell'ambito dell'approccio alla governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i messaggi diretti, i messaggi di gruppo e i messaggi degli spazi in Google Chat e nella versione classica di Hangouts. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Informazioni importanti sulla conservazione di Chat

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali messaggi di Chat e quali messaggi della versione classica di Hangouts sono supportati in Vault.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Chat e alla versione classica di Hangouts di eliminare i messaggi immediatamente e in modo definitivo. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

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La copertura di conservazione dipende dal tipo di regola

La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi diretti, i messaggi di gruppo e gli spazi di Chat della tua organizzazione.

Una regola di conservazione personalizzata può essere applicata a diversi gruppi di messaggi:

Regola di conservazione basata su unità organizzativa Regola di conservazione "Tutti gli spazi di Chat"
  • Messaggi diretti nella versione classica di Hangouts e in Chat
  • Conversazioni di gruppo nella versione classica di Hangouts
  • Chat di gruppo in Chat create prima dell'inizio di dicembre 2020
  • Spazi con conversazioni in thread (spazi con messaggi organizzati in conversazioni)
  • Spazi con conversazioni non in thread (spazi con messaggi organizzati in un singolo thread, come i messaggi diretti)
  • Chat di gruppo in Chat create dopo l'inizio di dicembre 2020
  • Conversazioni di gruppo sincronizzate in Chat dalla versione classica di Hangouts, se questa è ancora attiva per l'organizzazione

Se a un messaggio sono applicabili più regole di conservazione personalizzate, verrà conservato in base alla regola personalizzata che scade per ultima.

Per conservare tutti i messaggi (messaggi diretti, di gruppo e contenuti negli spazi) con regole di conservazione personalizzate, devi creare almeno due regole. Puoi creare una regola per tutti gli spazi di Chat, riguardante i messaggi contenuti negli spazi e in alcune chat di gruppo, e un'altra per l'unità organizzativa di primo livello, applicabile ai messaggi diretti e ai messaggi di gruppo.

Scopri di più sulle differenze tra messaggi di gruppo e spazi.

Nota: a differenza delle regole di conservazione di Gmail e di Gruppi, non puoi utilizzare termini per applicare le regole di conservazione di Chat a messaggi associati ad account specifici o contenenti determinate parole chiave.

I periodi di conservazione dipendono da chi partecipa; i messaggi negli spazi esterni non vengono conservati

Messaggi diretti

Un messaggio diretto appartiene a ogni singolo partecipante alla chat. Quando i partecipanti appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, un partecipante potrebbe essere in grado di accedere a un messaggio diretto mentre un altro no.

Ad esempio, il partecipante 1 appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che elimina definitivamente i messaggi diretti dopo sette giorni e chatta con il partecipante 2 che appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che conserva i messaggi diretti a tempo indeterminato. Sette giorni dopo che il partecipante 1 ha inviato o ricevuto un messaggio diretto dal partecipante 2, non potrà più accedere al messaggio. Tuttavia, poiché i messaggi diretti del partecipante 2 vengono conservati a tempo indeterminato, i messaggi diretti non vengono eliminati definitivamente e il partecipante 2 continua a potervi accedere.

Messaggi diretti con utenti esterni

Quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, i messaggi diretti vengono conservati in base alle regole di conservazione di ciascuna organizzazione.

Ad esempio, l'azienda A conserva i messaggi diretti per una settimana e l'Azienda B li conserva per due anni. Vault gestisce i messaggi diretti tra gli utenti dell'Azienda A e quelli dell'Azienda B nel seguente modo:

  • L'azienda A conserva i messaggi diretti per 1 settimana; successivamente, tutti i messaggi che non sono stati rimossi vengono eliminati e non sono più disponibili per gli utenti. Chat applica un periodo di conservazione di 30 giorni in virtù del quale i messaggi vengono conservati per 30 giorni dopo l'eliminazione. Durante questo periodo, i messaggi sono ancora disponibili in Vault. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda A.
  • L'azienda B conserva i messaggi diretti per 2 anni, durante i quali gli utenti possono cercarli ed esportarli. Dopo 2 anni, i messaggi che non sono ancora stati eliminati saranno rimossi e verranno conservati in virtù del periodo di conservazione di 30 giorni di Chat. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda B e verranno eliminati definitivamente dai sistemi di Google.

Spazi di Chat

Quando imposti una regola di conservazione predefinita o crei una regola di conservazione personalizzata per Chat, Vault può conservare i messaggi solo negli spazi in cui è stata attivata la cronologia. Le regole di conservazione di Chat impostate per le unità organizzative non si applicano ai messaggi contenuti negli spazi.

Utenti esterni negli spazi di Chat

Quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, la conversazione viene conservata in base alle regole dell'organizzazione di cui fa parte l'utente che ha creato lo spazio. Se gli utenti della tua organizzazione partecipano a spazi di proprietà di un'altra organizzazione, i loro messaggi non saranno disponibili per la conservazione, i blocchi, la ricerca o l'esportazione in Vault.

Alla scadenza di un periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente tutti i messaggi di Chat coperti

Le regole di conservazione di Chat non offrono l'opzione che consente di eliminare definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti. Una regola di conservazione con una data di scadenza elimina definitivamente tutti i messaggi alla scadenza del periodo di conservazione.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Chat e per la versione classica di Hangouts

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datie poiRegole personalizzatee poiCrea.
  3. Come servizio, seleziona Chat e fai clic su Continua.
  4. Scegli un'entità:
    • Per conservare i messaggi diretti e le conversazioni di gruppo inviati o ricevuti dagli account di un'unità organizzativa, seleziona Unità organizzativa. Fai clic sul campo dell'unità organizzativa e, nella finestra di dialogo che si apre, fai clic sull'unità organizzativa. La regola non si applica ai messaggi contenuti negli spazi o nelle chat di gruppo create in Chat dopo l'inizio di dicembre 2020.
    • Per conservare i messaggi contenuti in tutti gli spazi della tua organizzazione, seleziona Tutti gli spazi di Chat. La regola non si applica ai messaggi diretti né ad alcuni messaggi di gruppo.

    Esamina le differenze tra i tipi di regole.

  5. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
      Attenzione: Vault consente a Chat e alla versione classica di Hangouts di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  6. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Chat e per la versione classica di Hangouts

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
  3. Fai clic su Chat "".
  4. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
    • Per eliminare tutti i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 a 36.500).
      Attenzione: Vault consente a Chat e alla versione classica di Hangouts di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  5. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.
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