Mempertahankan pesan di Google Chat dan Hangouts klasik dengan Vault

Sebagai bagian dari pendekatan tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan langsung (DM), pesan grup, dan pesan di ruang di Google Chat serta Hangouts klasik dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Tetapkan aturan retensi khusus untuk mempertahankan data yang cocok dengan ketentuan tertentu selama jangka waktu tertentu. Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu mempertahankan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan retensi khusus mengganti aturan retensi default, meskipun aturan retensi default memiliki periode retensi yang lebih lama.

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat membuat Chat dan Hangouts klasik langsung menghapus pesan secara permanen dan tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada sekumpulan kecil akun sebelum menerapkan aturan tersebut ke seluruh organisasi.

Informasi penting tentang retensi Chat

Buka semua  |  Tutup semua

Aturan retensi dan pembekuan berlaku untuk pesan hanya jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang dengan balasan (percakapan) berangkai. Namun, aturan dan pembekuan tersebut berlaku untuk DM, pesan grup, dan ruang berangkai hanya jika histori diaktifkan.

Administrator Google Workspace dapat mengontrol apakah histori diaktifkan atau dinonaktifkan, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Cakupan retensi bergantung pada jenis aturan

Aturan retensi default berlaku untuk semua DM, pesan grup, dan ruang di organisasi Anda.

Aturan retensi khusus dapat berlaku untuk kumpulan pesan yang berbeda:

Aturan retensi berbasis unit organisasi Aturan retensi "Semua ruang Chat"
  • DM di Hangouts klasik dan Chat
  • Percakapan grup di Hangouts klasik
  • Chat grup di Chat yang dibuat sebelum awal bulan Desember 2020
  • Ruang berangkai (ruang berisi pesan dalam percakapan)
  • Ruang tak berangkai (ruang berisi pesan dalam satu rangkaian pesan, seperti DM)
  • Chat grup di Chat yang dibuat setelah awal bulan Desember 2020
  • Percakapan grup yang disinkronkan ke Chat dari Hangouts klasik, jika organisasi Anda masih mengaktifkan Hangouts klasik

Jika lebih dari satu aturan retensi khusus berlaku untuk pesan, pesan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan khusus yang masa berlakunya selesai terakhir.

Untuk mempertahankan semua pesan (DM, pesan grup, dan pesan di ruang) dengan aturan retensi khusus, Anda harus membuat setidaknya dua aturan. Anda dapat membuat satu aturan untuk semua ruang Chat yang mencakup pesan di ruang dan chat grup tertentu, dan membuat aturan lain untuk unit organisasi teratas yang mencakup DM dan pesan grup.

Pelajari perbedaan antara pesan grup dan ruang lebih lanjut.

Catatan: Tidak seperti aturan retensi Gmail dan Grup, Anda tidak dapat menggunakan istilah untuk menargetkan aturan retensi Chat ke pesan yang terkait dengan akun tertentu atau yang berisi kata kunci tertentu.

Periode retensi data bergantung pada pihak yang berpartisipasi; pesan di ruang eksternal tidak dipertahankan

Pesan langsung (DM)

DM dimiliki oleh setiap peserta dalam chat masing-masing. Ketika peserta berada di organisasi yang sama, tetapi tercakup dalam aturan retensi yang berbeda, satu peserta mungkin dapat mengakses DM sementara yang lainnya tidak.

Misalnya, peserta 1 berada dalam unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi yang menghapus DM setelah 7 hari, dan mereka melakukan chat dengan peserta 2 yang berada di unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi tak terbatas untuk DM. Tujuh hari setelah peserta 1 mengirim atau menerima DM dengan peserta 2, peserta 1 akan kehilangan akses ke DM. Namun, karena DM peserta 2 dipertahankan tanpa batas, DM tersebut tidak akan dihapus permanen dan peserta 2 masih dapat mengaksesnya.

DM dengan pengguna eksternal

Jika peserta berasal dari organisasi yang berbeda, DM akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi masing-masing organisasi.

Misalnya, Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, sedangkan Perusahaan B mempertahankan DM selama 2 tahun. Vault menangani DM antara pengguna di Perusahaan A dan Perusahaan B sebagai berikut:

  • Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, lalu semua pesan yang belum dihapus akan dihapus. Pesan ini tidak lagi tersedia untuk pengguna Perusahaan A. Chat memiliki periode retensi data 30-hari yang mempertahankan pesan selama 30 hari setelah dihapus. Selama periode tersebut, pesan tetap tersedia di Vault. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan A.
  • Perusahaan B mempertahankan DM, dan dapat menelusuri serta mengekspornya selama 2 tahun. Setelah 2 tahun, semua pesan yang belum dihapus akan dihapus dan dipertahankan oleh periode retensi data 30 hari Chat. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan B dan dihapus dari sistem Google secara permanen.

Ruang Chat

Saat Anda menetapkan aturan retensi default atau membuat aturan retensi khusus untuk Chat, Vault hanya dapat mempertahankan pesan di ruang Chat yang historinya diaktifkan. Aturan retensi chat yang ditetapkan untuk unit organisasi tidak berlaku untuk pesan di ruang.

Pengguna eksternal di ruang Chat

Jika peserta termasuk dalam organisasi yang berbeda, percakapan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan organisasi pembuat ruang Chat. Jika pengguna di organisasi Anda berpartisipasi dalam ruang Chat milik organisasi lain, Vault tidak akan dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan tersebut.

Saat periode retensi berakhir, Vault akan menghapus semua pesan Chat yang tercakup secara permanen

Aturan retensi Chat tidak menyediakan opsi untuk hanya menghapus permanen pesan yang dihapus oleh pengguna. Aturan retensi yang masa berlakunya berakhir akan menghapus permanen semua pesan saat periode retensi berakhir.

File yang dilampirkan langsung ke pesan Chat tunduk pada aturan retensi Chat

Saat pengguna berbagi file yang disimpan di Drive, seperti dokumen, sheet, atau PDF, Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak akan dipertahankan saat Anda mempertahankan pesan chat. Siapkan aturan retensi Drive untuk mempertahankan data ini.

Jenis file lainnya yang dilampirkan langsung ke pesan Chat, seperti PDF, IMG, DOCX, dicakup oleh aturan retensi Chat.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Chat dan Hangouts klasik

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Untuk layanan, pilih Chat, lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih salah satu entitas:
    • Untuk mempertahankan DM dan percakapan grup yang dikirim atau diterima oleh akun di unit organisasi, pilih Unit organisasi. Klik kolom unit organisasi, lalu klik unit organisasi pada dialog yang terbuka. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan di ruang atau chat grup di Chat yang dibuat setelah awal Desember 2020.
    • Untuk mempertahankan pesan di semua ruang Chat di organisasi Anda, pilih Semua ruang Chat. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan langsung (DM) atau beberapa pesan grup.

    Lihat perbedaan antara jenis aturan.

  5. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
      Peringatan: Vault memungkinkan Chat dan Hangouts klasik langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  6. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Chat dan Hangouts klasik

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
  3. Klik Chat "".
  4. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
      Peringatan: Vault memungkinkan Chat dan Hangouts klasik langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  5. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan aturan retensi untuk Chat dan Hangouts klasik di ediscovery.google.com

Membuat aturan retensi khusus untuk Chat dan Hangouts klasik

Anda dapat membuat aturan khusus yang diterapkan untuk setiap unit organisasi atau ke semua ruang:

  1. Login ke Vault(ediscovery.google.com).
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Klik Buat Aturan.
  4. Pilih tempat untuk menerapkan aturan: Chat.
  5. Pilih salah satu:
    • Klik unit organisasi, lalu pilih unit dari menu drop-down. Aturan hanya berlaku untuk pesan DM dan grup yang menyertakan anggota unit organisasi (bukan ruang).
    • Klik semua ruang Chat untuk membuat aturan yang berlaku pada ruang dan pesan grup tertentu (bukan DM).
  6. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Pilih tanpa batas waktu untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen.
    • Untuk menghapus pesan setelah jangka waktu tertentu, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan permanen data yang melebihi periode cakupan retensi segera setelah Anda mengirim aturan baru. Ini dapat mencakup data yang ingin disimpan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. 
  7. Klik Simpan. Sebelum Anda membuat aturan retensi yang menghapus permanen semua pesan, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Konfirmasi untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Chat dan Hangouts klasik

Aturan retensi default berlaku untuk semua pesan di organisasi Anda yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

  1. Login ke Vault (ediscovery.google.com).
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Pada bagian Aturan retensi default, klik Chat.
  4. Centang kotak Tetapkan aturan retensi default untuk Chat.
  5. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Pilih tanpa batas waktu untuk mempertahankan semua pesan secara permanen.
    • Untuk menghapus pesan setelah jangka waktu tertentu, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan permanen data yang melebihi periode cakupan retensi default segera setelah Anda mengirimkan aturan ini. Hal ini dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. 
  6. Klik Simpan. Sebelum Anda membuat aturan retensi yang menghapus permanen semua pesan, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?