Conserver les messages dans Google Chat et la version classique de Hangouts avec Vault

Dans le cadre de la stratégie de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez paramétrer la durée de conservation des messages privés (MP), des messages de groupe et des messages des espaces de Google Chat et de la version classique de Hangouts. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.

Définissez des règles de conservation personnalisées pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie. Définissez une règle de conservation par défaut lorsque vous devez conserver toutes les données d'un service pour l'ensemble des comptes sous licence de votre organisation pendant une période définie. Lorsque des règles de conservation personnalisées sont définies, les règles par défaut sont ignorées, y compris si elles présentent une durée de conservation plus longue.

Informations importantes sur la conservation dans Chat

Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement, et de vérifier quels sont les messages Chat et les messages de la version classique de Hangouts compatibles dans Vault.

AVERTISSEMENT : Une règle de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et irréversible des messages Chat et de la version classique de Hangouts. Faites preuve de prudence lorsque vous créez ou modifiez des règles de conservation. Nous vous recommandons de tester vos nouvelles règles sur un petit nombre de comptes avant de les appliquer à l'ensemble de votre organisation.

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La période de conservation dépend du type de règle

La règle de conservation par défaut s'applique à tous les MP, messages de groupe et espaces de discussion de votre organisation.

Une règle de conservation personnalisée peut s'appliquer à différents ensembles de messages :

Règle de conservation en fonction de l'unité organisationnelle Règle de conservation "Tous les salons Chat"
  • Messages privés dans la version classique de Hangouts et de Chat
  • Conversations de groupe dans la version classique de Hangouts
  • Conversations de groupe créées dans Chat avant le début du mois de décembre 2020
  • Espaces avec fils de discussion (espaces contenant des messages dans des conversations)
  • Espaces sans fils de discussion (espaces avec des messages dans un seul fil de discussion, comme les MP)
  • Conversations de groupe créées dans Chat après le début du mois de décembre 2020
  • Conversations de groupe synchronisées avec Chat depuis la version classique de Hangouts, si celle-ci est toujours activée au sein de votre organisation

Si plusieurs règles de conservation personnalisées s'appliquent à un même message, c'est la règle dont la date d'expiration est la plus éloignée qui s'applique.

Pour conserver tous les messages (MP, messages de groupe et messages d'espaces) avec des règles de conservation personnalisées, vous devez créer au moins deux règles. Créez une règle pour tous les espaces Chat visant les messages dans les espaces et certaines conversations de groupe, puis une autre pour votre unité organisationnelle racine qui s'applique aux MP et aux messages de groupe.

En savoir plus sur les différences entre les messages de groupe et les espaces

Remarque : Contrairement aux règles de conservation Gmail et Groupes, les termes ne permettent pas de cibler des règles de conservation Chat avec des messages associés à des comptes spécifiques ou contenant des mots clés spécifiques.

La durée de conservation dépend de la personne qui participe ; les messages envoyés dans des espaces externes ne sont pas conservés

Messages privés

Un MP appartient au participant qui le crée. Lorsque des participants font partie de la même organisation, mais qu'ils sont soumis à des règles de conservation différentes, il est possible qu'un seul utilisateur puisse accéder à un MP, mais pas l'autre.

Par exemple, le participant 1 fait partie d'une unité organisationnelle soumise à une règle de conservation qui supprime définitivement les MP après sept jours, et discute avec le participant 2 qui fait partie d'unité organisationnelle soumise à une règle de conservation ne supprimant pas les MP. Sept jours après que le participant 1 a échangé un MP avec le participant 2, le participant 1 perd l'accès au MP. Toutefois, étant donné que les MP du participant 2 sont conservés indéfiniment, ils ne sont pas supprimés et le participant 2 y a toujours accès.

MP échangés avec des utilisateurs externes

Lorsque des participants font partie de différentes organisations, les MP sont conservés conformément aux règles de conservation de chaque organisation.

Par exemple, l'entreprise A conserve les MP pendant une semaine et l'entreprise B conserve les MP pendant deux ans. Vault gère les MP entre les utilisateurs de l'entreprise A et de l'entreprise B comme suit :

  • L'entreprise A conserve les MP pendant une semaine. Passé ce délai, tous les messages qui n'ont pas encore été supprimés le sont. Ces messages ne sont plus disponibles pour les utilisateurs de l'entreprise A. Chat applique une durée de conservation de 30 jours qui conserve les messages pendant 30 jours après leur suppression. Pendant cette période, les messages restent disponibles dans Vault. À l'issue de la période de conservation définie par Chat, les MP ne sont plus disponibles dans Vault pour l'entreprise A.
  • L'entreprise B conserve les MP et peut les rechercher et les exporter pendant deux ans. Passé ce délai, les messages qui n'ont pas encore été supprimés le sont et sont conservés pendant la période de conservation de 30 jours définie par Chat. À l'issue de la période de conservation définie par Chat, les MP ne sont plus disponibles dans Vault pour l'entreprise B et sont donc supprimés définitivement des systèmes Google.

Espaces de discussion

Lorsque vous définissez une règle de conservation par défaut ou créez une règle de conservation personnalisée pour Chat, Vault conserve uniquement les messages des espaces pour lesquels l'historique est activé. Les règles de conservation Chat définies pour les unités organisationnelles ne s'appliquent pas aux messages des espaces.

Utilisateurs externes dans les espaces de discussion

Lorsque des participants appartiennent à différentes organisations, la conversation est conservée conformément aux règles de l'organisation définies par le créateur de l'espace. Si des utilisateurs de votre organisation participent à des espaces appartenant à une autre organisation, vous ne pourrez pas exporter ni rechercher les messages qui y seront envoyés, ni leur appliquer des règles ou obligations de conservation.

À l'expiration d'une période de conservation, Vault supprime définitivement tous les messages Chat soumis à la règle concernée

Les règles de conservation Chat ne permettent pas de supprimer définitivement les messages supprimés par les utilisateurs uniquement. Une règle de conservation avec une date d'expiration entraîne la suppression définitive de tous les messages à la fin de la période de conservation.

Définir une règle de conservation personnalisée pour Chat et la version classique de Hangouts

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur ConservationpuisRègles personnaliséespuisCréer.
  3. Sélectionnez Chat comme service, puis cliquez sur Continuer.
  4. Choisissez une entité comme suit :
    • Pour conserver les MP et les conversations de groupe envoyés ou reçus par des comptes au sein d'une unité organisationnelle, sélectionnez Unité organisationnelle. Cliquez sur le champ de l'unité organisationnelle, puis, dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée. Cette règle ne s'applique pas aux messages des espaces ni aux conversations de groupe créés dans Chat après le début du mois de décembre 2020.
    • Pour conserver les messages de tous les espaces de votre organisation, sélectionnez Tous les espaces Chat. Cette règle ne s'applique pas aux messages privés ni à certains messages de groupe.

    Examinez les différences entre les types de règles.

  5. Indiquez la durée de conservation des messages :
    • Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
    • Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
      Avertissement : Vault et la version classique de Hangouts permettent de supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation lorsque vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
  6. Cliquez sur Créer. Si vous avez défini une durée de conservation, Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour créer la règle.

Définir une règle de conservation par défaut pour Chat et la version classique de Hangouts

  1. Connectez-vous à vault.google.com.
  2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
  3. Cliquez sur Chat "".
  4. Indiquez la durée de conservation des messages :
    • Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
    • Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
      Avertissement : Vault et la version classique de Hangouts permettent de supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation lorsque vous validez une règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.
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