Dans le cadre de la stratégie de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez paramétrer la durée de conservation des messages privés (MP), des messages de groupe, des conversations de réunion et des messages des espaces de Google Chat. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes sur la conservation dans Chat
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages Chat disponibles dans Vault.
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Quelles données peuvent être conservées ?Compris :
- Messages et pièces jointes envoyés lorsque l'historique est activé, dans Chat
- MP envoyés à vos utilisateurs par des utilisateurs externes
- Messages envoyés par des utilisateurs externes dans les messages de groupe et les espaces de votre organisation
- Conversations de réunion enregistrées en tant qu'espaces Chat
Non compris :
- Messages envoyés lorsque l'historique est désactivé
- Fichiers associés
- Messages des espaces Chat externes
- Messages prévisualisés
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.
Avec le lancement de Chat dans Meet, Google Chat créera une série de conversations de réunion jusqu'à sept jours avant une réunion. Ces réunions s'afficheront dans votre outil de gestion des espaces pour les administrateurs, ainsi que dans les journaux d'audit et les rapports. Notez que toute conversation de réunion inutilisée sera supprimée automatiquement dans les huit jours suivant sa création.
Remarque : D'autres mises à jour seront disponibles dans les prochains mois.
Vault
Lorsque le chat de réunion en continu est activé, les conversations de réunion sont enregistrées en tant qu'espaces dans Chat. Ces conversations sont également soumises aux règles de conservation des données et de protection contre la perte de données de Google Chat définies dans votre organisation. Les règles de protection contre la perte de données pour les utilisateurs anonymes ne s'appliquent pas aux conversations de réunion.
Paramètre de l'organisateur au niveau de la réunion
Si un organisateur de réunion désactive le chat de réunion en continu, les messages envoyés pendant la réunion utiliseront l'ancienne expérience. Les messages ne sont pas enregistrés dans Google Chat et ne sont pas soumis aux règles de conservation des données de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez Utiliser Chat avec Google Meet.
- Paramètres d'administration : il est actuellement impossible de désactiver les conversations de réunion pour l'ensemble de votre domaine. Notez que cette fonctionnalité est en cours de développement.
- Console d'administration : l'activité des utilisateurs externes, ponctuels et anonymes dans les conversations de réunion est incluse dans les rapports sur les événements de journaux.
Les conversations de réunion commenceront à s'afficher dans la section "Espaces" des fonctionnalités de gestion des espaces et des rapports pour les administrateurs Les conversations de réunion sont générées par le système. Elles sont donc toutes disponibles dans les journaux d'audit, qu'elles soient utilisées ou non. Vous trouverez ces journaux dans la console d'administration Google, sous RapportsAudit et investigation
Événements de journaux Chat.
Lors du lancement du chat de réunion en continu, vous constaterez peut-être une augmentation de l'utilisation de l'espace signalée.
Étant donné que les conversations de réunion sont désormais des espaces Chat créés par le système, vous remarquerez des changements dans quatre sections spécifiques de la console d'administration. Ce comportement est normal.
Rapports sur les applications
Les données des rapports sur les applications se trouvent sous Rapports Rapports sur les applications
Google Chat.
Vous constaterez peut-être une augmentation de la métrique "Espaces créés" dans le graphique des rapports Chat. Cette augmentation reflète la génération automatique d'espaces par le système sept jours avant les réunions planifiées. Cela n'indique pas nécessairement une augmentation de l'activité manuelle des utilisateurs.
Outil de gestion des espaces
Les conversations de réunion sont accessibles dans l'outil de gestion des espaces, sous Applications Google Workspace
Paramètres de Google Chat
Gérer les espaces.
Ces espaces sont gérés comme tous les autres espaces Chat, mais ils sont automatiquement supprimés s'ils ne sont pas utilisés. Pour en savoir plus, consultez la section "Suppression automatique des conversations de réunion Chat" ci-dessous.
Remarque : Nous prévoyons de séparer les conversations créées par le système dans une prochaine mise à jour afin de désencombrer cette vue.
Audit et investigation
La création de ces espaces génère des événements "Salon créé" dans les journaux d'audit Chat.
La création de ces espaces génère des événements Salon créé dans les journaux d'audit Chat. Vous les trouverez sous ReportingAudit et investigation
Événements de journaux Chat.
Remarque : Même si ces espaces sont générés par le système, le champ "Acteur" du journal d'audit indiquera l'organisateur de la réunion. Cela indique l'utilisateur au nom duquel l'espace a été préparé.
Vault et Takeout
Si vous lancez une récupération des données au niveau du domaine avec les chats de réunion en continu activés, vous constaterez peut-être une augmentation du nombre d'espaces en raison de l'ajout d'espaces générés par le système.
La règle de conservation par défaut s'applique à tous les MP, messages de groupe, conversations de réunion et espaces Chat de votre organisation.
Une règle de conservation personnalisée peut s'appliquer à différents ensembles de messages :
| Règle de conservation en fonction de l'unité organisationnelle | Règle de conservation "Tous les espaces Chat" (y compris les conversations de réunion) |
|---|---|
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|
Si plusieurs règles de conservation personnalisées s'appliquent à un même message, c'est la règle dont la date d'expiration est la plus éloignée qui s'applique.
Pour conserver tous les messages (MP, messages de groupe et messages d'espaces) avec des règles de conservation personnalisées, vous devez créer au moins deux règles. Créez une règle pour tous les espaces Chat visant les messages dans les espaces et certaines conversations de groupe, puis une autre pour votre unité organisationnelle racine qui s'applique aux MP et aux messages de groupe.
En savoir plus sur les différences entre les messages de groupe et les espaces
Remarque : Contrairement aux règles de conservation Gmail et Groupes, les termes ne permettent pas de cibler des règles de conservation Chat avec des messages associés à des comptes spécifiques ou contenant des mots clés spécifiques.
Messages privés
Les messages privés (MP) appartiennent à l'organisation du participant à la discussion qui crée la conversation. Il s'agit souvent, mais pas nécessairement, de la personne qui envoie le premier message.
Lorsque les participants à une discussion font partie de la même organisation, mais qu'ils sont soumis à des règles de conservation différentes, la règle de conservation la plus longue s'applique. Par exemple, le participant 1 fait partie d'une unité organisationnelle soumise à une règle de conservation qui supprime définitivement les MP après sept jours, et discute avec le participant 2 qui fait partie d'une unité organisationnelle soumise à une règle de conservation ne supprimant pas les MP. Les deux participants auront accès aux messages privés indéfiniment, et une recherche Vault pour l'un d'eux renverra les messages des deux utilisateurs indéfiniment.
MP échangés avec des utilisateurs externes
Quelle que soit la propriété, lorsque des participants appartiennent à différentes organisations, les MP sont conservés conformément aux règles de conservation de chaque organisation.
Par exemple, l'entreprise A conserve les MP pendant une semaine et la société B conserve les MP pendant deux ans. Vault conservera les MP des administrateurs de l'entreprise A pendant une semaine et ceux des administrateurs de l'entreprise B pendant deux ans. Chat applique une durée de conservation de 30 jours qui conserve les messages pendant 30 jours après leur suppression par une règle de conservation ou de suppression automatique. Pendant cette période, les messages restent disponibles dans Vault. À l'issue de la période de conservation définie par Chat, les MP ne sont plus disponibles dans Vault pour aucune des deux entreprises.
Remarque : La règle de conservation de l'organisation propriétaire s'applique aux conversations dans l'interface utilisateur du produit, tandis que la règle de chaque organisation s'applique aux messages dans Vault. Il est possible que les utilisateurs aient une visibilité plus longue sur les messages que leur administrateur, par exemple lorsque l'utilisateur de l'organisation propriétaire dispose d'une règle de conservation plus longue que l'administrateur invité. Dans ce cas, nous étendrons la visibilité de Vault pour qu'elle corresponde au moins à celle de l'utilisateur.
Salons Chat
Lorsque vous définissez une règle de conservation par défaut ou créez une règle de conservation personnalisée pour Chat, Vault conserve uniquement les messages des espaces (y compris les conversations de réunion) pour lesquels l'historique est activé. Les règles de conservation Chat définies pour les unités organisationnelles ne s'appliquent pas aux messages des espaces.
Utilisateurs externes dans les espaces de discussion
Lorsque des participants appartiennent à différentes organisations, la conversation est conservée conformément aux règles de l'organisation définies par le créateur de l'espace. Si des utilisateurs de votre organisation participent à des espaces appartenant à une autre organisation, vous ne pourrez pas exporter ni rechercher les messages qui y seront envoyés, ni leur appliquer des règles ou obligations de conservation.
Les règles de conservation Chat ne permettent pas de supprimer définitivement les messages supprimés par les utilisateurs uniquement. Une règle de conservation avec une date d'expiration entraîne la suppression définitive de tous les messages à la fin de la période de conservation.
Google Chat supprime automatiquement et définitivement les conversations générées par le système qui sont vides et inactives (comme les conversations de réunion). Les conversations de réunion peuvent être générées par le système jusqu'à sept jours avant le début d'une réunion planifiée.
Les conversations générées par le système ne sont supprimées que si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- L'espace ne contient aucun message généré par les utilisateurs, qu'il soit visible ou supprimé de façon réversible. Les messages générés par le système (par exemple, les messages indiquant qu'un utilisateur a rejoint ou quitté la conversation) sont exclus.
- Aucune ressource ni tâche ne sont épinglées.
- Vous ne pouvez pas envoyer d'e-mail à l'espace. En savoir plus
- Aucune activité utilisateur (par exemple, envoi de messages, importations de fichiers, modifications des participants) n'a eu lieu dans la conversation au cours des huit derniers jours consécutifs.
Remarque : La période était de 30 jours en novembre et début décembre 2025, mais elle a depuis été réduite à huit jours. Vous constaterez peut-être un pic d'activité pendant cette période, mais elle devrait diminuer considérablement à l'avenir.
Cette suppression des conversations générées par l'utilisateur ou le système inclut le nom de la conversation et la liste des membres. Ce processus n'entre pas en conflit avec les règles de conservation des messages ni les obligations de conservation de Google Vault, car il ne s'applique qu'aux conversations dont il est confirmé qu'elles ne contiennent aucun message.
Les administrateurs peuvent trouver les enregistrements de suppression des journaux d'audit Chat dans la console d'administration Google.
Google Chat supprime automatiquement et définitivement les conversations vides et inactives (messages privés de groupe et espaces). Cela ne se produit que si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- L'espace ne contient aucun message généré par les utilisateurs, qu'il soit visible ou supprimé de façon réversible. Les messages générés par le système (par exemple, les messages indiquant qu'un utilisateur a rejoint ou quitté la conversation) sont exclus.
- Aucune ressource ni tâche n'est épinglée.
- Vous ne pouvez pas envoyer d'e-mail à l'espace. Pour en savoir plus, consultez Envoyer un e-mail à un espace dans Google Chat.
- Aucune activité utilisateur n'a eu lieu dans la conversation au cours des 30 derniers jours consécutifs. Par exemple, aucun message n'a été envoyé, aucun fichier n'a été importé et aucun participant n'a été modifié.
- L'espace n'est pas en cours de migration.
La suppression inclut le nom de la conversation et la liste des membres. L'espace est supprimé de façon réversible pendant 60 jours. Pendant cette période, les utilisateurs ne peuvent pas y accéder, mais Google Vault permet aux administrateurs disposant d'une licence de récupérer des informations. Au bout de 60 jours, l'espace est définitivement supprimé. Ce processus n'entre pas en conflit avec les règles de conservation des messages ni les obligations de conservation de Google Vault, car il ne s'applique qu'aux conversations dont il est confirmé qu'elles ne contiennent aucun message.
Si vous utilisez le mode migration pour migrer les messages vers Chat, tous les espaces doivent être migrés sous 90 jours.
Les espaces en mode migration ont une durée de lancement de 90 jours, pendant laquelle une application de migration doit importer tous les contenus dans l'espace et quitter l'espace en mode migration. Si un espace ne quitte pas le mode migration au bout de 90 jours, il sera automatiquement supprimé de l'espace de stockage. Une fois qu'un espace quitte le mode migration, les règles de conservation standards de Vault s'appliquent.
Définir une règle de conservation personnalisée pour Chat
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Chat comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Choisissez une entité comme suit :
- Pour conserver les MP et les conversations de groupe envoyés ou reçus par des comptes au sein d'une unité organisationnelle, sélectionnez Unité organisationnelle. Cliquez sur le champ de l'unité organisationnelle, puis, dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée. Cette règle ne s'applique pas aux messages des espaces ni aux conversations de groupe créés dans Chat après le début du mois de décembre 2020.
- Pour conserver les messages de tous les espaces de votre organisation, sélectionnez Tous les espaces Chat. Cette règle ne s'applique pas aux messages privés ni à certains messages de groupe.
Examinez les différences entre les types de règles.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
Avertissement : Vault autorise Chat à supprimer définitivement et sans délai les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir la règle de conservation par défaut pour Chat
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Chat
.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
Avertissement : Vault autorise Chat à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.