Conservar mensajes en Google Chat con Vault

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes directos (MDs), los mensajes de grupo, los de los espacios de Google Chat. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Información importante sobre la conservación de mensajes de Chat

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué mensajes de Chat se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede hacer que Chat purgue mensajes de forma inmediata e irreversible. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

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Qué datos se conservan

Pueden conservarse:

  • Mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, enviados con el historial activado en Chat
  • Mensajes directos enviados por usuarios externos a tus usuarios
  • Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes de grupo y los espacios de tu organización

No pueden conservarse:

  • Mensajes enviados con el historial desactivado
  • Archivos enlazados
  • Mensajes de espacios de Chat externos
  • Mensajes de vista previa

Más información sobre servicios y tipos de datos admitidos

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los MDs, mensajes de grupo y mensajes de espacios de Chat de tu organización.

Una regla de conservación personalizada se puede aplicar a diferentes grupos de mensajes:

Regla de conservación que afecta a unidades organizativas Regla de conservación con el ajuste "Todos los espacios de Chat"
  • Mensajes directos en Chat
  • Conversaciones de grupo creadas en Chat antes de principios de diciembre del 2020
  • Espacios organizados en conversaciones (espacios que tienen mensajes en conversaciones)
  • Espacios no organizados en conversaciones (espacios que tienen todos los mensajes en una sola conversación, como si fueran MDs)
  • Conversaciones de grupo creadas en Chat a partir de principios de diciembre del 2020

Si hay varias reglas de conservación personalizadas que se aplican a un mismo mensaje, prevalece la regla que tenga el periodo de conservación más largo.

Para conservar todos los mensajes con reglas de conservación personalizadas, incluidos los MDs, los mensajes de grupo y los de los espacios, debes crear al menos dos reglas. Debes crear una regla para todos los espacios de Chat que afecte a los mensajes de las salas y a determinadas conversaciones de grupo, y otra para tu unidad organizativa principal que se aplique a los mensajes directos y de grupo.

Más información sobre las diferencias entre los mensajes de grupo y los espacios

Nota: A diferencia de las reglas de conservación de Gmail y Grupos, no puedes utilizar términos para aplicar reglas de conservación de Chat a mensajes asociados a cuentas específicas o a mensajes que contengan palabras clave determinadas.

Los periodos de conservación dependen de quién participa en los mensajes; los mensajes de espacios externos no se conservan

Mensajes directos

Los mensajes directos son propiedad de ambos participantes del chat. Cuando los participantes pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, es posible que un participante pueda acceder a un mensaje directo, pero el otro no.

Por ejemplo, el participante 1 se encuentra en una unidad organizativa sujeta a una regla de conservación que purga los mensajes directos después de 7 días y chatea con el participante 2, que está en una unidad organizativa sujeta a una regla que conserva indefinidamente los mensajes directos. Siete días después de que el participante 1 intercambie un mensaje directo con el participante 2, el participante 1 perderá el acceso al mensaje directo. Sin embargo, como los mensajes directos del participante 2 se conservan de forma indefinida, no se purgan y el participante 2 sigue teniendo acceso a ellos.

Mensajes directos con usuarios externos

Cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los mensajes directos se conservan según las reglas de conservación de cada organización.

Por ejemplo, la empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y la empresa B los conserva durante dos años. Vault gestionará los mensajes directos entre los usuarios de la empresa A y la empresa B de la siguiente manera:

  • La empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y, a continuación, elimina todos los mensajes que aún no se hayan eliminado. Esos mensajes ya no están disponibles para los usuarios de la empresa A. Chat tiene un periodo de conservación de 30 días; es decir, conserva los mensajes eliminados durante 30 días. Durante ese periodo, los mensajes siguen estando disponibles en Vault. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, esos mensajes directos ya no estarán disponibles en Vault para la empresa A.
  • La empresa B conserva los mensajes directos y puede buscarlos y exportarlos durante dos años. Transcurrido este periodo, los mensajes que no se hayan eliminado se eliminan y se conservan durante el periodo de conservación de 30 días de Chat. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, los mensajes directos dejarán de estar disponibles en Vault para la empresa B y se purgarán de los sistemas de Google.

Espacios de Chat

Cuando defines una regla de conservación predeterminada o creas una regla de conservación personalizada para Chat, Vault solo puede conservar los mensajes de los espacios que tengan el historial activado. Las reglas de conservación de Chat definidas para unidades organizativas no se aplican a los mensajes de los espacios.

Usuarios externos de los espacios de Chat

Cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, las conversaciones se conservan según las reglas de la organización a la que pertenezca la persona que ha creado el espacio. Vault no puede conservar, retener, buscar ni exportar los mensajes que usuarios de tu organización hayan enviado o recibido en espacios que pertenecen a otra organización.

Cuando un periodo de conservación vence, Vault purga todos los mensajes de Chat a los que se les aplica la regla correspondiente

Las reglas de conservación de Chat no tienen la opción de purgar solo los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Si una regla de conservación tiene una fecha de caducidad, todos los mensajes se purgarán en esa fecha.

Configurar reglas de conservación personalizadas para Chat

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. Selecciona Chat como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
  4. Elige una de las siguientes opciones:
    • Si quieres conservar los mensajes directos y las conversaciones de grupo que se han enviado o recibido en cuentas de una unidad organizativa, selecciona Unidad organizativa. Haz clic en el campo de la unidad organizativa y, en el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en la unidad organizativa. La regla no se aplica a los mensajes de los espacios ni de las conversaciones de grupo creados en Chat a partir de principios de diciembre del 2020.
    • Si quieres conservar los mensajes de todos los espacios de tu organización, selecciona Todos los espacios de Chat. La regla no se aplica a los mensajes directos ni a algunos mensajes de grupo.

    Revisa las diferencias entre los tipos de reglas.

  5. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
      Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  6. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.

Definir la regla de conservación predeterminada para Chat

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
  3. Haz clic en Chat "".
  4. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar todos los mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
      Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que creas una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  5. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.
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