Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes directos (MDs), los mensajes de grupo, los de los espacios de Google Chat. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.
Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.
Información importante sobre la conservación de mensajes de Chat
Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué mensajes de Chat se pueden conservar en Vault.
Pueden conservarse:
- Mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, enviados con el historial activado en Chat
- Mensajes directos enviados por usuarios externos a tus usuarios
- Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes de grupo y los espacios de tu organización
No pueden conservarse:
- Mensajes enviados con el historial desactivado
- Archivos enlazados
- Mensajes de espacios de Chat externos
- Mensajes de vista previa
La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los MDs, mensajes de grupo y mensajes de espacios de Chat de tu organización.
Una regla de conservación personalizada se puede aplicar a diferentes grupos de mensajes:
| Regla de conservación que afecta a unidades organizativas | Regla de conservación con el ajuste "Todos los espacios de Chat" |
|---|---|
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Si hay varias reglas de conservación personalizadas que se aplican a un mismo mensaje, prevalece la regla que tenga el periodo de conservación más largo.
Para conservar todos los mensajes con reglas de conservación personalizadas, incluidos los MDs, los mensajes de grupo y los de los espacios, debes crear al menos dos reglas. Debes crear una regla para todos los espacios de Chat que afecte a los mensajes de las salas y a determinadas conversaciones de grupo, y otra para tu unidad organizativa principal que se aplique a los mensajes directos y de grupo.
Más información sobre las diferencias entre los mensajes de grupo y los espacios
Nota: A diferencia de las reglas de conservación de Gmail y Grupos, no puedes utilizar términos para aplicar reglas de conservación de Chat a mensajes asociados a cuentas específicas o a mensajes que contengan palabras clave determinadas.
Mensajes directos
Los mensajes directos individuales son propiedad de la organización del participante del chat que crea la conversación. Suele ser la persona que envía el primer mensaje, pero no necesariamente.
Cuando los participantes de un chat pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, se aplica la política con el periodo de conservación más largo.Por ejemplo, el participante 1 se encuentra en una unidad organizativa sujeta a una regla de conservación que purga los mensajes directos después de 7 días y chatea con el participante 2, que está en una unidad organizativa sujeta a una regla que conserva indefinidamente los mensajes directos. Ambos participantes tendrán acceso a los mensajes directos de forma indefinida, y una búsqueda en Vault de cualquiera de los participantes devolverá mensajes de ambos usuarios de forma indefinida.
Mensajes directos con usuarios externos
Independientemente de la propiedad, cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los mensajes directos se conservan según las reglas de conservación de cada organización.
Por ejemplo, la empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y la empresa B los conserva durante dos años. Vault conservará los mensajes directos de los administradores de la empresa A durante una semana y los de los administradores de la empresa B durante dos años. Chat tiene un periodo de conservación de 30 días, es decir, conserva los mensajes eliminados por una política de conservación o de eliminación automática durante 30 días. Durante ese periodo, los mensajes siguen estando disponibles en Vault. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, los mensajes directos dejarán de estar disponibles en Vault para ambas empresas.
Nota: La política de conservación de la organización propietaria se aplica a las conversaciones de la interfaz de usuario del producto, mientras que la política de cada organización se aplica a los mensajes de Vault. Puede haber casos en los que los usuarios tengan una visibilidad de los mensajes mayor que la de su administrador, como cuando el usuario de la organización propietaria tiene una política de conservación más larga que la del administrador invitado. En estos casos, ampliaremos la visibilidad de Vault para que coincida al menos con la visibilidad de los usuarios.
Espacios de Chat
Cuando defines una regla de conservación predeterminada o creas una regla de conservación personalizada para Chat, Vault solo puede conservar los mensajes de los espacios que tengan el historial activado. Las reglas de conservación de Chat definidas para unidades organizativas no se aplican a los mensajes de los espacios.
Usuarios externos de los espacios de Chat
Cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, las conversaciones se conservan según las reglas de la organización a la que pertenezca la persona que ha creado el espacio. Vault no puede conservar, retener, buscar ni exportar los mensajes que usuarios de tu organización hayan enviado o recibido en espacios que pertenecen a otra organización.
Las reglas de conservación de Chat no tienen la opción de purgar solo los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Si una regla de conservación tiene una fecha de caducidad, todos los mensajes se purgarán en esa fecha.
Si usas el modo de migración para migrar mensajes a Chat, todos los espacios deben migrar en un plazo de 30 días. Si la migración tarda más de 30 días, se eliminará de
Los espacios en modo de migración tienen un tiempo de vida estricto de 30 días durante los cuales una aplicación de migración debe importar todo el contenido al espacio y sacar el espacio del modo de migración. Si un espacio no ha salido del modo de migración al cabo de 30 días, se eliminará automáticamente del almacenamiento. Cuando un espacio salga del modo de migración, se aplicarán las reglas de conservación estándar de Vault.
Configurar reglas de conservación personalizadas para Chat
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación
Reglas personalizadas
- Selecciona Chat como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
- Elige una de las siguientes opciones:
- Si quieres conservar los mensajes directos y las conversaciones de grupo que se han enviado o recibido en cuentas de una unidad organizativa, selecciona Unidad organizativa. Haz clic en el campo de la unidad organizativa y, en el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en la unidad organizativa. La regla no se aplica a los mensajes de los espacios ni de las conversaciones de grupo creados en Chat a partir de principios de diciembre del 2020.
- Si quieres conservar los mensajes de todos los espacios de tu organización, selecciona Todos los espacios de Chat. La regla no se aplica a los mensajes directos ni a algunos mensajes de grupo.
Revisa las diferencias entre los tipos de reglas.
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
- Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Reglas personalizadasDefinir la regla de conservación predeterminada para Chat
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
- Haz clic en Chat
.
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar todos los mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que creas una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
- Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.