الاحتفاظ بالرسائل في Google Chat وHangouts الكلاسيكي باستخدام أداة Vault

كجزء من منهج إدارة معلومات G Suite في مؤسستك، يمكنك التحكُّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة (DM) والرسائل في الغرف على Google Chat وHangouts الكلاسيكي. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لإعداد فترة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت. 

يمكنك ضبط قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُعيَّنة لفترة زمنية مُحدَّد. يمكنك ضبط قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات عندما تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع بيانات خدمة في كل الحسابات المُرخَصة بمؤسستك لفترة زمنية مُحدَّدة. تجدر الإشارة إلى أن القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات تلغي القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، حتى وإن كانت الفترة الزمنية للقواعد التلقائية أطول.

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحكبالاطِّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: قد تسمح قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المضبوطة على نحو غير صحيح لتطبيق Chat وHangouts الكلاسيكي بإزالة الرسائل فورًا ونهائيًا. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.

معلومات مهمة حول الاحتفاظ بالبيانات في Chat

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة
  • تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على وحدة تنظيمية سوى الرسائل المباشرة فقط، ولا تغطي الغرف.
  • القاعدة المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات المُطبَقة على جميع الغرف لا تغطي سوى الغرف فقط. ولا تغطي الرسائل المباشرة.
تعتمد فترات الاحتفاظ بالبيانات على المشارِكين ولا يتم الاحتفاظ ببيانات الرسائل في الغرف الخارجية

الرسائل المباشرة

يمتلك الطرفين المشاركَين في محادثة محتوى الرسالة المباشرة. وفي حال كان المشاركين من المؤسسة نفسها ولكنهم مشمولين بقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، تحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل استنادًا إلى القاعدة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

المستخدمون الخارجيون: عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات لكل مؤسسة.

مثلاً، تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد وتحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة عامين. تعالج أداة Vault الرسائل المباشرة بين المستخدمين في الشركة (أ) والشركة (ب) على النحو التالي:

  • تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد، ثم تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل. لن تعود هذه الرسائل متاحة لمستخدمي الشركة (أ). يتضمن تطبيق Chat فترة احتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا للاحتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا بعد حذفها. وخلال هذه الفترة، ستظل الرسائل متوفرة على Vault. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لن تعود الرسالة المباشرة متوفِّرة في Vault للشركة (أ).
  • تحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة ويمكنها البحث فيها وتصديرها لمدة عامين. وبعد عامين، تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل ويتم الاحتفاظ ببياناتها لفترة الاحتفاظ بالبيانات التي تبلغ 30 يومًا على Chat. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ ببيانات على Chat، لن تكون الرسائل المباشرة متاحة على Vault للشركة (ب)، وتتم إزالتها نهائيًا من أنظمة Google.

الغرف

يمتلك جميع المشارِكين محتوى المحادثة في غرفة. وفي حال كان المشاركين من المؤسسة نفسها ولكنهم مشمولين بقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، تحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل استنادًا إلى القاعدة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

المستخدمون الخارجيون: عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ ببيانات المحادثات وفقًا لقواعد مؤسسة منشئ الغرفة. إذا شارك المستخدمون في مؤسستك في غرف مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متاحة على Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تزيل Vault جميع رسائل Chat المشمولة نهائيًا

لا تتضمّن قواعد الاحتفاظ بالبيانات على Chat خيار إزالة الرسائل التي حذفها المستخدمون فقط نهائيًا. تزيل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تمحو الرسائل جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات.

إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Chat وHangouts الكلاسيكي

يمكنك إنشاء قواعد مخصّصة تنطبق على الوحدات التنظيمية الفردية أو جميع الغرف:

  1. سجِّل الدخول إلى Vault(ediscovery.google.com).
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختَر مكان تطبيق القاعدة: Google Chat.
  5. اختر كيانًا:
    • انقر على وحدة تنظيمية واختر وحدة من القائمة المنسدلة. لا تنطبق هذه القاعدة إلا على الرسائل المباشرة (DMs) التي تتضمن عضوًا من الوحدة التنظيمية (وليس الغرف).
    • انقر على جميع الغرف لإنشاء قاعدة تنطبق على جميع الغرف في النطاق (وليس على الرسائل المباشرة).
  6. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختَر إلى ما لا نهاية للاحتفاظ بشكل دائم ببيانات الرسائل المشمولة بهذه القاعدة.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخِل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
    تحذير: تبدأ أداة Vault على الفور بإزالة البيانات نهائيًا التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على حفظ. قبل إنشاء قاعدة احتفاظ ببيانات تمحو جميع الرسائل نهائيًا، تطلب منك Vault التأكيد على استيعابك لآثار قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضَع علامة في المربّعات وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لتطبيق Chat وHangouts الكلاسيكي

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل في مؤسستك غير المشمولة من خلال قاعدة مخصّصة أو عملية تجميد بيانات.

  1. سجِّل الدخول إلى Vault (ediscovery.google.com).
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. ضمن قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات، انقر على Chat.
  4. ضَع علامة في المربّع بجانب ضبط قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Chat.
  5. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختَر إلى ما لا نهاية للاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل بشكل دائم.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخِل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي من المتوقع أن يقوم المستخدمون بالاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. 
  6. انقر على حفظ. قبل إنشاء قاعدة احتفاظ ببيانات تمحو جميع الرسائل نهائيًا، تطلب منك Vault التأكيد على استيعابك لآثار قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضَع علامة في مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
 
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟