تعيين قواعد الاحتفاظ في Hangouts Chat

يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ للتحكم في طول فترة الاحتفاظ ببيانات Hangouts Chat لأغراض جمع الأدلة الإلكترونية.

قبل تحديد قواعد الاحتفاظ، ننصح بشدة بالقراءة عن طريقة عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تمت تهيئتها بشكل غير صحيح إلى مسح البيانات من حسابات المستخدمين في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

معلومات مهمة عن Hangouts Chat والاحتفاظ بالبيانات

تطبيق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات على الرسائل المباشرة فقط عندما يكون السجل مفعَّلاً

تُطبَّق عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات دائمًا على الغرف. ومع ذلك، تُطبَّق على الرسائل المباشرة فقط عند تفعيل السجل. يمكن لمشرف G Suite التحكم في تفعيل السجل أو إيقافه، أو يمكنهم السماح للمستخدمين بإجراء ذلك.

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة
  • تنطبق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية على جميع الرسائل المباشرة والغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على وحدة تنظيمية سوى الرسائل المباشرة فقط، ولا تغطي الغرف.
  • لا تغطي قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة المطبقة على جميع الغرف سوى الغرف فقط، ولا تغطي الرسائل المباشرة.
امتلاك جميع المشاركين الرسائل المباشرة والمحادثات في الغرف
يعتبر محتوى الرسالة المباشرة ملكية خاصة للطرفين المشاركيْن في محادثة.  في حين تعتبر محتويات المحادثات التي تتم في غرف المحادثة ملكية خاصة لجميع المشاركين فيها. وفي حال سريان سياسات احتفاظ بالبيانات مختلفة على المشاركين، تحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل وفقًا للقاعدة ذات أطول مدة احتفاظ.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، ستمحو أداة Vault جميع محادثات Hangouts Chat نهائيًا

ستمحو قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تزيل الرسائل جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات. ولا يتوفر أي خيار لتحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي لا تمحو إلا الرسائل التي حذفها المستخدمون نهائيًا.

إنشاء قاعدة احتفاظ مخصصة في Hangouts Chat

يمكنك إنشاء قواعد مخصصة تنطبق على الوحدات التنظيمية الفردية أو جميع الغرف:

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختر مكان تطبيق القاعدة: Hangouts Chat.
  5. اختر كيانًا:
    • انقر على وحدة تنظيمية واختر وحدة من القائمة المنسدلة. لا تنطبق هذه القاعدة إلا على الرسائل المباشرة (DMs) التي تتضمن عضوًا من الوحدة التنظيمية (وليس الغرف).
    • انقر على جميع الغرف لإنشاء قاعدة تنطبق على جميع الغرف في النطاق (وليس على الرسائل المباشرة).
  6. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بشكل دائم بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو نهائيًا جميع الرسائل. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

تعيين قاعدة الاحتفاظ التلقائية في Hangouts Chat

تنطبق قاعدة الاحتفاظ التلقائية على جميع الرسائل في مؤسستك غير المشمولة من خلال قاعدة مخصصة أو عملية احتفاظ بالبيانات.

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. ضمن قواعد الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، انقر على Hangouts Chat.
  4. حدّد المربع تعيين قاعدة احتفاظ تلقائية في Hangouts Chat.
  5. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بشكل دائم بجميع الرسائل. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  6. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو نهائيًا جميع الرسائل. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟