เก็บรักษาข้อความใน Google Chat ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้วิธีการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณจะควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อความส่วนตัว (DM) ข้อความกลุ่ม รวมทั้งข้อความในพื้นที่ทำงานภายใน Google Chat ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อความจาก Chat

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบข้อความ Chat ที่รองรับในห้องนิรภัย

คำเตือน: กฎการเก็บรักษาที่กำหนดค่าไม่ถูกต้องอาจทำให้ Chat ลบข้อความออกถาวรโดยทันทีและจะย้อนกลับไม่ได้ โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อคุณสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำให้ทดสอบกฎใหม่กับบัญชีจำนวนไม่มากก่อนที่จะใช้กับทั้งองค์กร

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้

ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่

• ข้อความและไฟล์แนบที่ส่งโดยที่เปิดประวัติไว้ใน Chat
• DM ที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้
• ข้อความที่ผู้ใช้ภายนอกส่งในข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงานขององค์กร

ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่

• ข้อความที่ส่งโดยที่ปิดประวัติไว้
• ไฟล์ที่ลิงก์
• ข้อความในพื้นที่ใน Chat ภายนอก
• ข้อความที่ดูตัวอย่างแล้ว

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ

ขอบเขตการเก็บรักษาขึ้นอยู่กับประเภทของกฎ

กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับ DM, ข้อความกลุ่ม และพื้นที่ใน Chat ทั้งหมดในองค์กร

คุณสามารถใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดกับชุดของข้อความต่างๆ ดังต่อไปนี้

กฎการเก็บรักษาตามหน่วยขององค์กร	กฎการเก็บรักษา "พื้นที่ทั้งหมดใน Chat"
DM ใน Chat การสนทนากลุ่มใน Chat ที่สร้างขึ้นก่อนช่วงต้นเดือนธันวาคม 2020	พื้นที่ทำงานแบบแยกชุดข้อความ (พื้นที่ทำงานที่มีข้อความในการสนทนา) พื้นที่ทำงานแบบไม่แยกชุดข้อความ (พื้นที่ทำงานที่มีข้อความในชุดข้อความเดียว เช่น DM) การสนทนากลุ่มใน Chat ที่สร้างขึ้นหลังช่วงต้นเดือนธันวาคม 2020

หากมีกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองมากกว่า 1 ข้อที่มีผลกับข้อความ ระบบจะเก็บรักษาข้อความนั้นตามกฎที่กำหนดเองข้อซึ่งหมดอายุเป็นลำดับสุดท้าย

หากต้องการเก็บรักษาข้อความทั้งหมด (DM, ข้อความกลุ่ม และข้อความในพื้นที่ทำงาน) ซึ่งมีกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง คุณต้องสร้างกฎอย่างน้อย 2 ข้อ โดยสร้างกฎ 1 ข้อสำหรับพื้นที่ใน Chat ทั้งหมดเพื่อให้ครอบคลุมทั้งข้อความในพื้นที่ทำงานและการสนทนากลุ่ม จากนั้นก็สร้างกฎไว้อีกข้อสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดของคุณเพื่อให้ครอบคลุมทั้ง DM และข้อความกลุ่ม

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างข้อความกลุ่มและพื้นที่ทำงาน

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้คำต่างๆ เพื่อกำหนดเป้าหมายกฎการเก็บรักษาของ Chat ไปยังข้อความที่เชื่อมโยงกับบัญชีหนึ่งๆ หรือมีคีย์เวิร์ดที่เจาะจงได้ ซึ่งต่างจากกฎการเก็บรักษาของ Gmail และ Groups

ระยะเวลาเก็บรักษาจะขึ้นอยู่กับผู้ที่เข้าร่วมแชท โดยระบบจะไม่เก็บรักษาข้อความในพื้นที่ทำงานภายนอก

ข้อความส่วนตัว

ผู้เข้าร่วมแชทแต่ละคนเป็นเจ้าของ DM ในแชท เมื่อผู้เข้าร่วมอยู่ในองค์กรเดียวกัน แต่อยู่ในขอบเขตกฎการเก็บรักษาที่ต่างกัน ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งอาจเข้าถึง DM ได้ แต่คนอื่นอาจทำไม่ได้

เช่น ผู้เข้าร่วมคนที่ 1 อยู่ในหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาซึ่งจะลบ DM ออกอย่างถาวรหลังจากผ่านไปแล้ว 7 วัน และแชทกับผู้เข้าร่วมคนที่ 2 ซึ่งอยู่ในหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาแบบไม่มีกำหนดสำหรับ DM ผู้เข้าร่วม 1 จะสูญเสียสิทธิ์เข้าถึง DM เมื่อผ่านไป 7 วันหลังจากที่ผู้เข้าร่วม 1 ส่งหรือรับ DM กับผู้เข้าร่วม 2 แต่เนื่องจากระบบจะเก็บรักษา DM ของผู้เข้าร่วมคนที่ 2 ไว้แบบไม่มีกำหนด ระบบจึงจะไม่ลบ DM ออกถาวร และผู้เข้าร่วมคนที่ 2 จะยังคงเข้าถึง DM ได้

DM กับผู้ใช้ภายนอก

เมื่อผู้เข้าร่วมอยู่ในองค์กรอื่น ระบบจะเก็บรักษา DM ไว้ตามกฎการเก็บรักษาขององค์กรแต่ละแห่ง

เช่น บริษัท A เก็บรักษา DM ไว้เป็นเวลา 1 สัปดาห์ และบริษัท B เก็บรักษา DM ไว้เป็นเวลา 2 ปี ห้องนิรภัยจะจัดการ DM ระหว่างผู้ใช้ในบริษัท A และบริษัท B ดังนี้

• บริษัท A จะเก็บรักษา DM ไว้ 1 สัปดาห์ จากนั้นข้อความที่ยังไม่ได้ลบก็จะถูกลบออก ระบบจะไม่แสดงข้อความดังกล่าวให้ผู้ใช้บริษัท A เห็นอีกต่อไป Chat มีระยะเวลาเก็บรักษา 30 วัน ซึ่งจะเก็บข้อความไว้เป็นเวลา 30 วันหลังจากที่ลบข้อความ ในระหว่างช่วงเวลาดังกล่าว ข้อความจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัย หลังจากพ้นระยะเวลาการเก็บรักษาของ Chat แล้ว DM จะไม่อยู่ในห้องนิรภัยสําหรับบริษัท A อีกต่อไป
• บริษัท B เก็บรักษา DM ไว้ ซึ่งจะค้นหาและส่งออก DM เหล่านั้นได้เป็นเวลา 2 ปี หลังจากนั้น ระบบจะลบข้อความใดๆ ที่ยังไม่ได้ลบและจะเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาเก็บรักษา 30 วันของ Chat หลังจากพ้นระยะเวลาการเก็บรักษาของ Chat แล้ว DM จะไม่อยู่ในห้องนิรภัยสําหรับบริษัท B อีกต่อไป และระบบ Google ก็จะลบข้อความออกอย่างถาวร

พื้นที่ใน Chat

เมื่อคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Chat แล้ว ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อความเฉพาะภายในพื้นที่ทำงานที่เปิดการบันทึกประวัติไว้เท่านั้น กฎการเก็บรักษาของ Chat ที่ตั้งไว้สำหรับหน่วยขององค์กรจะไม่มีผลกับข้อความในพื้นที่ทำงาน

ผู้ใช้ภายนอกในพื้นที่ใน Chat

หากผู้เข้าร่วมมาจากองค์กรอื่น ระบบจะเก็บรักษาการสนทนาไว้ตามกฎขององค์กรของผู้สร้างพื้นที่ทำงาน หากผู้ใช้ในองค์กรของคุณร่วมพูดคุยในพื้นที่ทำงานขององค์กรอื่น คุณจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว ค้นหา หรือส่งออกข้อความดังกล่าวในห้องนิรภัยไม่ได้

เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาตามที่กำหนดแล้ว ห้องนิรภัยจะลบข้อความ Chat ทั้งหมดที่เก็บรักษาไว้อย่างถาวร

กฎการเก็บรักษาของ Chat จะไม่มีตัวเลือกในการลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบออก กฎการเก็บรักษาที่มีวันสิ้นสุดจะลบข้อความทั้งหมดออกอย่างถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Chat

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษากฎที่กำหนดเองสร้าง
3. เลือกบริการ Chat แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกเอนทิตี
   • หากต้องการเก็บ DM และการสนทนาเป็นกลุ่มที่ส่งหรือรับโดยบัญชีต่างๆ ในหน่วยขององค์กร ให้เลือกหน่วยขององค์กร คลิกช่องหน่วยขององค์กร จากนั้นคลิกหน่วยขององค์กรในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น กฎดังกล่าวจะไม่มีผลกับข้อความในพื้นที่ทำงานหรือการสนทนากลุ่มใน Chat ที่สร้างขึ้นในช่วงต้นเดือนธันวาคม 2020
   • หากต้องการเก็บรักษาข้อความในพื้นที่ทำงานทั้งหมดขององค์กร ให้เลือกพื้นที่ใน Chat ทั้งหมด กฎดังกล่าวจะไม่มีผลกับข้อความส่วนตัวหรือข้อความกลุ่มบางรายการ

   ตรวจสอบความแตกต่างของกฎประเภทต่างๆ

5. เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Chat ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎใหม่ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
6. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยันแล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Chat

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิก Chat
4. เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความทั้งหมดหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Chat ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎนี้ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
5. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ