Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes directos (MDs), los mensajes de grupo, las conversaciones de reuniones y los mensajes de los espacios de Google Chat. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.
Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.
Información importante sobre la conservación de mensajes de Chat
Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué mensajes de Chat se pueden conservar en Vault.
Pueden conservarse:
- Mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, enviados con el historial activado en Chat
- Mensajes directos enviados por usuarios externos a tus usuarios
- Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes de grupo y los espacios de tu organización
- Conversaciones de reuniones guardadas como espacios de Chat
No pueden conservarse:
- Mensajes enviados con el historial desactivado
- Archivos enlazados
- Mensajes de espacios de Chat externos
- Mensajes de vista previa
Con el lanzamiento de Chat en Meet, Google Chat creará una serie de conversaciones de reunión hasta 7 días antes de una reunión. Estas reuniones se mostrarán en la herramienta de gestión de espacios de tu espacio de administración, así como en los registros de auditoría y los informes. Ten en cuenta que las conversaciones de reuniones que no se utilicen se eliminarán automáticamente en un plazo de 8 días a partir de la fecha de creación.
Nota: En los próximos meses habrá más novedades.
Vault
Cuando el chat continuo de la reunión está activado, las conversaciones de las reuniones se guardan como espacios en Chat. Estas conversaciones también están sujetas a las políticas de conservación de datos y a las reglas de prevención de la pérdida de datos (DLP) de Google Chat de tu organización. Las reglas de DLP para usuarios anónimos no se aplican a las conversaciones de las reuniones.
Ajuste de anfitrión a nivel de reunión
Si un anfitrión de la reunión desactiva el chat continuo de la reunión, los mensajes de la reunión volverán a la experiencia antigua. Los mensajes no se guardan en Google Chat y no están sujetos a las políticas de conservación de datos de tu organización. Para obtener más información, consulta cómo usar Chat con Google Meet.
- Ajustes de administrador: actualmente, no puedes desactivar las conversaciones de las reuniones en todo tu dominio. Ten en cuenta que esta función está en desarrollo.
- Consola de administración: la actividad de los usuarios externos, ocasionales y anónimos en las conversaciones de las reuniones se incluye en los informes de eventos de registro.
Las conversaciones de las reuniones empezarán a mostrarse en la sección de espacios de la gestión y los informes de espacios de administrador. Las conversaciones de las reuniones se generan automáticamente, por lo que están disponibles en los registros de auditoría, independientemente de si se usan o no. Puedes encontrar estos registros en la consola de administración de Google, en InformesAuditoría e investigación
Eventos de registro de Chat.
Como parte del lanzamiento continuo de las reuniones, puede que observes un aumento en el uso del espacio notificado.
Como las conversaciones de reuniones ahora son espacios de Chat creados por el sistema, verás cambios en cuatro áreas específicas de la consola de administración. Este comportamiento es el esperado.
Informes sobre aplicaciones
Los datos de los informes de aplicaciones se encuentran en InformesInformes de aplicaciones
Google Chat.
Puede que observe un aumento en la métrica Espacios creados en el gráfico de informes de Chat. Este aumento se debe a que el sistema genera automáticamente espacios 7 días antes de las reuniones programadas. Esto no significa necesariamente que haya aumentado la actividad manual de los usuarios.
Herramienta de gestión de espacios
Se puede acceder a las conversaciones de las reuniones en la herramienta de gestión de espacios, en AplicacionesGoogle Workspace
Ajustes de Google Chat
Gestionar espacios.
Estos espacios se gestionan como cualquier otro espacio de Chat, aunque se eliminarán automáticamente si no se usan. Para obtener más información, consulta la sección Eliminación automática de conversaciones de Chat de reuniones que aparece más abajo.
Nota: Estamos estudiando la posibilidad de separar las conversaciones creadas por el sistema en una futura actualización para reducir el desorden en esta vista.
Auditoría e investigación
La creación de estos espacios genera eventos de Sala creada en los registros de auditoría de Chat.
La creación de estos espacios genera eventos de Sala creada en los registros de auditoría de Chat. Puedes encontrarlos en InformesAuditoría e investigación
Eventos de registro de Chat.
Nota: Aunque estos espacios se generen automáticamente, en el campo Actor del registro de auditoría aparecerá el organizador de la reunión. Indica el usuario en cuyo nombre se ha preparado el espacio.
Vault y Takeout
Si inicias una exportación de todo el dominio con los chats de reuniones continuos activos, es posible que aumente el volumen del espacio debido a la adición de espacios generados por el sistema.
La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes directos, mensajes de grupo, conversaciones de reuniones y espacios de Chat de tu organización.
Una regla de retención personalizada puede aplicarse a diferentes grupos de mensajes:
| Regla de retención basada en unidades organizativas | Regla de retención con el ajuste "Todos los espacios de Chat" (incluidas las conversaciones de reuniones) |
|---|---|
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Si hay varias reglas de conservación personalizadas que se aplican a un mismo mensaje, prevalece la regla que tenga el periodo de conservación más largo.
Para conservar todos los mensajes con reglas de conservación personalizadas, incluidos los MDs, los mensajes de grupo y los de los espacios, debes crear al menos dos reglas. Debes crear una regla para todos los espacios de Chat que afecte a los mensajes de las salas y a determinadas conversaciones de grupo, y otra para tu unidad organizativa principal que se aplique a los mensajes directos y de grupo.
Más información sobre las diferencias entre los mensajes de grupo y los espacios
Nota: A diferencia de las reglas de conservación de Gmail y Grupos, no puedes utilizar términos para aplicar reglas de conservación de Chat a mensajes asociados a cuentas específicas o a mensajes que contengan palabras clave determinadas.
Mensajes directos
Los mensajes directos individuales son propiedad de la organización del participante del chat que crea la conversación. Suele ser la persona que envía el primer mensaje, pero no necesariamente.
Cuando los participantes de un chat pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, se aplica la política con el periodo de conservación más largo.Por ejemplo, el participante 1 se encuentra en una unidad organizativa sujeta a una regla de conservación que purga los mensajes directos después de 7 días y chatea con el participante 2, que está en una unidad organizativa sujeta a una regla que conserva indefinidamente los mensajes directos. Ambos participantes tendrán acceso a los mensajes directos de forma indefinida, y una búsqueda en Vault de cualquiera de los participantes devolverá mensajes de ambos usuarios de forma indefinida.
Mensajes directos con usuarios externos
Independientemente de la propiedad, cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los mensajes directos se conservan según las reglas de conservación de cada organización.
Por ejemplo, la empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y la empresa B los conserva durante dos años. Vault conservará los mensajes directos de los administradores de la empresa A durante una semana y los de los administradores de la empresa B durante dos años. Chat tiene un periodo de conservación de 30 días, es decir, conserva los mensajes eliminados por una política de conservación o de eliminación automática durante 30 días. Durante ese periodo, los mensajes siguen estando disponibles en Vault. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, los mensajes directos dejarán de estar disponibles en Vault para ambas empresas.
Nota: La política de retención de la organización propietaria se aplica a las conversaciones de la interfaz de usuario del producto, mientras que la política de cada organización se aplica a los mensajes de Vault. Puede haber casos en los que los usuarios tengan una visibilidad de los mensajes mayor que la de su administrador, como cuando el usuario de la organización propietaria tiene una política de retención más larga que la del administrador invitado. En estos casos, ampliaremos la visibilidad de Vault para que coincida al menos con la visibilidad de los usuarios.
Espacios de Chat
Cuando defines una regla de retención predeterminada o creas una regla de retención personalizada para Chat, Vault solo puede conservar los mensajes de los espacios (incluidas las conversaciones de reuniones) que tengan el historial activado. Las reglas de conservación de Chat definidas para unidades organizativas no se aplican a los mensajes de los espacios.
Usuarios externos de los espacios de Chat
Cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, las conversaciones se conservan según las reglas de la organización a la que pertenezca la persona que ha creado el espacio. Vault no puede conservar, retener, buscar ni exportar los mensajes que usuarios de tu organización hayan enviado o recibido en espacios que pertenecen a otra organización.
Las reglas de conservación de Chat no tienen la opción de purgar solo los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Si una regla de conservación tiene una fecha de caducidad, todos los mensajes se purgarán en esa fecha.
Google Chat elimina de forma automática y permanente las conversaciones vacías e inactivas generadas por el sistema (como las conversaciones de reuniones). Las conversaciones de las reuniones pueden generarse automáticamente hasta 7 días antes de que se programe el inicio de una reunión.
Las conversaciones generadas por el sistema se eliminan solo si se cumplen todas estas condiciones:
- El espacio no contiene mensajes generados por usuarios, ya sean visibles o eliminados de forma lógica. Los mensajes generados por el sistema (por ejemplo, cuando los usuarios se unen o abandonan) no se incluyen.
- No hay recursos ni tareas fijados.
- No se pueden enviar correos al espacio. Más información
- No se ha registrado ninguna actividad de usuario (por ejemplo, envío de mensajes, subida de archivos o cambios en los participantes) en la conversación durante los últimos 8 días consecutivos.
Nota: Esto solo ocurrió después de 30 días en noviembre y a principios de diciembre del 2025, pero desde entonces se ha reducido a 8 días. Puede que observes un aumento de la actividad durante este periodo, pero debería reducirse significativamente en el futuro.
Esta eliminación de conversaciones generadas por el usuario o por el sistema incluye el nombre de la conversación y la lista de miembros. Este proceso no entra en conflicto con las políticas de conservación de mensajes ni con los bloqueos por motivos legales de Google Vault, ya que solo se aplica a las conversaciones que se ha confirmado que no tienen mensajes.
Los administradores pueden encontrar los registros de eliminación de los registros de auditoría de Chat en la consola de administración de Google.
Google Chat elimina de forma automática y permanente las conversaciones vacías e inactivas (mensajes directos de grupo y espacios). Esto solo ocurre si se cumplen todas estas condiciones:
- El espacio no contiene mensajes generados por usuarios, ya sean visibles o eliminados de forma lógica. Los mensajes generados por el sistema (por ejemplo, cuando los usuarios se unen o abandonan) no se incluyen.
- No hay recursos ni tareas fijados.
- No puedes enviar correos al espacio. Consulta más información en el artículo Enviar un correo a un espacio de Google Chat.
- No se ha registrado ninguna actividad de usuario en la conversación durante los últimos 30 días consecutivos. Por ejemplo, no se han enviado mensajes, subido archivos ni cambiado los participantes.
- El espacio no está en proceso de migración.
La eliminación incluye el nombre de la conversación y la lista de miembros. El espacio se pone en un estado de eliminación no definitiva durante 60 días. Durante este periodo, aunque los usuarios no pueden acceder a ella, Google Vault permite que los administradores con licencia obtengan información. Al cabo de 60 días, el espacio se elimina definitivamente. Este proceso no entra en conflicto con las políticas de conservación de mensajes ni con los bloqueos por motivos legales de Google Vault, ya que solo se aplica a las conversaciones que se ha confirmado que no tienen mensajes.
Si usas el modo de migración para migrar mensajes a Chat, todos los espacios deben migrar en un plazo de 90 días.
Los espacios en modo de migración tienen un tiempo de vida estricto de 90 días durante los cuales una aplicación de migración debe importar todo el contenido al espacio y sacar el espacio del modo de migración. Si un espacio no ha salido del modo de migración al cabo de 90 días, se eliminará automáticamente del almacenamiento. Cuando un espacio salga del modo de migración, se aplicarán las reglas de conservación estándar de Vault.
Configurar reglas de conservación personalizadas para Chat
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación
Reglas personalizadas
- Selecciona Chat como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
- Elige una de las siguientes opciones:
- Si quieres conservar los mensajes directos y las conversaciones de grupo que se han enviado o recibido en cuentas de una unidad organizativa, selecciona Unidad organizativa. Haz clic en el campo de la unidad organizativa y, en el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en la unidad organizativa. La regla no se aplica a los mensajes de los espacios ni de las conversaciones de grupo creados en Chat a partir de principios de diciembre del 2020.
- Si quieres conservar los mensajes de todos los espacios de tu organización, selecciona Todos los espacios de Chat. La regla no se aplica a los mensajes directos ni a algunos mensajes de grupo.
Revisa las diferencias entre los tipos de reglas.
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
- Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Reglas personalizadasDefinir la regla de conservación predeterminada para Chat
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
- Haz clic en Chat
.
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar todos los mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que creas una regla, Chat purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
- Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.