Lagra meddelanden i Google Chat med Arkiv

Som en del av organisationens strategi för informationsstyrning kan du styra hur länge direktmeddelanden (DM), gruppmeddelanden och meddelanden i rum i Google Chat lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt.

Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid.

Viktig information om lagring i Chat

Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom vilka Chat-meddelanden som stöds i Arkiv.

VARNING! En felaktigt konfigurerad lagringsregel kan tillåta att Chat rensar meddelanden direkt. Var försiktig när du skapar eller ändrar lagringsregler. Vi rekommenderar att du testar nya regler på ett fåtal konton innan du tillämpar reglerna på hela organisationen.

Utöka alla  |  Komprimera alla

Vilken data lagras?

Omfattas:

• Meddelanden och bilagor som skickas med historiken på i Chat
• DM som skickas av externa användare till dina användare
• Meddelanden som skickas av externa användare i organisationens gruppmeddelanden och rum

Följande omfattas inte:

• Meddelanden som skickas med historiken av
• Länkade filer
• Meddelanden i externa chattrum
• Förhandsgranskade meddelanden

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds

Lagringens omfattning beror på typen av regel

Standardlagringsregeln gäller för alla DM, gruppmeddelanden och chattytor i organisationen.

En anpassad lagringsregel kan tillämpas på olika meddelandeuppsättningar:

Lagringsregel baserad på organisationsenhet	Lagringsregel för alla Chat-ytor
DM i Chat Gruppkonversationer i Chat som skapats före början av december 2020	Rum med separata diskussioner (rum där meddelandena är indelade i konversationer) Rum utan separata diskussioner (rum där meddelandena finns i en enda tråd, som direktmeddelanden) Gruppkonversationer i Chat som skapats efter början av december 2020

Om fler än en anpassad lagringsregel gäller för ett meddelande lagras meddelandet enligt den anpassade regel som löper ut sist.

Om du vill behålla alla meddelanden (DM, gruppmeddelanden och meddelanden i rum) med anpassade lagringsregler måste du skapa minst två regler. Du skapar en regel för alla Chat-rum som ska täcka meddelanden i rum och vissa gruppkonversationer och skapar en annan regel för organisationsenheten i topp som täcker DM och gruppmeddelanden.

Läs mer om skillnaderna mellan gruppmeddelanden och rum.

Obs! Till skillnad från lagringsregler för Gmail och Grupper kan du inte använda villkor för att rikta lagringsregler i Chat mot meddelanden som är kopplade till specifika konton eller innehåller specifika sökord.

Lagringstiden beror på vilka som deltar, meddelanden i externa rum lagras inte

Direktmeddelanden

Ett direktmeddelande ägs av varje deltagare i en chatt individuellt. När deltagarna finns i samma organisation men omfattas av olika lagringsregler kan en deltagare ha åtkomst till ett direktmeddelande medan den andra deltagaren inte har det.

Till exempel finns deltagare 1 i en organisationsenhet som omfattas av en lagringsregel som rensar direktmeddelanden efter sju dagar och chattar med deltagare 2 som finns i en organisationsenhet som omfattas av en lagringsregel på obestämd tid för direktmeddelanden. Sju dagar efter att deltagare 1 skickar eller tar emot ett direktmeddelande med deltagare 2, förlorar deltagare 1 åtkomsten till direktmeddelandet. Men eftersom deltagare 2:s direktmeddelanden lagras på obestämd tid rensas direktmeddelandena inte bort och deltagare 2 har fortfarande åtkomst till dem.

Direktmeddelanden med externa användare

När deltagarna tillhör olika organisationer lagras direktmeddelanden enligt varje organisations lagringsregler.

Företaget A lagrar DM i en vecka och Företag B lagrar DM i två år. I Arkiv hanteras DM mellan användare i Företag A och Företag B enligt följande:

• Företag A lagrar DM i en vecka och därefter raderas alla meddelanden som inte redan har tagits bort. Dessa meddelanden är inte längre tillgängliga för användare i Företag A. Chatten har en lagringsperiod på 30 dagar som lagrar meddelanden i 30 dagar efter att de tagits bort. Under denna period är meddelandena fortfarande tillgängliga i Arkiv. När lagringsperioden för Chat är slut är DM inte längre tillgängliga i Arkiv för företag A.
• Företag B behåller DM och kan söka efter och exportera dem i två år. Efter två år raderas alla meddelanden som inte redan har tagits bort och lagras i 30-dagarsperioden för Chat. När lagringsperioden för Chat är slut är DM inte längre tillgängliga i Arkiv för Företag B och raderas permanent från Googles system.

Chattytor

När du ställer in en standardlagringsregel eller skapar en anpassad lagringsregel för Chat kan Arkiv enbart lagra meddelanden i rum där historiken är aktiverad. Lagringsregler i Chat som anges för organisationsenheter gäller inte för meddelanden i rum.

Externa användare i chattytor

När deltagare tillhör olika organisationer behålls konversationen enligt organisationsreglerna för den som skapat rummet. Om användare i din organisation deltar i rum som ägs av en annan organisation är dessa meddelanden inte tillgängliga för Arkiv för lagring, spärrar, sökning eller export.

När en lagringsperiod löper ut raderar Arkiv alla chattmeddelanden permanent som omfattas

Lagringsregler i Chat ger inte möjlighet att endast radera meddelanden permanent som har tagits bort av användare. En lagringsregel med ett utgångsdatum raderar alla meddelanden permanent när lagringsperioden löper ut.

Skapa en anpassad lagringsregel för Chat

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på LagringAnpassade reglerSkapa.
3. Välj Chat som tjänst och klicka sedan på Fortsätt.
4. Välj en enhet:
   • Om du vill behålla DM och gruppkonversationer som har skickats eller tagits emot av konton i en organisationsenhet väljer du Organisationsenhet. Klicka på fältet Organisationsenhet och klicka på organisationsenheten i dialogrutan som öppnas. Regeln gäller inte för meddelanden i rum eller gruppkonversationer i Chat som har skapats efter början av december 2020.
   • Om du vill behålla meddelanden i alla rum i organisationen väljer du Alla chattytor. Regeln gäller inte direktmeddelanden eller vissa gruppmeddelanden.

   Gå igenom skillnaderna mellan regeltyper.

5. Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
   • Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Om du vill ignorera meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
     Varning! I Arkiv kan Chat omedelbart radera data permanent som överskrider lagringsperioden när du skickar en ny regel. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
6. Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn.

Ange standardlagringsregeln för Chat

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
3. Klicka på Chat .
4. Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
   • Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Om du vill ignorera alla meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
     Varning! Arkiv gör det möjligt för Chat att omedelbart radera data som överskrider lagringsperioden när du skickar in regeln. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
5. Klicka på Spara. Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.