الاحتفاظ بالرسائل في Google Chat باستخدام Vault

كجزء من منهج إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكُّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة (DM) والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات على Google Chat. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة حول الاحتفاظ بالبيانات في Chat

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالاطّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل Chat المتوفرة في Vault.

تحذير: يمكن أن تسمح قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح لخدمة Chat بإزالة الرسائل نهائيًا في الحال وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.

توسيع الكل  |  تصغير الكل

البيانات التي يتم الاحتفاظ بها

البيانات المشمولة:

• الرسائل ومرفقاتها المُرسَلة مع تفعيل السجلّ في Chat
• الرسائل المباشرة التي أرسلها المستخدمون الخارجيون إلى المستخدمين
• الرسائل التي أرسلها المستخدمون الخارجيون ضمن الرسائل الجماعية والمساحات في مؤسستك

البيانات غير المشمولة:

• الرسائل المُرسَلة في حال إيقاف السجلّ
• الملفات المرتبطة
• الرسائل في مساحات Chat الخارجية
• الرسائل التي تمت معاينتها

للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.

تعتمد تغطية الاحتفاظ بالبيانات على نوع القاعدة

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية ومساحات Chat في مؤسستك.

يمكن أن تنطبق قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مجموعات مختلفة من الرسائل:

قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى الوحدة التنظيمية	قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في "جميع مساحات Chat"
الرسائل المباشرة في Chat المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها قبل أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020	المساحات التي تتضمن سلاسل محادثات (المساحات التي تتضمن رسائل في المحادثات) المساحات التي لا تتضمن سلاسل محادثات (المساحات التي تحتوي على رسائل في سلسلة محادثات واحدة، مثل الرسائل المباشرة) المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020

إذا انطبقت أكثر من قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، يتم الاحتفاظ بالرسالة وفقًا للقاعدة المخصصة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

للاحتفاظ بكل الرسائل (الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات) باستخدام القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات، عليك إنشاء قاعدتين على الأقل. يمكنك إنشاء قاعدة واحدة لجميع مساحات Chat لتغطية الرسائل في المساحات وبعض المحادثات الجماعية، وإنشاء قاعدة أخرى للوحدة التنظيمية العليا لتغطية الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية.

تعرَّف على المزيد من المعلومات عن أوجه الاختلاف بين الرسائل الجماعية والمساحات.

ملاحظة: على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail و"مجموعات Google"، لا يمكنك استخدام العبارات لاستهداف قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat للرسائل المرتبطة بحسابات محددة أو تحتوي على كلمات رئيسية محدّدة.

تعتمد فترات الاحتفاظ بالبيانات على المشارِكين ولا يتم الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المساحات الخارجية

الرسائل المباشرة

يمتلك كل مشارك في المحادثة الرسالة المباشرة بشكل فردي. وفي حال كان المشاركون من المؤسسة نفسها ولكنهم مشمولين بقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، قد يتمكن أحد المشاركين من الوصول إلى رسالة مباشرة بينما لا يستطيع الآخر ذلك.

على سبيل المثال، ينتمي المشارك 1 إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات تُفيد بإزالة الرسائل المباشرة نهائيًا بعد 7 أيام، ويُجري هذا المستخدم محادثة مع المشارك 2 الذي ينتمي إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات غير محدَّدة المدة للرسائل المباشرة. بعد سبعة أيام من إرسال المشارك 1 رسالة مباشرة أو استلامها من المشارك 2، يفقد المشارك 1 إمكانية الوصول إلى الرسالة المباشرة. وبما أنه يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة للمشارك 2 لفترة غير محدَّدة، لا تتم إزالة الرسائل المباشرة ويظل بإمكان المشارك 2 الوصول إليها.

الرسائل المباشرة مع مستخدمين خارجيين

عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات لكل مؤسسة.

مثلاً، تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد وتحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة عامين. تعالج أداة Vault الرسائل المباشرة بين المستخدمين في الشركة (أ) والشركة (ب) على النحو التالي:

• تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد، ثم تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل. لن تعود هذه الرسائل متاحة لمستخدمي الشركة (أ). يتضمن تطبيق Chat فترة تخزين لمدة 30 يومًا للاحتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا بعد حذفها. وخلال هذه الفترة، ستظل الرسائل متوفرة على Vault. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لن تتوفر الرسالة المباشرة في Vault للشركة (أ).
• تحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة ويمكنها البحث فيها وتصديرها لمدة عامين. وبعد عامين، تُحذَف أي رسائل لم يتم حذفها من قبل ويتم الاحتفاظ ببياناتها لفترة الاحتفاظ بالبيانات التي تبلغ 30 يومًا على Chat. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ ببيانات على Chat، لن تكون الرسائل المباشرة متاحة على Vault للشركة (ب)، وتتم إزالتها نهائيًا من أنظمة Google.

مساحات Chat

عند إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات في Chat، يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالرسائل في المساحات فقط التي تم تفعيل السجلّ فيها. ولا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat التي تم ضبطها للوحدات التنظيمية على رسائل المساحات.

المستخدمون الخارجيون في مساحات Chat

عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ ببيانات المحادثات وفقًا لقواعد مؤسسة منشئ المساحة. إذا شارك المستخدمون في مؤسستك في مساحات مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متاحة على Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تزيل Vault جميع رسائل Chat المشمولة نهائيًا

لا تتضمّن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat خيار إزالة الرسائل التي حذفها المستخدمون فقط نهائيًا. تزيل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي انتهت فترة صلاحيتها جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات.

إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لخدمة Chat

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبياناتالقواعد المخصّصةإنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Chat، ثم انقر على متابعة.
4. اختر كيانًا:
   • للاحتفاظ بالرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية التي تم إرسالها أو استلامها بواسطة الحسابات في وحدة تنظيمية، اختَر الوحدة التنظيمية. انقر على حقل الوحدة التنظيمية، ثم انقر على الوحدة التنظيمية في مربع الحوار الذي يفتح. لا تنطبق القاعدة على الرسائل في مساحات العمل أو المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020.
   • للاحتفاظ بالرسائل في جميع مساحات العمل في مؤسستك، اختَر جميع مساحات Chat. لا تنطبق القاعدة على الرسائل المباشرة أو بعض الرسائل الجماعية.

   راجع الاختلافات بين أنواع القواعد.

5. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات وأدخل عدد الأيام من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.
     تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بالإزالة النهائية على الفور للبيانات التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
6. انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

ضبط القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Chat

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
3. انقر على رمز Chat .
4. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل جميع الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.
     تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بإزالة البيانات التي تتخطى فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك للقاعدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
5. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.