كجزء من منهج إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكُّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة (DM) والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات على Google Chat. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
معلومات مهمة حول الاحتفاظ بالبيانات في Chat
قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالاطّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل Chat المتوفرة في Vault.
تحذير: يمكن أن تسمح قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح لخدمة Chat بإزالة الرسائل نهائيًا في الحال وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.
إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لخدمة Chat
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
القواعد المخصّصة
- بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Chat، ثم انقر على متابعة.
- اختر كيانًا:
- للاحتفاظ بالرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية التي تم إرسالها أو استلامها بواسطة الحسابات في وحدة تنظيمية، اختَر الوحدة التنظيمية. انقر على حقل الوحدة التنظيمية، ثم انقر على الوحدة التنظيمية في مربع الحوار الذي يفتح. لا تنطبق القاعدة على الرسائل في مساحات العمل أو المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020.
- للاحتفاظ بالرسائل في جميع مساحات العمل في مؤسستك، اختَر جميع مساحات Chat. لا تنطبق القاعدة على الرسائل المباشرة أو بعض الرسائل الجماعية.
راجع الاختلافات بين أنواع القواعد.
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات وأدخل عدد الأيام من 1 إلى 36,500 يوم.
تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بالإزالة النهائية على الفور للبيانات التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
- انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.
القواعد المخصّصةضبط القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Chat
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
- انقر على رمز Chat
.
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل جميع الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى 36,500 يوم.
تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بإزالة البيانات التي تتخطى فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك للقاعدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
- انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.