Sebagai bagian dari pendekatan tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan langsung (DM), pesan grup, percakapan rapat, dan pesan dalam ruang di Google Chat dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Informasi penting tentang retensi Chat
Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi dan meninjau Pesan Chat yang didukung di Vault.
Dicakup:
- Pesan dan lampirannya yang dikirim dengan setelan histori aktif, di Chat
- DM yang dikirim oleh pengguna eksternal kepada pengguna Anda
- Pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal dalam ruang dan pesan grup organisasi Anda
- Percakapan rapat disimpan sebagai ruang Chat
Tidak dicakup:
- Pesan yang dikirim saat setelan histori nonaktif
- File yang ditautkan
- Pesan di ruang Chat eksternal
- Pesan yang dipratinjau
Untuk mengetahui detailnya, lihat Jenis data dan layanan yang didukung.
Dengan peluncuran Chat di Meet, Google Chat akan membuat serangkaian Percakapan rapat hingga 7 hari sebelum rapat. Rapat ini akan muncul di alat pengelolaan ruang admin dan log audit serta pelaporan Anda. Perlu diperhatikan bahwa percakapan rapat yang tidak digunakan akan dihapus otomatis dalam waktu 8 hari sejak tanggal pembuatan.
Catatan: Info selengkapnya akan tersedia dalam beberapa bulan ke depan.
Vault
Jika chat rapat berkelanjutan diaktifkan, percakapan rapat akan disimpan sebagai ruang di Chat. Percakapan ini juga tunduk pada kebijakan retensi data dan aturan pencegahan kebocoran data (DLP) Google Chat organisasi Anda. Aturan DLP untuk pengguna anonim tidak berlaku untuk percakapan rapat.
Setelan host tingkat rapat
Jika host rapat menonaktifkan chat rapat berkelanjutan, pesan dalam rapat akan kembali ke pengalaman lama. Pesan tidak disimpan di Google Chat dan tidak tunduk pada kebijakan retensi data organisasi Anda. Untuk mengetahui detail selengkapnya, buka cara menggunakan Chat dengan Google Meet.
- Setelan admin—Saat ini, Anda tidak dapat menonaktifkan Percakapan rapat untuk seluruh domain Anda. Perlu diketahui bahwa fitur ini sedang dalam pengembangan.
- Konsol Admin—Aktivitas pengguna eksternal, pengguna yang bergabung tanpa diundang, dan pengguna anonim dalam percakapan rapat disertakan dalam pelaporan peristiwa log.
Percakapan rapat akan mulai ditampilkan di bagian ruang dalam pelaporan dan pengelolaan ruang Admin. Percakapan rapat dibuat oleh sistem, sehingga semua percakapan Rapat tersedia melalui log audit, baik digunakan maupun tidak. Anda dapat menemukan log ini di konsol Google Admin di bagian PelaporanAudit dan investigasi
Peristiwa log Chat.
Sebagai bagian dari peluncuran rapat berkelanjutan, Anda mungkin melihat peningkatan penggunaan ruang yang dilaporkan.
Percakapan rapat saat ini adalah ruang Chat yang dibuat oleh sistem, jadi Anda akan melihat perubahan di empat area tertentu di konsol Admin. Aktivitas ini adalah perilaku yang diharapkan.
Laporan Aplikasi
Data laporan aplikasi dapat ditemukan di bagian LaporanLaporan Aplikasi
Google Chat.
Anda mungkin melihat peningkatan metrik Ruang yang dibuat dalam grafik laporan Chat. Peningkatan ini mencerminkan sistem yang otomatis membuat ruang 7 hari sebelum rapat terjadwal dimulai. Hal ini tidak selalu menunjukkan peningkatan aktivitas pengguna manual.
Alat Pengelolaan Ruang
Percakapan rapat dapat diakses di Alat Pengelolaan Ruang di bagian AplikasiGoogle Workspace
Setelan untuk Google Chat
Kelola Ruang.
Ruang ini dikelola sebagaimana ruang Chat lainnya, meskipun akan otomatis dihapus jika tidak digunakan. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Penghapusan Percakapan Chat rapat otomatis di bawah.
Catatan: Pada update mendatang, kami berencana memisahkan percakapan yang dibuat sistem agar tampilannya lebih teratur.
Audit dan Investigasi
Pembuatan ruang ini menghasilkan peristiwa Ruang dibuat di log audit Chat.
Pembuatan ruang ini menghasilkan peristiwa Ruang dibuat di log audit Chat. Laporan ini dapat ditemukan di bagian PelaporanAudit dan investigasi
Peristiwa log Chat.
Catatan: Meskipun ruang ini dibuat oleh sistem, kolom Pelaku dalam log audit akan mencantumkan penyelenggara rapat. Hal ini menunjukkan pengguna yang diatasnamakan untuk penyiapan ruang ini.
Vault dan Takeout
Jika Anda memulai pengeksporan seluruh domain dengan chat rapat berkelanjutan yang aktif, peningkatan volume ruang mungkin akan terjadi karena penambahan ruang yang dibuat sistem.
Aturan retensi default berlaku untuk semua DM, pesan grup, percakapan rapat, dan ruang Chat di organisasi Anda.
Aturan retensi khusus dapat berlaku untuk kumpulan pesan yang berbeda:
| Aturan retensi berbasis unit organisasi | Aturan retensi "Semua ruang Chat" (termasuk percakapan rapat) |
|---|---|
|
|
Jika lebih dari satu aturan retensi khusus berlaku untuk pesan, pesan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan khusus yang masa berlakunya selesai terakhir.
Untuk mempertahankan semua pesan (DM, pesan grup, dan pesan di ruang) dengan aturan retensi khusus, Anda harus membuat setidaknya dua aturan. Anda dapat membuat satu aturan untuk semua ruang Chat yang mencakup pesan di ruang dan percakapan grup tertentu, dan membuat aturan lain untuk unit organisasi teratas yang mencakup DM dan pesan grup.
Pelajari perbedaan antara pesan grup dan ruang lebih lanjut.
Catatan: Tidak seperti aturan retensi Gmail dan Grup, Anda tidak dapat menggunakan istilah untuk menargetkan aturan retensi Chat ke pesan yang terkait dengan akun tertentu atau yang berisi kata kunci tertentu.
Pesan langsung
Pesan Langsung (DM) personal dimiliki oleh organisasi peserta chat yang membuat percakapan. Biasanya, tetapi tidak selalu, merupakan orang yang mengirim pesan pertama.
Jika peserta dalam chat berada di organisasi yang sama, tetapi tercakup dalam aturan retensi yang berbeda, aturan retensi yang lebih lama akan berlaku. Misalnya, peserta 1 berada dalam unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi yang menghapus permanen DM setelah 7 hari, dan dia melakukan chat dengan peserta 2 yang berada di unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi tidak terbatas untuk DM. Kedua peserta akan memiliki akses ke pesan langsung tanpa batas waktu, dan penelusuran Vault untuk salah satu peserta akan menampilkan pesan untuk kedua pengguna tanpa batas waktu.
DM dengan pengguna eksternal
Terlepas dari kepemilikan, jika peserta berasal dari organisasi yang berbeda, DM akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi setiap organisasi.
Misalnya, Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, sedangkan Perusahaan B mempertahankan DM selama 2 tahun. Vault akan mempertahankan DM untuk admin Perusahaan A selama 1 minggu dan admin Perusahaan B selama 2 tahun. Chat memiliki periode retensi data 30 hari yang mempertahankan pesan selama 30 hari setelah dihapus oleh kebijakan retensi atau penghapusan otomatis. Selama periode tersebut, pesan tetap tersedia di Vault. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk kedua perusahaan.
Catatan: Kebijakan retensi untuk organisasi pemilik diterapkan ke percakapan di UI produk, sedangkan kebijakan untuk setiap organisasi diterapkan ke pesan di Vault. Mungkin ada kasus saat pengguna memiliki visibilitas yang lebih lama ke pesan daripada admin mereka, seperti saat pengguna organisasi pemilik memiliki kebijakan retensi yang lebih lama daripada admin tamu. Dalam kasus ini, kami akan memperluas visibilitas Vault agar setidaknya cocok dengan visibilitas pengguna.
Ruang Chat
Saat Anda menetapkan aturan retensi default atau membuat aturan retensi khusus untuk Chat, Vault hanya dapat mempertahankan pesan di ruang (termasuk percakapan rapat) yang historinya diaktifkan. Aturan retensi chat yang ditetapkan untuk unit organisasi tidak berlaku untuk pesan di ruang.
Pengguna eksternal di ruang Chat
Jika peserta termasuk dalam organisasi yang berbeda, percakapan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan organisasi pembuat ruang. Jika pengguna di organisasi Anda berpartisipasi dalam ruang milik organisasi lain, Vault tidak akan dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan tersebut.
Aturan retensi Chat tidak menyediakan opsi untuk hanya menghapus permanen pesan yang dihapus oleh pengguna. Aturan retensi yang memiliki masa berlaku akan menghapus permanen semua pesan saat periode retensi data berakhir.
Google Chat akan otomatis menghapus percakapan yang kosong dan tidak aktif yang dibuat sistem (seperti percakapan rapat) secara permanen. Percakapan rapat dapat dibuat oleh sistem hingga 7 hari sebelum rapat dijadwalkan untuk dimulai.
Percakapan yang dibuat sistem dihapus hanya jika semua kondisi berikut terpenuhi:
- Ruang tidak berisi pesan yang dibuat pengguna, baik yang terlihat maupun yang dihapus untuk sementara. Pesan yang dibuat sistem (misalnya, pengguna bergabung atau keluar) tidak disertakan.
- Tidak ada tugas atau referensi yang disematkan.
- Ruang tidak dapat dikirimi email. Pelajari lebih lanjut.
- Tidak ada aktivitas pengguna (misalnya, pengiriman pesan, upload file, perubahan peserta) yang terjadi dalam percakapan selama 8 hari terakhir berturut-turut.
Catatan: Penghapusan ini awalnya hanya dilakukan setelah 30 hari pada November dan awal Desember 2025, tetapi kemudian dikurangi menjadi 8 hari. Anda mungkin melihat lonjakan aktivitas selama durasi ini, tetapi lonjakan tersebut akan berkurang secara signifikan pada masa mendatang.
Penghapusan percakapan yang dibuat pengguna atau dibuat sistem mencakup nama percakapan dan daftar keanggotaan. Proses ini tidak bertentangan dengan pembekuan litigasi atau kebijakan retensi pesan Google Vault, karena proses hanya berlaku untuk percakapan yang dikonfirmasi tidak memiliki pesan.
Administrator dapat menemukan catatan penghapusan untuk log audit Chat di konsol Google Admin.
Google Chat akan otomatis menghapus percakapan yang kosong dan tidak aktif (Pesan langsung grup dan ruang) secara permanen. Hal ini terjadi hanya jika semua kondisi berikut terpenuhi:
- Ruang tidak berisi pesan yang dibuat pengguna, baik yang terlihat maupun yang dihapus untuk sementara. Pesan yang dibuat sistem (misalnya, pengguna bergabung atau keluar) tidak disertakan.
- Tidak ada tugas atau resource yang disematkan.
- Anda tidak dapat mengirim email ke ruang. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengirim email ke ruang di Google Chat.
- Tidak ada aktivitas pengguna dalam percakapan selama 30 hari terakhir berturut-turut. Misalnya, tidak ada pengiriman pesan, upload file, atau perubahan peserta.
- Ruang tidak dalam proses migrasi.
Penghapusan ini mencakup nama percakapan dan daftar keanggotaan. Ruang akan berada dalam status dihapus untuk sementara selama 60 hari. Selama jangka waktu ini, meskipun pengguna tidak dapat mengaksesnya, Google Vault memungkinkan administrator berlisensi mengambil informasi. Di akhir 60 hari, ruang akan dihapus secara permanen. Proses ini tidak bertentangan dengan pembekuan litigasi atau kebijakan retensi pesan Google Vault, karena proses hanya berlaku untuk percakapan yang dikonfirmasi tidak memiliki pesan.
Jika Anda menggunakan mode migrasi untuk memigrasikan pesan ke Chat, semua ruang harus dimigrasikan dalam waktu 90 hari.
Ruang dalam mode migrasi memiliki waktu peluncuran 90 hari yang ketat. Selama periode ini, aplikasi migrasi harus mengimpor semua konten ke ruang dan mengeluarkan ruang tersebut dari mode migrasi. Jika ruang belum keluar dari mode migrasi pada hari ke-90, ruang tersebut akan otomatis dihapus permanen dari penyimpanan. Setelah ruang keluar dari mode migrasi, aturan retensi Vault standar akan berlaku.
Menetapkan aturan retensi khusus untuk Chat
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Aturan Khusus
- Untuk layanan, pilih Chat, lalu klik Lanjutkan.
- Pilih salah satu entitas:
- Untuk mempertahankan DM dan percakapan grup yang dikirim atau diterima oleh akun di unit organisasi, pilih Unit organisasi. Klik kolom unit organisasi, lalu klik unit organisasi pada dialog yang terbuka. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan di ruang atau percakapan grup di Chat yang dibuat setelah awal Desember 2020.
- Untuk mempertahankan pesan di semua ruang di organisasi Anda, pilih Semua ruang Chat. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan langsung atau beberapa pesan grup.
Lihat perbedaan antara jenis aturan.
- Pilih durasi pesan dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Vault memungkinkan Chat langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.
Aturan KhususMenetapkan aturan retensi default untuk Chat
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Klik Chat
.
- Pilih durasi pesan dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Vault memungkinkan Chat langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan tersebut. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.