使用保险柜保留 Google Chat 中的消息

您可以控制 Google Chat 中私信 (DM)、群组消息和聊天室消息的保留时长，作为贵组织的信息治理措施之一。为此，可以使用保留规则来设置要将邮件保留多久，以及什么时候该删除邮件（如果需要删除的话）。

如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可帐号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。

关于 Chat 保留功能的重要信息

在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理，并查看保险柜支持的 Chat 消息。

警告：如果保留规则配置不当，Chat 可能会立即将帖子完全清除，而且清除的帖子将无法恢复。因此，在创建或更改保留规则时，请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分帐号测试新规则，确认无误后再将这些规则应用到整个组织。

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系统会保留哪些数据

覆盖的数据：

• 在启用聊天记录的情况下，通过 Chat 发送的消息及附件
• 外部用户发送给您用户的私信
• 您组织的群组消息和聊天室中外部用户发送的消息

未覆盖的数据：

• 在关闭聊天记录情况下发送的消息
• 链接的文件
• 外部 Chat 聊天室中的消息
• 预览的消息

有关详情，请参阅支持的服务和数据类型。

保留范围取决于规则类型

默认保留规则适用于您单位中的所有直接消息、群组消息和 Chat 聊天室。

自定义保留规则可应用于不同的消息组：

基于组织部门的保留规则	“所有 Chat 聊天室”保留规则
Chat 中的私信 2020 年 12 月初之前创建的 Chat 群组对话	话题式聊天室（聊天室中的消息来自多个对话） 没有话题分组的聊天室（聊天室中的消息来自单个会话，如私信） 2020 年 12 月初之后创建的 Chat 群组对话

如果有多个自定义保留规则适用于同一条消息，则系统会根据最晚到期的自定义规则来保留消息。

要使用自定义保留规则保留所有消息（直接消息、群组消息和聊天室消息），您必须创建至少两个规则。您可以为所有 Chat 聊天室创建一个规则，以涵盖聊天室消息和部分群组对话消息；再为顶级单位部门创建一个规则，以涵盖直接消息和群组消息。

不妨详细了解群组消息和聊天室之间的区别。

注意：与 Gmail 和网上论坛的保留规则不同，您不能使用字词让 Chat 保留规则涵盖与特定帐号关联或包含特定关键字的消息。

保留期限取决于聊天参与者；外部聊天室中的消息不会予以保留

直接消息

直接消息归每个聊天参与者分别拥有。如果两位聊天参与者同属一个单位，但分别适用不同的保留规则，则其中一位参与者或许能够访问直接消息，而另一位则不能。

例如，参与者 1 所属单位部门适用的一条保留规则要求在 7 天后完全清除直接消息。该参与者与参与者 2 进行了聊天，而参与者 2 所属单位部门适用的一条保留规则要求无限期保留直接消息。如果参与者 1 向参与者 2 发送直接消息或收到来自参与者 2 的直接消息，7 天后参与者 1 便无法再访问该直接消息。但是，由于参与者 2 的直接消息会无限期保留，因此系统不会完全清除直接消息，参与者 2 仍可访问这些消息。

与外部用户的直接消息

如果聊天参与者分别属于不同的单位，保险柜会根据各单位的保留规则来保留直接消息。

例如，公司 A 的保留规则是将直接消息保留 1 周，而公司 B 的相应规则是将直接消息保留 2 年。对于公司 A 的用户与公司 B 的用户之间的直接消息，保险柜会按以下方式处理：

• 对于公司 A，系统会将上述直接消息保留 1 周，到期后将删除其中的所有未被删除的消息。公司 A 的用户将无法再访问这些消息。Chat 设有 30 天保留期限，会将删除的消息保留 30 天。在此期间，仍然可以通过保险柜访问这些消息。Chat 保留期限结束后，保险柜将不再为公司 A 保留上述直接消息。
• 对于公司 B，系统会将上述直接消息保留 2 年。在此期间，这些消息可供搜索和导出。2 年后，系统将删除这些消息中的所有未被删除的消息，并按照 Chat 的 30 天保留期限进行保留。Chat 保留期限结束后，保险柜将不再为公司 B 保留上述直接消息，而且这些消息将从 Google 系统中完全清除。

Chat 聊天室

当您为 Chat 设置默认保留规则或创建自定义保留规则后，保险柜只会保留已开启聊天记录功能的聊天室中的消息。不过，为单位部门设置的 Chat 保留规则不适用于聊天室消息。

Chat 聊天室中的单位外部用户

如果聊天参与者分别属于不同的单位，保险柜会根据聊天室创建者所在单位的规则保留对话。如果贵单位的用户加入了其他单位拥有的聊天室，则将无法通过保险柜对相关消息执行保留、保全、搜索和导出操作。

保留期限到期后，保险柜会完全清除所有在涵盖范围内的 Chat 消息

Chat 保留规则不提供仅完全清除用户已删除消息的选项。对于设有过期时间的保留规则，当保留期限到期后，系统会完全清除在涵盖范围内的所有消息。

为 Chat 设置自定义保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留 自定义规则 创建。
3. 在“服务”部分，选择 Chat，然后点击继续。
4. 选择一个实体：
   • 如需保留某个组织部门中的帐号收发的私信和群组对话，请选择组织部门。点击“组织部门”字段，然后在打开的对话框中点击相应组织部门。这种情况下创建的规则不会应用于 2020 年 12 月初之后在 Chat 中创建的聊天室消息或群组对话消息。
   • 如需保留组织中所有 Chat 聊天室内的消息，请选择所有 Chat 聊天室。这种情况下创建的规则不会应用于私信或某些群组消息。

   不妨了解不同规则类型之间的区别。

5. 选择消息的保留期限：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的消息，请选择无限期。
   • 如需在设定的保留期限过后舍弃消息，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。
     警告：您提交新规则后，保险柜会允许 Chat 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再执行下一步操作。
6. 点击创建。如果您设置了保留期限，请勾选确认框并点击接受。

为 Chat 设置默认保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留。系统会打开默认规则列表。
3. 点击“Chat”图标 。
4. 选择消息的保留期限：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的消息，请选择无限期。
   • 如需在设定的保留期限过后舍弃所有消息，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。
     警告：您提交规则后，保险柜会允许 Chat 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再执行下一步操作。
5. 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。