Als onderdeel van de informatiebeheermethode van uw organisatie kunt u bepalen hoelang privéchats, groepsberichten en berichten in ruimtes in Google Chat worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).
Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.
Belangrijke informatie over bewaren in Chat
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke Chat-berichten worden ondersteund in Vault.
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Welke gegevens worden bewaardGedekt:
- Berichten en de bijbehorende bijlagen waarvoor de geschiedenis aanstaat, in Chat
- Privéchats die door externe gebruikers naar uw gebruikers zijn gestuurd
- Berichten die door externe gebruikers zijn gestuurd in de groepsberichten en ruimtes van uw organisatie
Niet gedekt:
- Berichten die zijn gestuurd terwijl de geschiedenis uitstond
- Gekoppelde bestanden
- Berichten in externe chatruimtes
- Berichten waarvan een voorbeeld is bekeken
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.
De standaard bewaarregel geldt voor alle privéchats, groepsberichten en ruimtes in uw organisatie.
Een aangepaste bewaarregel kan worden toegepast op verschillende groepen berichten:
| Bewaarregel voor organisatie-eenheden | Bewaarregel voor alle chatruimtes |
|---|---|
|
|
Als meer dan 1 aangepaste bewaarregel geldt voor een bericht, wordt het bericht bewaard volgens de aangepaste regel die het laatst verloopt.
Als u alle berichten (privéchats, groepsberichten en berichten in ruimtes) wilt bewaren met aangepaste bewaarregels, moet u minstens 2 regels maken. U maakt één regel voor alle chatruimtes waardoor berichten in chatruimtes en bepaalde groepsgesprekken worden bewaard, en nog een regel voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau waardoor privéchats en groepsberichten worden bewaard.
Meer informatie over de verschillen tussen groepsberichten en ruimtes.
Opmerking: In tegenstelling tot bewaarregels voor Gmail en Groepen kunt u geen termen gebruiken in Chat-bewaarregels zodat berichten van specifieke accounts of met bepaalde zoekwoorden bewaard blijven.
Privéchats
Een privéchat is eigendom van elke deelnemer in een chat. Als deelnemers bij dezelfde organisatie horen, maar onder een andere bewaarregel vallen, heeft de ene deelnemer mogelijk toegang tot een privéchat, maar de andere niet.
Een voorbeeld: Deelnemer 1 bevindt zich in een organisatie-eenheid waarvoor een bewaarregel geldt waardoor privéchats na 7 dagen definitief worden verwijderd. Deelnemer 1 chat met Deelnemer 2, die bij een organisatie-eenheid hoort waarvoor privéchats voor onbepaalde tijd worden bewaard. 7 dagen nadat Deelnemer 1 een privéchat naar Deelnemer 2 heeft gestuurd of van Deelnemer 2 heeft ontvangen, heeft Deelnemer 1 geen toegang meer tot de privéchat. Omdat de privéchats van Deelnemer 2 echter voor onbepaalde tijd worden bewaard, worden de privéchats niet definitief verwijderd en heeft Deelnemer 2 er nog steeds toegang toe.
Privéchats met externe gebruikers
Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden privéchats bewaard volgens de bewaarregels van elke organisatie.
Een voorbeeld: Bedrijf A bewaart privéchats 1 week en Bedrijf B bewaart privéchats 2 jaar. Vault verwerkt privéchats tussen gebruikers in Bedrijf A en Bedrijf B als volgt:
- Bedrijf A bewaart de privéchats 1 week, waarna berichten worden verwijderd die nog niet zijn verwijderd. Deze berichten zijn niet meer beschikbaar voor gebruikers van Bedrijf A. Chat bevat een bewaarperiode van 30 dagen waarmee berichten 30 dagen worden bewaard nadat ze zijn verwijderd. Gedurende deze periode zijn de berichten nog steeds beschikbaar in Vault. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor Bedrijf A.
- Bedrijf B bewaart de privéchats 2 jaar en kan ze al die tijd doorzoeken en exporteren. Na 2 jaar worden berichten verwijderd die nog niet zijn verwijderd. Daarna worden ze 30 dagen bewaard door de bewaarperiode van Chat. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor Bedrijf B en worden de berichten definitief verwijderd uit de systemen van Google.
Chatruimtes
Als u een standaard bewaarregel instelt of een aangepaste bewaarregel maakt voor Chat, kan Vault alleen berichten in ruimtes bewaren waarvoor de geschiedenis aanstaat. Chat-bewaarregels die zijn ingesteld voor organisatie-eenheden gelden niet voor berichten in ruimtes.
Externe gebruikers in chatruimtes
Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden gesprekken bewaard volgens de bewaarregels van de organisatie waar de maker van de ruimte bij hoort. Berichten die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd in ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen niet worden bewaard, doorzocht of geëxporteerd en er kan geen bewaarplicht op worden geplaatst door Vault.
In de bewaarregels voor Chat kunt u niet instellen dat alleen berichten definitief worden verwijderd die al door gebruikers zijn verwijderd. Een bewaarregel met een verloopdatum zorgt dat alle berichten definitief worden verwijderd als de bewaarperiode voorbij is.
Een aangepaste bewaarregel maken voor Chat
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer Chat als de service en klik op Doorgaan.
- Kies een entiteit:
- Als u privéchats en groepsgesprekken wilt bewaren die zijn gestuurd of ontvangen door accounts in een organisatie-eenheid, selecteert u Organisatie-eenheid. Klik op het veld Organisatie-eenheid en klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op de organisatie-eenheid. De regel geldt niet voor berichten in chatruimten of groepsgesprekken in Chat die na begin december 2020 zijn gemaakt.
- Als u berichten in alle ruimtes in uw organisatie wilt bewaren, selecteert u Alle chatruimtes. De regel geldt niet voor privéchats of bepaalde groepsberichten.
Bekijk de verschillen tussen regeltypen.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Chat onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u een nieuwe regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
- Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.
Aangepaste regelsDe standaard bewaarregel instellen voor Chat
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Chat
.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Chat onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
- Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.