Sebagai bagian dari pendekatan tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan langsung (DM), pesan grup, dan pesan dalam ruang di Google Chat dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Informasi penting tentang retensi Chat
Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi dan meninjau Pesan Chat yang didukung di Vault.
Dicakup:
- Pesan dan lampirannya yang dikirim dengan setelan histori aktif, di Chat
- DM yang dikirim oleh pengguna eksternal kepada pengguna Anda
- Pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal dalam ruang dan pesan grup organisasi Anda
Tidak dicakup:
- Pesan yang dikirim saat setelan histori nonaktif
- File yang ditautkan
- Pesan di ruang Chat eksternal
- Pesan yang dipratinjau
Untuk mengetahui detailnya, lihat Jenis data dan layanan yang didukung.
Aturan retensi default berlaku untuk semua DM, pesan grup, dan ruang Chat di organisasi Anda.
Aturan retensi khusus dapat berlaku untuk kumpulan pesan yang berbeda:
| Aturan retensi berbasis unit organisasi | Aturan retensi "Semua ruang Chat" |
|---|---|
|
|
Jika lebih dari satu aturan retensi khusus berlaku untuk pesan, pesan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan khusus yang masa berlakunya selesai terakhir.
Untuk mempertahankan semua pesan (DM, pesan grup, dan pesan di ruang) dengan aturan retensi khusus, Anda harus membuat setidaknya dua aturan. Anda dapat membuat satu aturan untuk semua ruang Chat yang mencakup pesan di ruang dan percakapan grup tertentu, dan membuat aturan lain untuk unit organisasi teratas yang mencakup DM dan pesan grup.
Pelajari perbedaan antara pesan grup dan ruang lebih lanjut.
Catatan: Tidak seperti aturan retensi Gmail dan Grup, Anda tidak dapat menggunakan istilah untuk menargetkan aturan retensi Chat ke pesan yang terkait dengan akun tertentu atau yang berisi kata kunci tertentu.
Pesan langsung
DM dimiliki oleh setiap peserta dalam chat masing-masing. Ketika peserta berada di organisasi yang sama, tetapi tercakup dalam aturan retensi yang berbeda, satu peserta mungkin dapat mengakses DM sementara yang lainnya tidak.
Misalnya, peserta 1 berada dalam unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi yang menghapus permanen DM setelah 7 hari, dan mereka melakukan chat dengan peserta 2 yang berada di unit organisasi yang tunduk pada aturan retensi tak terbatas untuk DM. Tujuh hari setelah peserta 1 bertukar DM dengan peserta 2, peserta 1 akan kehilangan akses ke DM. Namun, karena DM peserta 2 dipertahankan tanpa batas, DM tersebut tidak akan dihapus permanen dan peserta 2 masih dapat mengaksesnya.
DM dengan pengguna eksternal
Jika peserta berasal dari organisasi yang berbeda, DM akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi masing-masing organisasi.
Misalnya, Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, sedangkan Perusahaan B mempertahankan DM selama 2 tahun. Vault menangani DM antara pengguna di Perusahaan A dan Perusahaan B sebagai berikut:
- Perusahaan A mempertahankan DM selama 1 minggu, lalu semua pesan yang belum dihapus akan dihapus. Pesan ini tidak lagi tersedia untuk pengguna Perusahaan A. Chat memiliki periode retensi data 30-hari yang mempertahankan pesan selama 30 hari setelah dihapus. Selama periode tersebut, pesan tetap tersedia di Vault. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan A.
- Perusahaan B mempertahankan DM, dan dapat menelusuri serta mengekspornya selama 2 tahun. Setelah 2 tahun, semua pesan yang belum dihapus akan dihapus dan dipertahankan oleh periode retensi data 30 hari Chat. Setelah periode retensi data Chat berakhir, DM tidak lagi tersedia di Vault untuk Perusahaan B dan dihapus dari sistem Google secara permanen.
Ruang Chat
Saat Anda menetapkan aturan retensi default atau membuat aturan retensi khusus untuk Chat, Vault hanya dapat mempertahankan pesan di ruang yang historinya diaktifkan. Aturan retensi chat yang ditetapkan untuk unit organisasi tidak berlaku untuk pesan di ruang.
Pengguna eksternal di ruang Chat
Jika peserta termasuk dalam organisasi yang berbeda, percakapan tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan organisasi pembuat ruang. Jika pengguna di organisasi Anda berpartisipasi dalam ruang milik organisasi lain, Vault tidak akan dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan tersebut.
Aturan retensi Chat tidak menyediakan opsi untuk hanya menghapus permanen pesan yang dihapus oleh pengguna. Aturan retensi yang memiliki masa berlaku akan menghapus permanen semua pesan saat periode retensi data berakhir.
Menetapkan aturan retensi khusus untuk Chat
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Aturan Khusus
- Untuk layanan, pilih Chat, lalu klik Lanjutkan.
- Pilih salah satu entitas:
- Untuk mempertahankan DM dan percakapan grup yang dikirim atau diterima oleh akun di unit organisasi, pilih Unit organisasi. Klik kolom unit organisasi, lalu klik unit organisasi pada dialog yang terbuka. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan di ruang atau percakapan grup di Chat yang dibuat setelah awal Desember 2020.
- Untuk mempertahankan pesan di semua ruang di organisasi Anda, pilih Semua ruang Chat. Aturan ini tidak berlaku untuk pesan langsung atau beberapa pesan grup.
Lihat perbedaan antara jenis aturan.
- Pilih durasi pesan dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Vault memungkinkan Chat langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.
Aturan KhususMenetapkan aturan retensi default untuk Chat
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Klik Chat
.
- Pilih durasi pesan dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Vault memungkinkan Chat langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan tersebut. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.