Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Direktnachrichten (DN), Gruppennachrichten und Nachrichten aus Projektbereichen in Google Chat aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.
Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.
Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Google Chat
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Google Chat-Nachrichten informieren.
Alle maximieren | Alle minimieren
Welche Daten werden aufbewahrt?Aufbewahrt:
- Nachrichten und Anhänge in Chat, die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden
- Direktnachrichten (DN) von externen Nutzern an Ihre Nutzer
- Nachrichten, die von externen Nutzern in den Gruppennachrichten und -bereichen Ihrer Organisation gesendet wurden
Nicht abgedeckt:
- Nachrichten, die mit deaktiviertem Verlauf gesendet wurden
- Verknüpfte Dateien
- Nachrichten in externen Chatbereichen
- In der Vorschau angezeigte Nachrichten
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.
Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Direktnachrichten (DNs), Gruppennachrichten und Chatbereiche in Ihrer Organisation.
Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel kann auf verschiedene Nachrichtengruppen angewendet werden:
| Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit | Aufbewahrungsregel „Alle Chatbereiche“ |
|---|---|
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|
Wenn für eine Nachricht mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln gelten, wird sie entsprechend der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.
Wenn Sie alle Nachrichten (DNs, Gruppennachrichten und Nachrichten in Gruppenbereichen) mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln aufbewahren möchten, müssen Sie mindestens zwei Regeln erstellen. Sie erstellen eine Regel für alle Chatbereiche, die Nachrichten in Gruppenbereichen und bestimmten Gruppenunterhaltungen abdeckt, und eine weitere Regel für Direktnachrichten und Gruppennachrichten in der übergeordneten Organisationseinheit.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Gruppennachrichten und Projektbereichen
Hinweis: Im Gegensatz zu Aufbewahrungsregeln für Gmail und Google Groups können Sie Chataufbewahrungsregeln nicht mithilfe von Begriffen auf Nachrichten anwenden, die zu bestimmten Konten gehören oder bestimmte Suchbegriffe enthalten.
Direktnachrichten
Eine DN gehört jedem Teilnehmer in einem Chat. Wenn Teilnehmer derselben Organisation angehören, aber unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln unterliegen, kann ein Teilnehmer möglicherweise auf eine DN zugreifen, während der andere keinen Zugriff hat.
Beispiel: Teilnehmer 1 ist in einer Organisationseinheit, die einer Aufbewahrungsregel unterliegt, durch die DNs nach sieben Tagen dauerhaft gelöscht werden. Er chattet mit Teilnehmer 2, der zu einer Organisationseinheit gehört, die einer Regel zur unbefristeten Aufbewahrung für DNs unterliegt. Sieben Tage, nachdem Teilnehmer 1 eine DN an Teilnehmer 2 gesendet oder eine von ihm erhalten hat, verliert er den Zugriff auf die DN. Da aber DNs von Teilnehmer 2 auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, werden sie nicht dauerhaft gelöscht und Teilnehmer 2 hat weiterhin Zugriff darauf.
DNs mit externen Nutzern
Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, werden DNs gemäß den Aufbewahrungsregeln der einzelnen Organisationen aufbewahrt.
Beispiel: Unternehmen A speichert DNs eine Woche lang und Unternehmen B speichert DNs zwei Jahre. Vault verarbeitet DNs zwischen Nutzern in Unternehmen A und Unternehmen B so:
- Die DNs von Unternehmen A werden eine Woche lang aufbewahrt. Alle bis dahin nicht gelöschten Nachrichten werden dann gelöscht. Diese Nachrichten sind für Nutzer von Unternehmen A nicht mehr verfügbar. Für Google Chat gilt eine 30-tägige Aufbewahrungsdauer. Nachrichten werden also nach dem Löschen noch 30 Tage aufbewahrt. Diese Nachrichten sind weiterhin in Vault verfügbar. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen A verfügbar.
- Unternehmen B speichert DNs. Sie können zwei Jahre lang gesucht und exportiert werden. Nach den zwei Jahren werden alle bis dahin nicht gelöschten Nachrichten gelöscht und entsprechend der Aufbewahrungsdauer von Google Chat 30 Tage lang aufbewahrt. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die DN in Vault nicht mehr für Unternehmen B verfügbar und wird aus den Google-Systemen dauerhaft gelöscht.
Chatbereiche
Wenn Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Chat erstellen, werden in Vault nur Nachrichten in Projektbereichen aufbewahrt, für die der Verlauf aktiviert ist. Für Organisationseinheiten festgelegte Chataufbewahrungsregeln gelten nicht für Nachrichten in Projektbereichen.
Externe Nutzer in Chatbereichen
Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, wird die Unterhaltung entsprechend den Regeln der Organisation aufbewahrt, zu der der Ersteller des Projektbereichs gehört. Wenn Nutzer in Ihrer Organisation zu Projektbereichen einer anderen Organisation gehören, können diese Nachrichten nicht über Vault aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt, gesucht oder exportiert werden.
Bei Aufbewahrungsregeln für Chatnachrichten besteht nicht die Möglichkeit, nur solche Nachrichten dauerhaft zu löschen, die von Nutzern gelöscht wurden. Bei einer Aufbewahrungsregel mit Ablaufdatum werden alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Chat festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
- Wählen Sie als Dienst Chat aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
- Wenn Sie Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen behalten möchten, die von Konten in einer Organisationseinheit gesendet oder empfangen wurden, wählen Sie Organisationseinheit aus. Klicken Sie auf das Feld „Organisationseinheit“ und dann im Dialogfeld, das anschließend geöffnet wird, auf die Organisationseinheit. Diese Regel gilt nicht für Nachrichten in Gruppenbereichen oder Gruppenunterhaltungen, die nach Anfang Dezember 2020 in Google Chat erstellt wurden.
- Wenn Sie Nachrichten aller Gruppenbereiche Ihrer Organisation aufbewahren möchten, wählen Sie Alle Chatbereiche aus. Die Regel gilt nicht für Direkt- oder Gruppennachrichten.
Unterschiede zwischen Regeltypen ansehen
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Warnung: In Vault können Google Chat-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.
Benutzerdefinierte RegelnStandardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Chat festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf „Chat“
.
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Warnung: In Vault können Google Chat-Daten mit überschrittener Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.