الاحتفاظ بالرسائل في Google Chat باستخدام Vault

كجزء من منهج إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكُّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل المباشرة (DM) والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات على Google Chat. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة حول الاحتفاظ بالبيانات في Chat

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالاطّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل Chat المتوفرة في Vault.

تحذير: يمكن أن تسمح قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح لخدمة Chat بإزالة الرسائل نهائيًا في الحال وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.

توسيع الكل  |  تصغير الكل

البيانات التي يمكن الاحتفاظ بها

البيانات المشمولة:

• الرسائل ومرفقاتها المُرسَلة مع تفعيل السجلّ في Chat
• الرسائل المباشرة التي أرسلها المستخدمون الخارجيون إلى المستخدمين
• الرسائل التي أرسلها المستخدمون الخارجيون ضمن الرسائل الجماعية والمساحات في مؤسستك

البيانات غير المشمولة:

• الرسائل المُرسَلة في حال إيقاف السجلّ
• الملفات المرتبطة
• الرسائل في مساحات Chat الخارجية
• الرسائل التي تمت معاينتها

للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.

تعتمد تغطية الاحتفاظ بالبيانات على نوع القاعدة

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية ومساحات Chat في مؤسستك.

يمكن أن تنطبق قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مجموعات مختلفة من الرسائل:

قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى الوحدة التنظيمية	قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في "جميع مساحات Chat"
الرسائل المباشرة في Chat المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها قبل أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020	المساحات التي تتضمن سلاسل محادثات (المساحات التي تتضمن رسائل في المحادثات) المساحات التي لا تتضمن سلاسل محادثات (المساحات التي تحتوي على رسائل في سلسلة محادثات واحدة، مثل الرسائل المباشرة) المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020

وإذا انطبقت أكثر من قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، يتم الاحتفاظ بالرسالة وفقًا للقاعدة المخصصة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

للاحتفاظ بكل الرسائل (الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات) باستخدام القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات، عليك إنشاء قاعدتين على الأقل. يمكنك إنشاء قاعدة واحدة لجميع مساحات Chat لتغطية الرسائل في المساحات وبعض المحادثات الجماعية، وإنشاء قاعدة أخرى للوحدة التنظيمية العليا لتغطية الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية.

تعرَّف على المزيد من المعلومات عن أوجه الاختلاف بين الرسائل الجماعية والمساحات.

ملاحظة: على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail و"مجموعات Google"، لا يمكنك استخدام العبارات لاستهداف قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat للرسائل المرتبطة بحسابات محددة أو تحتوي على كلمات رئيسية محدّدة.

تعتمد فترات الاحتفاظ بالبيانات على المشارِكين ولا يتم الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المساحات الخارجية

الرسائل المباشرة

تعود ملكية الرسائل المباشرة بين شخصَين إلى مؤسسة المشارك الذي أنشأ المحادثة. ويكون هذا الشخص غالبًا، ولكن ليس بالضرورة، هو الذي يرسل الرسالة الأولى.

عندما يكون المشاركون في المحادثة من نفس المؤسسة ولكنهم يخضعون لقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، يتم تطبيق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الأطول. على سبيل المثال، ينتمي المشارك 1 إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات تُفيد بإزالة الرسائل المباشرة نهائيًا بعد 7 أيام، ويُجري هذا المستخدم محادثة مع المشارك 2 الذي ينتمي إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات غير محدَّدة المدة للرسائل المباشرة. سيتمكّن كلا المشاركَين من الوصول إلى الرسائل المباشرة إلى مدة غير محددة، وسيؤدي البحث في Vault عن أي من المشاركَين إلى عرض الرسائل لكلا المستخدمَين إلى أجل غير مسمى. 

 

الرسائل المباشرة مع مستخدمين خارجيين

بغض النظر عن الملكية، عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات لكل مؤسسة.

مثلاً، تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد وتحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة عامين. ستحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل المباشرة لمشرفي الشركة (أ) لمدة أسبوع واحد، وتحتفظ ببيانات الرسائل المباشرة لمشرفي الشركة (ب) لمدة عامين. يتضمن تطبيق Chat فترة احتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا للاحتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا بعد حذفها بموجب سياسة الاحتفاظ بالبيانات أو سياسة الحذف التلقائي. وخلال هذه الفترة، ستظل الرسائل متوفرة على Vault. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لن تتوفر الرسالة المباشرة في Vault لأي من الشركتين.

ملاحظة: تُطبَّق سياسة الاحتفاظ بالبيانات للمؤسسة المالكة على المحادثات في واجهة مستخدم المنتج، بينما تُطبَّق السياسة لكل مؤسسة على الرسائل في Vault. قد تكون هناك حالات يكون فيها بإمكان المستخدمين الاطّلاع على الرسائل لفترة أطول من المشرف، مثل الحالات التي يكون فيها لدى مستخدم المؤسسة المالكة سياسة احتفاظ بالبيانات أطول من المشرف الضيف. في هذه الحالات، سنوسّع نطاق إمكانية الوصول إلى Vault لمطابقة إمكانية وصول المستخدم على الأقل.

مساحات Chat

عند إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات في Chat، يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالرسائل في المساحات فقط التي تم تفعيل السجلّ فيها. ولا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat التي تم ضبطها للوحدات التنظيمية على رسائل المساحات.

المستخدمون الخارجيون في مساحات Chat

عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ ببيانات المحادثات وفقًا لقواعد مؤسسة منشئ المساحة. إذا شارك المستخدمون في مؤسستك في مساحات مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متاحة على Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تزيل Vault جميع رسائل Chat المشمولة نهائيًا

لا تتضمّن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat خيار إزالة الرسائل التي حذفها المستخدمون فقط نهائيًا. تزيل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي انتهت فترة صلاحيتها جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات.

رسائل Chat في وضع نقل البيانات

إذا كنت تستخدم وضع نقل البيانات لنقل الرسائل إلى Chat، يجب نقل جميع المساحات في غضون 30 يومًا.

تطبَّق مهلة تشغيل دقيقة على المساحات في وضع نقل البيانات تبلغ 30 يومًا، وخلال هذه الفترة يجب أن يستورد تطبيق نقل البيانات كل المحتوى إلى المساحة ويخرج من وضع نقل البيانات. إذا لم تخرج المساحة من وضع نقل البيانات بعد 30 يومًا، ستُزال بياناتها تلقائيًا من مساحة التخزين. بعد خروج مساحة من وضع نقل البيانات، سيتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات العادية في Vault.

إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لخدمة Chat

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبياناتالقواعد المخصّصةإنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Chat، ثم انقر على متابعة.
4. اختر كيانًا:
   • للاحتفاظ بالرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية التي تم إرسالها أو استلامها بواسطة الحسابات في وحدة تنظيمية، اختَر الوحدة التنظيمية. انقر على حقل الوحدة التنظيمية، ثم انقر على الوحدة التنظيمية في مربع الحوار الذي يفتح. لا تنطبق القاعدة على الرسائل في مساحات العمل أو المحادثات الجماعية في Chat التي تم إنشاؤها بعد أوائل كانون الأول (ديسمبر) 2020.
   • للاحتفاظ بالرسائل في جميع مساحات العمل في مؤسستك، اختَر جميع مساحات Chat. لا تنطبق القاعدة على الرسائل المباشرة أو بعض الرسائل الجماعية.

   راجع الاختلافات بين أنواع القواعد.

5. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات وأدخل عدد الأيام من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.
     تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بالإزالة النهائية على الفور للبيانات التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
6. انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

ضبط القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Chat

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
3. انقر على رمز Chat .
4. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل جميع الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.
     تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Chat بإزالة البيانات التي تتخطى فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك للقاعدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.
5. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.