透過保管箱保留雲端硬碟中的檔案

做為貴機構資訊管理計畫的一環,您可以決定要將雲端硬碟中的檔案 (包括 Meet 錄製內容) 保留多久。只要使用資料保留規則,即可設定檔案的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。

您可以設定自訂保留規則,在指定時間內保留符合特定條件的資料。如需為貴機構中所有獲派授權的帳戶保留某項服務的全部資料一段時間,請設定預設保留規則。自訂保留規則的優先度一律高於預設保留規則,即使後者的保留期限較長亦然。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定資料保留規則。

警告:如果資料保留規則設定不當,就可能導致使用者帳戶中的資料立即遭到清除,而且無法復原,因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關雲端硬碟與保留功能的重要資訊

全部展開

保管箱支援的雲端硬碟檔案類型

保管箱可以對雲端硬碟儲存的下列項目執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業:

  • Google 文件、試算表、簡報、表單、協作平台和繪圖
  • Google Meet 錄製內容、所有相關聯的即時通訊、問與答和意見調查記錄 (進一步瞭解 Meet 錄製內容)
  • 使用者雲端硬碟中儲存的 Jamboard 檔案
  • 使用者上傳至雲端硬碟的非 Google 格式檔案

保管箱不會對資料夾和雲端硬碟捷徑執行上述作業。

保留期限依規則類型而定

資料保留規則有兩種適用檔案,一種是套用相關政策的機構單位使用者所擁有的檔案,另一種則是直接與這些使用者共用的檔案。這包括存放在共用雲端硬碟,並直接與使用者共用的檔案,無論使用者是否為共用雲端硬碟成員,這類檔案都適用資料保留規則。

如果勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊,那麼只要共用雲端硬碟有來自套用資料保留規則的機構單位成員,就同樣適用資料保留規則。

保留期滿時,保管箱只會清除相關使用者擁有的檔案

資料保留規則會保留使用者雲端硬碟中符合條件的所有檔案 (如果在設定規則時選擇包含共用雲端硬碟檔案,這類檔案同樣會列入保留範圍)。具體來說,只要使用者屬於適用機構單位,那麼無論是他所擁有的檔案,還是別人與他共用的檔案,都會根據資料保留規則受到保留。不過,只有這些使用者擁有的檔案會在保留期滿時遭到保管箱清除,機構外人士與他們共用的檔案並不會遭到清除。

共用雲端硬碟與保留設定

將自訂保留規則套用至共用雲端硬碟後:

  • 如果自訂規則是套用至所有共用雲端硬碟,就會影響您網域中所有共用雲端硬碟的保留期限。
  • 如果自訂規則是套用至指定的共用雲端硬碟,就只會影響這些共用雲端硬碟的保留期限。

保管箱只會根據共用雲端硬碟專屬的資料保留規則清除其中檔案:

  • 資料保留規則會保留使用者雲端硬碟中符合條件的所有檔案 (如果在設定規則時選擇包含共用雲端硬碟檔案,這類檔案同樣會列入保留範圍)。不過,由於共用雲端硬碟檔案的擁有者是整個團隊,而非個別使用者,因此保管箱只會依據共用雲端硬碟專屬的資料保留規則來清除其中檔案。
  • 如果您在對使用者套用規則時一併勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊,則只會延長共用雲端硬碟檔案的生命週期。
資料保留規則的生效時間和雲端硬碟檔案的到期時間可能會有所延遲
  • 當您建立或更新保留規則時,這些規則可能需要 3 小時才會生效。使用者在規則導入期間刪除的檔案不會受到保留,也無法還原。
  • 保留期限屆滿時,系統可能需要 15 天才能將受影響的檔案自雲端硬碟中移除。
保留規則和訴訟保留只會套用到您網域內的使用者所建立的檔案

由網域外部人士建立並與您的使用者共用的檔案,並不受貴機構的訴訟保留或保留政策規範。

上傳檔案的建立和修改時間取決於檔案來源
視檔案新增至雲端硬碟的方式而定,系統可能會對照本機檔案的相關資訊,為首次上傳的檔案設定建立時間和修改時間,也可能會直接採用檔案上傳的時間。下表顯示不同來源所採用的時間依據,說明如下:
  • 上傳 - 時間戳記為檔案上傳到雲端硬碟的時間
  • 本機 - 時間戳記與來源裝置或服務上的原始檔案時間戳記相同
檔案來源 (用戶端) 建立時間 修改時間
網頁應用程式 上傳

2020 年 4 月 8 日前:上傳

2020 年 4 月 8 日後:本機

雲端硬碟檔案串流 本機 本機
備份與同步處理 上傳 本機
iOS 上傳 上傳
Android 上傳 上傳
G Suite 移轉 本機 本機
Drive API 可由呼叫程式碼設定 可由呼叫端設定
保管箱禁止重複建立保留條件相同的雲端硬碟資料保留規則

您為雲端硬碟檔案建立的每一項自訂保留規則都必須遵守以下規定:

  • 上次修改日期或建立日期不得重複。
  • 只能套用到特定一批使用者。

舉例來說,如果您先為某個機構單位套用一項規則,接著又嘗試針對其中所有成員都能存取的共用雲端硬碟套用新規則,這兩項規則就會發生衝突。保管箱會拒絕「建立日期/上次修改日期」與既有規則重複的新規則。

此外,您也可以利用 [包含共用雲端硬碟] 設定來避免重複套用資料保留規則。如果兩項規則具有相同的保留條件,但其中只有一項規則包含共用雲端硬碟,則這兩項規則並無衝突。

如果檔案適用多項保留規則,系統會一律採用保留期限最長的規則。

針對在雲端硬碟中儲存資料的應用程式管理保留設定

部分 Google 服務會在雲端硬碟中儲存資料。適用雲端硬碟保留規則的資料如下:

產品 保留作業
Jamboard

保管箱會根據雲端硬碟保留規則,保留已儲存至使用者雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam,不會保留在保管箱中。

Google Meet

根據預設,Meet 錄製內容適用雲端硬碟保留規則。

如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 錄製內容保留作業,您可以設定 Google Meet 保留規則。一旦啟用 Meet 資料保留規則,雲端硬碟資料保留規則就不適用於 Meet 錄製內容。

資料保留規則和垃圾桶中的檔案

您可以設定自訂保留規則,決定使用者移至垃圾桶中的檔案會在保留幾天後清除。「移至垃圾桶的時間」規則僅適用於 2016 年 8 月 1 日當天或之後移至垃圾桶的檔案。

  • 「移至垃圾桶的時間」規則的適用項目包括使用者垃圾桶中的檔案,以及使用者清空垃圾桶時所刪除的檔案。
  • 「移至垃圾桶的時間」規則只會清除使用者擁有的檔案,或套用規則的共用雲端硬碟中存放的檔案。
  • 如果垃圾桶中的檔案適用多項資料保留規則,「移至垃圾桶的時間」規則將優先於其他資料保留規則。如果檔案同時適用多項「移至垃圾桶的時間」規則,系統會根據最晚到期的保留規則來保留這個檔案。此外,訴訟保留的效力仍優先於任何資料保留規則。
  • 如果共用雲端硬碟中的檔案既不適用訴訟保留設定,也不適用資料保留規則,就會在移至垃圾桶約 30 天後從所有 Google 系統永久刪除。
資料保留規則不適用於文件和簡報的內嵌檔案

使用者可以將 Google 檔案連結到其他 Google 檔案中。舉例來說,使用者可以在編輯 Google 文件時製作連結至 Google 試算表資料的圖表。每當試算表內容有所更新,這份文件中的圖表也會隨之更新。

以上述例子來說,如果目前有這份文件適用的資料保留規則,但是沒有試算表適用的資料保留規則和訴訟保留設定,就可能發生文件還保留著,但是試算表已遭到清除的情況。

設定雲端硬碟自訂保留規則

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

  1. 登入 vault.google.com
  2. 依序按一下 [保留] 然後 [自訂規則] 然後 [建立]
  3. 在服務部分選取選取 [雲端硬碟],然後按一下 [繼續]
  4. 選擇實體:
    • 機構單位:將規則套用至特定機構單位:
      1. 按一下欄位,然後選擇機構單位。
      2. (選用) 假設所選機構單位中的帳戶是共用雲端硬碟的成員,如要將規則套用到這些共用雲端硬碟,請將 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 設為啟用。
    • 所有共用雲端硬碟:將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:將規則套用至特定帳戶所屬的共用雲端硬碟。
      1. 輸入一或多個帳戶,然後按一下 [尋找]
      2. 選取一或多個共用雲端硬碟。
      3. 按一下 [新增]。
  5. 按一下 [繼續]
  6. 選擇檔案保留時間:

    • 如要永久保留適用這項規則的檔案,請選取 [無限期]
    • 如要在設定一段時間後捨棄檔案:
      1. 選取 [保留期限]
      2. 輸入天數 (1 至 36,500 之間)。
      3. 選取保留期限的開始時間。
  7. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的檔案:
    • 如果只要清除已從使用者「垃圾桶」刪除的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案),請選擇第二個選項。
    警告:您提交規則後,保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到系統清除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  8. 按一下 [建立]。如果您設定了保留期限,保管箱就會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要建立規則,請勾選方塊並按一下 [確認]

設定雲端硬碟預設保留規則

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

只要是未套用自訂規則或訴訟保留的雲端硬碟檔案,就會套用預設保留規則。

  1. 登入 vault.google.com
  2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
  3. 按一下「雲端硬碟」圖示 ""
  4. 選擇檔案保留時間:

    • 如要永久保留適用這項規則的檔案,請選取 [無限期]
    • 如要在設定一段時間後捨棄檔案:
      1. 選取 [保留期限]
      2. 輸入天數 (1 至 36,500 之間)。
      3. 選取保留期限的開始時間。
  5. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的檔案:
    • 如果只要清除已從使用者「垃圾桶」刪除的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案),請選擇第二個選項。
    警告:您提交規則後,保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到系統清除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  6. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則,請勾選方塊並按一下 [接受]

使用傳統版保管箱

如要開啟傳統版保管箱 (ediscovery.google.com) 適用的步驟,請點選下方連結。查看新版保管箱適用的步驟

在 ediscovery.google.com 設定雲端硬碟資料保留規則

建立雲端硬碟自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律優先於預設規則,如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[雲端硬碟]
  5. 從下拉式清單中選擇實體:
    • 機構單位
      • 按一下按鈕,選擇機構單位。
      • (選用) 如果您想將這項規則套用至與機構單位成員相關的共用雲端硬碟,請勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 所有共用雲端硬碟:將規則套用至網域中所有共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:點選 [尋找共用雲端硬碟],輸入成員帳戶,然後將規則套用至特定共用雲端硬碟。
  6. 選擇檔案保留時間:
    • 按一下 [無限期] 可永久保留適用這項規則的檔案,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定是否依據下列時間戳記設定規則:
      • 建立時間
      • 上次修改時間
      • 移至垃圾桶的時間
  7. 選擇您要如何處理超過所選保留期限的檔案:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者雲端硬碟中的檔案,以及已遭刪除的資料。
  8. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項資料保留規則的檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  9. 如要建立會清除檔案的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

設定雲端硬碟預設保留規則

預設保留規則會套用到所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的檔案,包括「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的檔案。

如何為貴機構設定預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 在「預設保留規則」下方按一下 [雲端硬碟]
  4. 勾選 [設定雲端硬碟資料的預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇檔案保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留所有檔案,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定是否要依據個別檔案的「建立時間」「上次修改時間」設定規則。
  6. 選擇您要如何處理超過所選保留期限的檔案:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者雲端硬碟中的檔案,以及已遭刪除的資料。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除所有檔案的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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