透過保管箱保留雲端硬碟中的檔案

做為資訊管理計畫的一環，您可以為 Google 雲端硬碟中的檔案設定資料保留規則，並指定檔案在雲端硬碟中的保留時間。舉例來說，您可以指定將部分檔案保留 7 年，其他檔案設定為保留期限屆滿後就刪除。

本文說明資料保留規則如何用於雲端硬碟項目、如何選擇要保留的資料，以及保留期限的設定方式等。

本頁面提供下列資源說明：

• 有關雲端硬碟與保留功能的重要資訊
• 關於資料保留範圍、條件和期限
• 建立雲端硬碟的自訂保留規則
• 建立雲端硬碟的預設保留規則
• 刪除雲端硬碟的自訂保留規則
• 刪除雲端硬碟的預設保留規則

有關雲端硬碟與保留功能的重要資訊

我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的雲端硬碟檔案」，再著手設定資料保留規則。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致使用者帳戶中的資料立即遭到清除，而且無法復原，因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先對一小群使用者測試新規則，再將規則套用到整個機構。

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可以保留的資料

保留的資料：

• 使用者雲端硬碟和共用雲端硬碟中的檔案
• 使用 Google Workspace 用戶端加密功能加密的檔案
• Google Meet 資料 (除非 Meet 專屬的保留功能已啟用)

不保留的資料：

• 資料夾和雲端硬碟捷徑
• Google 協作平台 (除非協作平台專屬的保留功能已關閉)
• 連結的檔案
• 與使用者共用的外部檔案
• 在傳統版協作平台中建立的網站

注意：根據預設，雲端硬碟資料保留規則會套用至 Meet 資料，但不會套用至協作平台。如要變更雲端硬碟規則涵蓋的資料，請開啟 Meet 專屬規則，然後變更協作平台保留設定。

詳情請參閱「支援的服務和資料類型」(雲端硬碟、Meet 和協作平台的部分)。

瞭解資料保留規則可能延遲的問題

• 您建立或更新資料保留規則後，這些規則可能需要 24 小時才會生效。使用者在這段期間刪除的檔案不會保留。
• 如果規則設為在保留期限屆滿時清除檔案，那麼在期限過後，系統最多可能需要 15 天才能從雲端硬碟中移除受影響的檔案。

保留儲存在雲端硬碟中的服務資料

部分 Google 服務會在雲端硬碟中儲存資料。適用雲端硬碟保留規則的資料如下：

產品	保留
Jamboard	保管箱會根據雲端硬碟保留規則，保留已儲存至使用者雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam，不會保留在保管箱中。
Google Meet	根據預設，雲端硬碟資料保留規則的適用範圍涵蓋 Meet 錄製內容、Meet 即時通訊的記錄、問與答，以及意見調查。 如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 錄製內容保留作業，您可以設定 Meet 保留規則。一旦啟用 Meet 資料保留規則，雲端硬碟資料保留規則就不適用於 Meet 錄製內容。
Google 協作平台	預設情況下，協作平台會套用協作平台的資料保留規則。 如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式保留協作平台，您可以設定協作平台保留規則。一旦啟用協作平台保留規則，雲端硬碟的保留規則就不會套用至協作平台。 如要透過與其他雲端硬碟項目相同的方式保留協作平台，您可以變更保留設定，以便協作平台保留作業受雲端硬碟規則規範。

自訂保留規則與預設規則

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

進一步瞭解兩種資料保留規則。

關於資料保留範圍、條件和期限

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機構單位與共用雲端硬碟的自訂保留規則範圍

建立自訂保留規則時，您可以選擇規則範圍：機構單位、所有共用雲端硬碟或特定共用雲端硬碟。

機構單位

自訂保留規則套用至機構單位後，就適用於「該機構單位使用者擁有的檔案」。

此外，如果您在「保留」「設定」下方選取「使用雲端硬碟項目擁有者和協作者的資料保留規則」，那麼資料保留規則也適用於其他使用者在「我的雲端硬碟」中與所選機構單位使用者直接共用的檔案。詳情請參閱下方有關保留設定的章節說明。

如果資料保留規則設為在保留期限屆滿時清除檔案，那麼在期限過後，保管箱只會清除「該機構單位中使用者擁有的檔案」，不會清除機構單位外部人士與他們共用的檔案。

選取特定機構單位時，如果其中的使用者符合下列條件，在您選取「包含共用雲端硬碟中的項目」，資料保留規則就會套用至「貴機構所擁有共用雲端硬碟中的任何項目」：

• 可直接存取項目。
• 是共用項目的成員或邀請對象。進一步瞭解如何透過雲端硬碟共用檔案。
• 是共用雲端硬碟的成員。
• 在包含該項目的共用雲端硬碟子資料夾中擁有協作者身分或存取權。

資料保留規則不適用於群組 (例如「[e-mail]」) 或擁有一般存取權使用者。

所有共用雲端硬碟和特定共用雲端硬碟

您設定的自訂保留規則可以涵蓋貴機構中的所有共用雲端硬碟，也可以僅涵蓋特定共用雲端硬碟。

由於共用雲端硬碟中的檔案是由團隊成員共同擁有，而非特定使用者所有，因此只有「所有共用雲端硬碟」和「特定共用雲端硬碟」範圍可以刪除共用雲端硬碟中的檔案。

根據雲端硬碟標籤設定規則條件和保留期限

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business

透過支援的 Google Workspace 版本，您不只可以使用雲端硬碟標籤來建立自訂保留規則，還可以使用雲端硬碟標籤的屬性調整規則的「條件」和「保留期限」。常見的條件包括根據標籤或標記標籤建立的規則，例如「無限期」或「機密」。

舉例來說，管理員建立了資料保留規則，根據雲端硬碟標籤條件選取要保留的檔案。在下圖中，管理員為「合約日期」標籤建立了「2023 年 3 月 1 日前」這項條件。

接著，管理員使用雲端硬碟標籤設定規則的「保留期限」，在該畫面將保留期限的天數設為「100」，保留期限從「標籤日期欄位設定的日期」開始計算，偏好使用的日期欄位為「合約資訊」>「合約日期」。

自訂規則生效後，規則範圍內的使用者在「我的雲端硬碟」中，於 2023 年 2 月 8 日建立檔案，並在「合約資訊」>「合約日期欄位」中套用「合約日期」標籤 (設為 2023 年 2 月 15 日)，這樣一來，資料保留規則會有以下結果：

• 資料保留規則已套用。由於合約日期 (2023 年 2 月 15 日) 早於條件日期 (2023 年 3 月 1 日)，滿足標籤條件，因此系統套用規則。
• 保留期限將從項目上設定的「合約日期」欄位開始計算。在這個範例中，標籤合約日期設為 2023 年 2 月 15 日，因此檔案會在該日期後保留 100 天。建立檔案的日期 (2 月 8 日) 則不會影響保留期限，因為使用者未在「保留期限的開始時間」下方選取「建立日期」。

進一步瞭解雲端硬碟標籤。

根據檔案時間戳記設定保留期限

您可以設定資料保留規則，針對檔案的原始建立日期、修改日期、移至垃圾桶的日期或雲端硬碟標籤日期欄位，開始計算保留期限。

首次將檔案上傳至 Google 雲端硬碟時，系統會為檔案指派建立日期和修改日期。視檔案新增至雲端硬碟的方式而定，這些日期會與本機上原始檔案的建立日期或上傳日期相符。

下表顯示不同來源所採用的時間依據，說明如下：

• 上傳：時間戳記為檔案上傳到雲端硬碟的時間
• 本機：時間戳記為原始檔案在來源裝置或服務上建立的時間

檔案來源 (用戶端)	建立時間	修改時間
網頁應用程式	上傳	2020 年 4 月 8 日前： 上傳 2020 年 4 月 8 日後： 本機
Google 雲端硬碟電腦版	上傳	本機
備份與同步處理	上傳	本機
iOS	上傳	上傳
Android	上傳	上傳
G Suite 移轉	本機	本機
Drive API	可由呼叫程式碼設定	可由呼叫程式碼設定

為移至垃圾桶的檔案設定保留期限

雲端硬碟中的垃圾桶檔案可透過兩種方式刪除。第一種，在雲端硬碟中移至垃圾桶的檔案，預設會在 30 天後自動刪除。第二種，使用者可以手動刪除垃圾桶中的項目。

注意：Google Workspace 管理員可以在 25 天內復原從垃圾桶中刪除的檔案。瞭解如何復原已刪除的檔案。

您可以設定規則，控管移至垃圾桶的檔案遭刪除前會在保管箱中保留多久。這些規則稱為「移至垃圾桶的時間」規則。

舉例來說，如果您將「移至垃圾桶的時間」規則的保留期限設為 5 天，檔案一旦移至垃圾桶就會在 5 天後自動刪除；管理員仍可在 25 天內復原這個檔案，但該檔案不會再保留在保管箱中。若使用者將檔案移至垃圾桶 2 天後就刪除檔案，保管箱會繼續保留這個檔案 3 天，而管理員還有 25 天的時間可以復原該檔案，如果項目處於訴訟保留狀態，可復原的期限更長。

「移至垃圾桶的時間」規則：

• 會影響套用規則的使用者或共用雲端硬碟所擁有的檔案。
• 適用於 2016 年 8 月 1 日當天或之後移至垃圾桶的檔案。
• 保留期限無法設為無限期。
• 會覆寫其他雲端硬碟資料保留規則，「包括其他保留期限更長的自訂規則」。如果檔案同時適用多項「移至垃圾桶的時間」規則，系統會根據最晚到期的保留規則來保留這個檔案。
• 會受到訴訟保留覆寫。
• 不適用於從垃圾桶還原的項目。

如要建立「移至垃圾桶的時間」規則，請在下方的步驟 7 中，將保留期限的開始時間設為「移至垃圾桶的日期」。

為使用者的「我的雲端硬碟」資料選取保留設定

您可以選擇資料保留規則要如何套用到使用者的「我的雲端硬碟」資料。規則可以套用至「我的雲端硬碟」項目的「擁有者和所有協作者」(檢視者、加註者和編輯者)，也可以只套用至「擁有者」。

將保留規則套用至「擁有者和所有協作者」時，系統會保留大部分資料，而且是最常見的選項。如果將資料保留規則套用至「擁有者」，系統可能只保留較少的資料。

警告：變更資料保留規則設定可能會導致資料遭到永久刪除。請先確認這是預期的結果，再繼續操作

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下「保留」「設定」。
3. 在「使用擁有者和協作者的規則保留使用者的雲端硬碟項目」旁邊，選擇下列其中一個選項：
   • 使用雲端硬碟項目擁有者和協作者的資料保留規則：套用擁有者和所有可直接存取項目的使用者的規則。
   • 使用雲端硬碟項目擁有者的資料保留規則：只套用雲端硬碟項目擁有者的規則。
     警告：如果雲端硬碟項目擁有者的保留時間比協作者的時間短，系統可能會立即清除資料。

建立雲端硬碟的自訂保留規則

注意：如要為雲端硬碟標籤日期欄位設定保留時間，請先建立含有日期欄位的雲端硬碟標籤條件。瞭解如何為貴機構建立雲端硬碟標籤。

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下「保留」「自訂規則」「建立」。
3. 在「服務」旁邊選取「雲端硬碟」 按一下「繼續」。
4. 選擇規則範圍：
   • 機構單位：將規則套用至特定機構單位：
     1. 按一下欄位，然後選擇機構單位。
     2. (選用) 如果您想將規則套用至貴機構所擁有共用雲端硬碟中的任何項目，且所選機構單位中的使用者是雲端硬碟的直接成員，或可以直接存取項目，請開啟「包含共用雲端硬碟中的項目」。
   • 所有共用雲端硬碟：將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
   • 特定共用雲端硬碟：將規則套用至一或多個共用雲端硬碟。

     選取共用雲端硬碟，然後按一下「新增」。如果您有多個共用雲端硬碟，且清單已分頁，則系統會在您變更頁面時保留所選項目。如果您勾選清單頂端的「全選」方塊，系統只會選取目前的頁面。此外，您可以依成員電子郵件地址或共用雲端硬碟名稱搜尋清單。

     1. 如要依據成員的電子郵件地址篩選清單，請按照下列步驟操作：
        1. 按一下「依成員電子郵件地址搜尋」。
        2. 輸入一或多個帳戶。
        3. 按一下「尋找」。
     2. 如何依共用雲端硬碟名稱篩選清單 (如果貴機構共用雲端硬碟數量少於 1,000 個，即可使用這項功能)：
        1. 按一下「依名稱篩選」，然後在共用雲端硬碟名稱中輸入字母。舉例來說，pr 會比對名為「Sales projects」、「Marketing Projects」和「Product Management」的共用雲端硬碟，但不含「Repairs」。

           系統會在您新增字母時自動更新分頁清單。

        2. 勾選方塊 按一下 Enter 鍵。

     3. 如要依名稱尋找共用雲端硬碟 (如果貴機構擁有超過 1,000 個共用雲端硬碟，即可使用這項功能)：
        1. 按一下「依共用雲端硬碟名稱尋找」。
        2. 在共用雲端硬碟名稱中輸入一或多個字詞。注意：字詞必須相符且完整。舉例來說，marketing, projects 與名為「Marketing projects Q4’22」和「Projects for marketing」的共用雲端硬碟相符，但與名為「Marketing project archive」的共用雲端硬碟不符，因為「project」的結尾不是「s」；同樣地，ma 在這些共用雲端硬碟中都只是字詞的一部分，而非完整的字詞，因此不符合任何共用雲端硬碟。
        3. 按一下「尋找」。
5. 按一下「繼續」。
6. (選用) 新增雲端硬碟標籤條件：
   1. 按一下「新增標籤條件」。
   2. 選取標籤標題 按一下「新增」。
   3. 選取所需值。
   4. (選用) 建立其他標籤條件。
   5. 按一下「繼續」。

7. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
8. 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。

建立雲端硬碟的預設保留規則

預設保留規則適用於雲端硬碟中未套用自訂規則或訴訟保留的檔案，包括共用雲端硬碟中的檔案。

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
3. 按一下「雲端硬碟」圖示 。

4. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
5. 按一下「建立」。勾選確認方塊並按一下「接受」。

刪除雲端硬碟的自訂保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下「保留」「自訂規則」。
3. 將滑鼠游標移至自訂規則 按一下「刪除」。
   警告：這麼做可能會立即清除適用這項規則，但未受到訴訟保留或其他保留規則保護的資料。
4. 再按一下「刪除」加以確認。

刪除雲端硬碟的預設保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
3. 將滑鼠游標移至「雲端硬碟」圖示 按一下「刪除」。
   警告：這麼做可能會立即清除適用這項規則，但未受到訴訟保留或其他保留規則保護的資料。
4. 再按一下「刪除」加以確認。