为云端硬盘设置保留规则

您可以使用保留规则来控制云端硬盘文件的保留时长,从而满足电子取证需求。

设置保留规则前,我们强烈建议您阅读保留的工作原理

警告:如果保留规则配置不当,系统可能会立即将数据从用户帐号中清除,而且清除的数据将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

有关云端硬盘和保留功能的重要信息

保险柜支持的云端硬盘文件类型
保险柜可以对云端硬盘中存储的以下各类文件执行保留、设置保全、搜索和导出操作:
  • Google 文档、表格、幻灯片、表单和绘图
  • Hangouts Meet 录制内容
  • 已保存到用户的云端硬盘的 Jamboard 文件
  • 用户已上传到云端硬盘的非 Google 文件

保留范围因规则类型而异

保留规则会应用于相关保留政策适用的单位部门中的用户所拥有的文件,以及他人直接与这类用户共享的文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。

如果勾选包含共享云端硬盘,那么保留规则也适用于包含所涵盖的单位部门成员的共享云端硬盘。

保留期满后,只有归相应用户所有的文件会被清除

保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。这包括适用单位部门中,归用户所有或与用户共享的文件。但是,当保留期满后,保险柜只会清除归相应单位部门中的用户所有的文件。单位以外的人员向用户共享的文件永远不会被清除。

共享云端硬盘与保留功能

当您对共享云端硬盘应用自定义保留规则时:

  • 涵盖所有共享云端硬盘的自定义规则只会影响您网域中所有共享云端硬盘中的保留范围。
  • 涵盖特定共享云端硬盘的自定义规则只会影响所选共享云端硬盘中的保留范围。

系统只会根据共享云端硬盘专用的保留规则来清除共享云端硬盘文件:

  • 保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件(如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件,那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内)。不过,由于共享云端硬盘文件是归团队(而非特定用户)所有,因此系统只会根据共享云端硬盘专用的保留规则清除共享云端硬盘中的文件。
  • 如果规则适用于用户,且勾选了包含共享云端硬盘,则相应规则只会扩展到共享云端硬盘文件。
保留规则的生效时间和云端硬盘文件的过期时间可能会延迟
  • 当您创建或更新保留规则后,相应规则最长可能需要三小时才会生效。用户在等待规则生效期间删除的文件不会被保留,因而无法检索到。
  • 保留期满后,受影响的文件最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。
保留规则和保全设置仅适用于您网域中的用户创建的文件

在您网域外创建并与您的用户共享的文件不受贵单位的保全设置和保留政策限制。

保险柜不允许创建保留条件完全相同的多项云端硬盘保留规则

您为云端硬盘文件创建的每一项自定义保留规则都必须:

  • 有唯一的上次修改日期或创建日期。
  • 应用于不同于其他保留规则的一组用户。

举例来说,如果您已有一项规则应用于某个单位部门,然后您尝试添加一项应用于共享云端硬盘的规则,而该单位部门中的所有成员都有权访问此共享云端硬盘,那么就可能会发生冲突。如果您添加创建日期/上次修改日期与现有规则相同的新规则,会遭到保险柜拒绝。

此外,您还可以使用包含共享云端硬盘设置来创建唯一的保留规则。如果两条规则的保留条件相同,但其中一条规则包含共享云端硬盘,而另一条规则不包含,就不会发生冲突情况。

如果文件受制于多条保留规则,则系统始终会采用保留期限最长的规则。​

为将数据存储在云端硬盘中的应用管理保留设置

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
保留规则与回收站中的文件

您可以设置自定义保留规则,规定在用户将文件移至回收站后,再经过所设定的天数便彻底清空这些文件。只有 2016 年 8 月 1 日或之后移至回收站的文件受“已移至回收站”规则约束:

  • “已移至回收站”规则既适用于用户回收站中的文件,也适用于当用户清空回收站时删除的文件。
  • “已移至回收站”规则只会清空适用用户或共享云端硬盘所拥有的文件。
  • 如果一个文件适用多种保留规则,那么“已移至回收站”规则会取代所有其他保留规则。如果一个文件适用多种“已移至回收站”规则,系统会采用保留期限最长的规则。保全的优先级仍然高于所有保留规则。
  • 未受保全或保留规则约束的共享云端硬盘文件在被移入回收站后约 30 天,会从所有 Google 系统中永久删除。
保留规则不适用于文档和演示文稿中嵌入的文件

用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如,用户在 Google 文档中撰写内容时,可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。每当电子表格更新时,文档中的图表也会更新。

在上述示例中,如果文档适用保留规则,而电子表格不适用任何保留规则或保全设置,那么即使文档被保留,电子表格也可能被清除。

为云端硬盘创建自定义保留规则

您可以根据单位部门、日期范围或特定的搜索字词来创建自定义保留规则。自定义保留规则一律优先于默认保留规则。此外,如果相应邮件或文件应用了多项保留规则,那么系统就会根据保留期限最长的规则来保留邮件/文件。

要创建自定义保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 点击创建规则
  4. 选择规则的应用范围:云端硬盘
  5. 从下拉列表中选择一个实体:
    • 单位部门
      • 点击按钮以选择一个单位部门。
      • (可选)如果您希望此规则应用于与单位部门的成员相关联的共享云端硬盘,则请勾选包含共享云端硬盘中的结果复选框。
    • 所有共享云端硬盘:将此规则应用于网域中的所有共享云端硬盘。
    • 特定共享云端硬盘:点击查找共享云端硬盘输入成员帐号并将规则应用于特定共享云端硬盘。
  6. 选择文件的保留时长:
    • 点击无限期可永久保留本规则覆盖范围内的文件。点击保存可创建保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除文件,请输入天数(1 至 36500)。指定规则要根据每个文件的哪种操作时间:
      • 创建时间
      • 上次修改时间
      • 已移至回收站
  7. 选择如何处理超过所选保留期限的文件:
    • 如只要清除用户已删除的文件,请选择第一个选项。
    • 如要清除所有文件,请选择第二个选项。这包括用户的云端硬盘中的文件,以及已被删除的数据。
  8. 点击预览以显示将会应用此保留规则的文件列表。检查该列表,确认您是否已正确设置规则。请务必确保这项规则不会永久删除用户可能需要的数据。
    警告:您提交新规则后,保险柜会立即开始清除超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  9. 点击保存以创建清除文件的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击确认即可创建规则。

重要注意事项

  • 字词字段中的电子邮件别名 - 电子邮件别名是指向主电子邮件地址的辅助电子邮件地址。自定义保留规则不会自动涵盖电子邮件别名。要让规则涵盖电子邮件别名,必须将别名添加到字词字段。
  • 重命名的用户 - 用户被重命名后,自定义保留规则不会自动随之调整。相应保留规则只会继续应用于规则的字词字段中明确指定的地址。例如,如果某项规则应用于包含“before@example.com”的邮件,而对应的用户已重命名为“after@example.com”,那么系统只会将保留规则应用到发送至“before@example.com”的邮件。
  • 修改自定义保留规则 - 您可以修改自定义规则,但您必须了解修改规则可能会对已保留的数据造成的影响。系统会根据最新修改过的保留规则来保留数据。

为云端硬盘设置默认保留规则

默认保留规则适用于未受自定义保留规则或保全限制的所有文件。这包括“我的云端硬盘”和共享云端硬盘中的文件。

要为您的单位设置默认保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 默认保留规则下方,点击云端硬盘
  4. 选中为云端硬盘设置默认保留规则复选框。
  5. 选择文件的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留所有文件。点击保存可创建保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除文件,请输入天数(1 至 36500)。指定规则是要根据每个文件的创建时间还是上次修改时间
  6. 选择如何处理超过所选保留期限的文件:
    • 如只要清除用户已删除的文件,请选择第一个选项。
    • 如要清除所有文件,请选择第二个选项。这包括用户的云端硬盘中的文件,以及已被删除的数据。
    警告:您提交相应规则后,保险柜会立即开始清除超过默认保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。在您确保规则配置正确后再继续执行下一步。
  7. 点击保存以创建清除所有文件的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击确认即可创建此规则。
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