使用保险柜保留云端硬盘文件

您可以为 Google 云端硬盘文件设置保留规则，并指定其在云端硬盘中的保留时长，以此作为您的信息治理方案。例如，您可以指定某些文件应保留 7 年。或者，您可以指定应在保留期限结束后删除其他文件。

本文介绍了如何对云端硬盘内容应用保留规则、如何选择要保留的数据、如何设置保留期限等。

本页内容

• 有关云端硬盘和保留功能的重要信息
• 范围、条件和期限简介
• 创建自定义云端硬盘保留规则
• 创建默认的云端硬盘保留规则
• 删除云端硬盘自定义保留规则
• 删除默认的云端硬盘保留规则

有关云端硬盘和保留功能的重要信息

在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理，并查看保险柜支持的云端硬盘文件。

警告：如果保留规则配置不当，系统可能会立即将数据从用户账号中完全清除，而且清除的数据将无法恢复。因此创建或更改保留规则时务必要谨慎。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则，确认无误后再将这些规则应用到整个组织。

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可以保留哪些数据

保留的数据：

• 用户的云端硬盘和共享云端硬盘中的文件
• 电子邮件版式
• 通过 Google Workspace 客户端加密功能加密的文件
• Google Meet 数据，除非启用了 Meet 专用的保留规则

不保留的数据：

• 文件夹和云端硬盘快捷方式
• Google 协作平台，除非停用了协作平台专用的保留规则
• 链接的文件
• 与用户共享的外部文件
• 使用传统版 Google 协作平台创建的网站

注意：默认情况下，云端硬盘保留规则适用于 Meet 数据，但不适用于协作平台。要更改云端硬盘规则涵盖的数据，请启用 Meet 专用规则并更改 Google 协作平台保留设置。

有关详情，请参阅支持的服务和数据类型中有关云端硬盘、Meet 和协作平台的部分。

了解保留规则的潜在延迟

• 当您创建或更新保留规则后，相应规则最长可能需要 24 小时才会生效。用户在规则生效前的这段时间删除的文件不会被保留。
• 保留期满后，如果规则的设置是完全清除文件，受影响的文件最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。在此期间，用户可以访问尚未删除且保留在用户的云端硬盘或共享云端硬盘中的内容。

将数据存储在云端硬盘中的服务的保留

某些 Google 服务会将数据存储在云端硬盘中。这类数据在云端硬盘保留规则的适用范围内，具体如下：

产品	保留规则
Jamboard	保险柜会根据云端硬盘保留规则保留在用户云端硬盘中保存的 Jam。Jamboard 会话结束时，未保存的 Jam 会被舍弃，而不会保留在保险柜中。
Google Meet	默认情况下，云端硬盘保留规则适用于 Meet 录制内容，以及 Meet 内聊天、问答和投票的日志。 要分别管理 Meet 录制内容与云端硬盘中其他内容的保留情况，您可为 Meet 设置保留规则。为 Meet 启用保留规则后，云端硬盘保留规则不会应用于 Meet 录制内容。
Google 协作平台	默认情况下，协作平台网站在协作平台保留规则的适用范围内。 要分别管理协作平台网站与云端硬盘中其他内容的保留情况，您可为协作平台设置保留规则。为协作平台启用保留规则后，云端硬盘保留规则不会应用于协作平台网站。 要像保留云端硬盘中的其他项相同一样保存网站，您可以更改保留设置。这样，网站就按照云端硬盘规则保留了。

自定义保留规则与默认规则

如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如要将所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。

详细了解两种保留规则。

关于范围、条件和期限

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组织部门与共享云端硬盘自定义保留规则范围

创建自定义保留规则时，您可以选择规则的范围：组织部门、所有共享云端硬盘或特定共享云端硬盘。

组织部门

当您对某个组织部门应用自定义保留规则时，该规则会应用于该组织部门中的用户所拥有的文件。

此外，如果您在保留设置下选择使用云端硬盘内容所有者和协作者的保留规则，那么该保留规则也适用于其他用户的“我的云端硬盘”中直接与所选组织部门中的用户共享的文件。有关详情，请参阅下文中的“保留设置”部分。

如果某项保留规则的设置是在保留期满后完全清除文件，保险柜只会完全清除该组织部门中的用户所拥有的文件。该组织部门外部的人员与其内部用户共享的文件不会被完全清除。

如果您选择组织部门并选择包含共享云端硬盘中的内容，那么保留规则会应用于您组织所拥有的共享云端硬盘中的所有内容（如果所选组织部门中的用户符合以下条件）：

• 能够直接访问内容。
• 是共享内容的成员或访客。详细了解如何共享云端硬盘中的文件。
• 是共享云端硬盘的成员。
• 是包含内容的共享云端硬盘子文件夹的协作者或有权访问该子文件夹。

这些规则不适用于群组（例如 [e-mail]）或拥有常规访问权限的用户。

所有共享云端硬盘和特定共享云端硬盘

您可以设置自定义保留规则，以涵盖所有共享云端硬盘或仅涵盖特定共享云端硬盘。

只有所有共享云端硬盘和特定共享云端硬盘范围才能删除共享云端硬盘中的文件，因为共享云端硬盘文件归团队（而非任何特定用户）所有。

基于云端硬盘标签的规则条件和保留期限

以下版本支持此功能：商务标准版和商务 Plus 版；企业版；教育标准版和教育 Plus 版；基本功能版、企业基本功能版和企业基本功能 Plus 版；G Suite 商务版

在受支持的 Google Workspace 版本中，您可以使用云端硬盘标签创建自定义保留规则。您可以使用云端硬盘标签的属性来调整规则的条件和保留期限。常见条件包括基于标签或标记的标签（例如“无限期”或“已分类”）的规则。

例如，某位管理员创建了一条保留规则，用于根据云端硬盘标签条件选择要保留的文件。在下图中，管理员在 2023 年 3 月 1 日之前为“合同日期”标签创建了条件。

接下来，管理员使用云端硬盘标签设置了规则的保留期限。在这里，管理员通过设置保留天数 (100) 来设置保留期限。保留期限的开始日期基于标签日期字段设置的日期，以及要使用的首选日期字段（“合同信息”>“合同日期”）。

自定义规则生效后，其覆盖的用户在“我的云端硬盘”中创建了一个文件。 该文件创建于 2023 年 2 月 8 日，用户应用了“合同信息”>“合同日期”字段，并将“合同日期”设置为 2023 年 2 月 15 日。保留规则的结果如下：

• 已应用保留规则。由于合同日期设置为 2023 年 2 月 15 日（早于 2023 年 3 月 1 日这一条件日期），因此标签条件已通过，并且规则已应用。
• 保留期限从对内容设置的“合同日期”字段的值开始。在此示例中，标签合同日期设为 2023 年 2 月 15 日，因此文件将在该日期之后保留 100 天。2 月 8 日的创建日期不会影响保留期限，因为保留期限的开始日期下未选择创建日期。

详细了解云端硬盘标签。

基于文件时间戳的保留期限

您可以将保留规则设置为从文件的原始创建日期、修改日期、移至回收站日期或云端硬盘标签日期字段开始。

当某个文件首次上传到 Google 云端硬盘时，系统会为其指定创建日期和修改日期。这些日期与本地文件的创建日期或上传日期相匹配，具体取决于文件添加到云端硬盘的方式。

下表显示了用于各种来源的时间：

• 上传时间 - 文件上传到云端硬盘的时间戳
• 本地时间 - 来源设备或服务上原始文件创建时间的时间戳

文件来源（客户端）	创建时间	修改时间
Web 应用	上传	2020 年 4 月 8 日之前： 上传时间 2020 年 4 月 8 日之后： 本地时间
桌面版 Google 云端硬盘	上传	本地时间
备份与同步	上传时间	本地时间
iOS	上传时间	上传时间
Android	上传时间	上传时间
G Suite 迁移服务	本地时间	本地时间
Drive API	可由调用方设置	可由调用方设置

移至回收站的文件的保留期限

可以通过两种方式删除云端硬盘回收站中的文件。第一种方式：默认情况下，云端硬盘会在文件移至回收站 30 天后将其删除。第二种方式：用户可以手动删除回收站中的内容。

注意：Google Workspace 管理员最多可以在 25 天内恢复从回收站中删除的文件。了解如何恢复已删除的文件。

在保险柜中，您可以设置规则来控制回收站中的文件在被删除之前可用于保险柜的时长。这些规则称为“已移至回收站”规则。

举例来说，如果您设置了一项从移至回收站算起将文件保留 5 天的规则，那么文件被移至回收站后，系统会自动在 5 天后删除该文件。虽然管理员仍然可以在 25 天内恢复文件，但保险柜无法再访问该文件。如果用户在文件被移至回收站 2 天后删除回收站中的文件，则保险柜在文件删除后的 3 天内仍然可以访问该文件，并且管理员可在 25 天内恢复该文件（如果文件处于保全状态，则可以恢复文件的时间还能再长一些）。

“移至回收站”规则：

• 会影响该规则适用的用户或共享云端硬盘所拥有的文件。
• 会应用于 2016 年 8 月 1 日或之后移至回收站的文件。
• 无法将保留期限设为无限期。
• 会覆盖其他云端硬盘保留规则，包括失效日期更晚的其他自定义规则。如果有多项“已移至回收站”规则应用于同一个文件，则系统会根据失效日期最晚的规则来保留该文件。
• 会被保全覆盖。
• 不会应用于从回收站恢复的内容。

如要创建移至回收站规则，请在下述第 7 步中将保留期限的起始日期设为移至回收站的日期。

为用户的“我的云端硬盘”数据选择保留设置

您可以选择如何将保留规则应用于用户的“我的云端硬盘”数据。这些规则可应用于“我的云端硬盘”内容的所有者和所有协作者（查看者、评论者和编辑者）或仅应用于所有者。

如果将保留规则应用于所有者和所有协作者，则系统会保留大多数数据，这是最常见的选择。如果将保留规则仅应用于所有者，则系统可能会保留较少的数据。

警告：更改保留规则设置可能会导致数据被永久删除。请先确保这是预期的结果，然后再继续。

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留 设置。
3. 在使用所有者和协作者的规则保留用户的云端硬盘内容旁边，选择一个选项：
   • 使用云端硬盘内容所有者和协作者的保留规则 - 应用所有者和所有可直接访问相应内容的用户的规则。
   • 仅使用云端硬盘内容所有者的保留规则 - 仅应用云端硬盘内容所有者的规则。
     警告：如果云端硬盘内容所有者的保留期限短于协作者的保留期限，则数据可能会被立即完全清除。

创建自定义云端硬盘保留规则

注意：如要为云端硬盘标签日期字段设置保留期限，请先创建包含日期字段的云端硬盘标签条件。了解如何为您的组织创建云端硬盘标签。

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留 自定义规则 创建。
3. 在服务旁边，选择云端硬盘点击继续。
4. 选择规则的应用范围：
   • 组织部门 - 将此规则应用于特定组织部门：
     1. 点击相应字段，然后选择一个组织部门。
     2. （可选）如果您想将规则应用于贵组织拥有的共享云端硬盘中的任何内容，并且所选组织部门中的用户是该云端硬盘的直接成员或可直接访问相应内容，请启用包含共享云端硬盘中的内容。
   • 所有共享云端硬盘 - 将此规则应用于您组织中的所有共享云端硬盘。
   • 特定共享云端硬盘 - 将此规则应用于一个或多个共享云端硬盘。

     选择相应共享云端硬盘，然后点击添加。如果您有很多共享云端硬盘，并且列表经过分页，当您更改页面时，系统会保留您的选择。如果您勾选列表顶部的全选复选框，则系统只会选择当前页面的共享云端硬盘。您也可以按成员的电子邮件地址或共享云端硬盘名称搜索列表。

     1. 要按成员的电子邮件地址过滤列表，请执行以下操作：
        1. 点击按成员电子邮件地址查找。
        2. 输入一个或多个帐号。
        3. 点击查找。
     2. 要按共享云端硬盘名称过滤列表（如果贵组织的共享云端硬盘少于 1,000 个），请执行以下操作：
        1. 点击按名称过滤，然后输入共享云端硬盘名称中的字母。例如，pr 会匹配名为“Sales projects”“Marketing Projects”和“Product management”的共享云端硬盘，但不匹配“Repairs”。

           随着您输入字母，分页列表会自动更新。

        2. 勾选一个或多个复选框按 Enter 键。

     3. 要按名称查找共享云端硬盘（如果贵组织的共享云端硬盘超过 1,000 个），请执行以下操作：
        1. 点击按共享云端硬盘名称查找。
        2. 输入共享云端硬盘名称中的一个或多个字词。注意：字词必须准确且完整。例如，marketing, projects 匹配名为“Marketing projects Q4'22”和“Projects for marketing”的共享云端硬盘，而与名为“Marketing project archive”的共享云端硬盘不匹配，因为“project”没有以“s”结尾。同样，ma 也不匹配这些共享云端硬盘中的任何一个，因为它仅是字词的一部分，而不是一个完整字词。
        3. 点击查找。
5. 点击继续。
6. （可选）添加云端硬盘标签条件：
   1. 点击添加标签条件。
   2. 选择标签标题点击添加。
   3. 选择值。
   4. （可选）再创建一个标签条件。
   5. 点击继续。

7. 选择文件的保留时长：

   • 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
   • 如需在设定的期限过后完全清除文件，请执行以下操作：
     1. 选择保留期限。
     2. 输入保留期限的天数（1 至 36,500）。
     3. 选择文件保留期限的开始日期：
        1. 如要根据与文件相关的事件开始保留，请点击保留期限的开始日期选择创建日期、修改日期或移至回收站的日期。
        2. 如要根据云端硬盘标签的日期字段条件（请参阅第 6 步）开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择标签日期字段设置的日期，然后选择一个日期字段。内容的保留期限从该日期字段的值开始。
     4. 选择保留期限结束后如何处理文件：
        • 仅完全清除已永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除“回收站”文件夹中已清空的过期内容。用户将无法访问或保留这些内容。要仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择此选项。
        • 完全清除用户云端硬盘中的所有内容，包括未永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除所有过期的内容，包括用户云端硬盘文件夹中的内容。这可能会完全清除用户想要保留的内容。如需完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择此选项。
          警告：您提交规则后，保险柜会允许云端硬盘立即完全清除超过保留期限的文件。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再接着执行下一步操作。
8. 点击创建。如果您设置了保留期限，请勾选确认框并点击接受。

创建默认的云端硬盘保留规则

默认保留规则适用于云端硬盘中不在任何自定义规则或保全设置涵盖范围内的文件，包括共享云端硬盘中的文件。

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留。系统会打开默认规则列表。
3. 点击“云端硬盘”图标 。

4. 选择文件的保留时长：

   • 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
   • 如需在设定的期限过后完全清除文件，请执行以下操作：
     1. 选择保留期限。
     2. 输入保留期限的天数（1 至 36,500）。
     3. 选择文件保留期限的开始日期：
        1. 如要根据与文件相关的事件开始保留，请点击保留期限的开始日期选择创建日期、修改日期或移至回收站的日期。
        2. 如要根据云端硬盘标签的日期字段条件（请参阅第 6 步）开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择标签日期字段设置的日期，然后选择一个日期字段。内容的保留期限从该日期字段的值开始。
     4. 选择保留期限结束后如何处理文件：
        • 仅完全清除已永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除“回收站”文件夹中已清空的过期内容。用户将无法访问或保留这些内容。要仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择此选项。
        • 完全清除用户云端硬盘中的所有内容，包括未永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除所有过期的内容，包括用户云端硬盘文件夹中的内容。这可能会完全清除用户想要保留的内容。如需完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择此选项。
          警告：您提交规则后，保险柜会允许云端硬盘立即完全清除超过保留期限的文件。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再接着执行下一步操作。
5. 点击 Create（创建）。勾选确认复选框，然后点击接受。

删除云端硬盘自定义保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留 自定义规则。
3. 将鼠标指向自定义规则点击删除。
   警告：在此规则覆盖范围内但不受任何保全或其他保留规则保护的数据可能会立即被完全清除。
4. 再次点击删除进行确认。

删除默认的云端硬盘保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留。系统会打开默认规则列表。
3. 将鼠标指向云端硬盘点击删除。
   警告：在此规则覆盖范围内但不受任何保全或其他保留规则保护的数据可能会立即被完全清除。
4. 再次点击删除进行确认。