設定雲端硬碟的保留規則

您可以根據電子蒐證 (eDiscovery) 的需求,透過保留規則決定要保留雲端硬碟資料的時間。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關雲端硬碟與保留功能的重要資訊

受保管箱支援的雲端硬碟檔案類型
保管箱可對儲存在雲端硬碟中的下列檔案執行訴訟保留、保留、搜尋和匯出作業:
  • Google 文件、試算表、簡報、表單和繪圖
  • Hangouts Meet 錄製內容
  • 已儲存至使用者雲端硬碟的 Jamboard 檔案
  • 使用者已上傳至雲端硬碟的非 Google 檔案

保留期限依規則類型而定

系統會依照套用政策的機構單位,將保留規則套用至適用機構單位的使用者所擁有的檔案,以及直接與這些使用者共用的檔案。這包括共用雲端硬碟中與使用者直接共用的檔案,無論使用者是否為該共用雲端硬碟的成員都一樣。

如果 [包含共用雲端硬碟] 方塊已勾選,則系統也會根據這項設定所涵蓋機構單位內的成員,將保留規則套用到含有這些成員的共用雲端硬碟。

保留期限屆滿時,只有相關使用者擁有的檔案會遭到清除

保留規則會保存使用者雲端硬碟中所有符合條件的檔案 (如果您設定的規則包含共用雲端硬碟檔案,這類檔案也會列入保留範圍),包括適用機構單位中的使用者所擁有或他人與其共用的檔案。不過,當保留期限屆滿時,保管箱只會清除該機構單位中的使用者所擁有的檔案。機構單位以外的人與使用者共用的檔案則永遠不會遭到清除。

共用雲端硬碟與保留設定

將自訂保留規則套用到共用雲端硬碟後:

  • 如果自訂規則是套用到所有共用雲端硬碟,則會影響您網域中所有共用雲端硬碟的保留期限。
  • 如果自定規則是套用到特定共用雲端硬碟,就只會影響所選共用雲端硬碟的保留期限。

共用雲端硬碟檔案只能依據共用雲端硬碟專屬保留規則來清除:

  • 保留規則會保存使用者雲端硬碟中所有符合條件的檔案 (如果您設定的規則包含共用雲端硬碟檔案,這類檔案也會列入保留範圍)。不過,由於共用雲端硬碟檔案不屬於任何特定使用者,而是由整個團隊共同擁有,因此系統只會依據共用雲端硬碟專屬保留規則來清除共用雲端硬碟內的檔案。
  • 如果您在對使用者套用規則時也勾選了 [包含共用雲端硬碟] 方塊,則只會延長共用雲端硬碟檔案的生命週期。
保留規則的導入作業以及雲端硬碟檔案的到期日可能會延遲
  • 當您建立或更新保留規則時,這些規則可能需要 3 小時才會生效。使用者在規則導入期間刪除的檔案不會受到保留,也無法還原。
  • 保留期限屆滿時,系統可能需要 15 天才能將受影響的檔案自雲端硬碟中移除。
保留規則和訴訟保留只會套用到您網域內的使用者所建立的檔案

由網域外的使用者建立並與您的使用者共用的檔案,並不受貴機構的訴訟保留或保留規則的規範。

保管箱不允許您使用相同的保留條件建立雲端硬碟保留規則

您為雲端硬碟檔案建立的每一條自訂保留規則都必須遵守以下規定:

  • 上次修改或建立日期不得重複,
  • 只能套用到特定一批使用者。

舉例來說,如果您已將一項規則套用到某個機構單位,接著又嘗試針對同一單位內所有成員都有權存取的共用雲端硬碟套用新規則,這兩項規則就會發生衝突。保管箱會拒絕「建立/上次修改日期」與既有規則重複的新規則。

此外,您也可以利用 [包含共用雲端硬碟] 設定來避免保留規則重複。如果兩項規則具有相同的保留條件,但其中只有一項規則包含共用雲端硬碟,則這兩項規則並無衝突。

如果檔案適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。​

針對在雲端硬碟中儲存資料的應用程式管理保留設定

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
保留規則和垃圾桶中的檔案

您可以自訂保留規則,針對使用者移至垃圾桶的檔案指定保留天數。系統會在指定時間過後清除這些檔案。「已移至垃圾桶」規則僅適用於 2016 年 8 月 1 日當天或之後移至垃圾桶的檔案。

  • 「已移至垃圾桶」規則會套用到使用者垃圾桶中的檔案,以及使用者清空垃圾桶時所刪除的檔案。
  • 「已移至垃圾桶」規則僅會清除使用者擁有的檔案,或套用規則的共用雲端硬碟所擁有的檔案。
  • 如果垃圾桶中的檔案適用多項保留規則,「已移至垃圾桶」規則將優先於所有其他保留規則。如果檔案同時適用多項「已移至垃圾桶」規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。此外,訴訟保留的效力仍優先於所有保留規則。
  • 未套用訴訟保留或保留規則的共用雲端硬碟檔案會在移至垃圾桶後大約 30 天,從所有 Google 系統永久刪除。
保留規則不適用於內嵌在文件和簡報中的檔案。

使用者可以將 Google 檔案連結到其他 Google 檔案中。舉例來說,使用者編輯 Google 文件時,可以建立連結至 Google 試算表中內含資料的圖表。只要試算表內容有所更新,系統也會更新文件中的圖表。

在上述的範例中,如果系統已對文件設定保留規則,但未對試算表設定保留規則或訴訟保留,即使文件獲得保留,系統仍可能會清除試算表。

為雲端硬碟建立自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律優先於預設規則,如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[雲端硬碟]
  5. 從下拉式清單中選擇實體:
    • 機構單位
      • 按一下按鈕,選擇機構單位。
      • (選用) 如果您想將這項規則套用至與機構單位成員相關的共用雲端硬碟,請勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 所有共用雲端硬碟:將規則套用至網域中所有共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:點選 [尋找共用雲端硬碟],輸入成員帳戶,然後將規則套用至特定共用雲端硬碟。
  6. 選擇檔案保留時間:
    • 按一下 [無限期] 可永久保留適用這項規則的檔案,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定是否依據下列檔案異動時間設定規則:
      • 建立時間
      • 上次修改時間
      • 移至垃圾桶的時間
  7. 選擇您要如何處理超過指定保留期限的檔案:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者雲端硬碟中的檔案,以及已遭刪除的資料。
  8. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項保留規則的檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  9. 如要建立會清除檔案的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

重要注意事項

  • [字詞] 欄位中的電子郵件別名電子郵件別名是指向主要電子郵件地址的替代電子郵件地址。自訂保留規則不會自動包含電子郵件別名。如果您要包含電子郵件別名,必須將別名加進 [字詞] 欄位。
  • 重新命名的使用者:自訂保留規則並不能配合重新命名的使用者進行自動修改,但能針對保留規則的 [字詞] 欄位中明確指定的地址繼續套用規則。舉例來說,如果規則適用於包含「before@example.com」的郵件,而該使用者已重新命名為「after@example.com」,系統只會針對寄到「before@example.com」的郵件套用保留規則。
  • 修改自訂保留規則:您可以修改自訂規則,但必須瞭解保留的資料可能受到哪些影響。系統會根據最新修改的保留規則來保留資料。

設定雲端硬碟資料的預設保留規則

預設保留規則會套用到所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的檔案,包括「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的檔案。

如何為貴機構設定預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 在「預設保留規則」下方按一下 [雲端硬碟]
  4. 勾選 [設定雲端硬碟資料的預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇檔案保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存所有檔案,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定是要依據個別檔案的「建立時間」「上次修改時間」設定規則。
  6. 選擇您要如何處理超過指定保留期限的檔案:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者雲端硬碟中的檔案,以及已遭刪除的資料。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除所有檔案的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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