Lagra Drive-filer med Arkiv

För din plan för informationsförvaltning kan du ställa in lagringsregler för Google Drive-filer och ange hur länge de ska lagras på Drive. Du kan till exempel ange att vissa filer ska sparas i sju år. Andra filer ska raderas när lagringsperioden löper ut.

I den här artikeln beskriver vi hur lagringsregler fungerar med Drive-objekt, hur du väljer data att lagra, hur du ställer in en lagringsperiod med mera.

På den här sidan

• Viktig information om Drive och lagring
• Om omfattning, villkor och varaktighet
• Skapa en anpassad lagringsregel för Drive
• Skapa standardlagringsregel för Drive
• Radera en anpassad lagringsregel för Drive
• Radera standardlagringsregel för Drive

Viktig information om Drive och lagring

Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom vilka Drive-filer som stöds i Arkiv.

VARNING! En felaktigt konfigurerad lagringsregel kan leda till omedelbar och oåterkallelig bortrensning av meddelanden från användarnas postlådor. Var försiktig när du skapar eller ändrar lagringsregler. Du bör testa nya regler på en liten grupp användare innan du tillämpar dem på hela organisationen.

Utöka alla  |  Komprimera alla

Vilken data kan lagras

Data som lagras:

• Filer på användarnas enheter och delade enheter
• E-postlayouter
• Filer som har krypterats med Google Workspace-kryptering på klientsidan
• Google Meet-data om inte Meet-specifik lagring har aktiverats

Data som inte lagras:

• Mappar och Drive-genvägar
• Google Sites, om inte webbplatsspecifik lagring har inaktiverats
• Länkade filer
• Externa filer som delas med användarna
• Webbplatser som har skapats i klassiska Sites

Obs! Som standard gäller lagringsregler för Drive för Meet-data men inte för Sites. Om du vill ändra vilken data Drive-regler täcker aktiverar du Meet-specifika regler och ändrar lagringsinställningarna för Sites.

Mer information finns i avsnitten för Drive, Meet och Sites i Tjänster och datatyper som stöds.

Förstå potentiella förseningar med lagringsregler

• När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Filer som tas bort av användare under spridningsperioden lagras inte.
• När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att radera filer permanent kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive. Objekt som inte har raderats och finns kvar på en användares Drive eller en delad enhet är tillgängliga för användaren under den här perioden. 

Lagring av tjänster som lagrar data på Drive

Vissa Google-tjänster lagrar sin data på Drive. Dessa data omfattas av lagringsreglerna för Drive enligt följande:

Produkt	Lagring
Jamboard	Arkiv lagrar Jams som har sparats på användarnas enheter enligt lagringsreglerna för Drive. Jams som inte har sparats tas bort när Jamboard-sessionen slutar och är inte tillgängliga i Arkiv.
Google Meet	Meet-inspelningar och loggarna för chatt, frågor och svar och omröstningar i Meet omfattas av lagringsreglerna för Drive som standard. Om du vill hantera lagring av Meet-inspelningar på ett annat sätt än andra objekt på Drive kan du skapa lagringsregler för Meet. När lagringsregler för Meet har aktiverats gäller lagringsregler för Drive inte för Meet-inspelningar.
Google Sites	Sites omfattas av lagringsregler på Sites som standard. Om du vill lagra webbplatser på ett annat sätt än andra objekt på Drive kan du konfigurera lagringsregler för Sites. När lagringsregler för Sites har aktiverats gäller lagringsregler för Drive inte för webbplatser. Om du vill lagra webbplatser på samma sätt som andra objekt på Drive kan du ändra lagringsinställningarna så att webbplatser lagras med Drive-regler.

Anpassade lagringsregler kontra standardregler

Om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid skapar du en anpassad lagringsregel. Om du vill behålla all tjänstdata under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.

Läs mer om de två typerna av lagringsregler.

Om omfattning, villkor och varaktighet

Utöka alla  |  Komprimera alla

Anpassad lagringsregel för organisationsenhet kontra delad enhet

När du skapar en anpassad lagringsregel kan du välja regelns omfattning – Organisationsenhet, Alla delade enheter eller Specifika delade enheter.

Organisationsenhet

När du tillämpar en anpassad lagringsregel på en organisationsenhet gäller regeln för filer som ägs av användare i organisationsenheten.

Om du dessutom väljer Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och användare med skrivbehörighet under LagringInställningar gäller lagringsregeln även för filer på en annan användares enhet som delas direkt med en användare i den valda organisationsenheten. Mer information finns i avsnittet om lagringsinställningar nedan.

Om en regel är inställd på att radera filer permanent när lagringsperioden löper ut, raderar Arkiv permanent enbart de filer som ägs av användare i organisationsenheten. Filer som delas utanför organisationsenheten raderas inte permanent.

Om du väljer en organisationsenhet och väljer Inkludera objekt från delade enheter gäller lagringsregeln för alla objekt på en delad enhet som organisationen äger om en användare på den valda organisationsenhet:

• Har direkt åtkomst till objektet.
• är medlem eller gäst för ett delat objekt Läs mer om att dela filer från Drive.
• är medlem på den delade enheten
• är redigeringsbehörig för eller har åtkomst till en undermapp för delade enheter som innehåller objektet.

Reglerna gäller inte för grupper som [e-mail] eller användare med Allmän åtkomst. 

Alla delade enheter och specifika delade enheter

Du kan ställa in en anpassad lagringsregel som täcker alla delade enheter eller enbart specifika delade enheter.

Det är enbart omfattningarna Alla delade enheter och Specifika delade enheter som kan radera filer från delade enheter eftersom filer på delade enheter ägs av teamet och inte av en specifik användare.

Regelvillkor och lagringsperioder baserat på Drive-etiketter

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus, Enterprise. Education Standard och Education Plus Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Med en Google Workspace-utgåva som stöds kan du använda Drive-etiketter för att skapa anpassade lagringsregler. Du kan använda Drive-etikettens egenskaper för att justera en regels villkor och lagringsperiod. Vanliga villkor är regler baserade på en etikett eller etiketter med märken, som Obeg eller Klassificerad. 

Exempelvis har en administratör skapat en lagringsregel som valt filer för lagring baserat på ett villkor för Drive-etikett. På bilden nedan skapade administratören villkoret före den 1 mars 2023 för etiketten Kontraktsdatum.

Därefter använde administratören Drive-etiketten för att ställa in regelns lagringsperiod. Här anger administratören lagringsperioden genom att ställa in antalet lagringsdagar (100). Början av lagringsperioden baseras på datumet som anges på etikettdatumet och önskat datumfält att använda (Avtalsinformation > Avtalsdatum).

När den anpassade regeln har spridits skapade en användare som omfattades av regeln en fil på Min enhet. Filen skapades den 8 februari 2023 och användaren tillämpade Avtalsinformation > fältet Avtalsdatum med Avtalsdatum satt till den 15 februari 2023. Resultatet för lagringsregeln var:

• Lagringsregeln har tillämpats. Eftersom avtalsdatumet var satt till den 15 februari 2023 före villkorsdatumet den 1 mars 2023 passerade etikettvillkoret och regeln tillämpades.
• Lagringsperioden började på värdet av fältet Avtalsdatum som angetts för objektet. I det här exemplet har etikettkontraktsdatumet angetts till 15 februari 2023 och filen lagras i 100 dagar efter detta datum. Den 8 februari, dagen då den skapades, påverkar inte lagringsperioden eftersom Skapades inte valdes under Start på lagringsperiod.

Läs mer om Drive-etiketter.

Lagringsperiod baserat på en fils tidsstämpel

Du kan ställa in lagringsregler som ska starta på det ursprungliga genereringsdatumet för en fil, ändringsdatumet, datumet för flytt till papperskorgen eller fältet för datum för Drive-etikett. 

När en fil laddas upp på Google Drive tilldelas den ett genereringsdatum och ett ändringsdatum. Datumen matchar antingen datumet då filen skapades eller överföringsdatumet, beroende på hur filen lades till på Drive. 

Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor:

• Uppladdning – tidsstämpeln visar när filen laddades upp till Drive
• Lokalt – tidsstämpeln för den ursprungliga filens skapandetid på källenheten eller tjänsten

Filkälla (klient)	Skapades	Ändrades
Webbapp	Ladda upp	Före den 8 april 2020: Uppladdning Efter den 8 april 2020: Lokalt
Google Drive för datorn	Ladda upp	Lokalt
Säkerhetskopiera och synkronisera	Ladda upp	Lokalt
iOS	Ladda upp	Ladda upp
Android	Ladda upp	Ladda upp
G Suite Migrering	Lokalt	Lokalt
Drive-API	Kan anges av den som ringer	Kan anges av den som ringer

Lagringsperiod för filer som har flyttats till papperskorgen

Det går att radera filer i papperskorgen på Drive på två sätt. Först raderar Drive som standard papperskorgsfiler 30 dagar efter att de har flyttats dit. För det andra kan användaren ta bort objekt i papperskorgen manuellt. 

Obs! Filer som raderas från papperskorgen kan återställas av en Google Workspace-administratör i upp till 25 dagar. Läs mer om att återställa raderade filer. 

I Arkiv kan du ställa in regler som styr hur länge filer som har lagts i papperskorgen är tillgängliga i Arkiv innan de raderas. De här reglerna kallas flyttad till papperskorgen-regler.

Om du exempelvis skapar en regel om att filer i papperskorgen ska sparas i fem dagar, raderas en fil i papperskorgen automatiskt fem dagar efter att den placerats där. Även om administratörer fortfarande kan återställa filen i 25 dagar är den inte längre tillgänglig i Arkiv. Om en användare raderar en fil från papperskorgen två dagar efter att han eller hon har flyttat den dit är filen tillgänglig för Arkiv i ytterligare tre dagar och kan återställas av administratörerna i 25 dagar eller längre om objektet är spärrat.

En flyttad till papperskorgen-regel:

• Berör filer som ägs av användaren eller den delade enhet som regeln gäller.
• Den tillämpas på filer som har flyttats till papperskorgen på eller efter den 1 augusti 2016.
• Det går inte att ha en lagringsperiod med obestämd tid.
• Den åsidosätter andra lagringsregler på Drive, inklusive andra anpassade regler som löper ut senare. Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt den regel som gäller längst.
• Den åsidosätts av spärrar.
• Gäller inte objekt som återställs från papperskorgen.

Skapa en regel för att flytta till papperskorgen genom att i steg 7 nedan ställa in starten på lagringsperioden till Datum för flytt till papperskorgen.

Välja lagringsinställningar för en användares data på Min enhet

Du väljer hur lagringsregler tillämpas på en användares data på Min enhet. Reglerna kan gälla för objektets ägare och alla redigeringsbehöriga (läsbehöriga, kommentatorer och redigerare) eller enbart ägaren för objektet på Min enhet.

När lagringsregeln tillämpas på ägaren och alla användare med skrivbehörighet lagras störst mängd data och det är det vanligaste valet. Om du tillämpar lagringsregeln enbart på ägaren kan det hända att mindre data lagras. 

Varning! Om du ändrar inställningarna för lagringsregeln kan data raderas permanent. Se till att det är det förväntade resultatet innan du fortsätter

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på LagringInställningar.
3. Bredvid Behåll användarnas Drive-objekt med ägarens och redigeringsbehörigas regler väljer du ett alternativ:
   • Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och användare med skrivbehörighet – tillämpa reglerna för ägaren och alla användare med direktåtkomst till objektet.
   • Använd lagringsreglerna för enbart Drive-objektets ägare – tillämpa reglerna för enbart ägaren av Drive-objektet.
     Varning! Om lagringstiderna för Drive-objektets ägare är kortare än för en användare med skrivbehörighet kan data raderas permanent direkt.

Skapa en anpassad lagringsregel för Drive

Obs! Om du vill ange lagringstid i datumfält för Drive-etiketter skapar du först ett villkor för Drive-etikett med ett datumfält. Läs mer om hur du skapar Drive-etiketter för organisationen.

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på LagringAnpassade reglerSkapa.
3. Välj Drive bredvid Tjänst klicka på Fortsätt.
4. Välj regelns omfattning:
   • Organisationsenhet – tillämpa regeln på en viss organisationsenhet:
     1. Klicka på menyn och välj en organisationsenhet
     2. (Valfritt) Om du vill att regeln ska tillämpas på alla objekt på en delad enhet som organisationen äger och om en användare i den valda organisationsenheten är en direkt medlem på enheten eller har direkt åtkomst till objektet aktiverar du Inkludera objekt från delade enheter.
   • Alla delade enheter – tillämpa regeln på alla delade enheter i organisationen.
   • Specifika delade enheter – tillämpa regeln på en eller flera delade enheter.

     Välj de delade enheterna och klicka på Lägg till. Om du har många delade enheter och listan har flera sidor sparas ditt val när du byter sida. Om du markerar kryssrutan Markera alla högst upp i listan markeras bara den aktuella sidan. Du kan även söka i listan med en medlems e-postadress eller med namnet på den delade enheten.

     1. Så här filtrerar du listan efter en medlems e-postadress:
        1. Klicka på Sök efter medlemsadress.
        2. Ange ett eller flera konton.
        3. Klicka på Sök.
     2. Så här filtrerar du listan efter namnet på den delade enheten (om organisationen har färre än 1 000 delade enheter):
        1. Klicka på Filtrera efter namn och ange bokstäver i den delade enhetens namn. Till exempel matchar pr delade enheter med namnet Försäljningsprojekt, Marknadsföringsprojekt och Produkthantering, men inte Reparationer.

           Den sidnumrerade listan uppdateras automatiskt när du lägger till bokstäver.

        2. Markera rutan eller rutornaklicka på Retur.

     3. Så här hittar du den delade enheten per namn (om organisationen har fler än 1 000 delade enheter):
        1. Klicka på Sök efter namn på delad enhet.
        2. Ange ett eller flera ord i namnet på den delade enheten. Obs! Orden måste vara exakta och fullständiga. Till exempel matchar marknadsföring, projekt delade enheter med namnet Marknadsföringsprojekt Q4 22 och Projekt för marknadsföring. Det matchar inte en delad enhet med namnet Marknadsföringsprojektarkiv eftersom projekt inte slutar med ett s. På samma sätt matchar ma inte någon av dessa delade enheter eftersom den bara är en del av ett ord, inte det fullständiga ordet.
        3. Klicka på Sök.
5. Klicka på Fortsätt.
6. (Valfritt) Lägg till villkor för Drive-etikett:
   1. Klicka på Lägg till etikettvillkor.
   2. Välj en etiketttitel klicka på Lägg till.
   3. Välj värdena.
   4. (Valfritt) Skapa ett annat etikettvillkor.
   5. Klicka på Fortsätt.

7. Välj hur länge filer ska lagras:

   • Om du vill behålla filer som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Så här rensar du filer efter en angiven tid:
     1. Välj Lagringsperiod.
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när lagringsperioden ska börja:
        1. Om du vill starta lagringen baserat på en händelse som rör en fil klickar du på Start av lagringsperiodvälj Skapat datum, Ändringsdatum eller Datum för flytt till papperskorgen. 
        2. Om du vill starta kvarhållningen baserat på en Drive-etiketts datumfältvillkor (se steg 6), klickar du på Start av lagringsperiod välj Datum inställt i fält för etikettdatum. Välj sedan ett datumfält. Lagringstiden för en artikel inleds med värdet i detta datumfält. 
     4. Välj vad som ska hända med filerna när lagringsperioden löper ut:
        • Radera enbart borttagna objekt permanent – det här alternativet raderar permanent objekt som har löpt ut som töms från papperskorgen. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill radera filer som redan har tömts från användarens papperskorg väljer du det här alternativet.
        • Radera alla objekt på användarnas enheter permanent, inklusive objekt som inte har raderats permanent – det här alternativet raderar alla objekt som har löpt ut permanent, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan radera objekt permanent som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill radera alla filer permanent, inklusive filer som inte har raderats, väljer du det här alternativet.
          Varning! I Arkiv kan Drive omedelbart radera filer permanent som överskrider lagringsperioden när du ställer in regeln. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
8. Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn.

Skapa standardlagringsregel för Drive

Standardlagringsregeln gäller för filer på Drive, inklusive filer på delade enheter som inte omfattas av en anpassad regel eller spärr.

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
3. Klicka på Drive .

4. Välj hur länge filer ska lagras:

   • Om du vill behålla filer som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Så här rensar du filer efter en angiven tid:
     1. Välj Lagringsperiod.
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när lagringsperioden ska börja:
        1. Om du vill starta lagringen baserat på en händelse som rör en fil klickar du på Start av lagringsperiodvälj Skapat datum, Ändringsdatum eller Datum för flytt till papperskorgen. 
        2. Om du vill starta kvarhållningen baserat på en Drive-etiketts datumfältvillkor (se steg 6), klickar du på Start av lagringsperiod välj Datum inställt i fält för etikettdatum. Välj sedan ett datumfält. Lagringstiden för en artikel inleds med värdet i detta datumfält. 
     4. Välj vad som ska hända med filerna när lagringsperioden löper ut:
        • Radera enbart borttagna objekt permanent – det här alternativet raderar permanent objekt som har löpt ut som töms från papperskorgen. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill radera filer som redan har tömts från användarens papperskorg väljer du det här alternativet.
        • Radera alla objekt på användarnas enheter permanent, inklusive objekt som inte har raderats permanent – det här alternativet raderar alla objekt som har löpt ut permanent, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan radera objekt permanent som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill radera alla filer permanent, inklusive filer som inte har raderats, väljer du det här alternativet.
          Varning! I Arkiv kan Drive omedelbart radera filer permanent som överskrider lagringsperioden när du ställer in regeln. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
5. Klicka på Skapa. Markera avtalsrutan och klicka på Acceptera.

Radera en anpassad lagringsregel för Drive

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på LagringAnpassade regler.
3. Peka på den anpassade regeln klicka på Radera.
   Varning! Data som omfattas av denna regel som inte skyddas av spärrar eller andra lagringsregler kan rensas bort direkt och permanent.
4. Bekräfta genom att klicka på Radera igen.

Radera en standardlagringsregel för Drive

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
3. Peka på Drive klicka på Radera.
   Varning! Data som omfattas av denna regel som inte skyddas av spärrar eller andra lagringsregler kan rensas bort direkt och permanent.
4. Bekräfta genom att klicka på Radera igen.