Как настроить хранение файлов на Диске с помощью Сейфа

Вы можете определять срок хранения файлов на Диске, в том числе данных Meet и сайтов, созданных с помощью новой версии Google Сайтов. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения файлов и время, через которое их нужно удалить.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о Диске и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие файлы Диска поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, возникает риск потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Развернуть все | Свернуть все

Область действия специальных правил хранения: организационные подразделения или общие диски

Организационные подразделения

Специальное правило хранения, настроенное для организационного подразделения, применяется к файлам, которые принадлежат или напрямую доступны пользователям этого подразделения. Кроме того, правило применяется к файлам на общем диске, к которым пользователю предоставлен непосредственный доступ, независимо от того, является ли этот пользователь участником диска.

Если правило предусматривает безвозвратное удаление файлов по завершении срока хранения, Сейф удалит только те из них, которые принадлежат пользователям этого организационного подразделения. Внешние файлы не удаляются.

Если установлен флажок Включить файлы с общих дисков, правило будет также применяться к общим дискам, участниками которых являются пользователи в выбранном организационном подразделении. Такие правила могут только увеличить жизненный цикл файлов на общих дисках. Чтобы безвозвратно удалять файлы с общих дисков, задайте для них свои правила хранения.

Общие диски

Специальное правило хранения может применяться ко всем общим дискам в организации или только к выбранным.

Для безвозвратного удаления файлов с общих дисков нужно задавать для них свои правила хранения, так как файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю.

Возможные задержки при вступлении в силу и выполнении правил хранения
  • Новые и обновленные правила хранения вступают в силу в течение трех часов. Файлы, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются.
  • Если срок хранения истек, а правило предполагает безвозвратное удаление файлов с Диска, оно может занять до 15 дней.
Указанное для загруженного файла время создания и изменения зависит от источника файла
Время создания и изменения файла, которое указывается при его загрузке на Диск, может соответствовать времени локального файла или времени загрузки. Это зависит от источника, из которого файл был добавлен на Диск. В таблице ниже показано, какое время указывается для файлов из различных источников.
  • Загрузка – временная метка соответствует времени загрузки файла на Диск.
  • Локальный файл – временная метка соответствует времени, указанному в исходном файле на устройстве или в сервисе.
Источник файла (клиент) Время создания Время изменения
Веб-приложение Загрузка

До 8 апреля 2020 г. – загрузка

После 8 апреля 2020 г. – локальный файл

Клиент Google Диска Локальный файл Локальный файл
Автозагрузка и синхронизация Загрузка Локальный файл
iOS Загрузка Загрузка
Android Загрузка Загрузка
G Suite Migrate Локальный файл Локальный файл
API Диска Может быть указано вызывающей стороной Может быть указано вызывающей стороной
В Сейфе не разрешается создавать конфликтующие правила хранения для Диска

Каждое специальное правило хранения, созданное для файлов на Диске, должно:

  • содержать уникальную дату изменения или создания
    ИЛИ
  • применяться к уникальной группе пользователей.

Например, конфликт может возникнуть, если существует правило для организационного подразделения, а вы пытаетесь добавить правило для общего диска, к которому имеют доступ все пользователи этого подразделения. Новое правило также будет отклонено Сейфом, если оно имеет неуникальную дату создания или последнего изменения.

Правило хранения можно сделать уникальным с помощью параметра Включить результаты поиска на общих дисках. Между двумя правилами с одинаковыми критериями хранения не возникает конфликт, если одно правило распространяется на общий диск, а другое – нет.

Если файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

Управление правилами для приложений, данные которых хранятся на Диске

Некоторые сервисы Google могут хранить данные на Диске. На такие данные распространяются следующие правила хранения Google Диска:

Продукт Хранение
Jamboard

Сейф хранит Jam-файлы, сохраненные на Диске пользователя, в соответствии с правилами хранения Диска. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу.

Google Meet

На записи Meet по умолчанию распространяются правила хранения Диска.

Чтобы управлять хранением записей Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Если правила хранения для Meet включены, правила хранения Диска к записям Meet применяться не будут.

Google Сайты

На сайты по умолчанию распространяются правила хранения Диска.

Чтобы управлять хранением сайтов отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Сайтов. Если эти правила включены, правила хранения Диска к сайтам применяться не будут.

Файлы в корзине и правила хранения

По умолчанию Диск удаляет файлы из корзины через 30 дней после того, как они были туда помещены. Пользователи также могут самостоятельно очистить корзину или навсегда удалить из нее отдельные файлы. Администратор Google Workspace может восстановить файлы, удаленные из корзины автоматически или пользователем, в течение 25 дней. Подробнее…

С помощью правил хранения по дате перемещения в корзину можно настроить период, в течение которого файлы в корзине будут оставаться доступными в Сейфе. Например, если правилом задается 5-дневный срок хранения, то файл будет автоматически удален из корзины через пять дней после того, как он был туда помещен. Администраторы по-прежнему смогут восстановить файл в течение 25 дней, но он больше не будет доступен в Сейфе. Если пользователь удаляет файл из корзины через два дня после того, как он был туда помещен, то файл будет доступен в Сейфе ещё три дня, а администраторы смогут восстановить его в течение 25 дней.

Правило хранения по дате перемещения в корзину имеет следующие особенности:

  • Распространяется на файлы в корзине, принадлежащей пользователю или общему диску, к которому применяется правило.
  • Распространяется только на файлы, перемещенные в корзину не ранее 1 августа 2016 года.
  • Не может задавать неограниченный срок хранения.
  • Переопределяет другие правила хранения для Диска, включая другие специальные правила, согласно которым срок действия истекает позже. Если к файлу применяются несколько правил хранения по дате перемещения в корзину, приоритетным будет то, согласно которому срок действия истекает позже.
  • Имеет меньший приоритет, чем запреты на удаление данных.

Чтобы настроить правила хранения по дате перемещения в корзину, укажите для параметра Продолжительность и действие срок хранения, связанный с датой перемещения в корзину.

Как настроить специальное правило хранения для Диска

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение>Специальные правила>Создать.
  3. Выберите сервис Диск и нажмите Продолжить.
  4. Выберите нужный вариант.
    • Организационное подразделение. Правило будет применяться к определенному организационному подразделению:
      1. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
      2. Если вы хотите применить правило к общим дискам, участниками которых являются пользователи выбранного организационного подразделения, включите параметр Включать файлы, найденные на общих дисках.
    • Все общие диски. Правило будет применяться ко всем общим дискам организации.
    • Выбранные общие диски. Правило будет применяться к общим дискам, к которым относится определенный аккаунт.
      1. Укажите один или несколько аккаунтов и нажмите Найти.
      2. Выберите один или несколько общих дисков.
      3. Нажмите Добавить.
  5. Нажмите Продолжить.
  6. Укажите срок хранения данных.

    • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы файлы удалялись через какое-то время:
      1. Выберите Срок хранения.
      2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
      3. Установите время, с которого будет отсчитываться срок хранения.
  7. Укажите, что делать с файлами по истечении установленного срока хранения.
    • Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
    • Чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
    Внимание! Как только вы настроите правило в Сейфе, система может немедленно удалить файлы Диска, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  8. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Диска

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем файлам на Диске, в том числе к файлам на общих дисках, если для этих файлов не заданы специальные правила или запреты на удаление.

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
  3. Нажмите на значок Диска "".
  4. Укажите срок хранения данных.

    • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы файлы удалялись через какое-то время:
      1. Выберите Срок хранения.
      2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
      3. Установите время, с которого будет отсчитываться срок хранения.
  5. Укажите, что делать с файлами по истечении установленного срока хранения.
    • Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
    • Чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
    Внимание! Как только вы настроите правило в Сейфе, система может немедленно удалить файлы Диска, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?