Настройка правил хранения для Google Диска

С помощью правил хранения можно установить, сколько должны храниться файлы на Диске, необходимые для использования в юридических целях.

Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.

Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, вы рискуете потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении параметров хранения. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Важная информация о хранении данных Диска

Типы файлов на Диске, поддерживаемые Сейфом
Сейф можно использовать для хранения, установки запретов на удаление, поиска и экспорта следующих файлов на Диске:
  • файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Рисунков;
  • записей Hangouts Meet;
  • файлов Jamboard, сохраненных на Дисках пользователей;
  • файлов других форматов (не Google), загруженных пользователями на Диск. 

Область применения правила зависит от его типа

Правила хранения применяются к файлам, которые принадлежат пользователям (и к которым им напрямую предоставлен доступ) в организационном подразделении, подпадающем под действие политики. Это также касается файлов на общих дисках, к которым пользователю предоставлен непосредственный доступ, независимо от того, является ли он участником диска.

Если установлен флажок Включить результаты поиска на общих дисках, правила хранения также будут применяться к общим дискам, участниками которых являются пользователи организационного подразделения, подпадающего под действие этих правил.

По истечении срока хранения навсегда удаляются только те файлы, которые принадлежат пользователям

В соответствии с правилами хранения сохраняются все файлы на Диске пользователя (включая содержимое общего диска, если на него распространяется правило), в том числе файлы, которые принадлежат пользователям и к которым им предоставлен доступ в организационном подразделении. Тем не менее по истечении срока хранения из Сейфа удаляются только файлы, принадлежащие пользователям этого организационного подразделения. Внешние файлы никогда не удаляются.

Общие диски и применение к ним правил хранения

Правило хранения, примененное к общим дискам, может распространяться:

  • на все общие диски в домене;
  • на некоторые общие диски в домене.

Удаление файлов с общего диска регулируется только правилами хранения для такого диска.

  • В соответствии с правилами хранения сохраняются все файлы на Диске пользователя (включая содержимое общего диска, если на него распространяется правило). Однако поскольку файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю, они удаляются только в соответствии с правилами хранения, которые заданы именно для общих дисков.
  • Правила, которые применяются к пользователям и для которых установлен параметр Включить результаты поиска на общих дисках, могут только увеличить жизненный цикл файлов на общих дисках.
Применение правил хранения и истечение срока хранения файлов на Диске может происходить с задержками
  • При создании или обновлении правила хранения изменения вступают в силу в течение трех часов. Файлы, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются и не могут быть восстановлены.
  • По истечении срока хранения удаление файлов с Диска может занять до 15 дней.
Правила хранения и запреты применяются только к файлам, созданным пользователями в домене.

На файлы, которые созданы за пределами домена и к которым предоставлен доступ вашим пользователям, не распространяются запреты и правила хранения вашей организации.

В Сейфе не разрешается создавать конфликтующие правила хранения для Диска

Каждое правило хранения, созданное для файлов на Диске, должно: 

  • содержать уникальную дату изменения или создания
    или
  • применяться к уникальной группе пользователей.

Например, конфликт может возникнуть, если существует правило, которое применяется к организационному подразделению, а вы пытаетесь добавить правило, которое применяется к общему диску, к которому имеют доступ все пользователи такого подразделения. Новое правило также будет отклонено Сейфом, если оно имеет неуникальную дату создания или последнего изменения.

Правило хранения можно сделать уникальным с помощью параметра Включить результаты поиска на общих дисках. Между двумя правилами с одинаковыми критериями хранения не возникает конфликт, если одно правило распространяется на общий диск, а другое – нет.

Если файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.​

Управление правилами для приложений, данные которых хранятся на Диске

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Файлы в корзине и правила хранения

Вы можете настраивать специальные правила хранения, навсегда удаляющие файлы через определенное количество дней после их перемещения в корзину пользователями. Правила хранения по дате перемещения в корзину распространяются только на те файлы, которые были перемещены в корзину не ранее 1 августа 2016 года.

  • Правило хранения по дате перемещения в корзину применяется к файлам, которые находятся в корзине пользователя, а также к тем, которые были удалены при ее очистке.
  • Правило хранения по дате перемещения в корзину навсегда удаляет только файлы, принадлежащие пользователю или общему диску, к которому оно применяется.
  • Если на файл в корзине распространяется действие нескольких правил хранения, то приоритет имеет правило хранения по дате перемещения в корзину. Если таких правил несколько, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения. Как обычно, запреты на удаление данных имеют приоритет над любыми правилами хранения.
  • Файлы на общих дисках, на которые не распространяется запрет на удаление или правило хранения, навсегда удаляются из всех систем Google приблизительно через 30 дней после перемещения в корзину.
Правила хранения не распространяются на файлы, встроенные в документы и презентации

Пользователи могут связать файл Google с другим файлом Google. Например, работая с документом Google, пользователь может создать диаграмму, связанную с данными в таблице Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

Если на документ из примера выше распространяется правило хранения, а таблица не подпадает под действие правил хранения или запретов на удаление, то она может быть удалена навсегда, даже если документ сохранится.

Создание специального правила хранения для Диска

Специальные правила позволяют задать срок хранения для конкретного типа информации (файлов одного подразделения, сообщений за выбранный период или с определенными ключевыми словами и т. д.). Они имеют приоритет над правилами по умолчанию. Если сообщение или файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

Чтобы создать специальное правило хранения:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к Диску.
  5. Выберите нужный вариант в раскрывающемся списке.
    • Организационное подразделение:
      • Чтобы выбрать подразделение, нажмите соответствующую кнопку.
      • Если правило должно применяться к общим дискам, связанным с участниками выбранного организационного подразделения, установите флажок Включать результаты поиска на общих дисках.
    • Все общие диски: правило будет применяться ко всем общим дискам в домене. 
    • Выбранные общие диски: нажмите Найти общие диски и введите аккаунт участника. Правило будет применяться к выбранному общему диску.
  6. Укажите срок хранения данных.
    • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы файлы удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500. Выберите, на чем будет основано правило:
      • дате создания;
      • дате последнего изменения;
      • дате перемещения в корзину.
  7. Укажите, что делать с файлами по истечении установленного срока.
    • Если нужно окончательно стирать только файлы, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать все файлы, включая документы на Дисках пользователей и уже удаленные файлы, выберите второй вариант.
  8. Нажмите Предварительный просмотр. Откроется список файлов, которые подпадают под действие правила хранения. Убедитесь, что правило настроено верно и данные, которые могут понадобиться пользователям, не будут окончательно удалены.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  9. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.

Важная информация

  • Псевдонимы электронной почты в поле "Условия". Псевдоним электронной почты – это дополнительный адрес электронной почты, который указывает на основной. Специальные правила хранения не применяются к псевдонимам автоматически, поэтому вам понадобится самостоятельно добавить их в поле Условия.
  • Переименованные пользователи. При изменении имени пользователя специальные правила хранения не меняются автоматически. Они продолжают применяться только к адресам, явным образом указанным в поле Условия. Предположим, правило настроено для сообщений, адресованных пользователю staryiadres@example.com. Если задать для него новое имя novyiadres@example.com, правило будет по-прежнему работать только для сообщений, отправленных по адресу staryiadres@example.com.
  • Изменение специальных правил хранения. Вы можете изменить правило, однако необходимо понимать, каким образом это повлияет на хранящиеся данные. К ним всегда применяется последняя версия правила.

Настройка правила хранения по умолчанию для Диска

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем файлам, включая данные в разделе "Мой диск" и на общих дисках, если для этих файлов не заданы специальные правила или запреты.

Чтобы задать правило хранения по умолчанию для организации:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. В разделе Правила хранения по умолчанию нажмите Диск.
  4. Установите флажок Настроить правило хранения по умолчанию для Диска.
  5. Укажите срок хранения данных.
    • Чтобы они хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы файлы удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500. Выберите, на чем будет основано правило: дате создания или дате последнего изменения файла.
  6. Укажите, что делать с файлами по истечении установленного срока.
    • Если нужно окончательно стирать только файлы, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы окончательно стирать все файлы, включая документы на Дисках пользователей и уже удаленные файлы, выберите второй вариант.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  7. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?