Przechowywanie plików z Dysku w Vault

W ramach planu zarządzania informacjami możesz skonfigurować reguły przechowywania dotyczące plików na Dysku Google. Możesz też określić, jak długo mają one być przechowywane na Dysku. Możesz na przykład wskazać, że niektóre pliki powinny być przechowywane przez 7 lat lub że inne pliki powinny zostać usunięte po zakończeniu okresu przechowywania.

Z tego artykułu dowiesz się, jak reguły przechowywania działają z elementami na Dysku, jak wybrać dane i jak ustawić okres ich przechowywania.

Informacje dostępne na tej stronie

• Ważne informacje na temat Dysku i przechowywania
• Zakres, warunki i czas trwania
• Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Dysku
• Tworzenie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Dysku
• Usuwanie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Dysku
• Usuwanie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Dysku

Ważne informacje na temat Dysku i przechowywania

Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się ze sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jakie typy plików z Dysku są obsługiwane przez Vault.

OSTRZEŻENIE: nieprawidłowo skonfigurowana reguła przechowywania może spowodować natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie danych z kont użytkowników. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia i zmieniania tych reguł. Przed wprowadzeniem nowych reguł w całej organizacji zalecamy przetestowanie ich na małej grupie użytkowników.

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Jakie dane można przechowywać

Dane, które są przechowywane:

• pliki na Dyskach i dyskach współdzielonych użytkowników;
• pliki zaszyfrowane za pomocą szyfrowania po stronie klienta Google Workspace;
• dane Google Meet, chyba że włączono przechowywanie danych właściwe dla Meet.

Dane, które nie są przechowywane:

• foldery i skróty Dysku;
• dane Witryn Google, chyba że wyłączono przechowywanie danych właściwe dla Witryn;
• połączone pliki;
• pliki zewnętrzne udostępnione użytkownikom;
• witryny utworzone w klasycznej wersji Witryn.

Uwaga: domyślnie reguły przechowywania dotyczące Dysku obejmują dane Meet, ale nie dane Witryn. Aby zmienić dane objęte regułami Dysku, włącz reguły właściwe dla Meet i zmień ustawienia przechowywania dotyczące Witryn.

Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcjach dotyczących Dysku, Meet i Witryn w artykule Obsługiwane usługi i typy danych.

Potencjalne opóźnienia dotyczące reguł przechowywania

• Gdy utworzysz lub zaktualizujesz regułę przechowywania, na jej rozpowszechnienie mogą być potrzebne nawet 24 godziny. Elementy usunięte przez użytkowników w tym okresie nie są przechowywane.
• Jeśli okres przechowywania, po którym pliki mają zgodnie z regułą zostać trwale usunięte, dobiegnie końca, trwałe usunięcie odpowiednich plików z Dysku może zająć maksymalnie 15 dni.

Przechowywanie w przypadku usług przechowujących dane na Dysku

Niektóre usługi Google przechowują dane na Dysku. Dane te są objęte następującymi regułami przechowywania na Dysku:

Usługa	Przechowywanie
Jamboard	Vault zachowuje Jamy zapisane na Dyskach użytkowników zgodnie z regułami przechowywania na Dysku. Niezapisane Jamy są odrzucane po zakończeniu sesji Jamboard i nie są dostępne w Vault.
Google Meet	Nagrania z Meet oraz dzienniki czatów, sesji pytań i odpowiedzi oraz ankiet w Meet są domyślnie objęte regułami przechowywania na Dysku. Aby zarządzać przechowywaniem nagrań z Meet w inny sposób niż pozostałymi elementami na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dla Meet. Gdy reguły przechowywania dotyczące Meet są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do nagrań z Meet.
Witryny Google	Witryny są domyślnie objęte regułami przechowywania dotyczącymi Witryn. Aby witryny były przechowywane inaczej niż pozostałe elementy na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dotyczące Witryn. Gdy reguły przechowywania dotyczące Witryn są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do witryn. Aby przechowywać witryny tak samo jak inne elementy na Dysku, możesz zmienić ustawienia przechowywania, aby witryny były objęte regułami Dysku.

Niestandardowe i domyślne reguły przechowywania

Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Jeśli chcesz przechowywać wszystkie dane usługi przez określony czas, utwórz domyślną regułę przechowywania.

Dowiedz się więcej o 2 typach reguł przechowywania.

Zakres, warunki i czas trwania

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Zakres niestandardowych reguł przechowywania: jednostka organizacyjna a dysk współdzielony

Podczas tworzenia niestandardowej reguły przechowywania możesz wybrać jej zakres – Jednostka organizacyjna, Wszystkie dyski współdzielone lub Określone dyski współdzielone.

Jednostka organizacyjna

Gdy stosujesz niestandardową regułę przechowywania do jednostki organizacyjnej, reguła ta jest stosowana do plików należących do użytkowników w tej jednostce.

Poza tym jeśli wybierzesz Korzystanie z reguł przechowywania utworzonych przez właściciela elementu na Dysku i jego współpracowników w sekcji Przechowywanie  Ustawienia, reguła przechowywania będzie też dotyczyć plików na Moim dysku innego użytkownika, które są bezpośrednio udostępnione użytkownikowi w wybranej jednostce organizacyjnej. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Ustawienia przechowywania poniżej.

Jeśli na podstawie reguły przechowywania dane mają zostać trwale usunięte wraz z końcem okresu przechowywania, Vault trwale usuwa tylko pliki należące do użytkowników w danej jednostce organizacyjnej. Pliki udostępnione spoza jednostki organizacyjnej nie są trwale usuwane.

Jeśli wybierzesz określoną jednostkę organizacyjną i wybierzesz Uwzględnij elementy z dysków współdzielonych, reguła przechowywania zostanie zastosowana do dowolnego elementu na dysku współdzielonym należącym do organizacji, jeśli użytkownik w wybranej jednostce organizacyjnej:

• ma bezpośredni dostęp do elementu;
• ma uprawnienia Członek lub Gość do udostępnionego elementu (dowiedz się więcej o udostępnianiu plików na Dysku);
• jest użytkownikiem dysku współdzielonego;
• jest współpracownikiem lub ma dostęp do podfolderu dysku współdzielonego zawierającego element.

Reguły nie dotyczą grup takich jak [e-mail] ani użytkowników z dostępem ogólnym.

Wszystkie dyski współdzielone i określone dyski współdzielone

Możesz ustawić niestandardową regułę przechowywania, która obejmuje wszystkie lub tylko określone dyski współdzielone.

Tylko zakresy Wszystkie dyski współdzielone i Określone dyski współdzielone umożliwiają usuwanie plików z dysków współdzielonych, ponieważ takie pliki należą do zespołu, a nie do poszczególnych użytkowników.

Warunki reguł i okresy przechowywania oparte na etykietach Dysku

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Standard i Business Plus; Enterprise; Education Standard i Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; G Suite Business.

W obsługiwanej wersji Google Workspace możesz tworzyć niestandardowe reguły przechowywania na podstawie etykiet Dysku. Za pomocą właściwości etykiety Dysku możesz dostosować warunki i okres przechowywania reguły. Typowe warunki obejmują m.in. reguły oparte na etykiecie lub etykiecie z plakietką, np. Nieokreślone lub Sklasyfikowane.

Przykład: administrator utworzył regułę, która wybrała pliki do przechowywania na podstawie warunku dotyczącego etykiety Dysku. Na ilustracji poniżej widać, że administrator utworzył warunek przed 1 marca 2023 r. dla etykiety Data umowy.

Następnie administrator użył etykiety Dysku do ustawienia okresu przechowywania dla reguły. W tym przypadku administrator wskazał okres przechowywania, ustawiając liczbę dni (100). Początek okresu przechowywania zależy od wartości Data ustawiona w polu daty etykiety i preferowanego pola daty (Informacje o umowie > Data umowy).

Po rozpowszechnieniu reguły niestandardowej użytkownik, którego dotyczyła ta reguła, utworzył plik w folderze Mój dysk. Plik został utworzony 8 lutego 2023 roku, a użytkownik zastosował pole Informacje o umowie > Data umowy z wartością Data umowy ustawioną na 15 lutego 2023 roku. Wynik działania reguły przechowywania:

• Zastosowano regułę przechowywania. Ponieważ data umowy została ustawiona na 15 lutego 2023 roku, czyli przed datą warunku ustawioną na 1 marca 2023 roku, warunek dotyczący etykiety stracił ważność i zastosowano regułę.
• Okres przechowywania rozpoczął się w dniu wskazanym w polu Data umowy ustawionym dla określonego elementu. W tym przykładzie datą umowy określoną w etykiecie jest 15 lutego 2023 roku, więc plik będzie przechowywany przez 100 dni od tej daty. 8 lutego, czyli data utworzenia, nie ma wpływu na okres przechowywania, ponieważ w sekcji Początek okresu przechowywania nie wybrano opcji Data utworzenia.

Dowiedz się więcej o etykietach Dysku.

Okres przechowywania określony na podstawie sygnatury czasowej pliku

Początkiem zakresu objętego regułą przechowywania może być oryginalna data utworzenia pliku, data modyfikacji, data przeniesienia do kosza lub wartość w polu daty etykiety Dysku.

Przy pierwszym przesłaniu pliku na Dysk Google przypisywana jest mu data utworzenia i data modyfikacji. Daty te odpowiadają dacie utworzenia pliku lokalnego lub dacie przesłania, w zależności od sposobu dodania pliku do Dysku. 

W tabeli poniżej znajdziesz informacje o tym, który czas jest stosowany w przypadku różnych źródeł:

• Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
• Wersja lokalna – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę utworzenia oryginalnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.

Źródło pliku (klient)	Czas utworzenia	Czas modyfikacji
Aplikacja internetowa	Przesłanie	Przed 8 kwietnia 2020 roku: przesłanie Po 8 kwietnia 2020 roku: wersja lokalna
Dysk Google na komputer	Przesłanie	Wersja lokalna
Kopia zapasowa i synchronizacja	Przesłanie	Wersja lokalna
iOS	Przesłanie	Przesłanie
Android	Przesłanie	Przesłanie
G Suite Migrate	Wersja lokalna	Wersja lokalna
Drive API	Możliwość ustawienia przez kod wywołujący	Możliwość ustawienia przez kod wywołujący

Okres przechowywania plików przeniesionych do kosza

Pliki w koszu na Dysku można usuwać na 2 sposoby. Po pierwsze, domyślnie Dysk usuwa pliki po 30 dniach od ich umieszczenia ich w koszu. Po drugie, użytkownik może ręcznie usuwać elementy z kosza.

Uwaga: administrator Google Workspace może w ciągu 25 dni przywrócić pliki usunięte z kosza. Dowiedz się więcej o przywracaniu usuniętych plików.

W Vault możesz ustawić reguły określające, jak długo pliki przeniesione do kosza mają być dostępne w Vault, zanim zostaną usunięte. Są to reguły typu przeniesiono do kosza.

Jeśli na przykład ustawisz regułę określającą czas przechowywania plików przeniesionych do kosza na 5 dni, wówczas są one usuwane 5 dni po przeniesieniu do kosza. Mimo że administratorzy nadal mogą przywrócić plik w ciągu 25 dni, nie jest on już dostępny w Vault. Jeśli użytkownik usunie plik z kosza 2 dni po przeniesieniu, plik będzie dostępny w Vault przez 3 kolejne dni i może zostać przywrócony przez administratorów przez w ciągu 25 dni, jeśli element jest objęty blokadą.

Reguła „przeniesiono do kosza”:

• Dotyczy plików należących do użytkownika lub dysku współdzielonego, które są objęte regułą.
• Ma zastosowanie do plików przeniesionych do kosza 1 sierpnia 2016 r. lub później.
• Nie może mieć okresu przechowywania bez ograniczeń czasowych.
• Zastępuje inne zasady przechowywania dotyczące Dysku, w tym reguły niestandardowe, które wygasają później. Jeśli do pliku ma zastosowanie wiele reguł „przeniesiono do kosza”, zostanie on zachowany zgodnie z regułą, której okres przechowywania kończy się najpóźniej.
• Jest zastępowana przez blokady.
• Nie dotyczy elementów przywróconych z kosza.

Aby utworzyć regułę dotyczącą plików przeniesionych do kosza, w kroku 7 poniżej ustaw początek okresu przechowywania na Data przeniesienia do kosza.

Wybieranie ustawień przechowywania danych użytkownika z Mojego dysku

Ty decydujesz, w jaki sposób reguły przechowywania są stosowane do danych użytkownika na Moim dysku. Reguły mogą mieć zastosowanie do właściciela Mojego dysku oraz wszystkich współpracowników (osoby przeglądające, komentujące i edytujące) lub tylko do właściciela.

Zastosowanie reguły przechowywania do właściciela i wszystkich współpracowników spowoduje przechowywanie największej ilości danych. Jest to najczęstszy wybór. Zastosowanie reguły przechowywania tylko do właściciela może spowodować przechowywanie mniejszej ilości danych.

Ostrzeżenie: zmiana ustawień reguły przechowywania może spowodować trwałe usunięcie danych. Zanim przejdziesz dalej, upewnij się, że taki właśnie wynik chcesz uzyskać.

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie Ustawienia.
3. Obok Zachowywanie elementów na Dysku użytkowników za pomocą reguł właściciela i współpracowników wybierz jedną z opcji:
   • Korzystanie z reguł przechowywania utworzonych przez właściciela elementu na Dysku i jego współpracowników – zastosuj reguły do właściciela i wszystkich użytkowników z bezpośrednim dostępem do elementu.
   • Korzystanie z reguł przechowywania utworzonych przez właściciela elementu na Dysku – zastosuj reguły wyłącznie do właściciela elementu na Dysku.
     Ostrzeżenie: jeśli czas przechowywania dotyczący właściciela elementu na Dysku jest krótszy niż w przypadku współpracownika, dane mogą zostać natychmiast trwale usunięte.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Dysku

Uwaga: aby ustawić okres przechowywania w polach daty etykiety Dysku, najpierw utwórz warunek na podstawie etykiety Dysku z polem daty. Dowiedz się, jak tworzyć etykiety Dysku dla organizacji.

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie Reguły niestandardowe Utwórz.
3. Obok Usługa wybierz Dysk kliknij Dalej.
4. Wybierz zakres reguły:
   • Jednostka organizacyjna – zastosuj regułę do określonej jednostki organizacyjnej:
     1. Kliknij pole i wybierz jednostkę organizacyjną.
     2. (Opcjonalnie) Włącz opcję Uwzględnij elementy z dysków współdzielonych, jeśli chcesz, aby reguła była stosowana do dowolnego elementu na dysku współdzielonym należącym do organizacji, a użytkownik z wybranej jednostki organizacyjnej jest bezpośrednim użytkownikiem tego dysku lub ma bezpośredni dostęp do elementu.
   • Wszystkie dyski współdzielone – zastosuj regułę do wszystkich dysków współdzielonych w organizacji.
   • Określone dyski współdzielone – zastosuj regułę do jednego lub większej liczby dysków współdzielonych.

     Wybierz dyski współdzielone i kliknij Dodaj. Jeśli masz wiele dysków współdzielonych i lista jest podzielona na strony, wybór zostanie zachowany po zmianie stron. Jeśli zaznaczysz pole Zaznacz wszystko u góry listy, zostaną wybrane tylko elementy na bieżącej stronie. Możesz też przeszukiwać listę według adresu e-mail użytkownika lub nazwy dysku współdzielonego.

     1. Aby przefiltrować listę według adresu e-mail użytkownika:
        1. Kliknij Znajdź według adresu e-mail użytkownika.
        2. Podaj co najmniej jedno konto.
        3. Kliknij Znajdź.
     2. Aby przefiltrować listę według nazwy dysku współdzielonego (jeśli w organizacji jest mniej niż 1000 dysków współdzielonych):
        1. Kliknij Filtruj według nazwy i wpisz litery w nazwie dysku współdzielonego. Na przykład pr odpowiada dyskom współdzielonym o nazwach „Projekty sprzedażowe”, „Projekty marketingowe” i „Zarządzanie produktami”, ale nie „Konserwacja”.

           Lista z podziałem na strony jest aktualizowana automatycznie w miarę dodawania liter.

        2. Zaznacz pola  kliknij Enter.

     3. Aby znaleźć dysk współdzielony według nazwy (jeśli organizacja ma ponad 1000 dysków współdzielonych):
        1. Kliknij Znajdź według nazwy dysku współdzielonego.
        2. Wpisz co najmniej jedno słowo zawarte w nazwie dysku współdzielonego. Uwaga: słowa muszą być dokładne i pełne. Na przykład wyrażenie marketingowe, projekty jest zgodne z dyskami współdzielonymi o nazwie „Projekty marketingowe KW4'22” i „Projekty marketingowe”. Nie pasuje on do dysku współdzielonego o nazwie „archiwum projektu marketingowego”, ponieważ zawarte tam słowo to „projektu”, a nie „projekty”. Podobnie ma nie pasuje do żadnego z tych dysków współdzielonych, ponieważ jest to część słowa, a nie jego całość.
        3. Kliknij Znajdź.
5. Kliknij Dalej.
6. (Opcjonalnie) Dodaj warunki dotyczące etykiety Dysku:
   1. Kliknij Dodaj warunek dotyczący etykiety.
   2. Wybierz tytuł etykiety kliknij Dodaj.
   3. Wybierz wartości.
   4. (Opcjonalnie) Utwórz kolejny warunek dotyczący etykiety.
   5. Kliknij Dalej.

7. Wybierz czas przechowywania plików:

   • Aby trwale przechowywać pliki objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
   • Aby trwale usunąć pliki po określonym czasie:
     1. Wybierz Okres przechowywania.
     2. Wpisz liczbę dni okresu przechowywania od 1 do 36 500.
     3. Wybierz, kiedy ma się rozpocząć okres przechowywania pliku:
        1. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie daty zdarzenia powiązanego z plikiem, kliknij Początek okresu przechowywania  wybierz Data utworzenia, Data modyfikacji lub Data przeniesienia do kosza.
        2. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie warunku dotyczącego pola daty etykiety Dysku (patrz krok 6), kliknij Początek okresu przechowywania  wybierz Data ustawiona w polu daty etykiety. Następnie wybierz pole daty. Okres przechowywania elementu rozpoczyna się daty podanej w tym polu.
     4. Wybierz sposób postępowania z plikami po zakończeniu okresu przechowywania:
        • Usuń trwale tylko elementy usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie elementów usuniętych z folderu Kosz. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie chcą ich zachować. Wybierz tę opcję, aby trwale usunąć tylko te wiadomości, które zostały już usunięte z folderów Kosz użytkowników.
        • Trwale usuń wszystkie elementy znajdujące się na Dysku użytkowników, nawet jeśli nie zostały usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wszystkich elementów, które wygasły, w tym folderów na Dysku użytkowników. Może to spowodować trwałe usunięcie elementów, które użytkownicy chcą zachować.Wybierz tę opcję, aby trwale usunąć wszystkie pliki – również te, które nie zostały usunięte.
          Ostrzeżenie: po przesłaniu reguły Vault zezwala Dyskowi na natychmiastowe trwałe usunięcie plików, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
8. Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.

Tworzenie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Dysku

Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich plików na Dysku, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada, w tym do plików na dyskach współdzielonych.

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
3. Kliknij Dysk .

4. Wybierz czas przechowywania plików:

   • Aby trwale przechowywać pliki objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
   • Aby trwale usunąć pliki po określonym czasie:
     1. Wybierz Okres przechowywania.
     2. Wpisz liczbę dni okresu przechowywania od 1 do 36 500.
     3. Wybierz, kiedy ma się rozpocząć okres przechowywania pliku:
        1. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie daty zdarzenia powiązanego z plikiem, kliknij Początek okresu przechowywania  wybierz Data utworzenia, Data modyfikacji lub Data przeniesienia do kosza.
        2. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie warunku dotyczącego pola daty etykiety Dysku (patrz krok 6), kliknij Początek okresu przechowywania  wybierz Data ustawiona w polu daty etykiety. Następnie wybierz pole daty. Okres przechowywania elementu rozpoczyna się daty podanej w tym polu.
     4. Wybierz sposób postępowania z plikami po zakończeniu okresu przechowywania:
        • Usuń trwale tylko elementy usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie elementów usuniętych z folderu Kosz. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie chcą ich zachować. Wybierz tę opcję, aby trwale usunąć tylko te wiadomości, które zostały już usunięte z folderów Kosz użytkowników.
        • Trwale usuń wszystkie elementy znajdujące się na Dysku użytkowników, nawet jeśli nie zostały usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wszystkich elementów, które wygasły, w tym folderów na Dysku użytkowników. Może to spowodować trwałe usunięcie elementów, które użytkownicy chcą zachować.Wybierz tę opcję, aby trwale usunąć wszystkie pliki – również te, które nie zostały usunięte.
          Ostrzeżenie: po przesłaniu reguły Vault zezwala Dyskowi na natychmiastowe trwałe usunięcie plików, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
5. Kliknij Utwórz. Zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.

Usuwanie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Dysku

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie Reguły niestandardowe.
3. Wskaż regułę niestandardową  kliknij Usuń.
   Ostrzeżenie: dane objęte tą regułą, które nie są chronione przez blokady ani inne reguły przechowywania, mogą zostać natychmiastowo i trwale usunięte.
4. Aby potwierdzić, ponownie kliknij Usuń.

Usuwanie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Dysku

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
3. Najedź kursorem na Dysk   kliknij Usuń.
   Ostrzeżenie: dane objęte tą regułą, które nie są chronione przez blokady ani inne reguły przechowywania, mogą zostać natychmiastowo i trwale usunięte.
4. Aby potwierdzić, ponownie kliknij Usuń.