Ustawianie reguł przechowywania dla Dysku

Reguły przechowywania pozwalają określać, jak długo pliki na Dysku mają być przechowywane na potrzeby pozyskiwania danych elektronicznych.

Zanim ustawisz reguły przechowywania, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się ze sposobem działania przechowywania.

OSTRZEŻENIE: nieprawidłowo skonfigurowana reguła przechowywania może spowodować natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie danych z kont użytkowników. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia i zmieniania tych reguł. Przed wprowadzeniem nowych reguł w całej organizacji zalecamy przetestowanie ich na małej grupie użytkowników.

Ważne informacje na temat Dysku i przechowywania

Typy plików obsługiwane przez Vault w przypadku Dysku
Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować te elementy przechowywane na Dysku:
  • pliki Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy i Rysunków Google;
  • nagrania z Google Meet;
  • pliki Jamboard, które zostały zapisane na Dyskach użytkowników;
  • pliki spoza usług Google, które użytkownicy przesłali na Dysk. 

Vault ignoruje foldery i skróty na Dysku.

Okres przechowywania różni się w zależności od typu reguły

Reguły przechowywania dotyczą plików należących do użytkowników (i bezpośrednio im udostępnionych) w jednostce organizacyjnej, w której są stosowane zasady. Obejmuje to pliki na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego.

Jeśli jest zaznaczona opcja Uwzględnij dyski współdzielone, reguły przechowywania dotyczą też dysków współdzielonych, których użytkownicy należą do jednostki organizacyjnej przestrzegającej tych reguł.

Tylko pliki należące do użytkowników są trwale usuwane po zakończeniu okresu przechowywania

Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych, na przykład pliki należące do użytkowników w danej jednostce organizacyjnej albo takie, które zostały im udostępnione. Jednak wraz z zakończeniem okresu przechowywania Vault trwale usuwa tylko pliki należące do użytkowników w tej jednostce organizacyjnej. Pliki udostępnione spoza jednostki organizacyjnej nie są usuwane.

Dyski współdzielone a przechowywanie

Gdy zastosujesz niestandardową regułę przechowywania do dysków współdzielonych:

  • Niestandardowa reguła obejmująca wszystkie dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania na wszystkich dyskach współdzielonych w Twojej domenie.
  • Niestandardowa reguła obejmująca konkretne dyski współdzielone wpływa na okres przechowywania tylko na wybranych dyskach współdzielonych.

Pliki z dysków współdzielonych mogą być trwale usuwane tylko przez reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego:

  • Reguły przechowywania obejmują wszystkie pliki na Dysku użytkownika, które spełniają określone warunki. W zależności od ustawień może to obejmować pliki z dysków współdzielonych. Jednak pliki na dyskach współdzielonych należą do określonej grupy a nie do poszczególnych użytkowników, dlatego tylko reguły przechowywania specyficzne dla dysku współdzielonego mogą trwale usuwać takie pliki.
  • Reguły, które mają zastosowanie do użytkowników i mają zaznaczoną opcję Uwzględnij dyski współdzielone, mogą tylko przedłużyć cykl życia plików na dyskach współdzielonych.
Reguły przechowywania i usuwanie plików z Dysku mogą być stosowane z opóźnieniem
  • Rozpowszechnienie nowej lub zaktualizowanej reguły przechowywania może zająć do trzech godzin. Pliki usunięte przez użytkowników w trakcie rozpowszechniania reguły nie są zachowywane ani nie można ich odzyskać.
  • Usunięcie odpowiednich plików z Dysku po zakończeniu okresu przechowywania może zająć maksymalnie 15 dni.
Reguły przechowywania i blokady można stosować tylko do plików utworzonych przez użytkowników w domenie

Blokady i reguły przechowywania obowiązujące w organizacji nie mają zastosowania do plików utworzonych poza domeną, które zostały udostępnione Twoim użytkownikom.

Czas utworzenia i modyfikacji przesłanego pliku zależy od jego źródła
Daty i godziny utworzenia i modyfikacji, które Dysk ustawia dla przesłanego pliku, mogą być takie same jak sygnatury czasowe pliku lokalnego lub równe dacie i godzinie przesłania. Zależy to od sposobu dodania pliku do Dysku. W poniższej tabeli przedstawiono informacje o tym, która sygnatura czasowa jest używana w zależności od źródła. Oznaczenia:
  • Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
  • Wersja lokalna – sygnatura czasowa jest taka sama jak sygnatura czasowa pierwotnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.
Źródło pliku (klient) Data i godzina utworzenia Data i godzina modyfikacji
Aplikacja internetowa Przesłanie

Przed 8 kwietnia 2020 roku: przesłanie

Po 8 kwietnia 2020 roku: wersja lokalna

Transmisja plików z Dysku Wersja lokalna Wersja lokalna
Kopia zapasowa i synchronizacja Przesłanie Wersja lokalna
iOS Przesłanie Przesłanie
Android Przesłanie Przesłanie
G Suite Migrate Wersja lokalna Wersja lokalna
Drive API Możliwość ustawienia przez kod wywołujący Możliwość ustawienia przez kod wywołujący
Vault uniemożliwia tworzenie reguł przechowywania danych na Dysku, które mają identyczne kryteria przechowywania

Każda tworzona niestandardowa reguła przechowywania plików na Dysku musi: 

  • działać na podstawie unikatowej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia pliku
    LUB
  • obejmować unikatowy zbiór użytkowników.

Konflikt może wystąpić na przykład wtedy, gdy już masz regułę dotyczącą jednostki organizacyjnej, a następnie próbujesz dodać regułę dotyczącą dysku współdzielonego, do którego mają dostęp wszyscy użytkownicy z tej jednostki organizacyjnej. Vault odrzuci dodawaną regułę, aby zapobiec powstaniu konfliktu, jeśli obie te reguły działają na podstawie tej samej daty ostatniej modyfikacji lub utworzenia plików.

Oprócz tego możesz użyć ustawienia Uwzględnij dyski współdzielone, aby reguła przechowywania była unikalna. Konflikt między dwiema regułami z jednakowymi kryteriami przechowywania nie wystąpi, jeśli jedna z nich ma zastosowanie do dysków współdzielonych, a druga nie.

Pliki objęte wieloma regułami przechowywania są zawsze przechowywane zgodnie z regułą o najdłuższym okresie przechowywania.

Zarządzanie regułami przechowywania dla aplikacji zachowujących dane na Dysku

Niektóre usługi Google przechowują dane na Dysku. Dane te są objęte następującymi regułami przechowywania na Dysku:

Usługa Przechowywanie
Jamboard

Vault zachowuje Jamy zapisane na Dyskach użytkowników zgodnie z regułami przechowywania na Dysku. Niezapisane Jamy są odrzucane po zakończeniu sesji Jamboard i nie są dostępne w Vault.

Google Meet

Nagrania z Meet są domyślnie objęte regułami przechowywania na Dysku.

Aby zarządzać przechowywaniem nagrań z Meet w inny sposób niż pozostałymi elementami na Dysku, możesz ustawić reguły przechowywania dla Google Meet. Gdy reguły przechowywania dotyczące Meet są włączone, reguły przechowywania na Dysku nie mają zastosowania do nagrań z Meet.

Reguły przechowywania a pliki w koszu

Możesz ustawić niestandardowe reguły przechowywania, które trwale usuwają pliki po określonej liczbie dni od przeniesienia ich przez użytkowników do kosza. Tylko pliki przeniesione do kosza 1 sierpnia 2016 roku lub później podlegają regułom „przeniesiono do kosza”:

  • Reguła „przeniesiono do kosza” obejmuje zarówno pliki znajdujące się w koszu użytkownika, jak i pliki usunięte podczas opróżniania kosza przez użytkownika.
  • Reguła „przeniesiono do kosza” trwale usuwa tylko pliki należące do użytkownika lub dysku współdzielonego, do którego ma zastosowanie.
  • Jeśli plik w koszu jest objęty wieloma regułami przechowywania, reguła „przeniesiono do kosza” zastępuje wszystkie inne reguły przechowywania. Jeśli do pliku ma zastosowanie wiele reguł „przeniesiono do kosza”, zostanie on zachowany zgodnie z regułą, której okres przechowywania kończy się najpóźniej. Blokady mają pierwszeństwo przed wszystkimi regułami przechowywania.
  • Pliki na dysku współdzielonym, które nie są objęte blokadą ani regułą przechowywania, są trwale usuwane ze wszystkich systemów Google po około 30 dniach od przeniesienia ich do kosza.
Reguły przechowywania nie obejmują plików umieszczonych w dokumentach i prezentacjach

Użytkownicy mogą połączyć plik Google z innym plikiem Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Jeśli w powyższym przykładzie reguła przechowywania zachowuje dokument, ale nie ma reguł przechowywania ani blokad obejmujących arkusz kalkulacyjny, arkusz może zostać trwale usunięty mimo zachowania dokumentu.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dla Dysku

Reguły niestandardowe mogą działać na podstawie jednostek organizacyjnych, zakresów dat lub określonych wyszukiwanych słów. Zawsze zastępują one regułę domyślną. Jeśli do wiadomości lub pliku ma zastosowanie wiele reguł, archiwizacja nastąpi według reguły o najdłuższym okresie przechowywania.

Aby utworzyć niestandardowe reguły przechowywania:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. Kliknij Utwórz regułę.
  4. Jako zakres stosowania reguły wybierz Dysk.
  5. Wybierz jednostkę z listy:
    • Jednostka organizacyjna:
      • Kliknij ten przycisk, aby wybrać jednostkę organizacyjną.
      • (Opcjonalnie) Zaznacz pole Dołącz wyniki z dysków współdzielonych, jeśli chcesz, aby ta reguła była stosowana do dysków współdzielonych powiązanych z członkami jednostki organizacyjnej.
    • Wszystkie dyski współdzielone – zastosuj regułę do wszystkich dysków współdzielonych w domenie. 
    • Określone dyski współdzielone – kliknij Znajdź dyski współdzielone, a następnie podaj konto użytkownika dysku współdzielonego, aby zastosować do niego tę regułę.
  6. Wybierz czas przechowywania plików:
    • Kliknij Bez ograniczeń czasowych, aby trwale zachowywać pliki spełniające warunki tej reguły. Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania. To wszystko.
    • Aby odrzucić pliki po upływie określonego czasu, wpisz liczbę dni od 1 do 36 500. Określ, czy reguła ma dotyczyć daty, kiedy poszczególne pliki:
      • utworzono,
      • ostatnio zmodyfikowano,
      • czy przeniesiono do kosza.
  7. Wybierz, co robić z plikami po zakończeniu ustawionego okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko te pliki, które użytkownicy już usunęli.
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie pliki – w tym te na Dyskach użytkowników oraz już skasowane.
  8. Kliknij Podgląd, aby wyświetlić listę plików, które zostaną objęte tą regułą przechowywania. Przejrzyj listę, aby sprawdzić, czy reguła jest poprawnie skonfigurowana. Upewnij się, że nie powoduje ona trwałego usuwania danych, których użytkownicy mogą potrzebować.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. 
  9. Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania, która trwale usuwa pliki. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.

Ważne informacje

  • Aliasy e-mail w polu Warunkialias e-mail to dodatkowy adres, który wskazuje podstawowy adres e-mail. Niestandardowe reguły przechowywania nie obejmują automatycznie takich aliasów. Aby je dołączyć, musisz dodać poszczególne aliasy e-mail w polu Warunki.
  • Zmienione nazwy użytkowników – niestandardowe reguły przechowywania nie są automatycznie aktualizowane po zmianie nazw użytkowników. W takim przypadku reguła jest nadal stosowana tylko do tych adresów, które są wskazane w jej polu Warunki. Jeśli na przykład utworzysz regułę dla wiadomości wysyłanych na przed@example.com, a nazwa tego użytkownika zostanie zmieniona na po@example.com, to przechowywane będą tylko wiadomości wysłane na adres przed@example.com.
  • Modyfikowanie niestandardowej reguły przechowywania – reguły niestandardowe możesz zmieniać. Pamiętaj jednak, że ma to wpływ na przechowywane dane. Stosowana jest tylko najnowsza wersja reguły przechowywania.

Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dla Dysku

Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich plików, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada. Dotyczy to też plików na Moim dysku oraz na dyskach współdzielonych.

Aby ustawić domyślną regułę przechowywania w organizacji:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. W sekcji Domyślne reguły przechowywania kliknij Dysk.
  4. Zaznacz pole Ustaw domyślną regułę przechowywania dla Dysku.
  5. Wybierz czas przechowywania plików:
    • Wybierz Bez ograniczeń czasowych, aby trwale zachowywać wszystkie pliki. Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania. To wszystko.
    • Aby odrzucić pliki po upływie określonego czasu, wpisz liczbę dni od 1 do 36 500. Określ, czy reguła ma dotyczyć daty utworzenia czy ostatniej modyfikacji pliku.
  6. Wybierz, co robić z plikami po zakończeniu ustawionego okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko te pliki, które użytkownicy już usunęli.
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie pliki – w tym te na Dyskach użytkowników oraz już skasowane.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
  7. Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania, która trwale usuwa wszystkie pliki. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?