Drive-bestanden bewaren met Vault

In uw plan voor informatiebeheer kunt u bewaarregels instellen voor Google Drive-bestanden en specificeren hoelang deze bewaard blijven in Drive. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat sommige bestanden 7 jaar moeten worden bewaard. Of dat andere bestanden na afloop van de bewaarperiode moeten worden verwijderd.

In dit artikel vindt u onder andere informatie over hoe bewaarregels werken met Drive-items, hoe u gegevens kiest om te bewaren en hoe u een bewaarperiode instelt.

Op deze pagina

• Belangrijke informatie over Drive en bewaren
• Over bereik, voorwaarden en duur
• Een aangepaste Drive-bewaarregel maken
• De standaard bewaarregel maken voor Drive
• Een aangepaste Drive-bewaarregel verwijderen
• De standaard bewaarregel voor Drive verwijderen

Belangrijke informatie over Drive en bewaren

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te controleren welke Drive-bestanden worden ondersteund in Vault.

WAARSCHUWING: Een onjuist ingestelde bewaarregel kan ertoe leiden dat gegevens onmiddellijk worden verwijderd uit de accounts van gebruikers. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wees dus voorzichtig als u bewaarregels maakt of wijzigt. We raden u aan nieuwe regels te testen op een kleine groep gebruikers voordat u ze toepast op uw hele organisatie.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Gegevens die worden bewaard:

• Bestanden in de Drives en gedeelde Drives van gebruikers
• E-mailindelingen
• Bestanden die zijn versleuteld met Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace
• Google Meet-gegevens, tenzij Meet-specifieke bewaring aanstaat

Gegevens die niet worden bewaard:

• Mappen en Drive-snelkoppelingen
• Google Sites, tenzij Sites-specifieke bewaring uitstaat
• Gekoppelde bestanden
• Externe bestanden die zijn gedeeld met uw gebruikers
• Sites die zijn gemaakt in de klassieke versie van Sites

Opmerking: Standaard gelden Drive-bewaarregels voor Meet-gegevens, maar niet voor Sites. Als u wilt wijzigen op welke gegevens Drive-regels van toepassing zijn, zet u Meet-specifieke regels aan en wijzigt u de bewaarinstellingen voor Sites.

Ga naar het gedeelte Ondersteunde services en gegevenstypen voor Drive, Meet en Sites voor meer informatie.

Mogelijke vertragingen met bewaarregels begrijpen

• Als u een bewaarregel maakt of updatet, kan het 24 uur duren voordat de regel wordt doorgevoerd. Bestanden die tijdens deze overgangsperiode door gebruikers worden verwijderd, worden niet bewaard.
• Als de bewaarperiode van een regel voorbij is en de regel is ingesteld zodat bestanden definitief worden verwijderd, kan het 15 dagen duren voordat de betreffende bestanden zijn verwijderd uit Drive.Items die niet zijn verwijderd en die in de Drive of een gedeelde Drive van een gebruiker blijven staan, blijven in deze periode toegankelijk voor de gebruiker.

Bewaren voor services die gegevens opslaan in Drive

Sommige Google-services slaan gegevens op in Drive. Deze gegevens vallen onder de bewaarregels van Drive. Hiervoor geldt het volgende:

Product	Bewaren
Jamboard	Vault bewaart Jams die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers volgens de bewaarregels van Drive. Niet-opgeslagen Jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt. Deze zijn niet beschikbaar in Vault.
Google Meet	Meet-opnamen en de logboeken voor chats, vraag- en antwoordsessies en polls in Meet vallen standaard onder de bewaarregels voor Drive. Als u wilt dat voor Meet-opnamen andere bewaarregels gelden dan voor andere items in Drive, kunt u bewaarregels instellen voor Meet. Als bewaarregels voor Meet aanstaan, gelden de bewaarregels van Drive niet voor Meet-opnamen.
Google Sites	Sites vallen standaard onder de Sites-bewaarregels. Als u wilt dat sites op een andere manier andere items in Drive worden bewaard, kunt u bewaarregels voor Sites instellen. Als bewaarregels voor Sites aanstaan, gelden de Drive-bewaarregels niet voor sites. Als u sites hetzelfde wilt houden als andere items in Drive, kunt u de bewaarinstellingen wijzigen, zodat sites worden bewaard op basis van de Drive-regels.

Aangepaste bewaarregels versus standaardregels

Als u gegevens wilt bewaren die voldoen aan met specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.

Ontdek meer informatie over de 2 soorten bewaarregels.

Over bereik, voorwaarden en duur

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Bereik van aangepaste bewaarregels voor organisatie-eenheden of gedeelde Drives

Als u een aangepaste bewaarregel maakt, kunt u het bereik van de regel kiezen: Organisatie-eenheid, Alle gedeelde Drives of Specifieke gedeelde Drives.

Organisatie-eenheid

Als u een aangepaste bewaarregel toepast op een organisatie-eenheid, geldt de regel voor de bestanden waarvan gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn.

Als u ook De bewaarregels gebruiken van de eigenaar en bijdragers van het Drive-item selecteert onder BewarenInstellingen, geldt de bewaarregel ook voor bestanden in de Mijn Drive van een andere gebruiker die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid. Ga voor meer informatie naar het gedeelte over bewaarinstellingen hieronder.

Als een bewaarregel is ingesteld zodat bestanden aan het einde van de bewaarperiode definitief worden verwijderd, verwijdert Vault alleen de bestanden waarvan gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn. Bestanden die zijn gedeeld van buiten de organisatie-eenheid, worden niet verwijderd.

Als u een organisatie-eenheid selecteert en Inclusief items uit gedeelde Drives kiest, geldt de bewaarregel voor alle items in een gedeelde Drive waarvan uw organisatie de eigenaar is, als een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid:

• rechtstreeks toegang heeft tot het item.
• lid of gast is van een gedeeld item. Ontdek meer informatie over bestanden delen vanuit Google Drive.
• lid is van de gedeelde Drive.
• een bijdrager is van of toegang heeft tot een submap van een gedeelde Drive die het item bevat.

De regels gelden niet voor groepen, zoals [e-mail], of gebruikers met algemene toegang.

Alle gedeelde Drives en specifieke gedeelde Drives

U kunt een aangepaste bewaarregel instellen voor alle gedeelde Drives of alleen voor specifieke gedeelde Drives.

Alleen de bereiken Alle gedeelde Drives en Specifieke gedeelde Drives kunnen bestanden uit gedeelde Drives verwijderen omdat bestanden in gedeelde Drives eigendom zijn van het team en niet van specifieke gebruikers.

Regelvoorwaarden en bewaarperioden op basis van Drive-labels

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

In een ondersteunde Google Workspace-versie kunt u Drive-labels gebruiken om aangepaste bewaarregels te maken. Met de eigenschappen van het Drive-label kunt u de voorwaarden en de bewaarperiode van een regel aanpassen. Veelgebruikte voorwaarden zijn regels op basis van een label of label met een badge, zoals Onbepaalde tijd of Geclassificeerd.

Een beheerder heeft bijvoorbeeld een bewaarregel gemaakt waarmee bestanden zijn geselecteerd voor bewaring, gebaseerd op een Drive-labelvoorwaarde. In de afbeelding hieronder heeft de beheerder de voorwaarde vóór 1 maart 2023 gemaakt voor het label Contractdatum.

Daarna heeft de beheerder het Drive-label gebruikt om de bewaarperiode van de regel in te stellen. Hier stelt de beheerder de bewaarperiode in door het aantal bewaardagen in te stellen (100). De start van de bewaarperiode is gebaseerd op Datum ingesteld in datumveld label en het gewenste datumveld (Contractinformatie > Contractdatum).

Nadat de aangepaste regel is doorgevoerd, heeft een gebruiker die onder de regel valt een bestand gemaakt in Mijn Drive. Het bestand is gemaakt op 8 februari 2023 en de gebruiker heeft het veld Contractinformatie > Contractdatumveld toegepast, waarbij de contractdatum is ingesteld op 15 februari 2023. Dit is het resultaat van de bewaarregel:

• De bewaarregel is toegepast. Omdat de contractdatum is ingesteld op 15 februari 2023, dus vóór de voorwaardedatum van 1 maart 2023, is aan de labelvoorwaarde voldaan en wordt de regel toegepast.
• De bewaarperiode is begonnen op de waarde die in het veld Contractdatum is ingesteld voor het item. In dit voorbeeld is de contractdatum van het label ingesteld op 15 februari 2023. Het bestand wordt dus tot 100 dagen na die datum bewaard. De dag waarop het item is gemaakt, 8 februari, heeft geen invloed op de bewaarperiode omdat Datum gemaakt niet is geselecteerd in Start bewaarperiode.

Ontdek meer informatie over Drive-labels.

Bewaarperiode op basis van het tijdstempel van een bestand

U kunt bewaarregels zo instellen dat ze beginnen op de oorspronkelijke aanmaakdatum, wijzigingsdatum, datum verplaatst naar de prullenbak of het datum van het Drive-label.

Als u een bestand voor het eerst uploadt naar Google Drive, krijgt het bestand een aanmaakdatum en een aanpassingsdatum. Deze datums komen overeen met de aanmaakdatum van het lokale bestand of de uploaddatum, afhankelijk van hoe het bestand is toegevoegd aan Drive.

In de volgende tabel staat welk tijdstip wordt gebruikt voor verschillende bronnen:

• Upload: Het tijdstempel is het moment waarop het bestand is geüpload naar Drive.
• Lokaal: Het tijdstempel van de aanmaaktijd van het oorspronkelijke bestand op het bronapparaat of in de bronservice.

Bestandsbron (client)	Tijdstip waarop het bestand is gemaakt	Tijdstip waarop het bestand is aangepast
Web-app	Upload	Vóór 8 april 2020: Upload Na 8 april 2020: Lokaal
Google Drive voor desktop	Upload	Lokaal
Back-up en synchronisatie	Upload	Lokaal
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Lokaal	Lokaal
Drive API	Kan worden ingesteld door het aanroepende programma	Kan worden ingesteld door het aanroepende programma

Bewaarperiode voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst

Bestanden in de Drive-prullenbak kunnen op 2 manieren worden verwijderd. Drive verwijdert bestanden standaard 30 dagen nadat ze in de prullenbak zijn geplaatst. Daarnaast kan een gebruiker handmatig items uit de prullenbak verwijderen.

Opmerking: Bestanden die uit de prullenbak zijn verwijderd, kunnen nog maximaal 25 dagen door een Google Workspace-beheerder worden teruggezet. Ontdek meer informatie over hoe u verwijderde bestanden terugzet.

In Vault kunt u regels instellen om te bepalen hoelang bestanden in de prullenbak beschikbaar blijven in Vault voordat ze worden verwijderd. Deze regels heten regels voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst.

Als u bijvoorbeeld instelt dat bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst 5 dagen bewaard blijven, worden bestanden 5 dagen nadat ze in de prullenbak zijn geplaatst automatisch verwijderd uit de prullenbak. Beheerders kunnen de bestanden nog 25 dagen terugzetten, maar ze zijn niet meer beschikbaar voor Vault. Als een gebruiker een bestand uit de prullenbak verwijdert 2 dagen nadat het in de prullenbak is geplaatst, is het nog 3 dagen beschikbaar is voor Vault en kan het nog 25 dagen worden hersteld door de beheerder, of langer als er een bewaarplicht geldt voor het item.

Voor een regel voor bestanden die naar de prullenbak geldt het volgende:

• De regel geldt voor bestanden waarvan de gebruiker of gedeelde Drive de eigenaar is.
• De regel geldt voor bestanden die op of na 1 augustus 2016 in de prullenbak zijn geplaatst.
• De regel kan gegevens niet voor onbepaalde tijd bewaren.
• De regel overschrijft andere Drive-bewaarregels, inclusief andere aangepaste bewaarregels die zorgen dat bestanden langer bewaard blijven. Als er meerdere regels gelden vanaf het moment dat een bestand in de prullenbak is geplaatst, wordt het bestand bewaard volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is.
• Bewaarplichten overschrijven de regel.
• De regel geldt niet voor items die worden teruggezet uit de prullenbak.

Als u een regel wilt maken voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, stelt u in stap 7 hieronder de start van de bewaarperiode in op Datum in de prullenbak geplaatst.

Bewaarinstellingen selecteren voor de Mijn Drive-gegevens van een gebruiker

U bepaalt hoe bewaarregels worden toegepast op de Mijn Drive-gegevens van een gebruiker. De regels kunnen van toepassing zijn op de eigenaar en alle bijdragers van het Mijn Drive-item (kijkers, reageerders en bewerkers) of alleen de eigenaar.

Als u de bewaarregel toepast op de eigenaar en alle bijdragers, wordt de meeste gegevens bewaard. Dit is de meest gebruikelijke keuze. Als u de bewaarregel alleen toepast op de eigenaar, worden er misschien minder gegevens bewaard.

Waarschuwing: Als u de instellingen voor bewaarregels wijzigt, worden gegevens misschien definitief verwijderd. Controleer of dat de verwachte uitkomst is voordat u doorgaat.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenInstellingen.
3. Kies een optie naast Drive-items van gebruikers bewaren volgens de regels van de eigenaar en bijdragers:
   • De bewaarregels gebruiken van de eigenaar en bijdragers van het Drive-item: De regels toepassen van de eigenaar en alle gebruikers met rechtstreekse toegang tot het item.
   • De bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item gebruiken: Alleen de regels van de eigenaar van het Drive-item toepassen.
     Waarschuwing: Als de bewaarperiode van de eigenaar van het Drive-item korter is dan die van een bijdrager, kunnen de gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd.

Een aangepaste Drive-bewaarregel maken

Opmerking: Als u een bewaarperiode wilt instellen voor datumvelden van een Drive-label, maakt u eerst een Drive-labelvoorwaarde met een datumveld. Ontdek meer informatie over hoe u Drive-labels maakt voor uw organisatie.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regelsMaken.
3. Selecteer naast Service de optie Driveklik op Doorgaan.
4. Kies het bereik van de regel:
   • Organisatie-eenheid: De regel toepassen op een specifieke organisatie-eenheid:
     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.
     2. (Optioneel) Als u wilt dat de regel wordt toegepast op alle items in een gedeelde Drive waarvan uw organisatie de eigenaar is en als een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid rechtstreeks lid is van de Drive of rechtstreeks toegang heeft tot het item, zet u Items van gedeelde Drives opnemen aan.
   • Alle gedeelde Drives: De regel toepassen op alle gedeelde Drives in uw organisatie.
   • Specifieke gedeelde Drives: De regel toepassen op een of meer gedeelde Drives.

     Selecteer de gedeelde Drives en klik op Toevoegen. Als u veel gedeelde Drives heeft en de lijst wordt gepagineerd, wordt uw selectie bewaard als u van pagina wisselt. Als u het selectievakje Alles selecteren boven aan de lijst aanzet, wordt alleen de huidige pagina geselecteerd. U kunt de lijst ook doorzoeken met het e-mailadres van een lid of de naam van de gedeelde Drive.

     1. De lijst filteren op het e-mailadres van een lid:
        1. Klik op Zoeken op e-mailadres lid.
        2. Vul een of meer accounts in.
        3. Klik op Zoeken.
     2. Zo filtert u de lijst op de naam van de gedeelde Drive (beschikbaar als uw organisatie minder dan 1.000 gedeelde Drives heeft):
        1. Klik op Filteren op naam en typ letters uit de naam van de gedeelde Drive. Bijvoorbeeld: pr komt overeen met gedeelde Drives met de naam Verkoopprojecten, Marketingprojecten en Productbeheer, maar niet met Reparaties.

           De gepagineerde lijst wordt automatisch geüpdatet als u letters toevoegt.

        2. Vink een of meer vakjes aanklik op Enter.

     3. Zo zoekt u de gedeelde Drive op naam (beschikbaar als uw organisatie meer dan 1.000 gedeelde Drives heeft):
        1. Klik op Zoeken op naam gedeelde Drive.
        2. Vul een of meer woorden in de naam van de gedeelde Drive in. Opmerking : Woorden moeten exact en compleet zijn. Bijvoorbeeld: marketing, projecten komt overeen met gedeelde Drives met de naam 'Marketing projecten K4-22' en 'Projecten voor marketing'. Het komt niet overeen met een gedeelde Drive met de naam 'Project voor marketing', omdat 'project' niet eindigt op 'en'. ma komt ook niet overeen met een van deze gedeelde Drives omdat het maar een deel van een woord is, niet het volledige woord.
        3. Klik op Zoeken.
5. Klik op Doorgaan.
6. (Optioneel) Voeg voorwaarden voor Drive-labels toe:
   1. Klik op Labelvoorwaarde toevoegen.
   2. Selecteer een labeltitel klik op Toevoegen.
   3. Selecteer de waarden.
   4. (Optioneel) Maak nog een labelvoorwaarde.
   5. Klik op Doorgaan.

7. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
8. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel maken voor Drive

De standaard bewaarregel geldt voor bestanden in Drive, inclusief bestanden in gedeelde Drives die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
3. Klik op Drive .

4. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
5. Klik op Maken. Vink het bevestigingsvakje aan en klik op Accepteren.

Een aangepaste Drive-bewaarregel verwijderen

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regels.
3. Plaats de cursor op de aangepaste regelklik op Verwijderen.
   Waarschuwing: Gegevens die onder deze regel vallen en niet worden beschermd door bewaarplichten of andere bewaarregels, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd.
4. Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Een standaard bewaarregel voor Drive verwijderen

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
3. Plaats de cursor op Drive klik op Verwijderen.
   Waarschuwing: Gegevens die onder deze regel vallen en niet worden beschermd door bewaarplichten of andere bewaarregels, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd.
4. Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.