드라이브에 대한 보관 규칙 설정

보관 규칙을 사용하여 디지털 증거 검색(eDiscovery) 목적으로 드라이브 데이터를 보관하는 기간을 제어합니다.

보관 규칙을 설정하기 전에 보관 작동 원리에 대해 읽어보는 것이 좋습니다.

경고: 보관 규칙을 잘못 설정하면 사용자 계정 데이터가 즉각적, 영구적으로 삭제될 수 있습니다. 보관 규칙을 만들거나 변경할 때 주의하시기 바랍니다. 새 규칙을 전체 조직에 적용하기 전에 작은 규모의 그룹 사용자를 대상으로 테스트를 해보는 것이 좋습니다.

드라이브 및 보관에 대한 중요 정보

Vault에서 지원되는 드라이브 파일 형식
Vault에서는 드라이브에 저장된 파일 중 다음 형식의 파일을 보존 조치, 보관, 검색, 내보내기할 수 있습니다.
  • Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 설문지, 드로잉
  • 행아웃 미팅 녹음 파일
  • 사용자의 드라이브에 저장된 Jamboard 파일
  • 사용자가 드라이브에 업로드한 Google 형식 외의 파일 

보관 적용 기간은 규칙의 유형에 따라 다름

보관 규칙은 정책이 적용되는 조직 단위 내의 사용자가 소유하고 직접 공유한 파일에 적용됩니다. 여기에는 해당 사용자가 공유 드라이브의 회원인지와 관계없이 사용자에게 직접 공유된 드라이브의 파일이 포함됩니다.

공유 드라이브 포함 체크박스가 선택되어 있으면 해당 규칙이 적용되는 조직 단위의 회원이 속한 공유 드라이브에도 보관 규칙이 적용됩니다.

보관 적용 기간이 만료되면 해당 사용자가 소유한 파일만 영구 삭제됩니다.

보관 규칙에 따라 사용자 드라이브에서 규칙이 적용되는 파일(공유 드라이브 파일을 포함하도록 규칙을 설정한 경우에는 해당 공유 드라이브 파일 포함)을 모두 보관합니다. 여기에는 규칙이 적용되는 조직 단위의 사용자가 소유하거나 공유한 파일도 포함됩니다. 하지만 보관 적용 기간이 만료되면 Vault는 해당 조직 단위의 사용자가 소유한 파일만 영구 삭제합니다. 조직 단위 외부에서 공유된 파일은 영구적으로 보관됩니다.

공유 드라이브에 대한 보관 규칙의 적용

공유 드라이브에 맞춤 보관 규칙을 적용하면 다음과 같이 작동합니다.

  • 모든 공유 드라이브에 적용되는 맞춤 규칙은 도메인 내 모든 공유 드라이브의 보관 적용 기간에 영향을 미칩니다.
  • 특정 공유 드라이브에 적용되는 맞춤 규칙은 선택한 공유 드라이브의 보관 적용 기간에만 영향을 미칩니다.

공유 드라이브 파일은 해당 공유 드라이브를 대상으로 하는 보관 규칙에 의해서만 삭제됩니다.

  • 보관 규칙에 따라 사용자 드라이브에서 규칙이 적용되는 파일(설정에 따라 공유 드라이브 파일 포함)을 모두 보관합니다. 하지만 특정 사용자가 아니라 팀이 소유한 공유 드라이브 파일의 경우 해당 공유 드라이브를 대상으로 하는 보관 규칙만 팀 드라이브의 파일을 영구 삭제할 수 있습니다.
  • 사용자에게 적용되며 공유 드라이브 포함 체크박스가 선택된 규칙은 공유 드라이브 파일의 주기 연장만 가능합니다.
보관 규칙의 구현 또는 드라이브에 있는 파일의 기간 만료는 지연될 수 있습니다.
  • 보관 규칙을 만들거나 업데이트하면 규칙이 적용되는 데 최대 3시간이 소요될 수 있습니다. 이 기간 동안 사용자가 삭제한 파일은 보관되지 않으므로 검색할 수 없습니다.
  • 보관 적용 기간 만료 후 대상 파일이 드라이브에서 삭제되는 데에는 최대 15일이 소요될 수 있습니다.
보관 규칙 및 보존 조치는 도메인 내 사용자가 생성한 파일에만 적용됩니다.

도메인 외부에서 생성되고 사용자와 공유된 파일은 조직의 보존 조치 또는 보관 정책이 적용되지 않습니다.

Vault에서는 동일한 보관 기준으로 복수의 드라이브 보관 규칙을 만들 수 없습니다.

드라이브 파일에 대한 맞춤 보관 규칙은 모두 다음을 준수해야 합니다. 

  • 고유한 최종 수정 날짜 또는 생성 날짜를 기준으로 해야 합니다.
    또는
  • 고유한 사용자 그룹에 적용해야 합니다.

예를 들어, 조직 단위에 적용되는 규칙이 있는 상태에서 해당 조직 단위의 모든 회원이 액세스할 수 있는 공유 드라이브에 적용할 규칙을 추가하려고 하면 충돌이 발생할 수 있습니다. 동일한 생성 날짜/수정 날짜를 기준으로 삼는 경우 Vault에서 새 규칙을 거부합니다.

또한 공유 드라이브 포함 설정을 사용해 보관 규칙을 고유하게 만들 수 있습니다. 한 규칙에는 공유 드라이브가 포함되고 다른 규칙에는 포함되지 않는다면 동일한 보관 기준을 따르는 2개의 규칙에 충돌이 발생하지 않습니다.

여러 보관 규칙이 적용되는 파일은 항상 보관 기간이 가장 긴 규칙에 따라 보관됩니다.​

드라이브를 사용하는 앱 데이터의 보관 관리하기

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
휴지통의 파일에 대한 보관 규칙의 적용

사용자가 파일을 휴지통으로 이동한 후 지정된 일수가 지나면 파일을 삭제하는 맞춤 보관 규칙을 설정할 수 있습니다. 2016년 8월 1일 또는 그 이후에 휴지통으로 이동한 파일에만 '휴지통으로 이동됨' 규칙이 적용됩니다.

  • '휴지통으로 이동됨' 규칙은 사용자의 휴지통에 있는 파일과 사용자가 휴지통을 비울 때 삭제한 파일에 적용됩니다.
  • '휴지통으로 이동됨' 규칙은 해당 규칙을 적용받는 사용자가 소유한 파일 또는 공유 드라이브 파일만 삭제합니다.
  • 휴지통에 있는 파일에 여러 보관 규칙이 적용되는 경우 '휴지통으로 이동됨' 규칙이 다른 모든 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. 단일 파일에 '휴지통으로 이동됨' 규칙이 여러 개 적용되는 경우 보관 기간이 가장 긴 규칙에 따라 파일이 보관됩니다. 그러나 보존 조치는 모든 보관 규칙보다 우선 적용됩니다.
  • 보존 조치 또는 보관 규칙이 적용되지 않는 공유 드라이브 파일은 모든 Google 시스템에서 휴지통으로 이동된 후 약 30일이 지나면 영구 삭제됩니다.
보관 규칙의 적용 범위는 문서 및 프레젠테이션에 삽입된 파일까지 확장되지 않음

사용자는 Google 파일에 다른 Google 파일을 연결할 수 있습니다. 예를 들어, Google 문서에서 작업 중인 사용자가 Google 스프레드시트에 포함된 데이터로 연결되는 차트를 만들 수 있습니다. 스프레드시트가 업데이트될 때마다 문서의 차트도 업데이트됩니다.

위 예의 경우 보관 규칙에서 해당 문서를 보존하지만 해당 스프레드시트를 보존하는 보관 규칙 또는 보존 조치가 없으면 문서가 보존되더라도 스프레드시트는 삭제될 수 있습니다.

드라이브에 대한 맞춤 보관 규칙 만들기

조직 단위, 기간 또는 특정 검색어에 따라 맞춤 규칙을 만들 수 있습니다. 맞춤 규칙은 기본 규칙보다 항상 먼저 적용되며, 여러 보관 규칙이 메일 또는 파일에 적용되는 경우 보관 적용 기간이 가장 긴 규칙에 따라 보관됩니다.

맞춤 보관 규칙을 생성하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 규칙 만들기를 클릭합니다.
  4. 규칙을 적용할 위치로 드라이브를 선택합니다.
  5. 드롭다운 목록에서 항목을 선택합니다.
    • 조직 단위:
      • 버튼을 클릭하여 조직 단위를 선택합니다.
      • (선택사항) 이 규칙을 조직 단위의 회원과 연결된 공유 드라이브에 적용하려면 공유 드라이브의 결과를 포함 체크박스를 선택합니다.
    • 모든 공유 드라이브: 도메인의 모든 공유 드라이브에 규칙을 적용합니다. 
    • 특정 공유 드라이브: 공유 드라이브 찾기를 클릭하여 회원 계정을 입력하고 특정 공유 드라이브에 규칙을 적용합니다.
  6. 파일 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 클릭하면 규칙이 적용되는 파일을 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 파일을 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다. 규칙을 적용할 때 각 파일의 어떤 시간을 기준으로 할지 지정합니다.
      • 생성
      • 최종 수정 날짜
      • 휴지통으로 이동됨
  7. 다음에서 선택한 기간이 지난 파일 처리 방법을 선택합니다.
    • 사용자가 이미 삭제한 파일만 영구 삭제되도록 하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
    • 모든 파일이 영구 삭제되도록 하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 사용자의 드라이브에 있는 파일을 포함하여 이미 삭제된 데이터도 영구 삭제됩니다.
  8. 미리보기를 클릭하여 이 보관 규칙이 적용될 파일 목록을 표시합니다. 목록을 살펴보면서 규칙을 올바르게 설정했는지 확인합니다. 사용자에게 필요할지 모르는 데이터를 영구적으로 삭제하는 것은 아닌지 확인하세요.
    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault는 보관 적용 기간을 경과한 데이터를 영구 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확인될 때까지 다음 단계로 진행하지 마시기 바랍니다. 
  9. 저장을 클릭하여 파일을 영구 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. Vault에서 이 보관 규칙이 미치는 영향에 대해 이해했는지 확인하도록 사용자에게 요청합니다. 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 규칙을 만듭니다.

중요사항

  • 검색어 입력란의 이메일 별칭: 이메일 별칭은 기본 이메일 주소를 가리키는 대체 이메일 주소를 말하며 맞춤 보관 규칙은 이메일 별칭을 자동으로 포함하지 않습니다. 이메일 별칭을 포함하려면 검색어 입력란에 추가해야 합니다.
  • 이름이 변경된 사용자: 맞춤 보관 규칙은 사용자 이름이 변경될 때 자동으로 수정되지 않습니다. 보관 규칙은 규칙의 검색어 입력란에 명시된 주소에만 계속 적용됩니다. 예를 들어 before@example.com으로 수신되는 메일에 규칙이 적용되는 경우 해당 사용자가 after@example.com으로 이름을 변경하면 보관 규칙은 before@example.com으로 수신된 메일에만 적용됩니다.
  • 맞춤 보관 규칙 수정: 맞춤 규칙을 수정할 수 있지만 수정으로 인해 기존 데이터에 미칠 수 있는 영향을 숙지해야 합니다. 데이터는 보관 규칙의 가장 최근 수정사항에 따라 보관됩니다.

드라이브에 대한 기본 보관 규칙 설정

기본 보관 규칙은 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 모든 파일에 적용되며 내 드라이브 및 공유 드라이브의 파일도 적용 대상에 포함됩니다.

조직에 적용할 기본 보관 규칙을 설정하려면 다음 안내를 따르세요.

  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 기본 보관 규칙에서 드라이브를 클릭합니다.
  4. 드라이브에 대한 기본 보관 규칙 설정 체크박스를 선택합니다.
  5. 파일 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 선택하면 모든 파일을 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 파일을 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다. 규칙을 적용할 때 각 파일을 생성한 시간을 기준으로 할지 또는 최종 수정한 시간을 기준으로 할지 지정합니다.
  6. 다음에서 선택한 기간이 지난 파일 처리 방법을 선택합니다.
    • 사용자가 이미 삭제한 파일만 영구 삭제되도록 하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
    • 모든 파일이 영구 삭제되도록 하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 사용자의 드라이브에 있는 파일을 포함하여 이미 삭제된 데이터도 영구 삭제됩니다.
    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault는 기본 보관 적용 기간을 초과하는 데이터를 영구 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확인될 때까지 다음 단계로 진행하지 마시기 바랍니다.
  7. 저장을 클릭하여 모든 파일을 영구 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. Vault에서 이 보관 규칙이 미치는 영향에 대해 이해했는지 확인하도록 사용자에게 요청합니다. 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 규칙을 만듭니다.
도움이 되었나요?
어떻게 하면 개선할 수 있을까요?