정보 관리 계획에 따라 Google Drive 파일에 대한 보관 규칙을 설정하고 파일이 Drive에 보관되는 기간을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 일부 파일을 7년 동안 보관하도록 지정할 수 있습니다. 또는 다른 파일은 보관 기간이 지난 후 삭제해야 합니다.
이 도움말에서는 Drive 항목에서 보관 규칙이 작동하는 방식, 보관할 데이터를 선택하는 방법, 보관 기간 설정 방법 등을 알아봅니다.
- Drive 및 보관에 관한 중요 정보
- 범위, 조건, 기간에 대한 정보
- 맞춤 Drive 보관 규칙 만들기
- 기본 Drive 보관 규칙 만들기
- 맞춤 Drive 보관 규칙 삭제하기
- 기본 Drive 보관 규칙 삭제하기
Drive 및 보관에 관한 중요 정보
보관 규칙을 설정하기 전에 보관 규칙 작동 방식을 읽고 Vault에서 지원되는 Drive 파일을 검토할 것을 적극 권장합니다.
다음과 같은 데이터는 보관됩니다.
- 사용자의 Drive 및 공유 드라이브 파일
- 이메일 레이아웃
- Google Workspace 클라이언트 측 암호화로 암호화된 파일
- Google Meet 데이터(Meet 전용 보관이 사용 설정되지 않은 경우)
다음과 같은 데이터는 보관되지 않습니다.
- 폴더 및 Drive 단축키
- Google Sites(Sites 전용 보관이 사용 설정된 경우)
- 연결된 파일
- 사용자와 공유된 외부 파일
- 기존 Sites에서 생성된 사이트
참고: 기본적으로 Drive 보관 규칙은 Meet 데이터에는 적용되지만 Sites에는 적용되지 않습니다. Drive 규칙이 적용되는 데이터를 변경하려면 Meet 전용 규칙을 사용 설정하고 Sites 보관 설정을 변경하면 됩니다.
자세한 내용은 지원되는 서비스 및 데이터 유형의 Drive, Meet, Sites 섹션을 참고하세요 .
- 보관 규칙을 만들거나 업데이트하면 규칙이 적용되는 데 최대 24시간이 소요될 수 있습니다. 이 지연 기간 중에 사용자가 삭제한 파일은 보관되지 않습니다.
- 보관 적용 기간 만료 후 파일을 영구 삭제하는 규칙을 설정하면 대상 파일이 Drive에서 삭제되는 데 최대 15일이 소요될 수 있습니다. 이 기간 동안, 삭제되지 않고 사용자의 Drive 또는 공유 드라이브에 남아 있는 항목에 사용자가 액세스할 수 있습니다.
일부 Google 서비스에서는 데이터를 Drive에 저장하며 이렇게 저장된 데이터에는 다음과 같은 Drive 보관 규칙이 적용됩니다.
| 제품 | 보관 |
|---|---|
| Jamboard | Vault는 사용자 Drive에 저장된 Jam을 Drive 보관 규칙에 따라 보관합니다. 저장되지 않은 Jam은 Jamboard 세션이 끝나면 삭제되고 Vault에서 이용할 수 없습니다. |
| Google Meet | Meet 녹화 파일 및 Meet 내 채팅, Q&A, 설문조사의 로그에는 기본적으로 Drive 보관 규칙이 적용됩니다.
Meet 녹화 파일을 Drive의 다른 항목과 다르게 관리하려면 Meet 보관 규칙을 설정하면 됩니다. Meet 보관 규칙이 사용 설정된 경우에는 Drive 보관 규칙이 Meet 녹화 파일에 적용되지 않습니다. |
| Google Sites | 기본적으로 Sites에는 Sites 보관 규칙이 적용됩니다.
사이트를 Drive의 다른 항목과 다르게 보관하려면 Sites 보관 규칙을 설정하면 됩니다. Sites 보관 규칙이 사용 설정된 경우에는 Drive 보관 규칙이 사이트에 적용되지 않습니다. 사이트를 Drive의 다른 항목과 동일하게 보관하려면 보관 설정을 변경하여 사이트가 Drive 규칙에 따라 보관되도록 하면 됩니다. |
일정 기간 동안 특정 조건과 일치하는 데이터를 유지하려면 맞춤 보관 규칙을 생성합니다. 모든 서비스 데이터를 일정 기간 동안 보관하려면 기본 보관 규칙을 만드세요.
두 가지 보관 규칙 유형에 관해 자세히 알아보기
범위, 조건, 기간에 관한 정보
조직 단위와 공유 드라이브 맞춤 보관 규칙 범위 비교맞춤 보관 규칙을 만들 때 규칙의 범위(조직 단위, 모든 공유 드라이브 또는 특정 공유 드라이브)를 선택할 수 있습니다.
조직 단위
조직 단위에 맞춤 보관 규칙을 적용하면 해당 조직 단위의 사용자가 소유한 파일에 해당 규칙이 적용됩니다.
또한 보관
보관 규칙에서 보관 기간 종료 시점에 파일을 영구 삭제하도록 설정되어 있는 경우, Vault에서는 해당 조직 단위의 사용자가 소유한 파일만 영구 삭제합니다. 조직 단위 외부에서 공유된 파일은 영구 삭제되지 않습니다.
조직 단위를 선택하고 공유 드라이브의 항목 포함을 선택하면 선택한 조직 단위의 사용자가 다음과 같은 경우 조직이 소유한 공유 드라이브의 모든 항목에 보관 규칙이 적용됩니다.
- 해당 항목에 직접 액세스하는 경우
- 공유 항목의 멤버 또는 참석자인 경우. Drive에서 파일 공유하기에 관해 자세히 알아보기
- 공유 드라이브의 멤버인 경우
- 항목이 포함된 공유 드라이브 하위 폴더의 공동작업자이거나 이에 대한 액세스 권한이 있는 경우
이 규칙은 Eng-team-group@solarmora.com 또는 일반 액세스 사용자와 같은 그룹에는 규칙이 적용되지 않습니다.
모든 공유 드라이브 및 특정 공유 드라이브
모든 공유 드라이브 또는 특정 공유 드라이브에만 적용될 맞춤 보관 규칙을 설정할 수 있습니다.
공유 드라이브 파일은 특정 사용자가 아닌 팀에서 소유하므로 모든 공유 드라이브 및 특정 공유 드라이브 범위만 공유 드라이브에서 파일을 삭제할 수 있습니다.
이 기능이 지원되는 버전: Business Standard 및 Business Plus, Enterprise, Education Standard 및 Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, G Suite Business
지원되는 Google Workspace 버전에서는 Drive 라벨을 사용하여 맞춤 보관 규칙을 만들 수 있습니다. Drive 라벨의 속성을 사용하여 규칙의 조건 및 보관 기간을 조정할 수 있습니다. 일반적인 조건에는 라벨 또는 배지가 있는 라벨(예: 무기한 또는 분류됨)을 기준으로 하는 규칙이 포함됩니다.
예를 들어 관리자가 Drive 라벨 조건을 기준으로 보관할 파일을 선택하는 보관 규칙을 만들었습니다. 아래 이미지에서 관리자는 2023년 3월 1일 전에 계약 날짜 라벨에 대한 조건을 만들었습니다.
다음으로, Drive 라벨을 사용하여 규칙의 보관 기간을 설정했습니다. 여기에서 관리자는 보관 일수(100일)를 설정하여 보관 기간을 설정합니다. 보관 기간의 시작은 라벨 날짜에 설정된 날짜와 사용하려는 날짜 필드(계약 정보 > 계약 날짜)를 기준으로 합니다.
맞춤 규칙이 적용된 후에 규칙이 적용되는 사용자가 내 드라이브에 파일을 만들었습니다. 이 파일은 2023년 2월 8일에 생성되었으며 사용자가 계약 정보 > 계약 날짜 필드에 계약 날짜를 2023년 2월 15일로 설정하여 적용했습니다. 보관 규칙 결과는 다음과 같습니다.
- 보관 규칙이 적용되었습니다. 계약 날짜가 조건 날짜인 2023년 3월 1일 전인 2023년 2월 15일로 설정되었으므로 라벨 조건이 통과되어 규칙이 적용되었습니다.
- 보관 기간은 항목에 설정된 계약 날짜 필드의 값부터 시작되었습니다. 이 예에서는 라벨 계약 날짜가 2023년 2월 15일로 설정되었으므로 파일은 해당 날짜로부터 100일 동안 보관됩니다. 생성된 날짜인 2월 8일은 보관 기간 시작에서 생성된 날짜를 선택하지 않았으므로 보관 기간에 영향을 미치지 않습니다.
Drive 라벨에 관해 자세히 알아보기
보관 규칙은 파일의 원래 생성 날짜, 수정 날짜, 휴지통으로 이동된 날짜 또는 Drive 라벨 날짜 필드에서 시작하도록 설정할 수 있습니다.
- 업로드: 타임스탬프는 파일이 Drive에 업로드된 시간입니다.
- 로컬: 타임스탬프는 소스 기기 또는 서비스에 대한 원본 파일이 생성된 시간입니다.
| 파일 소스(클라이언트) | 생성 시간 | 수정 시간 |
|---|---|---|
| 웹 앱 | 업로드 |
2020년 4월 8일 전: 2020년 4월 8일 후: |
| 데스크톱용 Google Drive | 업로드 | 로컬 |
| 백업 및 동기화 | 업로드 | 로컬 |
| iOS | 업로드 | 업로드 |
| Android | 업로드 | 업로드 |
| G Suite Migrate | 로컬 | 로컬 |
| Drive API | 발신자가 설정할 수 있음 | 발신자가 설정할 수 있음 |
Drive 휴지통의 파일은 두 가지 방법으로 삭제할 수 있습니다. 첫 번째, Drive에서는 기본적으로 파일이 휴지통으로 이동된 후 30일이 지나면 삭제됩니다. 두 번째, 사용자가 휴지통에서 항목을 직접 삭제할 수 있습니다.
참고: 휴지통에서 삭제된 파일은 최대 25일 동안 Google Workspace 관리자가 복구할 수 있습니다. 삭제된 파일 복구하기에 관해 자세히 알아보기
Vault에서는 휴지통에 있는 파일이 삭제되기 전에 Vault에 보관되는 기간을 제어하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 이러한 규칙을 휴지통으로 이동됨 규칙이라고 합니다.
예를 들어 '휴지통으로 이동됨' 규칙의 보관 기간을 5일로 설정한 경우, 휴지통의 파일은 이동된 후 5일이 지나면 휴지통에서 자동으로 삭제됩니다. 관리자는 25일 이내에 파일을 복원할 수 있지만 Vault에서는 파일을 더 이상 사용할 수 없게 됩니다. 사용자가 파일을 휴지통으로 옮긴 후 이틀이 지나고 휴지통에서 해당 파일을 삭제하는 경우 Vault에서는 이 파일을 추가로 3일간 더 사용할 수 있으며, 보존 조치가 적용된 항목의 경우 관리자가 25일 또는 그 이상 동안 복구할 수 있습니다.
'휴지통으로 이동됨' 규칙
- 규칙이 적용되는 사용자 또는 공유 드라이브 소유의 파일에 영향을 미칩니다.
- 2016년 8월 1일 또는 그 이후에 휴지통으로 이동된 파일에 적용됩니다.
- 보관 기간을 무기한으로 설정할 수 없습니다.
- 해당 규칙보다 나중에 만료되는 다른 맞춤 규칙을 비롯하여 다른 Drive 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. '휴지통으로 이동함' 규칙이 여러 개 적용되는 파일의 경우 가장 나중에 보관 기간이 종료되는 규칙에 따라 보관됩니다.
- 보존 조치가 보관 규칙보다 우선 적용됩니다.
- 휴지통에서 복원된 항목에는 적용되지 않습니다.
'휴지통으로 이동됨' 규칙을 만들려면 아래 7단계에서 보관 기간 시작을 휴지통으로 이동된 날짜로 설정합니다.
사용자의 내 드라이브 데이터에 보관 규칙을 적용하는 방식을 선택할 수 있습니다. 규칙은 내 드라이브 항목의 소유자 및 모든 공동작업자(뷰어, 댓글 작성자, 편집자) 또는 소유자에게만 적용할 수 있습니다.
보관 규칙을 소유자 및 모든 공동작업자에게 적용하면 가장 많은 양의 데이터가 보관되며, 가장 일반적인 방식입니다. 소유자에만 보관 규칙을 적용하면 보관되는 데이터가 줄어들 수 있습니다.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
설정을 클릭합니다.
- 소유자 및 공동작업자의 규칙을 사용하여 사용자의 Drive 항목 보관 옆에서 다음 중 하나를 선택합니다.
- Drive 항목 소유자 및 공동작업자의 보관 규칙 사용: 소유자 및 항목에 직접 액세스할 수 있는 모든 사용자의 규칙을 적용합니다.
- Drive 항목 소유자의 보관 규칙 사용: Drive 항목 소유자의 보관 규칙만 적용합니다.
경고: Drive 항목 소유자의 보관 기간이 공동작업자의 보관 기간보다 짧은 경우 데이터가 즉시 영구 삭제될 수 있습니다.
맞춤 Drive 보관 규칙 만들기
참고: Drive 라벨 날짜 필드에 보관 기간을 설정하려면 먼저 날짜 필드를 사용하여 Drive 라벨 조건을 만듭니다. 조직의 Drive 라벨 만들기 방법을 알아보세요.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
- 서비스 옆에 있는 Drive를 선택하고
- 다음과 같이 규칙의 범위를 선택합니다.
- 조직 단위: 다음과 같이 특정 조직 단위에 규칙을 적용합니다.
- 필드를 클릭하고 조직 단위를 선택합니다.
- (선택사항) 조직에서 소유한 공유 드라이브의 모든 항목에 규칙을 적용하고 선택한 조직 단위의 사용자가 Drive의 직속 회원이거나 해당 항목에 직접 액세스할 수 있는 경우 공유 드라이브 항목 포함을 사용 설정합니다.
- 모든 공유 드라이브: 조직의 모든 공유 드라이브에 규칙을 적용합니다.
- 특정 공유 드라이브: 하나 이상의 공유 드라이브에 규칙을 적용합니다.
공유 드라이브를 선택하고 추가를 클릭합니다. 공유 드라이브가 많아 여러 페이지에 걸쳐 표시되는 경우 페이지를 변경해도 선택한 항목은 유지됩니다. 목록 상단에서 모두 선택 체크박스를 선택하면 현재 페이지만 선택됩니다. 멤버 이메일 또는 공유 드라이브의 이름으로 목록을 검색할 수도 있습니다.
- 멤버의 이메일 주소로 목록을 필터링하는 방법은 다음과 같습니다.
- 멤버 이메일로 찾기를 클릭합니다.
- 하나 이상의 계정을 입력합니다.
- 찾기를 클릭합니다.
- 공유 드라이브의 이름으로 목록을 필터링하려면(조직의 공유 드라이브가 1,000개 미만인 경우) 다음 안내를 따릅니다.
- 이름별 필터링을 클릭하고 공유 드라이브의 이름에 문자를 입력합니다. 예를 들어
pr은 'Sales projects', 'Marketing Projects', 'Product management'라는 이름의 공유 드라이브와 일치하지만 'Repairs'라는 이름의 공유 드라이브와는 일치하지 않습니다.글자를 추가하면 페이지로 나눠진 목록이 자동으로 업데이트됩니다.
-
체크박스를 선택하고
- 이름별 필터링을 클릭하고 공유 드라이브의 이름에 문자를 입력합니다. 예를 들어
- 이름으로 공유 드라이브를 찾으려면(조직에 1,000개 이상의 공유 드라이브가 있는 경우) 다음 안내를 따릅니다.
- 공유 드라이브 이름으로 찾기를 클릭합니다.
- 공유 드라이브의 이름에 하나 이상의 단어를 입력합니다. 참고: 단어는 정확하고 완전해야 합니다. 예를 들어
marketing, projects는 'Marketing projects Q4'22' 및 'Projects for marketing'이라는 공유 드라이브와 일치합니다. 'project'가 's'로 끝나지 않으므로 'Marketing project Archive'라는 이름의 공유 드라이브와 일치하지 않습니다. 마찬가지로ma는 전체 단어가 아닌 단어의 일부일 뿐이므로 이러한 공유 드라이브와 일치하지 않습니다. - 찾기를 클릭합니다.
- 멤버의 이메일 주소로 목록을 필터링하는 방법은 다음과 같습니다.
- 조직 단위: 다음과 같이 특정 조직 단위에 규칙을 적용합니다.
- 계속을 클릭합니다.
- (선택사항) Drive 라벨 조건을 추가합니다.
- 라벨 조건 추가를 클릭합니다.
- 라벨 제목을 선택하고
- 값을 선택합니다.
- (선택사항) 다른 라벨 조건을 만듭니다.
- 계속을 클릭합니다.
-
파일 보관 기간을 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 파일을 영구 보관하려면 무기한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 파일을 영구 삭제하려면 다음 안내를 따르세요.
- 보관 기간을 선택합니다.
- 보관 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다
- 파일 보관 기간을 시작할 시기를 다음과 같이 선택합니다.
- 파일과 관련된 이벤트를 기준으로 보관을 시작하려면 보관 기간 시작을 클릭하고
- Drive 라벨의 날짜 필드 조건을 기준으로 보관을 시작하려면(6단계 참고) 보관 기간 시작을 클릭하고
- 파일과 관련된 이벤트를 기준으로 보관을 시작하려면 보관 기간 시작을 클릭하고
- 보관 기간이 지난 후 파일 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 영구적으로 삭제된 항목만 삭제: 이 옵션을 사용하면 휴지통 폴더에서 삭제되었으며 보관 기간이 만료된 항목이 삭제됩니다. 사용자는 이러한 항목에 액세스할 수 없으며 항목을 보관하기를 원하지 않습니다. 사용자의 휴지통에서 이미 비워진 파일만 영구 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.
- 사용자의 드라이브에 있는 모든 항목(영구적으로 삭제되지 않은 항목 포함) 삭제: 이 옵션을 사용하면 보관 기간이 만료된 모든 항목(사용자의 Drive 폴더에 보관된 항목 포함)이 영구 삭제됩니다. 사용자가 보관하기를 원하는 항목도 영구 삭제될 수 있습니다. 삭제되지 않은 파일을 포함하여 모든 파일을 영구 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 설정하면 Vault는 보관 기간을 초과한 데이터를 Drive에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계로 진행하시기 바랍니다.
- 만들기를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우 확인 체크박스를 선택하고 동의를 클릭합니다.
기본 Drive 보관 규칙 만들기
기본 보관 규칙은 Drive의 파일을 비롯하여 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 공유 드라이브의 파일에 적용됩니다.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관을 클릭합니다. 기본 규칙 목록이 열립니다.
- Drive
를 클릭합니다.
-
파일 보관 기간을 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 파일을 영구 보관하려면 무기한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 파일을 영구 삭제하려면 다음 안내를 따르세요.
- 보관 기간을 선택합니다.
- 보관 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다
- 파일 보관 기간을 시작할 시기를 다음과 같이 선택합니다.
- 파일과 관련된 이벤트를 기준으로 보관을 시작하려면 보관 기간 시작을 클릭하고
- Drive 라벨의 날짜 필드 조건을 기준으로 보관을 시작하려면(6단계 참고) 보관 기간 시작을 클릭하고
- 파일과 관련된 이벤트를 기준으로 보관을 시작하려면 보관 기간 시작을 클릭하고
- 보관 기간이 지난 후 파일 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 영구적으로 삭제된 항목만 삭제: 이 옵션을 사용하면 휴지통 폴더에서 삭제되었으며 보관 기간이 만료된 항목이 삭제됩니다. 사용자는 이러한 항목에 액세스할 수 없으며 항목을 보관하기를 원하지 않습니다. 사용자의 휴지통에서 이미 비워진 파일만 영구 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.
- 사용자의 드라이브에 있는 모든 항목(영구적으로 삭제되지 않은 항목 포함) 삭제: 이 옵션을 사용하면 보관 기간이 만료된 모든 항목(사용자의 Drive 폴더에 보관된 항목 포함)이 영구 삭제됩니다. 사용자가 보관하기를 원하는 항목도 영구 삭제될 수 있습니다. 삭제되지 않은 파일을 포함하여 모든 파일을 영구 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 설정하면 Vault는 보관 기간을 초과한 데이터를 Drive에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계로 진행하시기 바랍니다.
- 만들기를 클릭합니다. 확인 상자를 선택하고 동의를 클릭합니다.
맞춤 Drive 보관 규칙 삭제하기
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
- 맞춤 규칙을 가리킨 다음경고: 이 규칙이 적용된 데이터 중 보존 조치 또는 다른 보관 규칙으로 보호되지 않는 데이터는 즉시 영구 삭제될 수 있습니다.
- 삭제를 다시 클릭하여 확인합니다.
기본 Drive 보관 규칙 삭제하기
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관을 클릭합니다. 기본 규칙 목록이 열립니다.
- Drive를 가리킨 다음 경고: 이 규칙이 적용된 데이터 중 보존 조치 또는 다른 보관 규칙으로 보호되지 않는 데이터는 즉시 영구 삭제될 수 있습니다.
- 삭제를 다시 클릭하여 확인합니다.