ドライブ内のファイルを Vault で保持する

組織の情報ガバナンス計画として、Google ドライブ内のファイルに対して保持ルールを設定し、どのくらいの期間ドライブに保持するかを指定できます。たとえば、一部のファイルを 7 年間保持するように設定したり、他のファイルは保持期間を過ぎたら削除するように設定したりといったことが可能です。

この記事では、ドライブのアイテムに対する保持ルールの挙動、保持するデータの選択方法、保持期間の設定方法などについてご案内します。

目次

ドライブと保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされるドライブのファイルに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データがユーザー アカウントから直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しい保持ルールを組織全体に適用するときは、事前に少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

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保持できるデータ

保持されるデータ:

保持されないデータ:

  • フォルダとドライブのショートカット
  • Google サイト(サイト固有の保持が無効になっている場合を除く)
  • リンクされたファイル
  • ユーザーに共有された外部ファイル
  • 以前の Google サイトで作成されたサイト

: デフォルトでは、ドライブのルールは Meet のデータには適用されますが、サイトには適用されません。ドライブのルールの対象となるデータを変更するには、Meet 固有のルールを有効にし、サイトの保持設定を変更します。

詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプの Google ドライブ、Google Meet、Google サイトに関するセクションをご覧ください。

保持ルールにおける遅延の可能性について
  • 保持ルールを作成または更新する際、そのルールが反映されるまでには最長で 24 時間かかることがあります。反映されるまでの間にユーザーが削除したファイルは保持されません。
  • 保持期間満了の際、ファイルをパージするようにルールが設定されていても、対象ファイルがドライブから削除されるまでに最長で 15 日ほどかかることがあります。
ドライブにデータを保存するサービスに対する保持設定

Google サービスの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。このデータには、次のようにドライブの保持ルールが適用されます。

サービス 定着
Jamboard Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam が保持され、ドライブの保持ルールが適用されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。
Google Meet Meet の録画と、チャット、Q&A、アンケートのログには、デフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。

Meet の録画をドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Meet の保持ルールを設定します。Meet の保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールは Meet の録画に適用されません。

Google サイト Google サイトにはデフォルトでサイトの保持ルールが適用されます。

サイトをドライブの他のアイテムとは異なる方法で保持するには、Google サイトの保持ルールを設定します。サイトの保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールはサイトに適用されません。

ドライブの他のアイテムと同様にサイトを保持するには、保持ルールを変更することで、ドライブのルールでサイトが保持されるように設定できます。

カスタム保持ルールとデフォルト ルールの比較

特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。サービスの全データを一定期間保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。

詳しくは、2 種類の保持ルールについてのページをご覧ください。

適用範囲、条件、期間について

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組織部門と共有ドライブに対するカスタム保持ルールの適用範囲の違い

カスタム保持ルールを作成する際は、ルールの適用範囲として [組織部門]、[すべての共有ドライブ]、[特定の共有ドライブ] のいずれかを選択できます。

Vault custom retention rule scope.

組織部門

カスタム保持ルールを組織部門に適用すると、その組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルにルールが適用されます。

また、[保持] 次に [設定] で [ドライブのアイテムのオーナーと共同編集者の保持ルールを使用する] を選択した場合は、選択した組織部門のユーザーと直接共有されている別のユーザーのマイドライブ内のファイルにも保持ルールが適用されます。詳細については、以下の保持設定のセクションをご覧ください。

保持期間の満了時にファイルをパージするように保持ルールが設定されていても、Vault でパージされるのは、該当する組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルに限られます。組織部門外のユーザーが共有しているファイルはパージされません。

特定の組織部門を選択して [共有ドライブのアイテムを含める] をオンにした場合、その組織部門のユーザーが次の条件を満たす場合、組織がオーナーとなっている共有ドライブ内のあらゆるアイテムに保持ルールが適用されます。

  • そのアイテムに直接アクセスできる。
  • 共有アイテムのメンバーまたはゲストである。詳しくは、ドライブ内のファイルの共有についての記事をご覧ください。
  • 共有ドライブのメンバーである。
  • そのアイテムが含まれている共有ドライブのサブフォルダの共同編集者であるか、そのサブフォルダへのアクセス権がある。

Eng-team-group@solarmora.com などのグループや一般的なアクセス権を持つユーザーにはルールは適用されません。

すべての共有ドライブと特定の共有ドライブ

カスタム保持ルールは、すべての共有ドライブを対象にすることも、特定の共有ドライブのみを対象にすることもできます。

[すべての共有ドライブ] または [特定の共有ドライブ] を対象とした場合のみ、共有ドライブからファイルを削除できます。共有ドライブ内のファイルのオーナーは特定のユーザーではなくチームだからです。

ドライブラベルに基づくルールの条件と保持期間

この機能に対応しているエディション: Business Standard と Business Plus、Enterprise、Education Standard と Education Plus、Essentials、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、G Suite Business

これらの対応 Google Workspace エディションでは、ドライブラベルを使用してカスタム保持ルールを作成できます。ドライブラベルのプロパティを使用すると、ルールの条件保持期間を調整できます。一般的な条件としては、「無期限」や「機密」といったラベルまたはバッジ付きラベルに基づくルールがあります。

たとえば、ドライブラベルの条件に基づいて保持するファイルを選択する保持ルールを管理者が作成したとします。下の画像では、管理者が [契約日] というラベルの日付が「2023 年 3 月 1 日より前」という条件を作成しました。

Vault custom retention rule conditions.

その管理者は次に、ドライブラベルを使用して、ルールの保持期間を設定しました。保持期間の日数として「100」を設定しました。保持期間の開始日は、「ラベルの日付に設定されている日付」と使用する優先日付フィールド([契約情報] > [契約日])に基づいて決まります。

Vault custom retention rule duration.

カスタムルールが反映された後、そのルールの対象となるユーザーが自身のマイドライブにファイルを作成しました。ファイルの作成日は 2023 年 2 月 8 日で、ユーザーは [契約情報] > [契約日] で契約日を 2023 年 2 月 15 日に設定しました。保持ルールの結果は次のようになります。

  • 保持ルールが適用されました。契約日は条件の日付である 2023 年 3 月 1 日より前の 2023 年 2 月 15 日に設定されていたため、ラベル条件を満たし、ルールが適用されました。
  • 保持期間の開始日は、アイテムに設定された [契約日] の日付になります。この例では、[契約日] ラベルが 2023 年 2 月 15 日に設定されているため、ファイルはこの日付から 100 日間保持されます。[保持期間の開始日] で [作成日] が選択されていないため、作成日である 2 月 8 日は保持期間には影響しません。

詳しくは、ドライブのラベルに関する記事をご覧ください。

ファイルのタイムスタンプに基づく保持期間

保持ルールの適用開始日は、ファイルの新規作成日、更新日、ゴミ箱への移動日、ドライブラベルの日付フィールドのいずれかに設定できます。

ファイルが Google ドライブに初めてアップロードされると、作成日と変更日が割り当てられます。これらの日付は、ファイルがどのようにドライブに追加されたかに応じて、ローカル ファイルの作成日またはアップロード日と一致します。
次の表は、アップロード元によってどの時刻が適用されるかを示しています。
  • アップロード - ファイルがドライブにアップロードされた時刻のタイムスタンプ
  • ローカル - アップロード元のデバイスまたはサービスにおける元のファイルの作成時刻のタイムスタンプ
ファイルのアップロード元(クライアント) 作成日時 変更日時
ウェブアプリ アップロード

2020 年 4 月 8 日より前:
アップロード

2020 年 4 月 8 日より後:
ローカル

パソコン版 Google ドライブ アップロード ローカル
バックアップと同期 アップロード ローカル
iOS アップロード アップロード
Android アップロード アップロード
Google Workspace Migrate ローカル ローカル
Drive API 呼び出し元で設定可能 呼び出し元で設定可能
ゴミ箱に移動されたファイルの保持期間

ドライブのゴミ箱内のファイルは 2 つの方法で削除できます。1 つ目として、ドライブのゴミ箱に移動されたファイルはデフォルトで 30 日後に削除されます。2 つ目として、ユーザーが手動でゴミ箱内のファイルを削除できます。

: ゴミ箱から削除したファイルは、25 日以内であれば Google Workspace 管理者が復元できます。詳しくは、削除済みファイルの復元についての記事をご覧ください。

Vault では、ゴミ箱内のファイルを削除前にどのくらいの期間 Vault で利用できるようにするかを制御するルールを設定できます。こうしたルールを moved-to-trash ルールといいます。

たとえば、保持期間を 5 日間とする moved-to-trash ルールを設定すると、ゴミ箱に移動したファイルは 5 日後に自動的に削除されます。管理者は 25 日以内であればファイルを復元できますが、Vault で利用することはできなくなります。ユーザーがファイルをゴミ箱に移動して 2 日後にゴミ箱を空にした場合、そのファイルはあと 3 日間は Vault で利用でき、25 日以内であれば管理者が復元できます。または、記録保持(リティゲーション ホールド)の対象であればそれよりも長い期間利用、復元が可能です。

moved-to-trash ルール:

  • ルールの適用範囲のユーザーまたは共有ドライブがオーナーとなっているファイルに適用されます。
  • 2016 年 8 月 1 日以降にゴミ箱に移動されたファイルに適用されます。
  • 保持期間を無期限にすることはできません。
  • ドライブの他の保持ルール(有効期限がより遅い日付に設定されている他のカスタムルールを含む)よりも優先されます。複数の moved-to-trash ルールがファイルに適用されている場合、そのファイルは有効期限が最も遅い日付に設定されているルールに基づいて保持されます。
  • 記録保持が優先されます。
  • ゴミ箱から復元されたファイルには適用されません。

moved-to-trash ルールを作成するには、下の手順 7 で保持期間の開始日を [ゴミ箱に移動した日] に設定します。

ユーザーのマイドライブ データの保持設定を選択する

ユーザーのマイドライブ データへの保持ルールの適用方法を選択します。このルールは、マイドライブ内のアイテムのオーナーとすべての共同編集者(閲覧者、閲覧者(コメント可)、編集者)に適用することも、オーナーのみに適用することもできます。

オーナーとすべての共同編集者に保持ルールを適用するのが最も多くのデータを保持でき、最も一般的な設定となります。保持ルールをオーナーのみに適用すると、保持されるデータの量が少なくなる可能性があります。

警告保持ルールの設定を変更すると、データが完全に削除される可能性があります。変更を確定する前に、どのような結果が生じるかを確認してください。
  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [設定] をクリックします。
  3. [オーナーと共同編集者のルールを使ってユーザーのドライブ アイテムを保持する] の横で、次のいずれかを選択します。
    • ドライブのアイテムのオーナーと共同編集者の保持ルールを使用する - アイテムのオーナーおよびアイテムに直接アクセスできる全ユーザーのルールを適用します。
    • ドライブ アイテムのオーナーの保持ルールを使用する - ドライブ アイテムのオーナーのみのルールを適用します。
      警告: ドライブ アイテムのオーナーの保持期間が共同編集者のものよりも短い場合、データが直ちにパージされる可能性があります。

ドライブのカスタム保持ルールを作成する

: ドライブラベルの日付フィールドに保持期間を設定するには、まず日付フィールド付きのドライブラベル条件を作成します。詳しくは、組織のドライブラベルを作成するをご覧ください。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. [サービス] で [ドライブ] を選択し 次に [次へ] をクリックします。
  4. ルールの適用範囲を選択します。
    • 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
      1. 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
      2. (省略可)組織がオーナーとなっている共有ドライブ内の任意のアイテムにルールを適用したい場合で、選択した組織部門のユーザーがそのドライブの直接のメンバーであるかそのアイテムに直接アクセスできる場合は、[共有ドライブのアイテムを含める] をオンにします。
    • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
    • 特定の共有ドライブ - 1 つ以上の共有ドライブにルールを適用します。

      共有ドライブを選択し、[追加] をクリックします。多くの共有ドライブがあってリストが複数のページにわたる場合、ページを変更しても選択内容は保持されます。リストの上部にある [すべて選択] チェックボックスをオンにした場合に選択されるのは、現在のページのみです。メンバーのメールアドレスまたは共有ドライブの名前でリストを検索することもできます。

      1. メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
        1. [メンバーのメールで検索] をクリックします。
        2. アカウント(複数可)を入力します。
        3. [検索] をクリックします。
      2. 共有ドライブの名前でリストをフィルタするには(組織にある共有ドライブが 1,000 個未満の場合):
        1. [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「pr」は「Sales projects」、「Marketing Projects」、「Product management」という名前の共有ドライブには一致しますが、「Repairs」には一致しません。

          複数ページにわたるリストは、文字を追加すると自動的に更新されます。

        2. チェックボックスをオン 次に [Enter] をクリックします。

      3. 共有ドライブを名前で検索するには(組織の共有ドライブが 1,000 個以上ある場合)
        1. [共有ドライブ名で検索] をクリックします。
        2. 共有ドライブの名前に含まれている単語を入力します。注: 単語は正確かつ完結している必要があります。たとえば、「marketing, projects」は「Marketing projects Q4’22」と「Projects for marketing」という名前の共有ドライブと一致します。「project」に「s」が付いていないため、「Marketing project archive」という名前の共有ドライブとは一致しません。同様に、「ma」は単語の一部にすぎず、完全な単語ではないため、これらの共有ドライブのいずれにも一致しません。
        3. [検索] をクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. (省略可)ドライブラベルの条件を追加します。
    1. [ラベルの条件を追加] をクリックします。
    2. ラベルのタイトルを選択 次に [追加] をクリックします。
    3. 値を選択します。
    4. (省略可)別のラベル条件を作成します。
    5. [続行] をクリックします。
  7. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 保持期間の日数を 1~36,500 の範囲で入力します。
      3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし 次に [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには(手順 6 を参照)、[保持期間の開始日] をクリックし 次に [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
      4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム(まだ完全に削除されていないアイテムを含む)をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
          警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  8. [作成] をクリックします。保持期間を設定する場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。

ドライブのデフォルトの保持ルールを作成する

デフォルトの保持ルールは、ドライブ内にあるファイル(共有ドライブ内のファイルも含む)のうち、カスタムルールと記録保持の対象になっていないものに適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. ドライブ アイコン をクリックします。
  4. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 保持期間の日数を 1~36,500 の範囲で入力します。
      3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし 次に [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには(手順 6 を参照)、[保持期間の開始日] をクリックし 次に [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
      4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム(まだ完全に削除されていないアイテムを含む)をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
          警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  5. [作成] をクリックします。確認のチェックボックスをオンにして [同意] をクリックします。

ドライブのカスタム保持ルールを削除する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] をクリックします。
  3. カスタムルールにカーソルを合わせ 次に [削除] をクリックします。
    警告: このルールが適用されているデータのうち、記録保持または他の保持ルールで保護されていないものは、直ちにパージされる可能性があります。
  4. もう一度 [削除] をクリックして確定します。

ドライブのデフォルトの保持ルールを削除する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. [ドライブ] にカーソルを合わせ 次に [削除] をクリックします。
    警告: このルールが適用されているデータのうち、記録保持または他の保持ルールで保護されていないものは、直ちにパージされる可能性があります。
  4. もう一度 [削除] をクリックして確定します。

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