Conservare i file di Drive con Vault

Dati che vengono conservati:

• File nei Drive degli utenti e nei Drive condivisi
• Layout di email
• File criptati con la crittografia lato client di Google Workspace
• Dati di Google Meet, a meno che non sia attivata la conservazione specifica per Meet

Dati che non vengono conservati:

• Scorciatoie di Drive e cartelle
• Google Sites, a meno che non sia disattivata la conservazione specifica per Sites
• File collegati
• File esterni condivisi con gli utenti
• Siti creati nella versione classica di Sites

Nota: per impostazione predefinita, le regole di conservazione di Drive si applicano ai dati di Meet, ma non a quelli di Sites. Per cambiare i dati coperti dalle regole di Drive, attiva regole specifiche per Meet e modificare le impostazioni di conservazione di Sites.

Per informazioni dettagliate, vai alle sezioni relative a Drive, Meet e Sites in Servizi e tipi di dati supportati.

• Se crei o aggiorni una regola di conservazione, la sua propagazione può richiedere fino a 24 ore. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non vengono conservati.
• Quando scade il periodo di copertura e la regola è impostata in modo da eliminare definitivamente i file, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano rimossi da Drive. Durante questo periodo, gli elementi che non sono stati eliminati e che rimangono sul Drive o su un Drive condiviso di un utente sono accessibili all'utente. 

Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita. 

Scopri di più sui due tipi di regole di conservazione.

Quando crei una regola di conservazione personalizzata, puoi scegliere l'ambito della regola: Unità organizzativa, Tutti i Drive condivisi o Drive condivisi specifici.

Unità organizzativa

Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa viene applicata ai file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa.

Inoltre, se selezioni Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive e dei collaboratori in Conservazione dei datiImpostazioni, la regola di conservazione verrà applicata anche ai file in Il mio Drive di un altro utente che sono condivisi direttamente con un utente dell'unità organizzativa selezionata. Per maggiori informazioni, vai alla sezione Impostazioni di conservazione di seguito.

Se una regola di conservazione è impostata in modo da eliminare definitivamente i dati alla fine del periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono eliminati definitivamente.

Se selezioni un'unità organizzativa e selezioni Includi elementi dai Drive condivisi, la regola di conservazione viene applicata a qualsiasi elemento di un Drive condiviso di proprietà dell'organizzazione qualora un utente dell'unità organizzativa selezionata:

• Ha accesso diretto all'elemento.
• È un Membro o un Ospite di un elemento condiviso. Scopri di più sulla condivisione dei file da Google Drive
• È un membro del Drive condiviso.
• È un collaboratore di una sottocartella di un Drive condiviso contenente l'elemento o ha accesso alla sottocartella.

Le regole non si applicano ai gruppi, ad esempio Eng-team-group@solarmora.com, o agli utenti con accesso generale. 

Tutti i Drive condivisi e Drive condivisi specifici

Puoi impostare una regola di conservazione personalizzata in modo che copra tutti i Drive condivisi o solo Drive condivisi specifici.

Solo gli ambiti Tutti i Drive condivisi e Drive condivisi specifici possono eliminare file dai Drive condivisi perché sono di proprietà del team e non di utenti specifici.

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus, Enterprise, Education Standard ed Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Con una versione di Google Workspace supportata, puoi utilizzare le etichette di Drive per creare regole di conservazione personalizzate. Puoi utilizzare le proprietà dell'etichetta di Drive per modificare le condizioni e il periodo di conservazione di una regola. Le condizioni più comuni includono regole basate su un'etichetta o su un'etichetta con badge, ad esempio A tempo indeterminato o Classificata. 

Ad esempio, un amministratore crea una regola di conservazione che seleziona i file da conservare in base a una condizione di etichetta di Drive. Nell'immagine seguente, l'amministratore ha creato la condizione prima del 1° marzo 2023 per l'etichetta Data del contratto.

Successivamente, l'amministratore ha utilizzato l'etichetta di Drive per impostare il periodo di conservazione della regola. In questo caso, l'amministratore ha definito il periodo di conservazione impostando il numero di giorni di conservazione (100). L'inizio del periodo di conservazione si basa su Data impostata nel campo data dell'etichetta e sul campo della data preferito da utilizzare (Informazioni sul contratto > Data del contratto).

Dopo la propagazione della regola personalizzata, un utente a cui era stata applicata la regola ha creato un file nella propria cartella Il mio Drive. Il file è stato creato l'8 febbraio 2023 e l'utente ha applicato il campo Informazioni sul contratto > Data del contratto con Data del contratto impostata sul 15 febbraio 2023. Questo è il risultato della regola di conservazione:

• È stata applicata la regola di conservazione. Poiché la data del contratto è stata impostata sul 15 febbraio 2023, ovvero prima della data della condizione del 1° marzo 2023, la condizione dell'etichetta è stata superata e la regola è stata applicata.
• Il periodo di conservazione è iniziato in corrispondenza del valore del campo Data del contratto impostato per l'elemento. In questo esempio, l'etichetta della data del contratto era impostata sul 15 febbraio 2023, perciò il file verrà conservato per 100 giorni dopo questa data. L'8 febbraio, ossia il giorno in cui è stato creato, non influisce sul periodo di conservazione poiché la Data di creazione non era stata selezionata in Inizio del periodo di conservazione.

Scopri di più sulle etichette di Drive.

Puoi impostare le regole di conservazione in modo che abbiano inizio nella data di creazione originale, in una data di modifica, in una data di spostamento nel cestino o nel campo della data dell'etichetta di Drive. 

Puoi eliminare i file nel cestino di Drive in due modi. Per impostazione predefinita, Drive elimina i file 30 giorni dopo che sono stati spostati nel cestino. In alternativa, un utente può eliminare manualmente gli elementi nel cestino. 

Nota: i file eliminati dal cestino possono essere recuperati da un amministratore di Google Workspace per un periodo massimo di 25 giorni. Scopri di più sul recupero dei file eliminati. 

In Vault puoi impostare regole per controllare per quanto tempo i file nel cestino rimangono disponibili per Vault prima di essere eliminati. Queste regole riguardano gli elementi spostati nel cestino.

Ad esempio, se imposti una regola per i file spostati nel cestino con un periodo di conservazione di cinque giorni, un file che viene spostato nel cestino sarà eliminato automaticamente cinque giorni dopo. Gli amministratori potranno ripristinarlo entro 25 giorni, ma il file non sarà più disponibile per Vault. Se un utente elimina un file due giorni dopo averlo spostato nel cestino, il file resterà disponibile per Vault per altri tre giorni e potrà essere ripristinato dagli amministratori entro 25 giorni o anche di più se l'elemento è sospeso.

Una regola per file spostati nel cestino:

• Ha effetto sui file di proprietà dell'utente o del Drive condiviso a cui è applicata.
• Si applica solo ai file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o successivamente.
• Non può avere un periodo di conservazione indeterminato.
• Ha la precedenza su altre regole di conservazione di Drive, incluse altre regole personalizzate che scadono successivamente. Un file interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino sarà conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
• Viene ignorata se sono presenti delle archiviazioni a fini legali.
• Non si applica agli elementi ripristinati dal cestino.

Per creare una regola per gli elementi spostati nel cestino, nel passaggio 7 riportato di seguito imposta l'inizio del periodo di conservazione su Data spostamento nel cestino.

Sei tu a scegliere in che modo applicare le regole di conservazione ai dati di Il mio Drive di un utente. Le regole possono essere applicate al proprietario dell'elemento di Il mio Drive e a tutti i collaboratori (visualizzatori, commentatori ed editor) oppure solo al proprietario.

L'applicazione della regola di conservazione al proprietario e a tutti i collaboratori permette di conservare la maggior parte dei dati ed è la scelta più comune. Se applichi la regola di conservazione solo al proprietario, potresti conservare meno dati. 

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei datiImpostazioni.
3. Accanto a Conserva gli elementi di Drive degli utenti utilizzando le regole del proprietario e dei collaboratori, scegli una delle seguenti opzioni:
   • Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive e dei collaboratori: applica le regole del proprietario e di tutti gli utenti con accesso diretto all'elemento.
   • Utilizza le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive: applica le regole solo del proprietario dell'elemento di Drive.
     Avviso: se il tempo di conservazione del proprietario di un elemento di Drive è più breve di quello di un collaboratore; i dati potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo.

Gli amministratori di Vault possono creare regole di conservazione per il proprietario o il collaboratore di un elemento di Drive. Le regole di conservazione del proprietario dell'elemento di Drive sono le uniche che possono far scadere un elemento con la parte "azione" della regola.

Le regole di conservazione personalizzate del proprietario dell'elemento di Drive hanno la precedenza sulle regole predefinite, anche quando la regola predefinita scade in un secondo momento.

Le regole di conservazione del collaboratore di un elemento di Drive possono estendere solo il periodo di conservazione. Una regola personalizzata più breve di un collaboratore non può sostituire una regola predefinita più lunga del proprietario (che non ha regole personalizzate).