Untuk rencana tata kelola informasi, Anda dapat menetapkan aturan retensi untuk file Google Drive dan menentukan durasi penyimpanannya di Drive. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa beberapa file harus disimpan selama 7 tahun, atau bahwa file lainnya harus dihapus setelah periode retensi data berakhir.
Dalam artikel ini, pelajari cara kerja aturan retensi dengan item Drive, cara memilih data yang akan dipertahankan, cara menetapkan periode retensi data, dan lainnya.
- Informasi penting tentang Drive dan retensi
- Tentang cakupan, kondisi, dan durasi
- Membuat aturan retensi Drive khusus
- Membuat aturan retensi Drive default
- Menghapus aturan retensi Drive khusus
- Menghapus aturan retensi Drive default
Informasi penting tentang Drive dan retensi
Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi dan meninjau File Drive yang didukung di Vault.
Data yang dipertahankan:
- File di Drive pengguna dan drive bersama
- File yang dienkripsi dengan Enkripsi sisi klien Google Workspace
- Data Google Meet, kecuali jika retensi khusus Meet diaktifkan
Data yang tidak disimpan:
- Folder dan pintasan Drive
- Google Sites, kecuali retensi khusus Sites dinonaktifkan
- File yang ditautkan
- File eksternal yang dibagikan kepada pengguna Anda
- Situs yang dibuat di Sites klasik
Catatan: Secara default, aturan retensi Drive berlaku untuk data Meet, tetapi tidak berlaku untuk Sites. Untuk mengubah data mana yang dicakup aturan Drive, aktifkan aturan khusus Meet dan ubah setelan retensi Sites.
Untuk mengetahui detailnya, buka bagian untuk Drive, Meet, dan Sites di Jenis data dan layanan yang didukung .
- Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga 24 jam untuk menerapkan aturan tersebut. File yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini tidak dipertahankan.
- Setelah periode cakupan retensi berakhir dan aturan ditetapkan untuk menghapus permanen file, diperlukan waktu hingga 15 hari untuk menghapus file yang terpengaruh dari Drive.
Beberapa layanan Google menyimpan datanya di Drive. Data ini dicakup oleh aturan retensi Drive sebagai berikut:
| Produk | Retensi |
|---|---|
| Jamboard | Vault menyimpan Jam yang disimpan di Drive pengguna sesuai dengan aturan retensi Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus setelah sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia untuk Vault. |
| Google Meet | Rekaman Meet serta log untuk chat dalam Meet, Tanya Jawab, dan polling dicakup oleh aturan retensi Drive secara default.
Untuk mengelola retensi rekaman Meet secara berbeda dari item lain di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Meet. Jika aturan retensi untuk Meet diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk rekaman Meet. |
| Google Sites | Secara default, Sites dicakup oleh aturan retensi Sites.
Untuk mempertahankan situs secara berbeda dari item lainnya di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Sites. Jika aturan retensi untuk Sites diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk situs. Untuk mempertahankan situs dengan cara yang sama seperti item lainnya di Drive, Anda dapat mengubah setelan retensi sehingga situs dipertahankan oleh aturan Drive. |
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Pelajari lebih lanjut dua jenis aturan retensi.
Tentang cakupan, kondisi, dan durasi
Perbandingan cakupan aturan retensi khusus unit organisasi dan drive bersamaSaat membuat aturan retensi khusus, Anda dapat memilih cakupan aturan—Unit organisasi, Semua drive bersama, atau Drive bersama tertentu.
Unit organisasi
Saat menerapkan aturan retensi khusus ke unit organisasi, aturan tersebut berlaku untuk file yang dimiliki oleh pengguna di unit organisasi tersebut.
Selain itu, jika Anda memilih Gunakan aturan retensi pemilik dan kolaborator item Drive di bagian Retensi
Jika aturan retensi ditetapkan untuk menghapus permanen file setelah periode retensi data berakhir, Vault hanya akan melakukannya pada file milik pengguna dalam unit organisasi File yang dibagikan dari pengguna di luar unit organisasi tidak akan dihapus permanen.
Jika Anda memilih unit organisasi tertentu dan memilih Sertakan item dari drive bersama, aturan retensi akan berlaku untuk item apa pun di drive bersama milik organisasi Anda, jika pengguna di unit organisasi yang dipilih:
- memiliki akses langsung ke item.
- merupakan Anggota atau Tamu dari item bersama. Pelajari lebih lanjut berbagi file dari Drive.
- merupakan anggota drive bersama.
- merupakan kolaborator atau memiliki akses ke subfolder drive bersama yang berisi item.
Aturan ini tidak berlaku untuk grup, seperti Eng-team-group@solarmora.com atau pengguna Akses umum.
Semua drive bersama dan drive bersama tertentu
Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus untuk mencakup seluruh drive bersama atau hanya drive bersama tertentu.
Hanya cakupan Semua drive bersama dan Drive bersama tertentu yang dapat menghapus file dari drive bersama karena file drive bersama dimiliki oleh tim, dan bukan pengguna tertentu.
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Standard dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business
Dengan edisi Google Workspace yang didukung, Anda dapat menggunakan label Drive untuk membuat aturan retensi khusus. Anda dapat menggunakan properti label Drive untuk menyesuaikan kondisi dan periode retensi data aturan. Kondisi umum mencakup aturan berdasarkan label atau label dengan badge, seperti Tanpa batas atau Diklasifikasikan.
Misalnya, admin membuat aturan retensi yang memilih file untuk retensi berdasarkan kondisi label Drive. Pada gambar di bawah, admin membuat kondisi sebelum 1 Maret 2023 untuk label Tanggal kontrak.
Selanjutnya, admin menggunakan label Drive untuk menetapkan periode retensi data aturan. Di sini, admin akan menetapkan periode retensi data dengan mengatur jumlah hari retensi (100). Awal periode retensi data didasarkan pada Tanggal yang ditetapkan pada tanggal label, dan kolom tanggal yang ingin digunakan (Informasi kontrak > Tanggal kontrak ).
Setelah aturan khusus diterapkan, pengguna yang dicakup oleh aturan tersebut membuat file di Drive Saya. File ini dibuat pada 8 Februari 2023 dan pengguna menerapkan Informasi kontrak > kolom Tanggal kontrak dengan Tanggal kontrak yang ditetapkan ke 15 Februari 2023. Hasil aturan retensi adalah:
- Aturan retensi diterapkan. Karena tanggal kontrak ditetapkan ke 15 Februari 2023 sebelum tanggal ketentuan 1 Maret 2023, kondisi label lulus dan aturan diterapkan.
- Periode retensi data dimulai pada nilai kolom Tanggal Kontrak yang ditetapkan di item. Dalam contoh ini, tanggal kontrak label ditetapkan ke 15 Februari 2023 sehingga file akan disimpan selama 100 hari setelah tanggal tersebut. Tanggal 8 Februari, sebagai hari pembuatannya, tidak memengaruhi periode retensi karena Tanggal dibuat tidak dipilih di bagian Awal periode retensi.
Pelajari lebih lanjut label Drive.
Anda dapat menetapkan aturan retensi untuk memulai pada tanggal pembuatan asli file, tanggal modifikasi, tanggal dipindahkan ke sampah, atau kolom tanggal label Drive.
- Upload—Stempel waktu saat file telah diupload ke Drive
- Lokal—Stempel waktu berdasarkan waktu pembuatan file asli di perangkat atau layanan sumber
| Sumber file (klien) | Waktu pembuatan | Waktu perubahan |
|---|---|---|
| Aplikasi web | Upload |
Sebelum 8 April 2020: Setelah 8 April 2020: |
| Google Drive untuk desktop | Upload | Lokal |
| Backup & sinkronisasi | Upload | Lokal |
| iOS | Upload | Upload |
| Android | Upload | Upload |
| G Suite Migrate | Lokal | Lokal |
| Drive API | Dapat disetel oleh penelepon | Dapat disetel oleh penelepon |
Ada dua cara untuk menghapus file di sampah Drive. Pertama, Drive akan secara default menghapus file di sampah setelah 30 hari dipindahkan ke sampah. Kedua, pengguna dapat menghapus item di sampah secara manual.
Catatan: File yang dihapus dari sampah dapat dipulihkan oleh administrator Google Workspace dalam rentang waktu 25 hari setelah penghapusan. Pelajari cara memulihkan file yang telah dihapus.
Di Vault, Anda dapat menetapkan aturan untuk mengontrol berapa lama file yang dibuang akan tetap tersedia untuk Vault sebelum akhirnya dihapus. Aturan ini disebut aturan dipindahkan-ke-sampah.
Misalnya, jika Anda menetapkan aturan dipindahkan-ke-sampah dengan periode retensi data selama 5 hari, file di dalam sampah akan otomatis dihapus 5 hari kemudian setelah dipindahkan ke sampah. Meskipun admin masih memiliki waktu selama 25 hari untuk memulihkannya, file tersebut tidak akan tersedia lagi untuk Vault. Jika pengguna menghapus file dari sampah 2 hari kemudian setelah dipindahkan ke sampah, file tersebut akan tersedia untuk Vault selama 3 hari lagi dan masih dapat dipulihkan oleh admin dalam waktu 25 hari, atau lebih lama jika item dibekukan.
Aturan dipindahkan-ke-sampah:
- Memengaruhi file milik pengguna atau drive bersama tempat aturan ini diterapkan
- Berlaku untuk file yang dipindahkan ke sampah pada atau setelah 1 Agustus 2016.
- Tidak dapat memiliki periode retensi data yang tanpa batas.
- Menggantikan aturan retensi Drive lainnya, termasuk aturan khusus lainnya dengan masa akhir berlaku di kemudian hari. Jika beberapa aturan dipindahkan-ke-sampah diterapkan pada file, file tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan yang memiliki tanggal habis masa berlaku yang paling akhir.
- Digantikan oleh pembekuan.
- Tidak berlaku untuk item yang dipulihkan dari sampah.
Untuk membuat aturan dipindahkan-ke-sampah, pada Langkah 7 di bawah, tetapkan awal periode retensi ke Tanggal dipindahkan ke sampah.
Anda dapat memilih cara aturan retensi diterapkan ke data Drive Saya milik pengguna. Aturan ini dapat diterapkan ke pemilik dan semua kolaborator item Drive Saya (pengakses, pemberi komentar, dan editor) atau hanya pemilik.
Menerapkan aturan retensi kepada pemilik dan semua kolaborator akan mempertahankan jumlah data yang paling banyak dan merupakan pilihan yang paling umum. Menerapkan aturan retensi hanya kepada pemilik dapat mempertahankan lebih sedikit data.
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Setelan.
- Di samping Pertahankan item Drive pengguna menggunakan aturan pemilik dan kolaborator, pilih salah satu:
- Gunakan aturan retensi pemilik dan kolaborator item Drive—Menerapkan aturan pemilik dan semua pengguna yang memiliki akses langsung ke item.
- Gunakan aturan retensi hanya pemilik item Drive—Menerapkan aturan hanya pemilik item Drive.
Peringatan: Jika waktu retensi pemilik item Drive lebih singkat daripada waktu kolaborator, data mungkin akan segera dihapus permanen.
Membuat aturan retensi Drive khusus
Catatan: Untuk menetapkan durasi retensi pada kolom tanggal label Drive, buat kondisi label Drive terlebih dahulu dengan kolom tanggal. Pelajari cara membuat label Drive untuk organisasi Anda.
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
- Di samping Layanan, pilih Drive
- Pilih cakupan aturan Anda:
- Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu:
- Klik kolom, lalu pilih unit organisasi
- (Opsional) Jika Anda ingin aturan diterapkan ke item apa pun di drive bersama milik organisasi Anda, dan jika pengguna di unit organisasi yang dipilih merupakan anggota langsung dari drive atau memiliki akses langsung ke item tersebut, aktifkan Sertakan item dari drive bersama.
- Semua drive bersama—Terapkan aturan ke seluruh drive bersama di organisasi Anda.
- Drive bersama tertentu—Terapkan aturan ke satu atau beberapa drive bersama.
Pilih drive bersama, lalu klik Tambahkan. Jika memiliki banyak drive bersama dan daftarnya memiliki penomoran halaman, pilihan Anda dipertahankan saat Anda mengubah halaman. Jika Anda mencentang kotak Pilih semua di bagian atas daftar, kotak itu hanya memilih halaman saat ini. Anda juga dapat menelusuri daftar menurut email anggota atau nama drive bersama.
- Untuk memfilter daftar menurut alamat email anggota:
- Klik Temukan menurut email anggota.
- Masukkan satu atau beberapa akun.
- Klik Temukan.
- Untuk memfilter daftar menurut nama drive bersama (jika organisasi Anda memiliki kurang dari 1.000 drive bersama):
- Klik Filter berdasarkan nama, lalu masukkan huruf pada nama drive bersama. Misalnya,
prcocok dengan drive bersama bernama “Project penjualan”, “Project Pemasaran”, dan “Pengelolaan produk”, tetapi tidak untuk “Perbaikan”.Daftar yang diberi nomor halaman akan otomatis diperbarui saat Anda menambahkan huruf.
-
Centang kotak atau beberapa kotak
- Klik Filter berdasarkan nama, lalu masukkan huruf pada nama drive bersama. Misalnya,
- Untuk menemukan drive bersama berdasarkan nama (jika organisasi Anda memiliki lebih dari 1.000 drive bersama):
- Klik Cari berdasarkan nama drive bersama.
- Masukkan satu atau beberapa kata di dalam nama drive bersama. Catatan: Kata harus tepat dan lengkap. Misalnya,
pemasaran, projectcocok dengan drive bersama bernama "Project pemasaran Q4'22" dan "Project untuk pemasaran". Kata tidak cocok dengan drive bersama bernama “Arsip project pemasaran” karena “project” tidak diakhiri dengan “s”. Demikian pula,matidak cocok dengan salah satu drive bersama ini karena hanya merupakan bagian dari kata, bukan kata yang lengkap. - Klik Temukan.
- Untuk memfilter daftar menurut alamat email anggota:
- Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu:
- Klik Lanjutkan.
- (Opsional) Tambahkan kondisi label Drive:
- Klik Tambahkan Kondisi Label.
- Pilih judul label
- Pilih nilai.
- (Opsional) Buat kondisi label lainnya.
- Klik Lanjutkan.
-
Pilih durasi file dipertahankan:
- Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tidak terbatas.
- Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
- Pilih Periode retensi.
- Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
- Pilih waktu untuk memulai periode retensi data:
- Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data
- Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data
- Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data
- Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
- Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk hanya menghapus permanen file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
- Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.
Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus permanen semua file yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.
Membuat aturan retensi Drive default
Aturan retensi default berlaku untuk file di Drive, termasuk file di drive bersama yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Klik Drive
.
-
Pilih durasi file dipertahankan:
- Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tidak terbatas.
- Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
- Pilih Periode retensi.
- Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
- Pilih waktu untuk memulai periode retensi data:
- Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data
- Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data
- Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data
- Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
- Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk hanya menghapus permanen file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
- Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.
Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus permanen semua file yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
- Klik Buat. Centang kotak perjanjian lalu klik Setuju.
Menghapus aturan retensi Drive khusus
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
- Arahkan kursor ke aturan khususPeringatan: Data yang dicakup dalam aturan ini dan tidak dilindungi oleh pembekuan atau aturan retensi lainnya mungkin langsung dihapus permanen.
- Untuk mengonfirmasi, klik Hapus lagi.
Menghapus aturan retensi Drive default
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Arahkan kursor ke Drive Peringatan: Data yang dicakup dalam aturan ini dan tidak dilindungi oleh pembekuan atau aturan retensi lainnya mungkin langsung dihapus permanen.
- Untuk mengonfirmasi, klik Hapus lagi.