Mempertahankan file di Drive dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol durasi file dipertahankan di Drive, termasuk rekaman Meet. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang dikehendaki.

Tetapkan aturan retensi khusus untuk mempertahankan data yang cocok dengan ketentuan tertentu selama jangka waktu tertentu. Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu mempertahankan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan retensi khusus mengganti aturan retensi default, meskipun aturan retensi default memiliki periode retensi yang lebih lama.

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan semestinya dapat menyebabkan penghapusan data secara permanen yang bersifat langsung dan tidak dapat dipulihkan dari akun pengguna. Berhati-hatilah saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada grup pengguna yang kecil sebelum menerapkannya ke seluruh organisasi.

Informasi penting tentang Drive dan retensi

Buka semua

Jenis file yang termasuk dalam dukungan Vault untuk Drive

Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor item yang disimpan di Drive berikut:

  • Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, Sites, dan Gambar
  • Rekaman Google Meet dan semua chat terkait, Tanya Jawab, dan log polling (Pelajari rekaman Meet lebih lanjut)
  • File Jamboard yang telah disimpan di Drive pengguna
  • File non-Google yang telah diupload pengguna ke Drive

Vault mengabaikan folder dan pintasan Drive.

Cakupan retensi bervariasi, bergantung pada jenis aturannya

Aturan retensi berlaku untuk file yang dimiliki oleh dan dibagikan langsung dengan pengguna di unit organisasi tempat kebijakan diterapkan. Ini mencakup file di drive bersama yang dibagikan langsung dengan pengguna, terlepas dari apakah pengguna tersebut merupakan anggota drive bersama tersebut atau tidak.

Jika opsi Sertakan Drive Bersama dicentang, aturan retensi juga berlaku untuk drive bersama yang menyertakan anggota unit organisasi yang dicakup.

Saat cakupan retensi berakhir, hanya file yang dimiliki oleh pengguna tersebut yang dihapus permanen

Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Aturan ini mencakup file yang dimiliki atau dibagikan dengan pengguna di unit organisasi yang berlaku. Namun, saat periode cakupan retensi berakhir, Vault hanya menghapus permanen file yang dimiliki oleh pengguna unit organisasi tersebut. File yang dibagikan dari luar unit organisasi tidak akan pernah dihapus permanen.

Drive bersama dan retensi

Saat Anda menerapkan aturan retensi khusus untuk drive bersama:

  • Aturan khusus yang mencakup Semua Drive Bersama akan memengaruhi cakupan retensi untuk semua drive bersama di domain Anda.
  • Aturan khusus yang mencakup drive bersama tertentu hanya akan memengaruhi cakupan retensi pada drive bersama yang dipilih.

File drive bersama hanya dapat dihapus permanen dengan aturan retensi khusus drive bersama:

  • Aturan retensi mempertahankan semua file yang berlaku di Drive pengguna (termasuk file drive bersama, jika aturan disiapkan untuk menyertakan file tersebut). Namun, karena file drive bersama dimiliki oleh tim dan bukan pengguna tertentu, hanya aturan retensi khusus untuk drive bersama yang dapat menghapus permanen file dalam drive bersama.
  • Aturan yang berlaku untuk pengguna dan mencentang sertakan Drive Bersama hanya dapat memperpanjang siklus proses file drive bersama.
Penerapan aturan retensi dan akhir masa berlaku file di Drive dapat dipengaruhi oleh penundaan
  • Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga tiga jam untuk menerapkan aturan tersebut. File yang dihapus oleh pengguna selama masa penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil lagi.
  • Saat periode cakupan retensi berakhir, diperlukan waktu hingga 15 hari untuk menghapus file yang terpengaruh dari Drive.
Aturan retensi dan pembekuan hanya berlaku untuk file yang dibuat oleh pengguna di domain Anda

File yang dibuat di luar domain dan dibagikan dengan pengguna Anda tidak tunduk pada kebijakan retensi atau pembekuan organisasi.

Waktu pembuatan dan perubahan file yang diupload bergantung pada sumber file
Waktu pembuatan dan perubahan yang ditetapkan Drive untuk file saat pertama kali diupload mungkin cocok dengan file lokal atau sama dengan waktu upload, bergantung pada cara file ditambahkan ke Drive. Tabel berikut menunjukkan waktu yang digunakan untuk sumber yang berbeda, dengan keterangan:
  • Upload—Stempel waktu adalah waktu saat file diupload ke Drive
  • Lokal—Stempel waktu sama dengan stempel waktu file sebelumnya di layanan atau perangkat sumber.
Sumber file (klien) Waktu pembuatan Waktu perubahan
Aplikasi web Upload

Sebelum 8 April 2020: Upload

Setelah 8 April 2020: Lokal

Drive File Stream Lokal Lokal
Backup & sinkronisasi Upload Lokal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Lokal Lokal
Drive API Dapat disetel oleh penelepon Dapat disetel oleh penelepon
Vault tidak akan mengizinkan Anda membuat aturan retensi Drive dengan kriteria retensi yang identik

Setiap aturan retensi kustom yang dibuat untuk file di Drive harus:

  • Memiliki tanggal pembuatan atau terakhir diubah yang berbeda.
    ATAU
  • Berlaku bagi sekumpulan pengguna yang berbeda.

Sebagai contoh, konflik dapat terjadi jika terdapat aturan yang berlaku untuk unit organisasi, lalu Anda mencoba menambahkan aturan yang berlaku untuk drive bersama yang dapat diakses oleh semua anggota unit organisasi. Vault akan menolak aturan baru jika memiliki tanggal pembuatan/terakhir diubah yang sama.

Selain itu, Anda dapat menggunakan setelan Sertakan Drive Bersama untuk membuat aturan retensi yang unik. Konflik tidak akan terjadi jika terdapat dua aturan dengan kriteria retensi yang identik tetapi hanya salah satu dari aturan tersebut yang menyertakan drive bersama.

File yang tunduk pada beberapa aturan retensi selalu dipertahankan sesuai dengan aturan yang memiliki periode retensi data terpanjang.

Mengelola retensi untuk aplikasi yang menyimpan data di Drive

Beberapa layanan Google menyimpan datanya di Drive. Data ini dicakup oleh aturan retensi Drive sebagai berikut:

Produk Retensi
Jamboard

Vault mempertahankan Jam yang disimpan di Drive pengguna sesuai dengan aturan retensi Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus saat sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia di Vault.

Google Meet

Rekaman Meet dilindungi oleh aturan retensi Drive secara default.

Untuk mengelola retensi rekaman Meet secara berbeda dari item lain di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Google Meet. Jika aturan retensi untuk Meet diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk rekaman Meet.

Aturan retensi dan file di folder sampah

Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus yang menghapus file secara permanen dalam jumlah hari tertentu setelah pengguna memindahkannya ke folder sampah. Hanya file yang dipindahkan ke folder sampah pada tanggal 1 Agustus 2016 atau setelahnya yang tunduk pada aturan dipindahkan-ke-sampah:

  • Aturan dipindahkan-ke-sampah berlaku bagi file yang berada di folder sampah pengguna dan file yang telah dihapus saat pengguna mengosongkan folder sampah.
  • Aturan dipindahkan-ke-sampah hanya menghapus permanen file milik pengguna atau drive bersama tempat aturan ini diterapkan.
  • Jika file di folder sampah tunduk pada beberapa aturan retensi, aturan dipindahkan-ke-sampah akan menggantikan semua aturan retensi lainnya. Jika beberapa aturan dipindahkan-ke-sampah diterapkan pada file, file tersebut akan dipertahankan sesuai dengan aturan dengan tanggal habis masa berlaku yang paling akhir. Pembekuan tetap lebih diutamakan daripada semua aturan retensi.
  • Semua File Drive yang tidak tunduk pada aturan retensi atau pembekuan akan dihapus secara permanen dari semua sistem Google kurang lebih 30 hari setelah dipindahkan ke folder sampah.
Aturan retensi tidak memperluas cakupan terhadap file yang disematkan dalam dokumen dan presentasi.

Pengguna dapat menautkan file Google ke file Google lainnya. Misalnya, seseorang yang menulis di Google Dokumen dapat membuat diagram yang ditautkan ke data yang dimuat dalam Google Spreadsheet. Setiap kali spreadsheet diperbarui, diagram di dokumen juga akan diperbarui.

Dalam contoh di atas, jika aturan retensi mempertahankan dokumen, dan tidak ada aturan retensi atau pembekuan yang mempertahankan spreadsheet, spreadsheet tersebut dapat dihapus permanen meskipun dokumennya dipertahankan.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Drive

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Untuk layanan, pilih Drive, lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih salah satu entitas:
    • Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu:
      1. Klik kolom, lalu pilih unit organisasi
      2. (Opsional) Untuk menerapkan aturan ke drive bersama tempat akun di unit organisasi yang dipilih menjadi anggota, aktifkan Sertakan hasil dari drive bersama.
    • Semua drive bersama—Terapkan aturan ke seluruh drive bersama di organisasi Anda.
    • Drive bersama tertentu—Terapkan aturan ke drive bersama tempat akun tertentu menjadi anggota.
      1. Masukkan satu atau beberapa akun, lalu klik Temukan.
      2. Pilih satu atau beberapa drive bersama.
      3. Klik Tambahkan.
  5. Klik Lanjutkan.
  6. Pilih durasi file dipertahankan:

    • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus file setelah waktu yang ditentukan:
      1. Pilih Periode retensi.
      2. Masukkan jumlah hari yang diinginkan, mulai dari 1 hingga 36.500.
      3. Pilih waktu referensi untuk awal periode retensi.
  7. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk file saat periode retensi berakhir:
    • Untuk menghapus hanya file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
    Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus semua file yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  8. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Drive

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Aturan retensi default berlaku untuk file di Drive yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
  3. Klik Drive "".
  4. Pilih durasi file dipertahankan:

    • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus file setelah waktu yang ditentukan:
      1. Pilih Periode retensi.
      2. Masukkan jumlah hari yang diinginkan, mulai dari 1 hingga 36.500.
      3. Pilih waktu referensi untuk awal periode retensi.
  5. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk file saat periode retensi berakhir:
    • Untuk menghapus hanya file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
    Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus semua file yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan aturan retensi untuk Drive di ediscovery.google.com

Membuat aturan retensi khusus untuk Drive

Aturan kustom dapat dibuat berdasarkan unit organisasi, rentang tanggal, atau istilah penelusuran tertentu. Aturan kustom selalu mengganti aturan default, dan jika ada beberapa aturan retensi yang berlaku untuk suatu pesan atau file, pesan atau file tersebut akan dipertahankan sesuai aturan dengan periode cakupan retensi terpanjang.

Untuk membuat aturan retensi khusus:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Klik Buat Aturan.
  4. Pilih tempat untuk menerapkan aturan: Drive.
  5. Pilih entitas dari menu drop-down:
    • Unit organisasi:
      • Klik tombol untuk memilih unit organisasi.
      • (Opsional) Centang kotak Sertakan hasil dari drive bersama jika Anda ingin aturan ini diterapkan ke drive bersama yang dikaitkan dengan anggota unit organisasi.
    • Semua drive bersama—Tetapkan aturan ke semua drive bersama di domain. 
    • Drive bersama tertentu—Klik Cari drive bersama untuk memasukkan akun anggota dan menerapkan aturan ke drive bersama tertentu.
  6. Pilih durasi file dipertahankan:
    • Klik tak terbatas untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi. Selesai!
    • Untuk menghapus file setelah jangka waktu tertentu, masukan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Tentukan apakah aturan akan didasarkan pada salah satu stempel waktu berikut:
      • dibuat
      • terakhir diubah
      • dipindahkan ke sampah
  7. Pilih tindakan untuk file yang melampaui durasi yang Anda pilih:
    • Pilih opsi pertama untuk menghapus permanen file yang telah dihapus oleh pengguna saja.
    • Pilih opsi kedua untuk menghapus semua file secara permanen. Ini termasuk file yang berada di Drive pengguna. Ini juga mencakup data yang telah dihapus.
  8. Klik Pratinjau untuk menampilkan daftar file yang akan dicakup oleh aturan retensi ini. Periksa daftar untuk memastikan bahwa Anda telah menetapkan aturan dengan benar. Pastikan aturan tersebut tidak menghapus secara permanen data yang mungkin diperlukan pengguna.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan data yang melebihi periode cakupan retensi segera setelah Anda mengirimkan aturan baru. Ini dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. 
  9. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi yang menghapus file secara permanen. Vault meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak dan klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Drive

Aturan retensi default berlaku untuk semua file yang tidak tercakup dalam aturan kustom atau pembekuan. Hal ini termasuk file yang ada di Drive Saya dan drive bersama.

Untuk menetapkan aturan retensi default untuk organisasi Anda:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Pada Aturan retensi default, klik Drive.
  4. Centang kotak Tetapkan aturan retensi default untuk Drive .
  5. Pilih durasi file dipertahankan:
    • Pilih tak terbatas untuk mempertahankan file secara permanen. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi. Selesai!
    • Untuk membuang file setelah jangka waktu tertentu, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Tentukan apakah aturan akan didasarkan pada waktu setiap file dibuat atau terakhir diubah.
  6. Pilih tindakan untuk file yang melampaui durasi yang Anda pilih:
    • Pilih opsi pertama untuk menghapus permanen file yang telah dihapus oleh pengguna saja.
    • Pilih opsi kedua untuk menghapus semua file secara permanen. Ini termasuk file yang berada di Drive pengguna. Ini juga mencakup data yang telah dihapus.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan data yang melebihi periode cakupan retensi default segera setelah Anda mengirimkan aturan ini. Hal ini dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  7. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi yang menghapus semua file secara permanen. Vault meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak dan klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?