Pour votre stratégie de gouvernance des informations, vous pouvez définir des règles de conservation pour les fichiers Google Drive et spécifier leur période de conservation dans Drive. Vous pouvez par exemple indiquer que certains fichiers doivent être conservés pendant sept ans ou que d'autres doivent être supprimés à la fin de leur période de conservation.
Dans cet article, vous allez découvrir comment les règles de conservation fonctionnent avec les éléments Drive et comment choisir les données à conserver, définir une période de conservation, et plus encore.
- Informations importantes concernant Drive et la conservation
- À propos du champ d'application, des conditions et de la période
- Créer une règle de conservation Drive personnalisée
- Créer une règle de conservation Drive par défaut
- Supprimer une règle de conservation Drive personnalisée
- Supprimer une règle de conservation Drive par défaut
Informations importantes concernant Drive et la conservation
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de voir comment la conservation fonctionne et quels fichiers Drive sont disponibles dans Vault.
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Quelles données peuvent être conservées ?Données conservées :
- Fichiers dans les Drive individuels et les Drive partagés des utilisateurs
- Mises en page d'e-mail
- Fichiers chiffrés avec le chiffrement côté client Google Workspace
- Données Google Meet, sauf si des règles de conservation spécifiques à Meet sont activées
Données non conservées :
- Dossiers et raccourcis Drive
- Sites Google, sauf si la conservation spécifique à Sites est désactivée
- Fichiers associés
- Fichiers externes partagés avec vos utilisateurs
- Sites créés avec la version classique de Sites
Remarque : Par défaut, les règles de conservation Drive s'appliquent aux données Meet, mais pas à Sites. Pour redéfinir les données couvertes par les règles Drive, activez des règles spécifiques à Meet et modifiez les paramètres de la conservation Sites.
Pour en savoir plus, consultez les sections concernant Drive, Meet et Sites dans Types de données et services compatibles.
- Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant qu'elles ne soient propagées. Les fichiers supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation ne sont pas conservés.
- Si la règle prévoit de supprimer définitivement les fichiers de Drive, cette opération peut prendre jusqu'à 15 jours après l'expiration de la période de conservation. Les éléments qui n'ont pas été supprimés et qui sont conservés dans le Drive d'un utilisateur ou dans un Drive partagé restent accessibles à l'utilisateur pendant cette période.
Certains services Google stockent leurs données dans Drive. Ces données sont soumises aux règles de conservation Drive comme suit :
| Produit | Conservation |
|---|---|
| Jamboard | Vault conserve les Jams enregistrés dans le Drive des utilisateurs conformément aux règles de conservation Drive. Les Jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault. |
| Google Meet | Les enregistrements Meet, les notes prises par Gemini ainsi que les journaux des discussions Meet, des questions/réponses et des sondages sont soumis aux règles de conservation Drive par défaut.
Pour gérer la conservation des enregistrements Meet différemment des autres éléments présents dans Drive, vous pouvez configurer des règles de conservation pour Meet. Lorsque les règles de conservation pour Meet sont activées, les règles de conservation Drive ne s'appliquent pas aux enregistrements Meet. |
| Google Sites | Les sites sont soumis par défaut aux règles de conservation Sites.
Pour conserver les sites différemment des autres éléments présents dans Drive, vous pouvez configurer des règles de conservation pour Sites. Lorsque les règles de conservation pour Sites sont activées, les règles de conservation Drive ne s'appliquent pas aux sites. Pour conserver les sites de la même manière que les autres éléments dans Drive, vous pouvez modifier les paramètres de conservation afin que les sites soient conservés conformément aux règles Drive. |
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données d'un service pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
En savoir plus sur les deux types de règles de conservation
À propos du champ d'application, des conditions et de la période
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Champ d'application des règles de conservation personnalisées : unité organisationnelle et Drive partagéLorsque vous créez une règle de conservation personnalisée, vous pouvez définir son champ d'application : Unité organisationnelle, Tous les Drive partagés ou Drive partagés spécifiques.
Unité organisationnelle
Lorsque vous appliquez une règle de conservation personnalisée à une unité organisationnelle, elle s'applique aux fichiers appartenant aux utilisateurs de cette unité organisationnelle.
De plus, si vous sélectionnez Utiliser les règles de conservation du propriétaire et des collaborateurs de l'élément Drive sous Conservation 
Si une règle de conservation est configurée pour supprimer définitivement les fichiers à la fin de la période de conservation, seuls les fichiers appartenant aux utilisateurs de cette unité organisationnelle sont supprimés définitivement par Vault. Les fichiers partagés par des personnes externes à l'unité organisationnelle ne sont pas supprimés définitivement.
Si vous sélectionnez une unité organisationnelle et l'option Inclure les éléments des Drive partagés, la règle de conservation s'applique à tous les éléments d'un Drive partagé appartenant à votre organisation, si un utilisateur de l'unité organisationnelle sélectionnée :
- Si l'option est désactivée :
- a directement accès à un élément du dossier Mon Drive du propriétaire ou d'un autre dossier Mon Drive.
- Si l'option est activée :
- a directement accès à l'élément ;
- est un membre ou un invité d'un élément partagé (en savoir plus sur le partage de fichiers depuis Google Drive) ;
- est un membre du Drive partagé ;
- est un collaborateur sur un sous-dossier du Drive partagé contenant l'élément ou a accès à ce sous-dossier.
Les règles ne s'appliquent pas aux groupes tels que Eng-team-group@solarmora.com ni aux utilisateurs disposant d'un accès général.
Tous les Drive partagés et Drive partagés spécifiques
Vous pouvez définir une règle de conservation personnalisée qui s'applique à tous les Drive partagés ou uniquement à certains d'entre eux.
Seuls les champs d'application Tous les Drive partagés et Drive partagés spécifiques permettent de supprimer des fichiers des Drive partagés, car ils appartiennent à l'équipe et non à un utilisateur en particulier.
Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus ; Enterprise ; Education Standard et Education Plus ; Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; G Suite Business
Si vous disposez d'une édition Google Workspace compatible, vous pouvez créer des règles de conservation personnalisées à l'aide de libellés Drive. Vous pouvez utiliser les propriétés d'un libellé Drive pour ajuster les conditions et la période de conservation d'une règle. Les conditions courantes comprennent les règles basées sur un libellé standard ou avec badge, tel que Indéfiniment ou Classé.
Supposons qu'un administrateur a créé une règle de conservation permettant de sélectionner des fichiers à conserver en fonction d'une condition de libellé Drive. Dans l'image ci-dessous, l'administrateur a créé la condition avant le 1er mars 2023 pour le libellé Date du contrat.
L'administrateur a ensuite utilisé le libellé Drive pour définir la période de conservation de la règle. Ici, l'administrateur a défini la période de conservation en indiquant le nombre de jours de conservation (100). Le début de la période de conservation est basé sur la date définie dans le champ de date du libellé et sur le champ correspondant à la date souhaitée (Informations sur le contrat > Date du contrat).
Une fois que la règle personnalisée a été appliquée, un utilisateur y étant soumis a créé un fichier dans son dossier Mon Drive. Le fichier a été créé le 8 février 2023 et l'utilisateur a appliqué le champ Informations sur le contrat > Date du contrat avec la date du contrat définie sur le 15 février 2023. Voici les résultats obtenus pour la règle de conservation :
- La règle de conservation a été appliquée. Étant donné que la date du contrat a été définie sur le 15 février 2023, avant la date de la condition du 1er mars 2023, la condition du libellé a été remplie et la règle a été appliquée.
- La période de conservation a débuté conformément à la valeur du champ "Date du contrat" définie sur l'élément. Dans cet exemple, le libellé de date du contrat a été défini sur le 15 février 2023. Le fichier sera donc conservé pendant 100 jours après cette date. Le jour de sa création (le 8 février) n'a aucune incidence sur la période de conservation, car l'option Date de création n'a pas été sélectionnée sous Début de la durée de conservation.
En savoir plus sur les libellés Drive
Vous pouvez définir des règles de conservation qui s'appliquent à partir de la date de création initiale d'un fichier, de sa date de modification, de sa date de déplacement dans la corbeille ou du champ de date du libellé Drive.
- Importation : le code temporel correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
- Fichier local : le code temporel correspond au moment où le fichier d'origine a été créé ou modifié pour la dernière fois sur l'appareil ou le service source.
Remarque : Une fois le fichier importé dans Google Drive, la date de modification continuera de changer chaque fois que le fichier sera modifié.
| Source du fichier (client) | Date et heure de création | Date et heure de modification |
|---|---|---|
| Application Web | Importation |
Avant le 8 avril 2020 : Après le 8 avril 2020 : |
| Google Drive pour ordinateur | Importation | Fichier local |
| Sauvegarde et synchronisation | Importation | Fichier local |
| iOS | Importation | Importation |
| Android | Importation | Importation |
| Google Workspace Migrate | Fichier local | Fichier local |
| API Drive | Peuvent être définies par l'appelant | Peuvent être définies par l'appelant |
Les fichiers de la corbeille Drive peuvent être supprimés de deux manières. Premièrement, Drive supprime par défaut les fichiers de la corbeille au bout de 30 jours. Deuxièmement, un utilisateur peut supprimer manuellement des éléments de la corbeille.
Remarque : Les fichiers supprimés de la corbeille peuvent être récupérés par un administrateur Google Workspace jusqu'à 25 jours après leur suppression. Découvrez comment récupérer des fichiers supprimés.
Dans Vault, vous pouvez définir des règles pour contrôler la période pendant laquelle les fichiers de la corbeille restent disponibles dans Vault avant d'être supprimés. Ces règles sont appelées règles de déplacement dans la corbeille.
Par exemple, si vous définissez une période de conservation de cinq jours pour les fichiers de la corbeille, ils seront supprimés de la corbeille au bout de cinq jours. Les administrateurs peuvent toujours les récupérer pendant 25 jours, mais ils ne sont plus disponibles dans Vault. Si un utilisateur supprime un fichier de la corbeille deux jours après l'y avoir placé, ce fichier reste disponible dans Vault pendant trois jours supplémentaires et peut être récupéré par les administrateurs pendant 25 jours, ou plus si une obligation de conservation est appliquée à l'élément.
Une règle de déplacement dans la corbeille :
- affecte les fichiers appartenant à l'utilisateur ou le Drive partagé auxquels la règle s'applique ;
- s'applique aux fichiers placés dans la corbeille à partir du 1er août 2016 ;
- ne peut pas avoir une durée de conservation illimitée ;
- prévaut sur les autres règles de conservation Drive, y compris d'autres règles personnalisées arrivant à expiration plus tard. Si plusieurs règles de déplacement dans la corbeille s'appliquent à un fichier, c'est la règle dont la date d'expiration est la plus éloignée qui s'applique ;
- ne prévaut pas sur les obligations de conservation ;
- ne s'applique pas aux éléments restaurés depuis la corbeille.
Pour créer une règle de déplacement dans la corbeille, à l'étape 7 ci-dessous, définissez le début de la période de conservation sur Date de déplacement dans la corbeille.
Vous choisissez comment les règles de conservation sont appliquées aux données stockées dans le dossier Mon Drive d'un utilisateur. Ces règles peuvent s'appliquer au propriétaire et à tous les collaborateurs de l'élément stocké dans le dossier Mon Drive (lecteurs, commentateurs et éditeurs) ou uniquement au propriétaire.
Le fait d'appliquer la règle de conservation au propriétaire et à tous les collaborateurs (choix le plus courant) permet de conserver la plupart des données. Si vous appliquez la règle de conservation uniquement au propriétaire, vous risquez de conserver moins de données.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Paramètres.
- À côté de Conservez les éléments Drive des utilisateurs en fonction des règles du propriétaire et des collaborateurs, choisissez l'une des options suivantes :
- Utiliser les règles de conservation du propriétaire et des collaborateurs de l'élément Drive : appliquez les règles définies par le propriétaire et tous les utilisateurs ayant un accès direct à l'élément.
- Utiliser les règles de conservation du propriétaire de l'élément Drive : appliquez uniquement les règles définies par le propriétaire de l'élément Drive.
Avertissement : Si la période de conservation définie par le propriétaire de l'élément Drive est plus courte que celle définie par un collaborateur, les données risquent d'être supprimées immédiatement et définitivement.
Les administrateurs Vault peuvent créer des règles de conservation pour le propriétaire ou les collaborateurs d'un élément Drive. Les règles de conservation définies par le propriétaire de l'élément Drive sont les seules pouvant faire expirer un élément en appliquant la partie "action" des règles.
Les règles de conservation personnalisées définies par le propriétaire de l'élément Drive prévalent sur les règles par défaut, même si elles expirent ultérieurement.
Les règles de conservation d'un élément Drive définies par un collaborateur ne peuvent que prolonger la période de conservation. Une règle personnalisée d'une durée plus courte définie par un collaborateur ne peut pas remplacer une règle par défaut d'une durée plus longue définie par le propriétaire (qui ne dispose d'aucune règle personnalisée).
Créer une règle de conservation Drive personnalisée
Remarque : Pour définir la période de conservation selon les champs de date des libellés Drive, commencez par créer une condition de libellé Drive avec un champ de date. Découvrez comment créer des libellés Drive pour votre organisation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
- À côté de Service, sélectionnez Drive
- Choisissez le champ d'application de votre règle :
- Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
- Cliquez sur le champ, puis sélectionnez une unité organisationnelle.
- (Facultatif) Si vous souhaitez que la règle s'applique à un élément d'un Drive partagé appartenant à votre organisation, et si un utilisateur de l'unité organisationnelle sélectionnée est membre direct du Drive ou a directement accès à l'élément, activez l'option Inclure les éléments des Drive partagés. Cette option permet de prolonger la période de conservation, mais pas de supprimer les fichiers. Pour en savoir plus, consultez Tous les Drive partagés et Drive partagés spécifiques.
- Tous les Drive partagés : applique la règle à tous les Drive partagés de votre organisation.
- Drive partagés spécifiques : applique la règle à un ou plusieurs Drive partagés.
Sélectionnez les Drive partagés, puis cliquez sur Ajouter. Si vous disposez de plusieurs Drive partagés et que la liste est paginée, votre sélection est conservée lorsque vous changez de page. Si vous cochez la case Tout sélectionner en haut de la liste, seule la page actuelle est sélectionnée. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre ou du nom d'un Drive partagé.
- Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
- Cliquez sur Rechercher en fonction de l'adresse e-mail des membres.
- Saisissez un ou plusieurs comptes.
- Cliquez sur Rechercher.
- Pour filtrer la liste en fonction du nom du Drive partagé (si votre organisation compte moins de 1 000 Drive partagés) :
- Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple,
prcorrespond aux Drive partagés nommés "Projets de vente", "Projets marketing" et "Gestion de produits", mais pas "Réparations".La liste paginée est automatiquement mise à jour à mesure que vous ajoutez des lettres.
-
Cochez la ou les cases correspondantes
- Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple,
- Pour rechercher le Drive partagé par son nom (si votre organisation possède plus de 1 000 Drive partagés) :
- Cliquez sur Rechercher par nom de Drive partagé.
- Saisissez un ou plusieurs mots dans le nom du Drive partagé. Remarque : Les mots doivent être exacts et complets. Par exemple,
marketing, projetscorrespond aux Drive partagés nommés "Projets marketing du 4e trimestre 2022" et "Projets marketing". Il ne correspond pas à un Drive partagé nommé "Archive de projet marketing", car "projet" ne se termine pas par "s". De même,mane correspond à aucun de ces Drive partagés, car il ne s'agit que d'une partie d'un mot, et non d'un mot complet. - Cliquez sur Rechercher.
- Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
- Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
- Cliquez sur Continuer.
- (Facultatif) Ajoutez des conditions de libellé Drive :
- Cliquez sur Ajouter une condition de libellé.
- Sélectionnez le titre d'un libellé
- Sélectionnez les valeurs.
- (Facultatif) Créez une autre condition de libellé.
- Cliquez sur Continuer.
-
Indiquez la durée de conservation des fichiers :
- Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
- Sélectionnez Durée de conservation.
- Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
- Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
- Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
- Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Créer une règle de conservation Drive par défaut
La règle de conservation par défaut s'applique à tous les fichiers dans Drive, y compris ceux dans des Drive partagés qui ne sont pas soumis à une règle personnalisée ni à une obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Drive
.
-
Indiquez la durée de conservation des fichiers :
- Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
- Sélectionnez Durée de conservation.
- Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
- Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
- Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
- Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Créer. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Supprimer une règle de conservation Drive personnalisée
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
- Pointez sur la règle personnalisée Avertissement : Les données couvertes par cette règle qui ne sont protégées par aucune obligation de conservation ni aucune autre règle de conservation risquent d'être supprimées immédiatement et définitivement.
- Pour confirmer, cliquez de nouveau sur Supprimer.
Supprimer une règle de conservation Drive par défaut
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Pointez sur Drive Avertissement : Les données couvertes par cette règle qui ne sont protégées par aucune obligation de conservation ni aucune autre règle de conservation risquent d'être supprimées immédiatement et définitivement.
- Pour confirmer, cliquez de nouveau sur Supprimer.