Conserver des fichiers Drive avec Vault

Dans le cadre de votre plan de gouvernance des informations, vous pouvez définir des règles de conservation pour les fichiers Google Drive et spécifier leur durée de conservation dans Drive. Vous pouvez par exemple spécifier que certains fichiers doivent être conservés pendant sept ans ou que d'autres doivent être supprimés à la fin de leur période de conservation.

Dans cet article, vous allez découvrir le fonctionnement des règles de conservation avec les éléments Drive, comment choisir les données à conserver, définir une durée de conservation, et bien plus encore.

Sur cette page

• Informations importantes concernant Drive et la conservation des données
• À propos du champ d'application, des conditions et de la durée
• Créer une règle de conservation Drive personnalisée
• Créer une règle de conservation Drive par défaut
• Supprimer une règle de conservation Drive personnalisée
• Supprimer une règle de conservation Drive par défaut

Informations importantes concernant Drive et la conservation des données

Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des fichiers Drive compatibles dans Vault.

AVERTISSEMENT : Une règle de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et irréversible de données dans les comptes utilisateur. Il convient donc d'être vigilant lors de la création ou de la modification de ces règles. Nous vous recommandons de tester les nouvelles règles sur un petit groupe d'utilisateurs avant de les appliquer à l'ensemble de l'organisation.

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Quelles données peuvent être conservées ?

Données conservées :

• Fichiers dans Drive et les Drive partagés des utilisateurs
• Mises en page d'e-mail
• Fichiers chiffrés avec le chiffrement côté client Google Workspace
• Données Google Meet, sauf si les règles de conservation spécifiques à Meet sont activées

Données non conservées :

• Fichiers et raccourcis vers Drive
• Google Sites, sauf si les règles de conservation spécifiques à Sites sont désactivées
• Fichiers associés
• Fichiers externes partagés avec vos utilisateurs
• Sites créés avec la version classique de Sites

Remarque : Par défaut, les règles de conservation Drive s'appliquent aux données Meet, mais pas à Sites. Pour redéfinir les données concernées par les règles Drive, activez des règles spécifiques à Meet et modifiez les paramètres de conservation de Sites.

Pour en savoir plus, consultez les sections concernant Drive, Meet et Sites dans Services et types de données compatibles.

Comprendre les délais possibles liés aux règles de conservation

• Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation, un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire avant qu'elle ne s'applique. Les fichiers supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation ne sont pas conservés.
• Si la règle prévoit de supprimer définitivement les fichiers de Drive, cette opération peut prendre jusqu'à 15 jours après l'expiration de la période de conservation. Les éléments qui n'ont pas été supprimés et qui sont conservés dans le Drive ou dans un Drive partagé d'un utilisateur restent accessibles à l'utilisateur pendant cette période. 

Paramètres de conservation pour les services stockant des données dans Drive

Certains services Google stockent leurs données dans Drive. Ces données sont soumises aux règles de conservation Drive comme suit :

Produit	Conservation
Jamboard	Vault conserve les jams enregistrés dans le Drive des utilisateurs conformément aux règles de conservation Drive. Les Jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault.
Google Meet	Les enregistrements et les journaux des discussions Meet, les questions/réponses et les sondages sont soumis aux règles de conservation Drive par défaut. Pour gérer la conservation des enregistrements Meet différemment des autres éléments présents dans Drive, vous pouvez configurer des règles de conservation pour Meet. Lorsque les règles de conservation pour Meet sont activées, les règles de conservation Drive ne s'appliquent pas aux enregistrements Meet.
Google Sites	Les sites sont soumis par défaut aux règles de conservation Sites. Pour conserver les sites différemment des autres éléments présents dans Drive, vous pouvez configurer des règles de conservation pour Sites. Lorsque les règles de conservation pour Sites sont activées, les règles de conservation Drive ne s'appliquent pas aux sites. Pour conserver les sites de la même manière que les autres éléments dans Drive, vous pouvez modifier les paramètres de conservation afin que les sites soient conservés conformément aux règles Drive.

Règles de conservation personnalisées et règles par défaut

Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données d'un service pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut. 

Apprenez-en plus sur les deux types de règles de conservation.

À propos du champ d'application, des conditions et de la durée

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Champ d'application des règles de conservation personnalisées : unité organisationnelle et Drive partagé

Lorsque vous créez une règle de conservation personnalisée, vous pouvez définir son champ d'application : Unité organisationnelle, Tous les Drive partagés ou Drive partagés spécifiques.

Unité organisationnelle

Lorsque vous appliquez une règle de conservation personnalisée à une unité organisationnelle, elle s'applique aux fichiers appartenant aux utilisateurs de cette unité organisationnelle.

En outre, si vous sélectionnez Utiliser les règles de conservation du propriétaire et des collaborateurs de l'élément Drive sous Conservation  Paramètres, la règle de conservation s'applique également aux fichiers stockés dans le dossier Mon Drive d'un autre utilisateur qui sont partagés directement avec un utilisateur de l'unité organisationnelle sélectionnée. Pour en savoir plus, consultez la section sur les paramètres de conservation ci-dessous.

Si une règle de conservation est configurée pour supprimer définitivement les fichiers à la fin de la période de conservation, seuls les fichiers appartenant aux utilisateurs de cette unité organisationnelle sont supprimés définitivement par Vault. Les fichiers partagés par des personnes externes à l'unité organisationnelle ne sont pas supprimés.

Si vous sélectionnez une unité organisationnelle et l'option Inclure les éléments des Drive partagés, la règle de conservation s'applique à tous les éléments d'un Drive partagé appartenant à votre organisation, si un utilisateur de l'unité organisationnelle sélectionnée :

• dispose d'un accès direct à l'élément ;
• est un membre ou un invité d'un élément partagé (en savoir plus sur le partage de fichiers via Google Drive) ;
• est membre du Drive partagé ;
• est un collaborateur d'un sous-dossier du Drive partagé contenant l'élément ou dispose d'un accès à cet élément.

Ces règles ne s'appliquent pas aux groupes tels que [e-mail] ni aux utilisateurs disposant d'un accès général. 

Tous les Drive partagés et Drive partagés spécifiques

Vous pouvez définir une règle de conservation personnalisée qui s'applique à tous les Drive partagés ou uniquement à certains d'entre eux.

Seuls les champs d'application Tous les Drive partagés et Drive partagés spécifiques permettent de supprimer des fichiers des Drive partagés, car ceux-ci appartiennent à l'équipe et non à un utilisateur en particulier.

Conditions de règles et périodes de conservation basées sur les libellés Drive

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Standard et Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Si vous disposez d'une édition Google Workspace compatible, vous pouvez créer des règles de conservation personnalisées à l'aide de libellés Drive. Vous pouvez utiliser les propriétés d'un libellé Drive pour ajuster les conditions et la durée de conservation d'une règle. Les conditions courantes comprennent les règles basées sur un libellé ou un libellé avec badge, tel que Indéfiniment ou Classé. 

Supposons qu'un administrateur a créé une règle de conservation permettant de sélectionner des fichiers à conserver en fonction d'une condition de libellé Drive. Dans l'image ci-dessous, l'administrateur a créé la condition avant le 1er mars 2023 pour le libellé Date de contact.

L'administrateur a ensuite utilisé le libellé Drive pour définir la durée de conservation de la règle. Ici, l'administrateur a défini la période de conservation en définissant le nombre de jours de conservation (100). Le début de la période de conservation est basé sur la Date définie dans le champ de date du libellé et sur le champ correspondant à la date souhaitée (Coordonnées > Date de contact).

Une fois que la règle personnalisée a été propagée, un utilisateur y étant soumis a créé un fichier dans son dossier Mon Drive. Le fichier a été créé le 8 février 2023 et l'utilisateur a appliqué le champ Coordonnées > Date de contact avec la Date de contact définie sur le 15 février 2023. Voici les résultats obtenus pour la règle de conservation :

• La règle de conservation a été appliquée. Étant donné que la date de contact a été définie sur le 15 février 2023 avant la date du 1er mars 2023 de la condition, la condition du libellé a été remplie et la règle a été appliquée.
• La période de conservation a débuté à partir de la valeur du champ "Date de contact" définie dans l'élément. Dans cet exemple, le libellé de la date de contact a été défini sur le 15 février 2023. Le fichier sera donc conservé pendant 100 jours après cette date. Le jour de sa création (le 8 février) n'a aucune incidence sur la période de conservation, car l'optionDate de création n'a pas été sélectionnée sous Début de la période de conservation.

Apprenez-en plus sur les libellés Drive.

Durée de conservation basée sur le code temporel d'un fichier

Vous pouvez définir des règles de conservation de sorte qu'elles prennent effet à partir de la date de création initiale d'un fichier, de la date de modification, de la date de déplacement vers la corbeille ou du champ de date du libellé Drive. 

Lorsqu'un fichier est importé pour la première fois sur Google Drive, une date de création et une date de modification lui sont attribuées. Ces dates correspondent à la date de création du fichier local ou à la date d'importation, selon le mode d'ajout du fichier à Drive. 

Le tableau suivant indique l'heure utilisée pour différentes sources :

• Importation : le code temporel correspond au moment où le fichier a été importé dans Drive.
• Fichier local : code temporel de création du fichier d'origine sur l'appareil ou le service source.

Source du fichier (client)	Date et heure de création	Date et heure de modification
Application Web	Importer	Avant le 8 avril 2020 : importation Après le 8 avril 2020 : fichier local
Google Drive pour ordinateur	Importer	Fichier local
Sauvegarde et synchronisation	Importation	Fichier local
iOS	Importation	Importation
Android	Importation	Importation
G Suite Migrate	Fichier local	Fichier local
API Drive	Peuvent être définies par l'appelant	Peuvent être définies par l'appelant

Durée de conservation des fichiers placés dans la corbeille

Il existe deux façons de supprimer des fichiers de la corbeille Drive. Tout d'abord, Drive supprime par défaut les fichiers de la corbeille au bout de 30 jours. Deuxièmement, un utilisateur peut supprimer manuellement des éléments de la corbeille. 

Remarque : Les fichiers supprimés de la corbeille peuvent être restaurés par un administrateur Google Workspace sous 25 jours au maximum. Découvrez comment récupérer des fichiers supprimés. 

Dans Vault, vous pouvez définir des règles pour contrôler la durée pendant laquelle les fichiers placés dans la corbeille restent disponibles dans Vault avant d'être supprimés. Ces règles sont appelées règles de déplacement vers la corbeille.

Par exemple, si vous définissez une règle de déplacement vers la corbeille avec une durée de conservation de cinq jours, les fichiers de la corbeille sont supprimés automatiquement au bout de cinq jours. Les administrateurs peuvent toujours restaurer les fichiers pendant 25 jours, mais ceux-ci ne sont plus disponibles dans Vault. Si un utilisateur supprime un fichier au bout de deux jours dans la corbeille, ce fichier reste disponible dans Vault pendant trois jours supplémentaires et peut être restauré par les administrateurs pendant 25 jours, ou plus longtemps si l'élément est conservé.

Une règle de déplacement vers la corbeille dispose des propriétés suivantes :

• Elle s'applique aux fichiers appartenant à l'utilisateur ou au Drive partagé faisant l'objet de la règle.
• Elle s'applique aux fichiers déplacés dans la corbeille à partir du 1er août 2016.
• Elle ne peut pas bénéficier d'une durée de conservation illimitée.
• Elle prévaut sur les autres règles de conservation Drive, y compris d'autres règles personnalisées arrivant à expiration plus tard. Si plusieurs règles de déplacement vers la corbeille s'appliquent à un fichier, c'est la règle dont la date d'expiration est la plus éloignée qui s'applique.
• Les obligations de conservation prévalent sur cette règle.
• Elle ne s'applique pas aux éléments restaurés à partir de la corbeille.

Pour créer une règle de déplacement vers la corbeille, à l'étape 7 ci-dessous, définissez le début de la période de conservation sur Date de déplacement dans la corbeille.

Sélectionner les paramètres de conservation des données stockées dans le dossier Mon Drive d'un utilisateur

Vous choisissez comment les règles de conservation sont appliquées aux données stockées dans le dossier Mon Drive d'un utilisateur. Ces règles peuvent s'appliquer au propriétaire et à tous les collaborateurs de l'élément stocké dans le dossier Mon Drive (lecteurs, commentateurs et éditeurs), ou uniquement au propriétaire.

L'application de la règle de conservation au propriétaire et à tous les collaborateurs permet de conserver la plupart des données et est le choix le plus courant. Si vous appliquez la règle de conservation uniquement au propriétaire, vous risquez de conserver moins de données. 

Avertissement : La modification des paramètres des règles de conservation peut entraîner la suppression définitive des données. Assurez-vous que c'est bien le résultat que vous attendez avant de continuer.

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur ConservationParamètres.
3. À côté de Conservez les éléments Drive des utilisateurs en fonction des règles du propriétaire et des collaborateurs, choisissez l'une des options suivantes :
   • Utiliser les règles de conservation du propriétaire et des collaborateurs de l'élément Drive : appliquez les règles du propriétaire et de tous les utilisateurs ayant un accès direct à l'élément.
   • Utiliser les règles de conservation du propriétaire de l'élément Drive : appliquez uniquement les règles du propriétaire de l'élément Drive.
     Avertissement : Si la durée de conservation du propriétaire de l'élément Drive est plus courte que celle d'un collaborateur, les données risquent d'être immédiatement et définitivement supprimées.

Créer une règle de conservation Drive personnalisée

Remarque : Pour définir la durée de conservation dans les champs de date des libellés Drive, commencez par créer une condition de libellé Drive avec un champ de date. Découvrez comment créer des libellés Drive pour votre organisation.

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur ConservationRègles personnaliséesCréer.
3. À côté de Service, sélectionnez Drive cliquez sur Continuer.
4. Choisissez le champ d'application de votre règle :
   • Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
     1. Cliquez sur le champ, puis sélectionnez une unité organisationnelle.
     2. (Facultatif) Si vous souhaitez que la règle s'applique à un élément d'un Drive partagé appartenant à votre organisation, et si un utilisateur de l'unité organisationnelle sélectionnée est membre direct du Drive ou a un accès direct à l'élément, activez l'option Inclure les éléments des Drive partagés.
   • Tous les Drive partagés : applique la règle à tous les Drive partagés de votre organisation.
   • Drive partagés spécifiques : applique la règle à un ou plusieurs Drive partagés.

     Sélectionnez les Drive partagés, puis cliquez sur Ajouter. Si vous disposez de plusieurs Drive partagés et que la liste est paginée, votre sélection est conservée lorsque vous changez de page. Si vous cochez la case Tout sélectionner en haut de la liste, seule la page actuelle est sélectionnée. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre ou du nom d'un Drive partagé.

     1. Pour filtrer la liste en fonction de l'adresse e-mail d'un membre :
        1. Cliquez sur Rechercher en fonction de l'adresse e-mail des membres.
        2. Saisissez un ou plusieurs comptes.
        3. Cliquez sur Rechercher.
     2. Pour filtrer la liste en fonction du nom du Drive partagé (si votre organisation compte moins de 1 000 Drive partagés) :
        1. Cliquez sur Filtrer par nom, puis saisissez des lettres dans le nom du Drive partagé. Par exemple, pr correspond aux Drive partagés nommés "Projets de vente", "Projets marketing" et "Gestion de produits", mais pas "Réparations".

           La liste paginée est automatiquement mise à jour à mesure que vous ajoutez des lettres.

        2. Cochez la ou les cases correspondantes  appuyez sur Entrée.

     3. Pour rechercher le Drive partagé par son nom (si votre organisation possède plus de 1 000 Drive partagés) :
        1. Cliquez sur Rechercher par nom de Drive partagé.
        2. Saisissez un ou plusieurs mots dans le nom du Drive partagé. Remarque : Les mots doivent être exacts et complets. Par exemple, marketing, projets correspond aux Drive partagés nommés "Projets marketing du 4e trimestre 2022" et "Projets marketing". Il ne correspond pas à un Drive partagé nommé "Archive de projet marketing", car "projet" ne se termine pas par "s". De même, ma ne correspond à aucun de ces Drive partagés, car il ne s'agit que d'une partie d'un mot, et non d'un mot complet.
        3. Cliquez sur Rechercher.
5. Cliquez sur Continuer.
6. (Facultatif) Ajoutez des conditions de libellé Drive :
   1. Cliquez sur Ajouter une condition de libellé.
   2. Sélectionnez le titre d'un libellé cliquez sur Ajouter.
   3. Sélectionnez les valeurs.
   4. (Facultatif) Créez une autre condition de libellé.
   5. Cliquez sur Continuer.

7. Indiquez la durée de conservation des fichiers :

   • Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
   • Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
     1. Sélectionnez Durée de conservation.
     2. Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
     3. Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
        1. Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date de création, Date de modification ou Date de déplacement dans la corbeille. 
        2. Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date définie dans le champ de date du libellé. Sélectionnez ensuite un champ de date. La durée de conservation d'un élément commence à partir de la valeur de ce champ de date. 
     4. Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
        • Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
        • Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
          Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
8. Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.

Créer une règle de conservation Drive par défaut

La règle de conservation par défaut s'applique à tous les fichiers dans Drive, y compris ceux des Drive partagés, qui ne sont pas couverts par une règle personnalisée ni une obligation de conservation.

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
3. Cliquez sur Drive .

4. Indiquez la durée de conservation des fichiers :

   • Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
   • Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
     1. Sélectionnez Durée de conservation.
     2. Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
     3. Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
        1. Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date de création, Date de modification ou Date de déplacement dans la corbeille. 
        2. Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date définie dans le champ de date du libellé. Sélectionnez ensuite un champ de date. La durée de conservation d'un élément commence à partir de la valeur de ce champ de date. 
     4. Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
        • Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
        • Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
          Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
5. Cliquez sur Créer. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.

Supprimer une règle de conservation Drive personnalisée

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur ConservationRègles personnalisées.
3. Placez le curseur sur la règle personnalisée  cliquez sur Supprimer.
   Avertissement : Les données soumises à cette règle et qui ne font l'objet d'aucune obligation de conservation ni d'aucune autre règle de conservation risquent d'être immédiatement et définitivement supprimées.
4. Pour confirmer, cliquez de nouveau sur Supprimer.

Supprimer une règle de conservation Drive par défaut

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
3. Placez le curseur sur Drive   cliquez sur Supprimer.
   Avertissement : Les données soumises à cette règle et qui ne font l'objet d'aucune obligation de conservation ni d'aucune autre règle de conservation risquent d'être immédiatement et définitivement supprimées.
4. Pour confirmer, cliquez de nouveau sur Supprimer.