Configurar reglas de conservación de Google Drive

Con las reglas de conservación, puedes controlar cuánto tiempo se conservan archivos de Google Drive con fines de descubrimiento electrónico.

Antes de configurar reglas de conservación, te recomendamos que consultes cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: La configuración incorrecta de una regla de conservación podría causar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre Google Drive y la conservación de datos

Tipos de archivos de Drive admitidos en Vault
Vault puede bloquear, conservar, buscar y exportar estos tipos de archivos almacenados en Drive:
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos de Google
  • Grabaciones de Hangouts Meet
  • Archivos de Jamboard guardados en unidades de Drive de usuarios
  • Archivos en formatos que no son de Google y que los usuarios hayan subido a Drive 

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla

Las reglas de conservación se aplican a los archivos que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa a la que se aplica la política de conservación en cuestión. También se aplican a los archivos que se han compartido directamente con dichos usuarios, incluidos los archivos de unidades compartidas, independientemente de si los usuarios son miembros de esas unidades.

Si la opción Incluir unidades compartidas está marcada, las reglas de conservación también se aplicarán a las unidades compartidas que incluyan algún miembro de la unidad organizativa sujeta a estas reglas.

Cuando vence el periodo de conservación, solo se eliminan definitivamente los archivos que pertenecen a esos usuarios

Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Por lo tanto, entre los archivos conservados, se incluyen tanto los que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa en cuestión como los que otras personas han compartido con ellos. No obstante, cuando termina el periodo de conservación, Vault solo elimina definitivamente los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. En ningún caso se eliminan definitivamente los archivos que hayan compartido usuarios ajenos a la unidad organizativa.

Unidades compartidas y conservación

Si aplicas reglas de conservación personalizadas a unidades compartidas:

  • Las reglas personalizadas que se aplican a todas las unidades compartidas afectan a la cobertura de conservación de todas las unidades compartidas de tu dominio.
  • Las reglas personalizadas que se aplican solo a determinadas unidades compartidas afectan únicamente a la cobertura de conservación de las unidades de equipo seleccionadas.

Los archivos de las unidades compartidas solo se pueden eliminar definitivamente mediante reglas de conservación específicas:

  • Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Sin embargo, como los archivos de las unidades compartidas pertenecen a equipos y no a usuarios concretos, solo se pueden eliminar definitivamente si se aplican reglas de conservación específicas a las unidades compartidas.
  • Las reglas que se aplican a los usuarios y tienen la opción Incluir unidades compartidas seleccionada solo pueden ampliar la duración de la conservación de los archivos de la unidad compartida en cuestión.
La implementación de reglas de conservación y la caducidad de archivos de Drive pueden sufrir ciertos retrasos:
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación, el cambio puede tardar hasta 3 horas en aplicarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este tiempo no se conservan y no pueden recuperarse.
  • Cuando termina el periodo de conservación, los archivos afectados pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive.
Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los archivos creados por usuarios de tu dominio

Los archivos creados por personas ajenas a tu dominio y compartidos con tus usuarios no están sujetos a las retenciones ni a las políticas de conservación de tu organización.

Vault no permite crear varias reglas de conservación de Drive con los mismos criterios

Todas las reglas personalizadas que crees para conservar archivos de Drive deben cumplir uno de estos requisitos: 

  • Tener una fecha única de creación o de última modificación.
    O bien
  • Afectar a un conjunto único de usuarios.

Por ejemplo, podría producirse un conflicto si tienes una regla que afecta a una unidad organizativa e intentas añadir otra regla que afecte a una unidad compartida a la que tienen acceso todos los miembros de la unidad. En este caso, si las dos reglas tienen la misma fecha de creación o de última modificación, Vault rechaza la nueva regla.

Además, con el ajuste Incluir unidades compartidas puedes hacer que una regla de conservación sea única. Así evitarás conflictos entre dos reglas con criterios idénticos, ya que una de ellas incluye unidades compartidas y la otra no.

En los archivos sujetos a varias reglas siempre se aplica la regla que fije un periodo de conservación más largo.

Gestionar la conservación de aplicaciones que almacenan datos en Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Reglas de conservación y archivos en la papelera

Puedes crear reglas de conservación personalizadas para eliminar definitivamente archivos que lleven un periodo determinado en la papelera. Las reglas mencionadas a continuación solo afectan a los archivos que se hayan enviado a la papelera después del 1 de agosto del 2016:

  • Las reglas que se aplican a los archivos movidos a la papelera afectan tanto a los archivos que están en la papelera de los usuarios como a los que se hayan eliminado al vaciarla.
  • Estas reglas solo eliminan definitivamente archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas a los que se aplican.
  • Si un archivo que está en la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, la que se aplica a los archivos movidos a la papelera tiene prioridad sobre el resto. En el caso de que haya varias reglas de este tipo, se aplica la que tenga un periodo de conservación más largo. Los bloqueos de datos siguen teniendo prioridad sobre todas las reglas de conservación.
  • Los archivos de unidades compartidas que no estén sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación se eliminan definitivamente de todos los sistemas de Google unos 30 días después de que se hayan enviado a la papelera.
Las reglas de conservación no se aplican a los archivos que estén insertados en los documentos o las presentaciones a los que sí afectan

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo. Por ejemplo, se pueden crear gráficos en Documentos de Google que muestren datos de Hojas de cálculo de Google; en estos casos, los gráficos reflejarán los cambios que se hagan en los datos de las hojas de cálculo.

En el ejemplo anterior, si hay una regla de conservación que se aplique al documento, pero ninguna que conserve la hoja de cálculo, es posible que esta hoja de cálculo se elimine definitivamente, aunque se conserve el documento.

Crear una regla de conservación personalizada en Google Drive

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. Las reglas personalizadas anulan siempre la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se retiene de acuerdo con la regla que tenga el periodo de cobertura de la conservación más prolongado.

Para crear reglas de conservación personalizadas:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará tu regla: Drive.
  5. Selecciona una opción de la lista desplegable:
    • Unidad organizativa:
      • Haz clic en el botón para elegir una unidad organizativa.
      • (Opcional) Marca la casilla Incluir resultados de unidades compartidas para que la regla se aplique a las unidades compartidas asociadas a los miembros de la unidad organizativa.
    • Todas las unidades organizativas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas del dominio. 
    • Unidades compartidas específicas: haz clic en Buscar unidades compartidas e introduce una cuenta de usuario para aplicar la regla a una unidad compartida en concreto.
  6. Elige cuánto tiempo quieres que se conserven los archivos:
    • Haz clic en Indefinidamente para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de la regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y listo.
    • Para descartar archivos tras un periodo concreto, introduce un número de días (entre 1 y 36.500). Indica según qué fecha debe aplicarse la regla:
      • Creación
      • Última modificación
      • Movido a la papelera
  7. Elige qué pasará con los archivos una vez transcurrido el periodo seleccionado:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los archivos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.
  8. Haz clic en Vista previa para ver una lista de archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  9. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine archivos definitivamente. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Información importante

  • Alias de correo electrónico en el campo Términos: los alias de correo electrónico son direcciones de correo alternativas que apuntan a una principal. Las reglas de conservación personalizadas no incluyen automáticamente los alias de correo electrónico. Si quieres incluir alias de correo electrónico, deberás añadirlos en el campo Términos.
  • Cambio de nombre de usuarios: las reglas de conservación personalizadas no se modifican automáticamente cuando se cambia el nombre de un usuario. La regla de conservación sigue aplicándose solo a las direcciones que se han incluido explícitamente en el campo Términos de la regla. Por ejemplo, si se aplica una regla a los mensajes de antes@example.com y se ha cambiado el nombre de usuario a despues@example.com, la regla de conservación solo se aplicará a los mensajes enviados a antes@example.com.
  • Modificación de una regla de conservación personalizada: puedes modificar una regla personalizada, pero debes ser consciente del impacto que esa modificación tendría sobre los datos retenidos. Los datos se retienen siguiendo la modificación más reciente de la regla de conservación.

Configurar la regla de conservación predeterminada de Google Drive

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los archivos que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo, incluidos archivos de Mi unidad y de unidades compartidas.

Para configurar la regla de conservación predeterminada de tu organización, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Drive.
  4. Marca la casilla Establecer una regla de conservación predeterminada para Drive.
  5. Elige cuánto tiempo quieres que se conserven los archivos:
    • Selecciona Indefinidamente para conservar los archivos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y listo.
    • Para descartar archivos tras un periodo concreto, introduce un número de días (entre 1 y 36.500). Indica si la regla debe aplicarse según la fecha de creación o de última modificación de los archivos.
  6. Elige qué pasará con los archivos una vez transcurrido el periodo seleccionado:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los archivos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.
    Advertencia: En cuanto apliques esta regla, Vault empezará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente.
  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los archivos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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