Conservar archivos en Drive con Vault

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los archivos en Drive. Puedes crear reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo conservar determinados archivos y cuándo eliminarlos si no quieres conservarlos para siempre. De forma predeterminada, las reglas de Drive se aplican a los datos de Meet, pero no a los sitios. Para cambiar a qué datos se aplican las reglas de Drive, puedes configurar y activar reglas específicas de Meet y cambiar la configuración de conservación de Sites.

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Información importante sobre Google Drive y la conservación

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué archivos de Drive se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede que se purguen datos de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Mostrar todo  |  Ocultar todo

Qué datos se pueden conservar

Pueden conservarse:

• Archivos de unidades de Drive y de unidades compartidas de los usuarios
• Archivos cifrados con la encriptación por parte del cliente de Google Workspace
• Datos de Meet, salvo si está activada la regla de conservación específica de Meet

No pueden conservarse:

• Carpetas y accesos directos a Drive
• Sitios de Sites, salvo si está desactivada la regla de conservación de Sites
• Archivos enlazados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados con la versión clásica de Sites

Consulta información detallada en las secciones de Drive, Meet y Sites del artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Reglas de conservación personalizadas del ámbito de las unidades organizativas frente a las del ámbito de las unidades compartidas

Ámbito de las unidades organizativas

Si aplicas reglas de conservación personalizadas a unidades organizativas, afectarán a los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. También afectarán a los archivos que se hayan compartido directamente con esos usuarios o a los que pertenezcan a unidades compartidas que se hayan compartido directamente con ellos, independientemente de si son miembros de esas unidades o no.

Si se configura una regla para que los archivos se purguen cuando finaliza el periodo de conservación, Vault purga solo los archivos que sean propiedad de usuarios de esa unidad organizativa. Los archivos compartidos por usuarios ajenos a ella no se purgan.

Cuando la opción Incluir elementos de unidades compartidas está marcada, la regla también se aplica a las unidades compartidas a las que pertenecen las cuentas de la unidad organizativa seleccionada. Sin embargo, estas reglas solo pueden ampliar la duración de la conservación de los archivos de la unidad compartida en cuestión. Para purgar archivos de unidades compartidas, configura reglas de conservación específicas para estas unidades.

Ámbito de las unidades compartidas

Puedes configurar una regla de conservación personalizada para que se aplique a todas las unidades compartidas de tu organización o solo a algunas concretas.

Solo las reglas de conservación específicas para unidades compartidas pueden purgar archivos de estas unidades, ya que esos archivos pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto.

Posibles retrasos en la propagación y ejecución de las reglas de conservación

• Cuando creas o actualizas una regla de conservación, este cambio puede tardar hasta tres horas en propagarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este plazo no se conservan.
• Cuando termina el periodo de conservación de una regla configurada para purgar archivos, esta regla puede tardar hasta 15 días en quitar los archivos afectados de Drive.

La fecha y hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo

La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.

• Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
• Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.

Origen del archivo (cliente)	Hora de creación	Hora de modificación
Aplicación web	Subida	Antes del 8 de abril del 2020: subida Después del 8 de abril del 2020: local
File Stream de Drive	Subida	Local
Copia de seguridad y sincronización	Subida	Local
iOS	Subida	Subida
Android	Subida	Subida
G Suite Migrate	Local	Local
API de Drive	Puede definirla el llamador	Puede definirla el llamador

Vault no permite crear reglas de conservación de Drive que tengan los mismos criterios

Todas las reglas personalizadas que crees para conservar archivos de Drive deben cumplir uno de estos requisitos:

• Tener una fecha única de creación o de última modificación.
  O bien
• Afectar a un conjunto único de usuarios.

Por ejemplo, se puede producir un conflicto si tienes una regla que afecta a una unidad organizativa e intentas añadir otra regla que afecte a una unidad compartida a la que tienen acceso todos los miembros de la unidad organizativa. En este caso, si las dos reglas tienen la misma fecha de creación o de última modificación, Vault rechaza la nueva regla.

Además, con el ajuste Incluir unidades compartidas puedes hacer que una regla de conservación sea única. Así evitarás conflictos entre dos reglas con criterios idénticos, ya que una de ellas incluye unidades compartidas y la otra no.

En los archivos sujetos a varias reglas de conservación, siempre se aplica la que fija un periodo de conservación más largo.

Gestionar la conservación en aplicaciones que almacenan datos en Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto	Conservación
Jamboard	Vault conserva las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de conservación de Drive. Las que no se guarden, se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.
Google Meet	Las grabaciones y los registros de Meet están sujetos a las reglas de conservación de Drive de forma predeterminada. Si quieres que las grabaciones de Meet se conserven de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de conservación de Google Meet. Si esas reglas están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de conservación de Drive.
Google Sites	Los sitios de Sites están sujetos a las reglas de conservación de Sites de forma predeterminada. Si quieres que los sitios se conserven de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de conservación de Sites. Si esas reglas están activadas, los sitios de Sites no estarán sujetos a las reglas de conservación de Drive. Si quieres conservar sitios de la misma forma que otros elementos de Drive, cambia la configuración de conservación de modo que los sitios se conserven mediante las reglas de Drive.

Reglas de conservación y archivos en la papelera

De forma predeterminada, Drive vacía los archivos de la papelera a los 30 días de haberse enviado a la papelera. Los usuarios también pueden vaciar toda la papelera o eliminar un archivo de la papelera de forma definitiva. Los administradores de Google Workspace pueden recuperar los archivos que se eliminan de la papelera, ya sea automáticamente o por un usuario, si han pasado menos de 25 días desde que se han eliminado. Consulta cómo hacerlo.

Puedes configurar reglas que mueven archivos a la papelera en Vault para ampliar o reducir el tiempo en que los archivos de la papelera siguen estando disponibles en Vault. Por ejemplo, si configuras una regla para archivos que estén en la papelera y defines un periodo de conservación de 5 días, esos archivos se eliminan automáticamente a los 5 días de moverlos allí. Los administradores todavía tendrán 25 días para restaurar los archivos, pero ya no estarán disponibles en Vault (salvo que estén retenidos). Si un usuario vacía los archivos de la papelera cuando solo llevaban 2 días allí, estarán disponible en Vault durante 3 días más, y los administradores podrán recuperarlos durante 25 días más.

Este tipo de reglas tienen estas propiedades:

• Se aplican a los archivos de la papelera que pertenecen al usuario o a la unidad compartida a la que se aplica la regla.
• Solo se aplican a los archivos que se hayan movido a la papelera el 1 de agosto del 2016 o después de esta fecha.
• No pueden tener un periodo de conservación indefinido.
• Prevalecen sobre otras reglas de conservación de Drive, incluidas otras reglas personalizadas que caduquen más tarde. Si un archivo movido a la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, se aplica la que tiene una fecha de vencimiento posterior.
• Las retenciones prevalecen sobre ellas.

Para configurar reglas que mueven archivos a la papelera, en Duración y acción, configura un periodo de conservación en función de la Fecha de envío a la papelera.

Configurar reglas de conservación personalizadas para Google Drive

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónReglas personalizadasCrear.
3. Selecciona Drive como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
4. Elige una de las siguientes opciones:
   • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta.
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Si quieres aplicar la regla a unidades compartidas asociadas a las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita la opción Incluir resultados de unidades compartidas.
   • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: permite aplicar la regla a una o varias unidades compartidas.

     Selecciona las unidades compartidas y haz clic en Añadir. Si tienes muchas unidades compartidas y la lista está dividida en varias páginas, la selección se mantiene a medida que cambias de página. Si marcas la casilla "Seleccionar todo" en la parte superior de la lista, solo se seleccionará la página actual. También puedes buscar en la lista por correo de un miembro o por el nombre de la unidad compartida.

     1. Para filtrar la lista por la dirección de correo de un miembro, sigue estos pasos:
        1. Haz clic en Buscar por correo de miembro.
        2. Introduce una o varias cuentas.
        3. Haz clic en Buscar.
     2. Para filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida (disponible si tu organización tiene menos de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en la casilla Filtrar por nombre.
        2. Escribe letras en el nombre de la unidad compartida. Por ejemplo, pr busca coincidencias en las unidades compartidas llamadas "Proyectos de ventas", "Proyectos de marketing" y "Gestión de productos", pero no en "Reparaciones".

           La lista dividida por páginas se actualiza automáticamente a medida que se añaden letras.

     3. Para buscar la unidad compartida por nombre (disponible si tu organización tiene más de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Buscar por nombre.
        2. Introduce una o varias palabras en el nombre de la unidad compartida. Nota: Las palabras deben ser exactas y completas. Por ejemplo, marketing, proyectos encuentra coincidencias entre unidades compartidas llamadas "Proyectos de marketing T4 2022" y "Proyectos de marketing". No coincide con una unidad compartida llamada "Archivo de proyecto de marketing", ya que "proyecto" no termina con una "s". Del mismo modo, ma no encuentra ninguna coincidencia, ya que solo es parte de una palabra, no la palabra completa.
        3. Haz clic en Buscar.
5. Haz clic en Continuar.

6. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
     3. Selecciona la hora de referencia del inicio del periodo de conservación.
7. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los archivos una vez transcurrido:
   • Para purgar solo los archivos que ya se han eliminado de la Papelera de los usuarios, elige la primera opción.
   • Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
   Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.

Definir la regla de conservación predeterminada para Google Drive

La regla de conservación predeterminada se aplica a los archivos de Drive, incluidos los almacenados en unidades compartidas, que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Drive .

4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
     3. Selecciona la hora de referencia del inicio del periodo de conservación.
5. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los archivos una vez transcurrido:
   • Para purgar solo los archivos que ya se han eliminado de la Papelera de los usuarios, elige la primera opción.
   • Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
   Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.