Conservar archivos en Drive con Vault

Como parte del plan de control de la información de tu organización, puedes decidir cuánto tiempo se conservarán los archivos en Drive, incluidas las grabaciones de Meet. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los archivos y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Antes de crear estas reglas, te recomendamos que leas cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede provocar que se eliminen datos de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre Google Drive y la conservación

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Tipos de archivos de Drive admitidos en Vault

Vault puede mantener en un bloqueo, conservar, buscar y exportar estos tipos de elementos almacenados en Drive:

  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos de Google, así como sitios creados con Google Sites
  • Grabaciones de Google Meet, así como registros de chat, preguntas y respuestas, y encuestas que tengan asociados (Más información sobre las grabaciones de Meet)
  • Archivos de Jamboard guardados en unidades de Drive de usuarios
  • Archivos en formatos que no son de Google y que los usuarios hayan subido a Drive

Vault no tiene en cuenta las carpetas ni los accesos directos de Drive.

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla

Las reglas de conservación se aplican a los archivos que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa a la que se aplica la política de conservación en cuestión. También se aplican a los archivos que se han compartido directamente con dichos usuarios, incluidos los archivos de unidades compartidas, independientemente de si los usuarios son miembros de esas unidades.

Si la opción Incluir unidades compartidas está marcada, las reglas de conservación también se aplicarán a las unidades compartidas que incluyan algún miembro de la unidad organizativa sujeta a esas reglas.

Cuando vence el periodo de conservación, solo se purgan los archivos que pertenecen a esos usuarios

Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Por lo tanto, entre los archivos conservados, se incluyen tanto los que pertenecen a los usuarios de la unidad organizativa en cuestión como los que otras personas han compartido con ellos. No obstante, cuando termina el periodo de conservación, Vault solo purga los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa. En ningún caso se purgan los archivos que hayan compartido usuarios ajenos a la unidad organizativa.

Unidades compartidas y conservación

Si aplicas reglas de conservación personalizadas a unidades compartidas:

  • Las reglas personalizadas que se aplican a todas las unidades compartidas afectan a la cobertura de conservación de todas las unidades compartidas de tu dominio.
  • Las reglas personalizadas que se aplican solo a determinadas unidades compartidas afectan únicamente a la cobertura de conservación de las unidades seleccionadas.

Los archivos de las unidades compartidas solo se pueden purgar mediante reglas de conservación específicas:

  • Estas reglas conservan todos los archivos de la unidad de Drive de un usuario que cumplan los criterios especificados (incluidos, si se ha especificado así en la regla, los archivos de sus unidades compartidas). Sin embargo, como los archivos de las unidades compartidas pertenecen a equipos y no a usuarios concretos, solo se pueden purgar si se aplican reglas de conservación específicas a las unidades compartidas.
  • Las reglas que se aplican a los usuarios y tienen la opción Incluir unidades compartidas seleccionada solo pueden ampliar la duración de la conservación de los archivos de la unidad compartida en cuestión.
La implementación de reglas de conservación y el vencimiento de los archivos de Drive pueden sufrir ciertos retrasos
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación, el cambio puede tardar hasta 3 horas en aplicarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este tiempo no se conservan y no pueden recuperarse.
  • Cuando termina el periodo de conservación, los archivos afectados pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive.
Las reglas de conservación y los bloqueos solo se aplican a los archivos creados por usuarios de tu dominio

Los archivos creados por personas ajenas a tu dominio y compartidos con tus usuarios no están sujetos a los bloqueos ni a las políticas de conservación de tu organización.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo
La hora de creación y modificación que aparece en un archivo cuando se sube por primera vez a Drive puede ser la del archivo local o la de subida, dependiendo de cómo se haya añadido el archivo a Drive. En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza dependiendo del origen del archivo.
  • Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
  • Local: la marca de tiempo es la del archivo original del dispositivo o servicio de origen.
Origen del archivo (cliente) Hora de creación Hora de modificación
Aplicación web Subida

Antes del 8 de abril del 2020: subida

Después del 8 de abril del 2020: local

File Stream de Drive Local Local
Copia de seguridad y sincronización Subida Local
iOS Subida Subida
Android Subida Subida
G Suite Migrate Local Local
API de Drive Puede definirla el llamador Puede definirla el llamador
Vault no permite crear varias reglas de conservación de Drive con los mismos criterios

Todas las reglas personalizadas que crees para conservar archivos de Drive deben cumplir uno de estos requisitos:

  • Tener una fecha única de creación o de última modificación.
    O bien
  • Afectar a un conjunto único de usuarios.

Por ejemplo, podría producirse un conflicto si tienes una regla que afecta a una unidad organizativa e intentas añadir otra regla que afecte a una unidad compartida a la que tienen acceso todos los miembros de la unidad organizativa. En este caso, si las dos reglas tienen la misma fecha de creación o de última modificación, Vault rechaza la nueva regla.

Además, con el ajuste Incluir unidades compartidas puedes hacer que una regla de conservación sea única. Así evitarás conflictos entre dos reglas con criterios idénticos, ya que una de ellas incluye unidades compartidas y la otra no.

En los archivos sujetos a varias reglas de conservación, siempre se aplica la que fija un periodo de conservación más largo.

Gestionar la conservación de aplicaciones que almacenan datos en Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto Conservación
Jamboard

Vault conserva las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de conservación de Drive. Las que no se guarden se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.

Google Meet

Las grabaciones de Meet están sujetas de forma predeterminada a las reglas de conservación de Drive.

Si quieres que las grabaciones de Meet se conserven de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de conservación de Google Meet. Si están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de conservación de Drive.

Reglas de conservación y archivos en la papelera

Puedes crear reglas de conservación personalizadas para purgar archivos una vez transcurrido un periodo determinado desde que se enviaron a la papelera. Las reglas mencionadas a continuación solo afectan a los archivos que se hayan enviado a la papelera el 1 de agosto del 2016 o con posterioridad:

  • Las reglas que se aplican a los archivos movidos a la papelera afectan tanto a los archivos que están en la papelera de los usuarios como a los que se hayan eliminado al vaciarla.
  • Estas reglas solo purgan archivos que pertenecen a los usuarios o a las unidades compartidas a los que se aplican.
  • Si un archivo que está en la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, la que se aplica a los archivos enviados a la papelera tiene prioridad sobre el resto. Si un archivo movido a la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, se aplica la que tiene una fecha de vencimiento posterior. Los bloqueos tienen prioridad sobre todas las reglas de conservación.
  • Todos los archivos de Drive que no estén sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación se purgan de todos los sistemas de Google unos 30 días después de que se hayan enviado a la papelera.
Las reglas de conservación no se aplican a los archivos que estén insertados en los documentos o las presentaciones a los que sí se aplican

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, pueden crear gráficos en Documentos de Google que muestren datos recogidos en un archivo de Hojas de cálculo de Google. En este caso, los cambios que se vayan haciendo en esa hoja de cálculo también se reflejarán en los gráficos.

En el ejemplo anterior, si hay una regla de conservación que se aplique al documento, pero ninguna regla o bloqueo que se aplique a la hoja de cálculo, es posible que esta hoja de cálculo se purgue aunque se conserve el documento.

Crear una regla de conservación personalizada en Google Drive

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. Selecciona Drive como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
  4. Elige una de las siguientes opciones:
    • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta:
      1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
      2. (Opcional) Si quieres aplicar la regla a unidades compartidas asociadas las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita la opciónIncluir resultados de unidades compartidas.
    • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
    • Unidades compartidas específicas: la regla se aplica a una unidad compartida a la que pertenece una cuenta concreta.
      1. Introduce una o varias cuentas y haz clic en Buscar.
      2. Selecciona una o varias unidades compartidas.
      3. Haz clic en Añadir.
  5. Haz clic en Continuar.
  6. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
      3. Selecciona la hora de referencia del inicio del periodo de conservación.
  7. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los archivos una vez transcurrido:
    • Para purgar solo los archivos que ya se han eliminado de la Papelera de los usuarios, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
    Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.

Configurar la regla de conservación predeterminada de Google Drive

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

La regla de conservación predeterminada se aplica a los archivos de Drive que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo.

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
  3. Haz clic en Drive "".
  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
      3. Selecciona la hora de referencia del inicio del periodo de conservación.
  5. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los archivos una vez transcurrido:
    • Para purgar solo los archivos que ya se han eliminado de la Papelera de los usuarios, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
    Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

Utilizar la versión clásica de Vault

Haz clic más abajo para abrir los pasos de la versión clásica de Vault (ediscovery.google.com). Ir a los pasos de la versión nueva de Vault

Definir reglas de conservación de Drive en ediscovery.google.com

Crear una regla de conservación personalizada en Google Drive

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. Las reglas personalizadas anulan siempre la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se retiene de acuerdo con la regla que tenga el periodo de cobertura de conservación más prolongado.

Para crear reglas de conservación personalizadas:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará tu regla: Drive.
  5. Selecciona una opción de la lista desplegable:
    • Unidad organizativa:
      • Haz clic en el botón para elegir una unidad organizativa.
      • (Opcional) Marca la casilla Incluir resultados de unidades compartidas para que la regla se aplique a las unidades compartidas asociadas a los miembros de la unidad organizativa.
    • Todas las unidades organizativas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas del dominio. 
    • Unidades compartidas específicas: haz clic en Buscar unidades compartidas, introduce la cuenta de un miembro y aplica la regla a una unidad compartida concreta.
  6. Indica durante cuánto tiempo se conservarán los archivos:
    • Haz clic en Indefinidamente para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de la regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar archivos tras un periodo concreto, introduce un número de días (entre 1 y 36.500). Indica si la regla se basará en una de las siguientes marcas de tiempo:
      • Creación
      • Última modificación
      • Se ha movido a la papelera
  7. Elige qué hacer con los archivos una vez finalizado el periodo que seleccionaste:
    • Elige la primera opción para purgar solo los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para purgar todos los archivos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.
  8. Haz clic en Vista previa para ver una lista de los archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a purgar los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada. 
  9. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que purgue archivos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Configurar la regla de conservación predeterminada de Google Drive

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los archivos que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo, incluidos archivos de Mi unidad y de unidades compartidas.

Si quieres definir una regla de conservación predeterminada en tu organización, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Drive.
  4. Marca la casilla Definir una regla de conservación predeterminada para Drive.
  5. Indica durante cuánto tiempo se conservarán los archivos:
    • Selecciona indefinidamente para conservar los archivos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar archivos tras un periodo concreto, introduce un número de días (entre 1 y 36.500). Indica si la regla debe aplicarse según la fecha de creación o de última modificación de los archivos.
  6. Elige qué hacer con los archivos una vez finalizado el periodo que seleccionaste:
    • Elige la primera opción para purgar solo los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para purgar todos los archivos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault comenzará a purgar los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente.
  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que purgue todos los archivos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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