Retener archivos de Drive con Vault

En tu plan de gobernanza de la información, puedes definir reglas de retención de archivos de Google Drive y especificar durante cuánto tiempo se retendrán en Drive. Por ejemplo, puedes especificar que algunos archivos se guarden durante siete años. También puedes eliminar los demás archivos una vez finalizado su periodo de retención.

En este artículo, te explicamos cómo funcionan las reglas de retención con elementos de Drive, cómo elegir qué datos retener, cómo definir un periodo de retención y mucho más.

En esta página

• Información importante sobre Drive y la retención
• Acerca del ámbito, las condiciones y la duración
• Crear reglas de retención de Drive personalizadas
• Crear la regla de retención de Drive predeterminada
• Eliminar reglas de retención de Drive personalizadas
• Eliminar la regla de retención de Drive predeterminada

Información importante sobre Drive y la retención

Antes de crear reglas de retención, te recomendamos que consultes cómo funciona la retención de datos y qué archivos de Drive se pueden retener en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de retención se configura de forma incorrecta, puede que se purguen datos de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un grupo reducido de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

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Qué datos se pueden retener

Datos que se retienen:

• Archivos de unidades de Drive y unidades compartidas de los usuarios
• Plantillas de correo
• Archivos cifrados con el cifrado del lado del cliente de Google Workspace
• Datos de Google Meet, salvo si está activada la regla de retención específica de Meet

Datos que no se retienen:

• Carpetas y accesos directos a Drive
• Sitios web creados con Google Sites, salvo si está desactivada la regla de retención de Sites
• Archivos enlazados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados con la versión clásica de Sites

Nota: De forma predeterminada, las reglas de retención de Drive se aplican a los datos de Meet, pero no a los de Sites. Para cambiar los datos que se aplican a las reglas de Drive, activa las reglas específicas de Meet y cambia la configuración de retención de Sites.

Consulta los detalles en las secciones sobre Drive, Meet y Sites del artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Identificar posibles retrasos con las reglas de retención

• Cuando creas o actualizas una regla de retención, este cambio puede tardar hasta 24 horas en propagarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este plazo no se retienen.
• Cuando termina el periodo de retención de una regla configurada para purgar archivos, los archivos en cuestión pueden tardar hasta 15 días en quitarse de Drive. Durante ese periodo, los usuarios podrán acceder a los elementos que no se hayan eliminado y que permanezcan en la unidad de Drive o en una unidad compartida. 

Retención en el caso de los servicios que almacenan datos en Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto	Retención
Jamboard	Vault retiene las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de retención de Drive. Las que no se guarden, se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.
Google Meet	Las grabaciones de Meet, las notas tomadas por Gemini, así como los registros de chat, preguntas y encuestas en Meet, están sujetos a las reglas de retención de Drive de forma predeterminada. Si quieres que las grabaciones de Meet se retengan de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención de Meet. Si esas reglas están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de retención de Drive.
Google Sites	Los sitios de Sites están sujetos a las reglas de retención de Sites de forma predeterminada. Si quieres que los sitios se retengan de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención de Sites. Si esas reglas están activadas, los sitios de Sites no estarán sujetos a las reglas de retención de Drive. Si quieres retener sitios de la misma forma que otros elementos de Drive, cambia la configuración de retención de modo que los sitios se retengan mediante las reglas de Drive.

Reglas de retención personalizadas frente a reglas predeterminadas

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para retener todos los datos del servicio durante un tiempo determinado, crea una regla de retención predeterminada. 

Más información sobre los dos tipos de reglas de retención

Acerca del ámbito, las condiciones y la duración

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Reglas de retención personalizadas del ámbito de las unidades organizativas frente a las del ámbito de las unidades compartidas

Al crear una regla de retención personalizada, puedes elegir su ámbito: Unidad organizativa, Todas las unidades compartidas o Unidades compartidas específicas.

Unidad organizativa

Cuando aplicas una regla de retención personalizada a una unidad organizativa, la regla se aplica a los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa.

Además, si seleccionas Usar reglas de conservación del propietario y los colaboradores del elemento de Drive en Retención Ajustes, la regla de retención también se aplica a los archivos de Mi unidad de otro usuario que se hayan compartido directamente con un usuario de la unidad organizativa seleccionada. Para obtener más información, consulta la sección Configuración de la retención más abajo.

Si se configura una regla para purgar archivos cuando finaliza el periodo de retención, Vault purga solo los archivos que sean propiedad de usuarios de esa unidad organizativa. Los archivos compartidos por usuarios ajenos a ella no se purgan.

Si seleccionas una unidad organizativa concreta y seleccionas Incluir elementos de unidades compartidas, la regla de retención se aplicará a cualquier elemento de las unidades compartidas que pertenezca a tu organización si un usuario de la unidad organizativa seleccionada:

• Si el interruptor está desactivado:
  • Tiene acceso directo a un elemento de Mi unidad de los propietarios o de otros propietarios.
• Si el interruptor está activado:
  • Tiene acceso directo al elemento.
  • Es Miembro o Invitado de un elemento compartido. Más información sobre cómo compartir archivos desde Drive
  • Es miembro de la unidad compartida.
  • Es colaborador o tiene acceso a una subcarpeta de una unidad compartida que contiene el elemento.

Sin embargo, las reglas no se aplican a grupos, como los de [e-mail], ni a los usuarios con acceso general. 

Todas las unidades compartidas y determinadas unidades compartidas

Puedes configurar una regla de retención personalizada para que se aplique a todas las unidades compartidas o solo a unidades compartidas concretas.

Solo los permisos Todas las unidades compartidas y Unidades compartidas específicas pueden eliminar archivos de unidades compartidas, ya que los archivos de unidades compartidas pertenecen al equipo y no a ningún usuario concreto.

Condiciones de reglas y periodos de retención basados en las etiquetas de Drive

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Standard y Education Plus Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Con una edición compatible de Google Workspace, puedes usar etiquetas de Drive para crear reglas de retención personalizadas. Puedes usar las propiedades de la etiqueta de Drive para ajustar las condiciones y el periodo de retención de la regla. Entre las condiciones habituales se incluyen reglas basadas en una etiqueta o una etiqueta con insignia, como Indef o Classified. 

Por ejemplo, un administrador ha creado una regla de retención que seleccionaba los archivos para su retención según una condición de etiqueta de Drive. En la siguiente imagen, el administrador creó la condición antes del 1 de marzo del 2023 para la etiqueta Contract date.

A continuación, el administrador utilizó la etiqueta de Drive para definir el periodo de retención de la regla. En este caso, el administrador definió el periodo de retención indicando el número de días (100). El inicio del periodo de retención se basa en la fecha establecida en la fecha de la etiqueta y en el campo de fecha preferido que se va a utilizar (Contract information > Contract date).

Una vez propagada la regla personalizada, un usuario al que se ha aplicado la regla ha creado un archivo en Mi unidad. El archivo se creó el 8 de febrero del 2023 y el usuario aplicó el campo Contract information > Contract date field con la Contract date el 15 de febrero del 2023. El resultado de la regla de retención fue el siguiente:

• Se ha aplicado la regla de retención. Como la fecha del contrato era el 15 de febrero del 2023 antes de la fecha del 1 de marzo del 2023, la condición de etiqueta se aprobó y la regla se aplicó.
• El periodo de retención comenzó en el valor del campo "Contract date" definido en el elemento. En este ejemplo, la fecha del contrato de la etiqueta es el 15 de febrero del 2023, por lo que el archivo se retendrá durante 100 días después de esa fecha. El 8 de febrero, el día en que se creó, no afecta al periodo de retención de datos, ya que no se seleccionó Date created en Start of retention period.

Más información sobre las etiquetas de Drive

Periodo de retención según la marca de tiempo de un archivo

Puedes definir reglas de retención para que empiecen en la fecha de creación o de modificación original, de la fecha de modificación o de la fecha de la etiqueta de Drive. 

Cuando un archivo se sube por primera vez a Google Drive, se le asigna una fecha de creación y una fecha de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación o de modificación del archivo local, o con la fecha de subida, según cómo se haya añadido el archivo a Drive. 

En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza para varias fuentes:

• Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
• Local: la marca de tiempo de la hora de creación o de la última modificación del archivo original en el dispositivo o servicio de origen.

Nota: Una vez que el archivo se haya subido a Google Drive, la fecha de modificación seguirá cambiando cada vez que se modifique el archivo.

Origen del archivo (cliente)	Hora de creación	Hora de modificación
Aplicación web	Subida	Antes del 8 de abril del 2020: subida Después del 8 de abril del 2020: local
Google Drive para ordenadores	Subida	Local
Copia de seguridad y sincronización	Subida	Local
iOS	Subida	Subida
Android	Subida	Subida
Google Workspace Migrate	Local	Local
API de Drive	Puede definirla el llamador	Puede definirla el llamador

Periodo de retención de los archivos enviados a la papelera

Los archivos de la papelera de Drive se pueden eliminar de dos maneras. En primer lugar, Drive elimina los archivos de la papelera 30 días después de que se hayan movido allí. En segundo lugar, el usuario puede eliminar manualmente los elementos de la papelera. 

Nota: Un administrador de Google Workspace puede recuperar los archivos eliminados de la papelera durante un periodo de hasta 25 días. Consulta cómo recuperar archivos eliminados. 

En Vault, puedes definir reglas para controlar cuánto tiempo permanecerán disponibles los archivos que se hayan enviado a la papelera antes de que se eliminen. Estas reglas se denominan reglas que mueven archivos a la papelera.

Por ejemplo, si configuras una regla para archivos que estén en la papelera y defines un periodo de retención de cinco días, esos archivos se eliminan automáticamente a los cinco días de moverlos allí. Aunque los administradores aún pueden restaurar el archivo durante 25 días, ya no está disponible en Vault. Si un usuario elimina un archivo de la papelera dos días después de haberlo movido ahí, estará disponible en Vault durante tres días más y los administradores podrán recuperarlo durante 25 días o más si el elemento está retenido.

Una regla que mueve archivos a la papelera:

• Afecta a los archivos que pertenecen al usuario o a la unidad compartida a la que se aplica la regla.
• Se aplica a los archivos que se hayan movido a la papelera a partir del 1 de agosto del 2016 en adelante.
• No pueden tener un periodo de retención indefinido.
• Prevalecen sobre otras reglas de retención de Drive, incluidas otras reglas personalizadas que caduquen más tarde. Si un archivo movido a la papelera está sujeto a varias reglas de retención, se aplica la que tenga una fecha de vencimiento posterior.
• Las retenciones prevalecen sobre ellas.
• No se aplica a los elementos que se restauran de la papelera.

Para crear una regla que mueve archivos a la papelera, en el paso 7 indicado más abajo, selecciona Fecha de envío a la papelera para el inicio del periodo de retención.

Seleccionar la configuración de retención de los datos de Mi unidad de un usuario

Tú eliges cómo se aplican las reglas de retención a los datos de Mi unidad de un usuario. Las reglas se pueden aplicar al propietario y a todos los colaboradores del elemento de Mi unidad (lectores, comentaristas y editores) o solo al propietario.

La regla de retención que se aplica al propietario y a todos los colaboradores retiene la mayor cantidad de datos y es la opción más habitual. Si aplicas la regla de retención solo al propietario, es posible que se retengan menos datos. 

Advertencia: Si cambias la configuración de la regla de retención, puede que se eliminen los datos de forma permanente. Asegúrate de que ese es el resultado esperado antes de continuar.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónConfiguración.
3. Junto a Conserva elementos de Drive de los usuarios mediante las reglas del propietario y de los colaboradores, elige una de estas opciones:
   • Usar reglas de conservación del propietario y los colaboradores del elemento de Drive: se aplican las reglas del propietario y de todos los usuarios con acceso directo al elemento.
   • Usar reglas de conservación solo del propietario del elemento de Drive: aplica las reglas solo del propietario del elemento de Drive.
     Advertencia: Si los tiempos de retención del propietario del elemento de Drive son inferiores a los de un colaborador, es posible que los datos se purguen inmediatamente.

Prioridad de las reglas del propietario y de los colaboradores

Los administradores de Vault pueden crear reglas de retención para el propietario o los colaboradores de un elemento de Drive. Las reglas de retención del propietario del elemento de Drive son las únicas reglas que pueden caducar un elemento con la parte "acción" de la regla.

Las reglas de retención personalizadas del propietario del elemento de Drive tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, aunque estas últimas venzan más tarde.

Las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden ampliar el periodo de retención. Una regla personalizada más corta de un colaborador no puede anular una regla predeterminada más larga del propietario (que no tiene reglas personalizadas).

Crear reglas de retención de Drive personalizadas

Nota: Para establecer la duración de la retención en los campos de fecha de las etiquetas de Drive, primero debes crear una condición de etiqueta de Drive con un campo de fecha. Información sobre cómo crear etiquetas de Drive en una organización

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónReglas personalizadasCrear.
3. Junto a Servicio, selecciona Drive haz clic en Continuar.
4. Elige el ámbito de la regla:
   • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta.
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Si quieres que la regla se aplique a cualquier elemento de la unidad compartida de tu organización, y si un usuario de la unidad organizativa seleccionada es miembro directo de la unidad o tiene acceso directo al elemento, activa Incluir elementos de unidades compartidas. Con esta opción se puede ampliar el periodo de retención, pero no se eliminan los archivos. Más información en la sección Todas las unidades compartidas y determinadas unidades compartidas
   • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: permite aplicar la regla a una o varias unidades compartidas.

     Selecciona las unidades compartidas y haz clic en Añadir. Si tienes muchas unidades compartidas y la lista está dividida en varias páginas, la selección se mantiene a medida que cambias de página. Si marcas la casilla "Seleccionar todo" en la parte superior de la lista, solo se seleccionará la página actual. También puedes buscar en la lista por correo de un miembro o por el nombre de la unidad compartida.

     1. Para filtrar la lista por la dirección de correo de un miembro, sigue estos pasos:
        1. Haz clic en Buscar por correo de miembro.
        2. Introduce una o varias cuentas.
        3. Haz clic en Buscar.
     2. Para filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida (disponible si tu organización tiene menos de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Filtrar por nombre e introduce letras en el nombre de la unidad compartida. Por ejemplo, pr busca coincidencias en las unidades compartidas llamadas "Proyectos de ventas", "Proyectos de marketing" y "Gestión de productos", pero no en "Reparaciones".

           La lista dividida por páginas se actualiza automáticamente a medida que se añaden letras.

        2. Marca o desmarca las casillas Intro.

     3. Para buscar la unidad compartida por nombre (disponible si tu organización tiene más de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Buscar por nombre de unidad compartida.
        2. Introduce una o varias palabras en el nombre de la unidad compartida. Nota: Las palabras deben ser exactas y completas. Por ejemplo, marketing, proyectos encuentra coincidencias entre unidades compartidas llamadas "Proyectos de marketing T4 2022" y "Proyectos de marketing". No coincide con una unidad compartida llamada "Archivo de proyecto de marketing", ya que "proyecto" no termina con una "s". Del mismo modo, ma no encuentra ninguna coincidencia, ya que solo es parte de una palabra, no la palabra completa.
        3. Haz clic en Buscar.
5. Haz clic en Continuar.
6. (Opcional) Añade condiciones de etiqueta de Drive:
   1. Haz clic en Añadir condición de etiqueta.
   2. Selecciona un título de etiqueta haz clic en Añadir.
   3. Selecciona los valores.
   4. (Opcional) Crea otra condición de etiqueta.
   5. Haz clic en Continuar.

7. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
     3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservaciónselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera. 
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
     4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Crear la regla de retención de Drive predeterminada

La regla de retención predeterminada se aplica a los archivos de Drive, incluidos los almacenados en unidades compartidas, que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Drive .

4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
     3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservaciónselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera. 
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
     4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
5. Haz clic en Crear. Marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Eliminar reglas de retención de Drive personalizadas

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación Reglas personalizadas.
3. Coloca el cursor sobre la regla personalizada haz clic en Eliminar.
   Advertencia: Los datos sujetos a esta regla que no estén protegidos por bloqueos ni por otras reglas de retención podrían eliminarse definitivamente de inmediato.
4. Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar.

Eliminar una regla de retención de Drive predeterminada

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Coloca el cursor sobre Drive haz clic en Eliminar.
   Advertencia: Los datos sujetos a esta regla que no estén protegidos por bloqueos ni por otras reglas de retención podrían eliminarse definitivamente de inmediato.
4. Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar.