تعيين قواعد الاحتفاظ لـ Drive

يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ للتحكم في طول فترة الاحتفاظ بالملفات في Drive لأغراض جمع الأدلة الإلكترونية.

قبل ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تمت تهيئتها بشكل غير صحيح إلى مسح البيانات من حسابات المستخدمين في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

معلومات مهمة عن Drive والاحتفاظ بالبيانات

أنواع الملفات التي تم تضمينها في دعم Vault لخدمة Drive
يمكن لخدمة Vault الاحتفاظ ببيانات الملفات التالية التي تم تخزينها في Drive والبحث عنها وتصديرها:
  • "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"النماذج" و"الرسومات" من Google
  • تسجيلات Hangouts Meet
  • ملفات Jamboard التي تم حفظها في Drive للمستخدمين
  • ملفات غير تابعة لشركة Google حمّلها المستخدمون في Drive 

تفاوت مدى سريان الاحتفاظ بالبيانات حسب نوع القاعدة

تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الملفات التي يمتلكها المستخدمون والتي تمت مشاركتها مباشرةً معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها السياسة. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان هذا المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة هذه أم لا.

في حال تم وضع علامة في المربع تضمين مساحات Drives المشتركة، تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات أيضًا على مساحات Drive المشتركة التي تتضمن أعضاء الوحدة التنظيمية المشمولة.

عند انتهاء صلاحية تغطية الاحتفاظ، سيقتصر المحو النهائي على الملفات التي يملكها أولئك المستخدمون فقط.

تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive التابع لمستخدم (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ويتضمن ذلك الملفات التي يمتلكها المستخدمون أو التي تمت مشاركتها معهم في الوحدة التنظيمية التي تسري عليها القاعدة. ومع ذلك، عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ، سيمحو Vault نهائيًا الملفات التي يملكها مستخدمو تلك الوحدة التنظيمية فقط. ولن يتم محو الملفات التي تمت مشاركتها من خارج الوحدة التنظيمية أبدًا.

مساحات Drive المشتركة والاحتفاظ بالبيانات

عند تطبيق قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مساحات Drive المشتركة:

  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل جميع مساحات Drive المشتركة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات لجميع مساحات Drive المشتركة في نطاقك.
  • تؤثِّر القاعدة المخصَّصة التي تشمل مساحات Drive مشتركة معيّنة في تغطية الاحتفاظ بالبيانات في مساحات Drive المشتركة المُحدَّدة فقط.

لا يمكن محو ملفات مساحة Drive المشتركة نهائيًا إلا من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة:

  • تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجميع الملفات التي تسري عليها القاعدة في Drive الخاص بأحد المستخدمين (بما في ذلك ملفات مساحة Drive المشتركة، في حال تم إعداد القاعدة لتشملها). ونظرًا لأن الفريق هو من يمتلك ملفات مساحة Drive المشتركة وليس مستخدم معيّن، يمكن لقواعد الاحتفاظ بالبيانات المُحدَّدة لمساحة Drive المشتركة فقط محو الملفات في مساحة Drive المشتركة نهائيًا.
  • لا يمكن إلا للقواعد التي تنطبق على المستخدمين، والتي تم وضع علامة في المربع تضمين مساحات Drive المشتركة لديها، تمديد دورة حياة ملفات مساحات Drive المشتركة.
قد يكون تنفيذ قواعد الاحتفاظ وانتهاء صلاحية الملفات في Drive عرضة للتأخير
  • عند إنشاء قاعدة احتفاظ أو تحديثها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى ثلاث ساعات. ولا يتم الاحتفاظ بالملفات التي حذفها المستخدمون أثناء فترة النشر هذه، ولا يمكن استردادها.
  • عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ، قد تستغرق إزالة الملفات المتأثرة من Drive ما يصل إلى 15 يومًا.
لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وأوامر التحفظ المؤقت على البيانات إلا على الملفات التي أنشأها المستخدمون في نطاقك

لا تخضع الملفات، التي تم إنشاؤها خارج نطاقك ومشاركتها مع المستخدمين، لسياسات الاحتفاظ بالبيانات أو أوامر التحفُّظ على البيانات بمؤسستك.

لن تسمح لك أداة Vault بإنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات في Drive لها نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات.

يجب أن يتوفَّر في كل قاعدة احتفاظ بالبيانات مُخصَّصة تُنشئها للملفات في Drive ما يلي: 

  • تاريخ آخر تعديل أو تاريخ إنشاء فريد.
    أو
  • تنطبق على مجموعة فريدة من المستخدمين.

مثلاً، قد يحدث تعارض في حال كان لديك قاعدة تسري على وحدة تنظيمية، وتحاول بعد ذلك إضافة قاعدة تنطبق على مساحة Drive مشتركة يمكن لجميع أعضاء الوحدة التنظيمية الوصول إليها. ترفض Vault القاعدة الجديدة في حال كانت تتضمن نفس تاريخ الإنشاء/آخر تعديل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام الإعداد تضمين مساحات Drive المشتركة لجعل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات فريدة. وليس هناك تعارض بين قاعدتين لهما نفس معايير الاحتفاظ بالبيانات، في حال تضمنت إحدى القاعدتين مساحات Drive المشتركة ولم تتضمنها الأخرى.

يتم دائمًا الاحتفاظ بالملفات المشمولة بتغطية قواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة احتفاظ.​

إدارة الاحتفاظ ببيانات التطبيقات التي تُخزّن البيانات في Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
قواعد الاحتفاظ بالبيانات والملفات في سلة المهملات

يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات يمكنها محو الملفات نهائيًا بعد مرور عدد مُحدّد من الأيام بعد أن ينقلها المستخدمون إلى سلة المهملات. وتخضع الملفات التي تم نقلها إلى المهملات في الأول من آب (أغسطس) 2016 أو بعده فقط لقواعد "تم النقل إلى المهملات":

  • تنطبق قاعدة "تم النقل إلى المهملات" على كلٍّ من الملفات المتاحة في سلة مهملات مستخدم والملفات التي تم حذفها عندما أفرغ المستخدم سلة المهملات.
  • لا تمحو قاعدة "تم النقل إلى المهملات" إلا الملفات المملوكة للمستخدم أو مساحة Drive المشتركة التي تنطبق عليها نهائيًا.
  • في حال كان هناك ملف في سلة المهملات يخضع لقواعد متعددة للاحتفاظ بالبيانات، تحلّ قاعدة "تم النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى. وفي حال تطبيق قواعد "تم النقل إلى المهملات" المتعددة على ملف، يتم الاحتفاظ ببيانات هذا الملف وفقًا للقاعدة ذات أطول فترة. ويُرجى العلم أن عمليات الاحتفاظ بالبيانات لها الأولوية على جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  • يتم حذف ملفات مساحة Drive المشتركة التي لا تخضع لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات أو عملية الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا من جميع أنظمة Google بعد مرور 30 يومًا تقريبًا من نقلها إلى سلة المهملات.
لا تؤدي قواعد الاحتفاظ بالبيانات إلى توسيع التغطية للملفات المُضمّنة في المستندات والعروض التقديمية.

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في "جدول بيانات Google". وكلما يتم تحديث جدول البيانات، يتم أيضًا تحديث الرسم البياني في المستند.

في المثال أعلاه، في حال احتفظت قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بالمستند، ولم تحتفظ عمليات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات بجدول البيانات، يمكن محو جدول البيانات نهائيًا على الرغم من الاحتفاظ ببيانات المستند.

إنشاء قاعدة احتفاظ مخصصة لـ Drive

يمكن أن تستند القواعد المخصصة إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. تلغي القواعد المخصصة القاعدة التلقائية دائمًا، وإذا انطبقت قواعد احتفاظ متعددة على إحدى الرسائل أو الملفات، فإنه يتم الاحتفاظ بالرسالة أو الملف وفقًا للقاعدة التي لها أطول فترة تغطية احتفاظ.

لإنشاء قواعد احتفاظ مخصصة:

  1. سجّل الدخول إلى Vault‏.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختر مكان تطبيق القاعدة: Drive.
  5. اختر كيانًا من القائمة المنسدلة:
    • الوحدة التنظيمية:
      • انقر على الزر لاختيار وحدة تنظيمية.
      • (اختياري) ضع علامة في المربّع تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة في حال كنت تريد تطبيق هذه القاعدة على مساحات Drive المشتركة المرتبطة بأعضاء الوحدة التنظيمية.
    • جميع مساحات Drive المشتركة - طبّق القاعدة على جميع مساحات Drive المشتركة في النطاق. 
    • مساحات Drive المشتركة - انقر على العثور على مساحات Drive المشتركة لإدخال حساب عضو وتطبيق القاعدة على مساحة Drive مشتركة محدّدة.
  6. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
    • انقر على إلى أجل غير مسمى للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكلٍ دائم. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ بالبيانات. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • لتجاهل الملفات بعد فترة زمنية، أدخِل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 365.00. حدّد إذا كانت القاعدة ستعتمد على الوقت الذي خضع فيه كل ملف إلى ما يلي:
      • الإنشاء
      • آخر تعديل
      • النقل إلى سلة المهملات
  7. اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع الملفات التي تجاوزت المدة المحددة كما يلي:
    • اختر الخيار الأول لمحو الملفات نهائيًا التي حذفها المستخدمون من قَبل فقط.
    • اختر الخيار الثاني لحذف جميع الملفات نهائيًا. ويتضمن ذلك الملفات الموجودة في Drives للمستخدمين. ويتضمن ذلك أيضًا البيانات المحذوفة سابقًا.
  8. انقر على معاينة لعرض قائمة من الملفات التي ستتم تغطيتها من خلال قاعدة الاحتفاظ هذه. افحص القائمة للتحقق من أنك عيَّنتَ القاعدة بطريقة صحيحة. وتأكد من أنها لا تحذف بصفة دائمة البيانات التي قد يحتاجها المستخدمون.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  9. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو الملفات نهائيًا. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

ملاحظات مهمة

  • عناوين البريد الإلكتروني البديلة في حقل "العبارات": عنوان البريد الإلكتروني البديل هو عنوان بريد إلكتروني بديل يوجَّه إلى عنوان بريد إلكتروني رئيسي. ولا تتضمن قواعد الاحتفاظ المخصصة أسماء البريد الإلكتروني المستعارة بشكل تلقائي. إذا كنت تريد الاحتفاظ بأسماء البريد الإلكتروني المستعارة، يجب إضافتها إلى حقل العبارات.
  • حسابات المستخدمين التي تمت إعادة تسميتها: لا يتم تعديل قواعد الاحتفاظ المخصصة عند إعادة تسمية حسابات المستخدمين تلقائيًا. ويستمر تطبيق قاعدة الاحتفاظ على العناوين المدرجة بشكل صريح فقط في حقل العبارات ضمن القاعدة. فعلى سبيل المثال، في حالة انطباق قاعدة على رسائل تتضمن before@example.com وتمت إعادة تسمية ذلك المستخدم إلى after@example.com، فلن تنطبق قاعدة الاحتفاظ إلا على الرسائل المرسلة إلى before@example.com.
  • تعديل قاعدة احتفاظ مخصصة: يمكنك تعديل قاعدة مخصصة، ولكن يجب عليك التعرُّف على أوجه تأثير ذلك التعديل على البيانات التي تم الاحتفاظ بها. ويتم الاحتفاظ بالبيانات بناءً على أحدث تعديل في قاعدة الاحتفاظ.

تعيين قاعدة الاحتفاظ التلقائية لـ Drive

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الملفات غير المشمولة من خلال قاعدة مخصصة أو عملية احتفاظ بالبيانات. ويتضمن ذلك الملفات في "ملفاتي" وفي مساحات Drive المشتركة.

لضبط القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات لمؤسستك:

  1. سجّل الدخول إلى Vault‏.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. ضمن القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، انقر على Drive.
  4. حدّد المربع تعيين قاعدة احتفاظ تلقائية لـ Drive.
  5. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بجميع الملفات بشكل دائم. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ بالبيانات. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • لتجاهل الملفات بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500. حدّد ما إذا كانت القاعدة مستندة إلى الوقت الذي تم فيه إنشاء كل ملف أو الوقت الذي تم فيه إجراء آخر تعديل.
  6. اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع الملفات التي تجاوزت المدة المحددة كما يلي:
    • اختر الخيار الأول لمحو الملفات نهائيًا التي حذفها المستخدمون من قَبل فقط.
    • اختر الخيار الثاني لحذف جميع الملفات نهائيًا. ويتضمن ذلك الملفات الموجودة في Drives للمستخدمين. ويتضمن ذلك أيضًا البيانات المحذوفة سابقًا.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة.
  7. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو جميع الملفات نهائيًا. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟