بالنسبة إلى خطة إدارة المعلومات، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات لملفات Google Drive وتحديد مدة الاحتفاظ بها في Drive. على سبيل المثال، يمكنك تحديد أنه يجب الاحتفاظ ببعض الملفات لمدة 7 سنوات. أو أنه يجب حذف الملفات الأخرى بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات.
يمكنك التعرَّف في هذه المقالة على كيفية عمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات مع ملفات Drive، وكيفية اختيار البيانات التي يتم الاحتفاظ بها، وكيفية تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، وغيرها.
- معلومات مهمة حول Drive والاحتفاظ بالبيانات
- لمحة عن النطاق والشروط والمدة
- إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Drive
- إنشاء القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Drive
- حذف قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Drive
- حذف القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Drive
معلومات مهمة حول Drive والاحتفاظ بالبيانات
قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة ملفات Drive المتوفرة في Vault.
البيانات التي يحتفظ بها:
- الملفات المتوفرة في مساحات التخزين السحابي ومساحات التخزين السحابي المشتركة للمستخدمين
- تنسيقات البريد الإلكتروني
- الملفات المُشفَّرة باستخدام ميزة التشفير من جهة العميل في Google Workspace
- بيانات Google Meet، ما لم يتم تفعيل الاحتفاظ ببيانات Meet
البيانات التي لا يحتفظ بها:
- المجلدات واختصارات Drive
- "مواقع Google"، ما لم يتم إيقاف الاحتفاظ ببيانات "مواقع Google".
- الملفات المرتبطة
- الملفات الخارجية التي تتم مشاركتها مع المستخدمين
- المواقع الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الإصدار الكلاسيكي من "مواقع Google"
ملاحظة: تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive تلقائيًا على بيانات Meet وليس على "مواقع Google". لتغيير البيانات التي تغطيها قواعد Drive، يمكنك تفعيل قواعد تطبيق Meet وتغيير إعدادات الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google".
للتعرَّف على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى أقسام Drive وMeet و"مواقع Google" في الخدمات وأنواع البيانات المتوافقة .
- عند إنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات أو تعديلها، قد يستغرق نشر القاعدة ما يصل إلى 24 ساعة. ولا يتم الاحتفاظ بالملفات التي حذفها المستخدمون خلال فترة النشر هذه.
- عند انتهاء صلاحية فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات وضبط القاعدة على إزالة الملفات نهائيًا، يمكن أن تستغرق إزالة الملفات المتأثرة من Drive ما يصل إلى 15 يومًا. يتمكن المستخدم من الوصول إلى العناصر التي لم تحذف والمتاحة في Drive أو مساحة التخزين السحابة الإلكترونية المشتركة الخاصة بالمستخدم خلال هذه الفترة.
تُخزِّن بعض خدمات Google بياناتها في Drive. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على هذه البيانات على النحو التالي:
| المنتج | الاحتفاظ بالبيانات |
|---|---|
| Jamboard | تحتفظ أداة Vault بمحتوى Jam المحفوظ في حسابات المستخدمين على Drive وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Vault. |
| Google Meet | تغطي قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive تسجيلات Meet وسجلّات المحادثات في Meet والأسئلة والأجوية واستطلاعات الرأي تلقائيًا.
لإدارة عملية الاحتفاظ بتسجيلات Meet بشكل مختلف عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet. عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet. |
| مواقع Google | تغطي قواعد الاحتفاظ بالبيانات على "مواقع Google" المواقع الإلكترونية بشكل تلقائي.
للاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية بطريقة مختلفة عن العناصر الأخرى في Drive، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google". عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google"، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على المواقع الإلكترونية. للاحتفاظ بالمواقع مثلما هو الحال مع العناصر الأخرى في Drive، يمكنك تغيير إعدادات الاحتفاظ حتى يتم الاحتفاظ بالمواقع من خلال قواعد Drive. |
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا محدَّدة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لفترة زمنية محدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
يمكنك الاطّلاع على مزيد من المعلومات حول نوعَي قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
لمحة عن النطاق والشروط والمدة
الوحدة التنظيمية مقابل نطاق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المخصَّصة في مساحة التخزين السحابي المشتركةعند إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات، يمكنك تحديد أحد الخيارات التالية لنطاق القاعدة: الوحدة التنظيمية أو جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة أو مساحات تخزين سحابي مشتركة محدَّدة.
الوحدة التنظيمية
عند تطبيق قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على وحدة تنظيمية، تُطبَّق القاعدة على الملفات التي يمتلكها المستخدمون في هذه الوحدة التنظيمية.
بالإضافة إلى ذلك، في حال اختيار استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمالك الملف في Drive والمتعاونين معه ضمن الاحتفاظ بالبيانات
في حال ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على إزالة الملفات نهائيًا في نهاية فترة الاحتفاظ بالبيانات، لا تزيل أداة Vault نهائيًا إلا الملفات التي يمتلكها المستخدمون في هذه الوحدة التنظيمية. لا تتم إزالة الملفات التي تمت مشاركتها من خارج الوحدة التنظيمية نهائيًا.
في حال اختيار وحدة تنظيمية وتحديد الخيار تضمين الملفات من مساحات التخزين السحابي المشتركة، تُطبَّق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على أيّ ملف في مساحة التخزين السحابي المشتركة التي تمتلكها مؤسستك إذا كان المستخدم في الوحدة التنظيمية المحدَّدة:
- لديه إمكانية الوصول المباشر إلى الملف
- عضوًا أو ضيفًا لملف مشترك. تعرَّف على المزيد من المعلومات حول مشاركة الملفات في Drive.
- عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة
- متعاون أو يمتلك إذن وصول إلى مجلد فرعي على مساحة التخزين السحابي المشتركة يتضمّن الملف
ولا تنطبق القواعد على المجموعات، مثل Eng-team-group@solarmora.com أو مستخدمي إذن الوصول العام.
جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة ومساحات التخزين السحابي المشتركة المحدَّدة
يمكنك ضبط قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لتغطية جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة أو مساحات تخزين سحابي مشتركة محدَّدة فقط.
يمكن فقط لنطاقَي جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة ومساحة التخزين السحابي المشتركة المحدّدة حذف ملفات من مساحات التخزين السحابي المشتركة لأنّ الفريق يمتلك ملفات مساحة التخزين السحابي المشتركة وليس لأي مستخدم محدّد.
الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Business Standard وBusiness Plus وEnterpriseEnterprise وEducation Standard وEducation Plus وEssentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وG Suite Business.
يمكنك استخدام تصنيفات Drive لإنشاء قواعد مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات من خلال أحد إصدارات Google Workspace المتوافقة. يمكنك استخدام خصائص تصنيف Drive لتعديل شروط القاعدة وفترة الاحتفاظ بالبيانات. تتضمّن الشروط الشائعة قواعد تستند إلى تصنيف أو تصنيف ذي شارة، مثل Indef أو Classified.
مثلاً، أنشأ أحد المشرفين قاعدة احتفاظ بالبيانات اختارت الملفات التي يتم الاحتفاظ بها استنادًا إلى شرط تصنيف Drive. في الصورة أدناه، أنشأ المشرف الشرط قبل 1 آذار (مارس) 2023 للتصنيف تاريخ العقد.
بعد ذلك، استخدَم المشرف تصنيف Drive لضبط فترة الاحتفاظ بالبيانات للقاعدة. في هذه الصفحة، يُحدِّد المشرف فترة الاحتفاظ بالبيانات من خلال ضبط عدد أيام الاحتفاظ بالبيانات (100). تستند بداية فترة الاحتفاظ بالبيانات إلى التاريخ المحدّد في تاريخ التصنيف وحقل التاريخ المفضّل للاستخدام (معلومات العقد > تاريخ العقد).
بعد نشر القاعدة المخصّصة، أنشأ أحد المستخدمين المشمولين في القاعدة ملفًا في "ملفاتي". أُنشيء الملف في 8 فبراير 2023 وطبَّق المستخدممعلومات العقد > حقل تاريخ العقد مع تاريخ العقد في 15 فبراير 2023. كانت نتيجة قاعدة الاحتفاظ بالبيانات:
- تم تطبيق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات. بما أنّه تم ضبط تاريخ العقد في 15 شباط (فبراير) 2023 قبل تاريخ الشرط في 1 آذار (مارس) 2023، تم استيفاء شرط التصنيف وتم تطبيق القاعدة.
- بدأت فترة الاحتفاظ بالبيانات في قيمة حقل "تاريخ العقد" الذي تم تحديده للملف. في هذا المثال، تم ضبط تصنيف تاريخ عقد في 15 شباط (فبراير) 2023، لذلك سيتم الاحتفاظ بالملف لمدة 100 يوم بعد ذلك التاريخ. لا يؤثر يوم 8 شباط (فبراير) الذي تم إنشاء الملف خلاله في فترة الاحتفاظ بالبيانات، حيث لم يتم اختيار تاريخ الإنشاء ضمن بداية فترة الاحتفاظ بالبيانات.
التعرَّف على مزيد من المعلومات حول تصنيفات Drive
يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات للبدء في تاريخ الإنشاء الأصلي للملف أو تاريخ التعديل أو تاريخ نقله إلى المهملات أو حقل تاريخ تصنيف Drive.
- وقت التحميل: هو الطابع الزمني عند تحميل الملف إلى Google Drive
- الوقت المحلي: هو الطابع الزمني لوقت إنشاء الملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر
| مصدر الملف (البرنامج) | وقت الإنشاء | وقت التعديل |
|---|---|---|
| تطبيق الويب | وقت التحميل |
قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: |
| Google Drive للكمبيوتر المكتبي | وقت التحميل | محلي |
| الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين | تحميل | محلي |
| iOS | تحميل | تحميل |
| Android | تحميل | تحميل |
| نقل البيانات في G Suite | محلي | محلي |
| Drive API | يمكن ضبطه بواسطة المتصل | يمكن ضبطه بواسطة المتصل |
يمكن حذف الملفات الموجودة في مهملات Drive بطريقتين؛ الأولى، تحذف خدمة Drive ملفات المهملات بعد 30 يومًا من نقلها تلقائيًا. الثانية، يمكن للمستخدم حذف الملفات يدويًا من المهملات.
ملاحظة: يمكن لمشرف Google Workspace استرداد الملفات المحذوفة من المهملات خلال مدة أقصاها 25 يومًا. تعرَّف على مزيد من المعلومات حول استرداد الملفات المحذوفة.
يمكنك ضبط قواعد للتحكّم في مدة بقاء الملفات في المهملات لأداة Vault قبل حذفها. يُطلق عليها اسم قواعد تم النقل إلى المهملات.
على سبيل المثال، في حال ضبط إحدى قواعد النقل إلى المهملات مع فترة احتفاظ بالبيانات لمدة 5 أيام، سيتم حذف أحد الملفات من المهملات تلقائيًا بعد 5 أيام من نقله إليها. على الرغم من أنّه يظلّ بإمكان المشرفين استعادة الملف خلال 25 يومًا، لن يعد متاحًا لأداة Vault. في حال حذف المستخدم ملفًا من المهملات بعد يومين من نقله إليها، سيظلّ الملف متاحًا لأداة Vault لمدة 3 أيام إضافية ويمكن للمشرفين استرداده خلال 25 يومًا أو أكثر، إذا كان الملف خاضعًا لعملية تجميد بيانات.
قاعدة النقل إلى المهملات:
- تنطبق على الملفات المملوكة للمستخدم أو مساحة التخزين السحابي المشتركة التي تنطبق عليها القاعدة.
- تنطبق على الملفات التي تم نقلها إلى المهملات اعتبارًا من 1 آب (أغسطس) 2016 أو بعد هذا التاريخ.
- لا يمكن أن تكون لها فترة احتفاظ بالبيانات غير محددة.
- تلغي قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى في Drive، بما في ذلك القواعد المخصصة الأخرى التي تنتهي صلاحيتها لاحقًا. إذا كانت تنطبق عدة قواعد "تم النقل إلى المهملات" على ملف، يتم الاحتفاظ بالملف وفقًا للقاعدة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأخير.
- يتم إلغاؤها بواسطة عمليات تجميد البيانات.
- لا ينطبق على الملفات التي تتم استعادتها من المهملات.
لإنشاء قاعدة "تم النقل إلى المهملات"، في الخطوة 7 أدناه، اضبط بداية فترة الاحتفاظ بالبيانات على تاريخ النقل إلى المهملات.
يمكنك اختيار كيفية تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في مجلد "ملفاتي" للمستخدم. يمكن تطبيق القواعد على الملفات في مجلد "ملفاتي" للمالك وجميع المتعاونين معه (المشاهدون والمعلّقون والمحرِّرون) أو للمالك فقط.
يؤدي تطبيق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على المالك وجميع المتعاونين معه إلى الاحتفاظ بأكبر قدر من البيانات، وهو الخيار الأكثر شيوعًا. قد يؤدي تطبيق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على المالك فقط إلى الاحتفاظ بقدر أقل من البيانات.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
الإعدادات.
- بجانب الاحتفاظ بملفات Drive للمستخدمين وفقًا لقواعد المالك والمتعاونين معه، حدِّد أحد الخيارات التالية:
- استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمالك الملف في Drive والمتعاونين معه: يمكنك تطبيق قواعد المالك وجميع المستخدمين الذين لديهم إذن الوصول المباشر إلى الملف.
- استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمالك الملف في Drive فقط: يمكنك تطبيق قواعد مالك ملف Drive فقط.
تحذير: إذا كانت مُدد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمالك الملف في Drive أقصر من المتعاونين معه، قد تتم إزالة البيانات نهائيًا على الفور.
إنشاء قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Drive
ملاحظة: لضبط مدة الاحتفاظ بالبيانات في حقول تاريخ تصنيف Drive، يجب أولاً إنشاء شرط تصنيف Drive باستخدام حقل التاريخ. تعرَّف على كيفية إنشاء تصنيفات Drive لمؤسستك.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
- بجانب الخدمة، اختَر Drive
- حدِّد أحد الخيارات التالية لنطاق القاعدة:
- الوحدة التنظيمية: طبِّق القاعدة على وحدة تنظيمية مُحدَّدة:
- انقر على الحقل، ثم اختر وحدة تنظيمية.
- (اختياري) إذا كنت تريد تطبيق القاعدة على أي ملف في مساحة تخزين سحابي مشتركة تمتلكها مؤسستك، وإذا كان أحد المستخدمين في الوحدة التنظيمية المحدّدة عضوًا مباشرًا في مساحة التخزين السحابي أو لديه إذن وصول مباشر إلى الملف، يمكنك تفعيل تضمين الملفات من مساحات التخزين السحابي المشتركة.
- جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة: طبِّق القاعدة على جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في المؤسسة.
- مساحات التخزين السحابي المشتركة المحددة: طبِّق القاعدة على مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر.
اختَر مساحات التخزين السحابي المشتركة وانقر على إضافة. في حال كان لديك العديد من مساحات التخزين السحابي المشتركة وتم تقسيم القائمة على عدّة صفحات، سيتم الاحتفاظ باختيارك أثناء تغيير الصفحات. في حال وضع علامة في المربّع اختيار الكل في أعلى القائمة، سيؤدي ذلك إلى اختيار الصفحة الحالية فقط. يمكنك أيضًا البحث في القائمة حسب البريد الإلكتروني للعضو أو حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة.
- لفلترة القائمة حسب عنوان البريد الإلكتروني لأحد الأعضاء، اتّبِع الخطوات التالية:
- انقر على البحث حسب البريد الإلكتروني للعضو.
- أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر.
- انقر على بحث.
- لفلترة القائمة حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة (إذا كانت مؤسستك تضم أقل من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:
- انقر على الفلترة حسب الاسم وأدخِل أحرفًا في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. على سبيل المثال، يطابق الحرفان
prنتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل أسماء مشاريع المبيعات ومشاريع التسويق وإدارة المنتجات، ولكن لا يطابقا الإصلاحات.يتم تعديل القائمة المقسّمة على عدّة صفحات تلقائيًا عند إضافة أحرف.
-
ضَع علامة في المربّع أو المربّعات
- انقر على الفلترة حسب الاسم وأدخِل أحرفًا في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. على سبيل المثال، يطابق الحرفان
- للعثور على مساحة التخزين السحابي المشتركة حسب الاسم (إذا كانت مؤسستك تضم أكثر من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:
- انقر على البحث حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة.
- أدخِل كلمة واحدة أو أكثر في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. ملاحظة: يجب أن تكون الكلمات دقيقة وكاملة. على سبيل المثال، تطابق الكلمتان
marketing, projectsنتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل أسماء مشاريع التسويق خلال الربع الرابع من العام 2022 ومشاريع التسويق ولا تطابقا نتيجة مساحة التخزين السحابي المشتركة باسم أرشيف مشروع التسويق لأن كلمة مشروع لا تنتهي بحرف "s". وبالمثل، لا يطابق الحرفانmaأيّ من مساحات التخزين السحابي المشتركة هذه لأنّها جزء من كلمة فقط، وليست الكلمة بأكملها. - انقر على بحث.
- لفلترة القائمة حسب عنوان البريد الإلكتروني لأحد الأعضاء، اتّبِع الخطوات التالية:
- الوحدة التنظيمية: طبِّق القاعدة على وحدة تنظيمية مُحدَّدة:
- انقر على متابعة.
- (اختياري) إضافة شروط تصنيف Drive:
- انقر على إضافة حالة التصنيف.
- اختَر عنوان التصنيف
- اختَر القيم.
- (اختياري) يمكنك إنشاء شرط تصنيف آخر.
- انقر على متابعة.
-
اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
- للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
- اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
- أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
- اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
- إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.
تحذير: تتيح أداة Vault لخدمة Drive إزالة الملفات التي تتجاوز فترة التخزين عند إرسال القاعدة نهائيًا وفورًا. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.
- انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.
إنشاء القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Drive
تُطبّق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على الملفات في Drive، بما في ذلك الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة، التي لا تغطيها قاعدة مخصَّصة أو عملية تجميد بيانات.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. ستفتح قائمة القواعد التلقائية.
- انقر على رمز Drive
.
-
اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
- للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
- اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
- أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
- اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات
- اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
- إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.
تحذير: تتيح أداة Vault لخدمة Drive إزالة الملفات التي تتجاوز فترة التخزين عند إرسال القاعدة نهائيًا وفورًا. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.
- انقر على إنشاء. ضَع علامة في مربّع التأكيد، ثم انقر على قبول.
حذف قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Drive
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
- أشِر إلى القاعدة المخصَّصةتحذير: قد تتم إزالة البيانات المشمولة بهذه القاعدة والتي لم تتم حمايتها باستخدام حالات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى فورًا ونهائيًا.
- للتأكيد، انقر على حذف مرة أخرى.
حذف قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Drive
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
- أشِر إلى Drive تحذير: قد تتم إزالة البيانات المشمولة بهذه القاعدة والتي لم تتم حمايتها باستخدام حالات تجميد البيانات أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى فورًا ونهائيًا.
- للتأكيد، انقر على حذف مرة أخرى.