Conservar archivos de Drive con Vault

En el plan de gobernanza de la información, puedes definir reglas de conservación de archivos de Google Drive y especificar cuánto tiempo se conservarán en Drive. Por ejemplo, puedes especificar que algunos archivos se guarden durante siete años. También puedes eliminar los demás archivos una vez finalizado su periodo de retención.

En este artículo, te explicamos cómo funcionan las reglas de conservación con elementos de Drive, cómo puedes elegir qué datos conservar, cómo definir un periodo de conservación y mucho más.

En esta página

• Información importante sobre Drive y la retención
• Acerca del ámbito, las condiciones y la duración
• Crear reglas de conservación de Drive personalizadas
• Crear la regla de conservación predeterminada de Drive
• Eliminar reglas de conservación de Drive personalizadas
• Eliminar la regla de conservación de Drive predeterminada

Información importante sobre Drive y la retención

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué archivos de Drive se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede que se purguen datos de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

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Qué datos se pueden conservar

Datos que se conservan:

• Archivos de unidades de Drive y de unidades compartidas de los usuarios
• Plantillas de correo
• Archivos cifrados con la encriptación por parte del cliente de Google Workspace
• Datos de Google Meet, salvo si está activada la regla de conservación específica de Meet

Datos que no se conservan:

• Carpetas y accesos directos a Drive
• Sitios de Google Sites, salvo si está desactivada la regla de conservación de Sites
• Archivos enlazados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados con la versión clásica de Sites

Nota: De forma predeterminada, las reglas de conservación de Drive se aplican a los datos de Meet, pero no a los de Sites. Para cambiar los datos que se aplican a las reglas de Drive, activa las reglas específicas de Meet y cambia la configuración de conservación de Sites.

Consulta más información en las secciones sobre Drive, Meet y Sites del artículo Servicios y tipos de datos admitidos .

Identificar posibles retrasos con las reglas de conservación

• Cuando creas o actualizas una regla de conservación, este cambio puede tardar hasta 24 horas en propagarse. Los archivos que los usuarios eliminen durante este plazo no se conservan.
• Cuando termina el periodo de conservación de una regla configurada para purgar archivos, esta regla puede tardar hasta 15 días en quitar los archivos afectados de Drive.Durante ese periodo, los usuarios podrán acceder a los elementos que no se hayan eliminado y que permanezcan en la unidad de Drive o en una unidad compartida. 

Conservación de datos de los servicios que almacenan datos en Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto	Retención
Jamboard	Vault retiene las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de retención de Drive. Las que no se guarden, se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.
Google Meet	Las grabaciones de Meet, las notas tomadas por Gemini, así como los registros de chat, preguntas y encuestas en Meet, están sujetos a las reglas de retención de Drive de forma predeterminada. Si quieres que las grabaciones de Meet se retengan de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención de Meet. Si esas reglas están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de retención de Drive.
Google Sites	Los sitios de Sites están sujetos a las reglas de retención de Sites de forma predeterminada. Si quieres que los sitios se retengan de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de retención de Sites. Si esas reglas están activadas, los sitios de Sites no estarán sujetos a las reglas de retención de Drive. Si quieres retener sitios de la misma forma que otros elementos de Drive, cambia la configuración de retención de modo que los sitios se retengan mediante las reglas de Drive.

Reglas de conservación personalizadas frente a reglas predeterminadas

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos del servicio durante un tiempo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Más información sobre los dos tipos de reglas de conservación

Acerca del ámbito, las condiciones y la duración

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Reglas de conservación personalizadas del ámbito de las unidades organizativas frente a las del ámbito de las unidades compartidas

Al crear una regla de conservación personalizada, puedes elegir el ámbito de la regla: Unidad organizativa, Todas las unidades compartidas o Unidades compartidas específicas.

Unidad organizativa

Cuando aplicas una regla de conservación personalizada a una unidad organizativa, la regla se aplica a los archivos que pertenecen a los usuarios de esa unidad organizativa.

Además, si seleccionas Utilizar las reglas de conservación del propietario y los colaboradores del elemento de Drive en Retención Ajustes, la regla de retención también se aplica aArchivos de Mi unidad de otro usuario que se hayan compartido directamente con un usuario de la unidad organizativa seleccionada. Para obtener más información, consulta la sección Configuración de la retención que aparece más abajo.

Si se configura una regla para que los archivos se purguen cuando finaliza el periodo de conservación, Vault purga solo los archivos que sean propiedad de usuarios de esa unidad organizativa. Los archivos compartidos por usuarios ajenos a ella no se purgan.

Si seleccionas una unidad organizativa concreta y seleccionas Incluir elementos de unidades compartidas, la regla de retención se aplicará a cualquier elemento de las unidades compartidas que pertenezca a tu organización si un usuario de la unidad unidad organizativa seleccionada:

• tiene acceso directo al elemento.
• es Miembro o Invitado de un elemento compartido. Más información sobre cómo compartir archivos en Google Drive
• es miembro de la unidad compartida.
• es colaborador o tiene acceso a una subcarpeta de una unidad compartida que contiene el elemento.

Sin embargo, las reglas no se aplican a grupos, como los de [e-mail]@solarmora.com, ni a los usuarios con acceso general.

Todas las unidades compartidas y determinadas unidades compartidas

Puedes configurar una regla de conservación personalizada para que se aplique a todas las unidades compartidas o solo a unidades compartidas concretas.

Solo los permisos Todas las unidades compartidas y Unidades compartidas específicas pueden eliminar archivos de unidades compartidas, ya que los archivos de unidades compartidas pertenecen al equipo y no a ningún usuario concreto.

Condiciones de reglas y periodos de retención basados en las etiquetas de Drive

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; EnterpriseEnterprise; Education Standard y Education Plus Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Con una edición compatible de Google Workspace, puedes usar etiquetas de Drive para crear reglas de conservación personalizadas. Puedes usar las propiedades de la etiqueta de Drive para ajustar las condiciones y el periodo de conservación de la regla. Entre las condiciones habituales se incluyen reglas basadas en una etiqueta o una etiqueta con insignia, como Indef o Clasificado. 

Por ejemplo, un administrador ha creado una regla de conservación que seleccionaba los archivos para su conservación según una condición de etiqueta de Drive. En la siguiente imagen, el administrador creó la condición antes del 1 de marzo del 2023 para la etiqueta Fecha de contrato.

A continuación, el administrador utilizó la etiqueta de Drive para definir el periodo de conservación de la regla. En este caso, el administrador define el periodo de conservación definiendo el número de días de conservación (100). El inicio del periodo de conservación se basa en la fecha establecida en la fecha de la etiqueta y en el campo de fecha preferido que se va a utilizar (Información del contrato > Fecha del contrato).

Una vez propagada la regla personalizada, un usuario al que se ha aplicado la regla ha creado un archivo en Mi unidad. El archivo se creó el 8 de febrero del 2023 y el usuario aplicó el campo Información del contrato > Fecha del contrato con la Fecha del Contrato el 15 de febrero del 2023. El resultado de la regla de conservación fue el siguiente:

• Se ha aplicado la regla de conservación. Como la fecha del contrato era el 15 de febrero del 2023 antes de la fecha del 1 de marzo del 2023, la condición de etiqueta se aprobó y se aplicó la regla.
• El periodo de retención comenzó en el valor del campo Fecha de contrato definido en el elemento. En este ejemplo, la fecha del contrato de la etiqueta es el 15 de febrero del 2023, por lo que el archivo se conservará durante 100 días después de esa fecha. El 8 de febrero, el día en que se creó, no afecta al periodo de conservación de datos, ya que no se seleccionó Fecha de creación en Inicio del periodo de conservación.

Más información sobre las etiquetas de Drive

Periodo de conservación según la marca de tiempo de un archivo

Puedes definir reglas de conservación para que empiecen en la fecha de creación o de modificación original, de la fecha de modificación o de la fecha de la etiqueta de Drive. 

Cuando un archivo se sube por primera vez a Google Drive, se le asigna una fecha de creación y una fecha de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación del archivo local o con la fecha de subida, según cómo se haya añadido el archivo a Drive. 

En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza para varias fuentes:

• Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
• Local: la marca de tiempo de la hora de creación del archivo original en el dispositivo o servicio de origen.

Origen del archivo (cliente)	Hora de creación	Hora de modificación
Una aplicación web	Subir	Antes del 8 de abril del 2020: subida Después del 8 de abril del 2020: local
Google Drive para ordenadores	Subir	Local
Copia de seguridad y sincronización	Subir	Local
iOS	Subir	Subir
Android	Subir	Subir
G Suite Migrate	Local	Local
API de Drive	Puede definirla el llamador	Puede definirla el llamador

Periodo de conservación de los archivos enviados a la papelera

Los archivos de la papelera de Drive se pueden eliminar de dos maneras. En primer lugar, Drive elimina los archivos de la papelera 30 días después de que se hayan movido allí. En segundo lugar, el usuario puede eliminar manualmente los elementos de la papelera. 

Nota: Un administrador de Google Workspace puede recuperar los archivos eliminados de la papelera durante un periodo de hasta 25 días. Más información sobre cómo recuperar archivos eliminados

En Vault, puedes definir reglas para controlar cuánto tiempo permanecerán disponibles los archivos que se hayan enviado a la papelera antes de que se eliminen. Estas reglas se denominan reglas que mueven archivos a la papelera.

Por ejemplo, si configuras una regla para archivos que estén en la papelera y defines un periodo de conservación de 5 días, esos archivos se eliminan automáticamente a los 5 días de moverlos allí. Aunque los administradores aún pueden restaurar el archivo durante 25 días, ya no está disponible en Vault. Si un usuario elimina un archivo de la papelera 2 días después de haberlo movido ahí, estará disponible en Vault durante 3 días más y los administradores podrán recuperarlo durante 25 días o más si el elemento está retenido.

Una regla que mueve archivos a la papelera:

• Afecta a los archivos que pertenecen al usuario o a la unidad compartida a la que se aplica la regla
• Se aplican a los archivos que se hayan movido a la papelera el 1 de agosto del 2016 o después de esta fecha
• No pueden tener un periodo de conservación indefinido.
• Prevalecen sobre otras reglas de conservación de Drive, incluidas otras reglas personalizadas que caduquen más tarde. Si un archivo movido a la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, se aplica la que tiene una fecha de vencimiento posterior.
• Las retenciones prevalecen sobre ellas.
• No se aplica a los elementos que se restauran de la papelera.

Para crear una regla que mueve archivos a la papelera, en el paso 7 indicado más abajo, selecciona Fecha de envío a la papelera para el inicio del periodo de conservación.

Seleccionar la configuración de conservación de los datos de Mi unidad de un usuario

Tú eliges cómo se aplican las reglas de conservación a los datos de Mi unidad de un usuario. Las reglas se pueden aplicar al propietario y a todos los colaboradores del elemento de Mi unidad (lectores, comentaristas y editores) o solo al propietario.

La regla de conservación que se aplica al propietario y a todos los colaboradores conserva la mayor cantidad de datos y es la opción más habitual. Si aplicas la regla de retención solo al propietario, es posible que se conserven menos datos. 

Advertencia:  Si cambias la configuración de la regla de conservación, puede que se eliminen los datos de forma permanente. Asegúrate de que ese es el resultado esperado antes de continuar.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónConfiguración.
3. Junto a Conservar los elementos de Drive de los usuarios mediante las reglas del propietario y los colaboradores, elige una de estas opciones:
   • Usar reglas de conservación del propietario y los colaboradores del elemento de Drive: se aplican las reglas del propietario y de todos los usuarios con acceso directo al elemento.
   • Aplicar reglas de conservación solo del propietario del elemento de Drive: aplica las reglas solo del propietario del elemento de Drive.
     Advertencia: Si los tiempos de retención del propietario del elemento de Drive son inferiores a los de un colaborador, es posible que los datos se purguen inmediatamente.

Crear reglas de retenciónde Drive personalizadas

Nota: Para establecer la duración de la retención en los campos de fecha de las etiquetas de Drive, primero debes crear una condición de etiqueta de Drive con un campo de fecha. Más información sobre cómo crear etiquetas de Drive en una organización

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónReglas personalizadasCrear.
3. Junto a Servicio, selecciona Drive haz clic en Continuar.
4. Elige el alcance de la regla:
   • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta.
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Si quieres que la regla se aplique a cualquier elemento de la unidad compartida de tu organización, y si un usuario de la unidad organizativa seleccionada es miembro directo de la unidad o tiene acceso directo al elemento, activa Incluye elementos de unidades compartidas.
   • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: permite aplicar la regla a una o varias unidades compartidas.

     Selecciona las unidades compartidas y haz clic en Añadir. Si tienes muchas unidades compartidas y la lista está dividida en varias páginas, la selección se mantiene a medida que cambias de página. Si marcas la casilla "Seleccionar todo" en la parte superior de la lista, solo se seleccionará la página actual. También puedes buscar en la lista por correo de un miembro o por el nombre de la unidad compartida.

     1. Para filtrar la lista por la dirección de correo de un miembro, sigue estos pasos:
        1. Haz clic en Buscar por correo de miembro.
        2. Introduce una o varias cuentas.
        3. Haz clic en Buscar.
     2. Para filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida (disponible si tu organización tiene menos de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Filtrar por nombre e introduce letras en el nombre de la unidad compartida. Por ejemplo, pr busca coincidencias en las unidades compartidas llamadas "Proyectos de ventas", "Proyectos de marketing" y "Gestión de productos", pero no en "Reparaciones".

           La lista dividida por páginas se actualiza automáticamente a medida que se añaden letras.

        2. Marca o desmarca las casillas Intro.

     3. Para buscar la unidad compartida por nombre (disponible si tu organización tiene más de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Buscar por nombre de unidad compartida.
        2. Introduce una o varias palabras en el nombre de la unidad compartida. Nota: Las palabras deben ser exactas y completas. Por ejemplo, marketing, proyectos encuentra coincidencias entre unidades compartidas llamadas "Proyectos de marketing T4 2022" y "Proyectos de marketing". No coincide con una unidad compartida llamada "Archivo de proyecto de marketing", ya que "proyecto" no termina con una "s". Del mismo modo, ma no encuentra ninguna coincidencia, ya que solo es parte de una palabra, no la palabra completa.
        3. Haz clic en Buscar.
5. Haz clic en Continuar.
6. (Opcional) Añade condiciones de etiqueta de Drive:
   1. Haz clic en Añadir condición de etiqueta.
   2. Selecciona un título de etiqueta haz clic en Añadir.
   3. Selecciona los valores.
   4. (Opcional) Crea otra condición de etiqueta.
   5. Haz clic en Continuar.

7. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
     3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservaciónselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera. 
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
     4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Crear la regla de retención de Drive predeterminada

La regla de conservación predeterminada se aplica a los archivos de Drive, incluidos los almacenados en unidades compartidas, que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Drive .

4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

   • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
     1. Selecciona Periodo de conservación.
     2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
     3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservaciónselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera. 
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
     4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
5. Haz clic en Crear. Marca la casilla correspondiente y haz clic en Aceptar.

Eliminar una regla de conservación de Drive personalizada

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación Reglas personalizadas.
3. Coloca el cursor sobre la regla personalizada haz clic en Eliminar.
   Advertencia: Los datos sujetos a esta regla que no estén protegidos por bloqueos ni por otras reglas de conservación podrían eliminarse definitivamente de inmediato.
4. Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar.

Eliminar una regla de conservación de Drive predeterminada

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Coloca el cursor sobre Drive haz clic en Eliminar.
   Advertencia: Los datos sujetos a esta regla que no estén protegidos por bloqueos ni por otras reglas de conservación podrían eliminarse definitivamente de inmediato.
4. Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar.