Cara kerja pengeksporan Vault

Setelah Vault menemukan pesan atau file yang dibutuhkan, Anda siap mengekspornya untuk analisis lebih lanjut. Fungsi ekspor Google Vault dirancang untuk memberi Anda:

  • salinan komprehensif semua data yang cocok dengan kriteria penelusuran.
  • metadata yang dibutuhkan untuk menautkan data yang diekspor ke setiap pengguna di domain Anda.
  • informasi pendukung yang diperlukan untuk membuktikan bahwa data yang diekspor cocok dengan data yang disimpan di server Google.

Ekspor email, chat, dan Grup

Setelah Vault selesai memproses ekspor, Anda dapat mendownload item berikut:

  • File ZIP yang berisi file PST atau mbox—File ini berisi detail dan konten pesan yang diekspor. Setelah mengekstrak file ZIP, Anda dapat membuka pesan di:

    • PST—Microsoft Outlook. Anda mungkin memiliki beberapa file PST jika ekspor menyertakan pesan dari lebih dari satu akun atau jika ukuran file lebih dari 1 GB.

      Catatan: Microsoft Outlook tidak mendukung label, yang digunakan Gmail untuk mengklasifikasikan pesan. Semua pesan akan muncul di kotak masuk saat Anda membuka file PST di Outlook. 
    • mbox—Mozilla Thunderbird atau editor teks. Anda mungkin memiliki beberapa file mbox jika ekspor menyertakan pesan dari beberapa akun atau jika ukuran file lebih dari 10 GB.

    • Beberapa sistem dukungan litigasi. Beberapa sistem ini dapat membuka file PST, atau menyertakan fitur konversi email untuk file mbox.  

Catatan: Google tidak menyediakan dukungan teknis untuk mengonfigurasi produk pihak ketiga. GOOGLE TIDAK BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PRODUK PIHAK KETIGA. Hubungi Situs web produk untuk konfigurasi terbaru dan informasi dukungan.

  • File XMLBerisi metadata pesan seperti yang ada di server Google. Buka file ini di editor teks dan gunakan untuk menyambungkan metadata pesan dengan konten pesan dari file PST atau mbox.
  • File CSVBerisi alamat pemilik pesan yang disertakan dalam ekspor, serta jumlah pesan yang dimiliki oleh setiap pengguna.
  • Jika ada error, laporan error juga disertakan.
  • File checksumBerisi nilai hash message digest 5 (MD5) untuk file sebelumnya.
Meninjau pesan di klien email

Anda dapat meninjau pesan email dan chat di Microsoft Outlook (PST) atau Mozilla Thunderbird(mbox). Metode ini berguna untuk melihat lampiran dan pesan HTML yang tidak dapat ditampilkan oleh editor teks.

File PST dan mbox berisi semua detail untuk pesan email dan chat yang diekspor. File XML Vault mencerminkan metadata pesan seperti yang direkam oleh Google. File-file tersebut secara bersama menyediakan link antara pesan yang disimpan di server Google dan data yang telah Anda ekspor dari Vault.

  1. Impor dan tinjau pesan di aplikasi email Anda. 
  2. Untuk pesan yang penting bagi masalah Anda, lihat headernya:
    • Outlook—Bervariasi bergantung pada versi yang Anda gunakan. Lihat dokumentasi Microsoft untuk melihat header pesan.  
    • Thunderbird—Klik Tampilan > Header > Semua untuk menampilkan header untuk setiap pesan:
  3. Setiap header berisi ID pesan. Bandingkan ID Pesan dengan metadata dalam file XML untuk menghubungkan pesan dengan data yang disimpan di server Google.
Meninjau file mbox di editor teks

File mbox adalah format standar untuk menyimpan pesan. File ini berisi semua detail untuk pesan yang diekspor, termasuk teks pesan dan lampiran apa pun. File XML Vault mencerminkan metadata pesan seperti yang direkam oleh Google. File-file tersebut secara bersama menyediakan link antara pesan yang disimpan di server Google dan data yang telah Anda ekspor dari Vault.

Setelah mengeskpor, Anda menggunakan parameter pesan dari file XML Vault untuk mengidentifikasi pesan yang bersangkutan dalam file mbox. Untuk memulai, buka file XML dalam editor teks dan cari parameter FileName; misalnya:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Paramater ini mencakup pengenal unik dan sesuai dengan entri serupa di file mbox yang disebut sebagai baris From_. Baris From_ berisi pengenal yang sama, beserta tanggal dan waktu (dalam UTC) saat pesan diterima oleh Google; misalnya:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

Baris From_ adalah entri pertama untuk setiap pesan yang dicakup dalam file mbox. Saat Anda masuk ke baris From_ baru, Anda melihat pesan lain.

Parameter chat dan email dalam file XML Vault

File XML Vault yang disertakan dengan ekspor Anda menangkap metadata berikut:

Disertakan dengan setiap pesan email

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

Disertakan dengan setiap pesan chat

  • #SubjectAtStart–(khusus Hangouts klasik)
  • #SubjectAtEnd–(khusus Hangouts klasik)
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceived
  • #DateLastMessageReceived

Disertakan dengan pesan email dan chat

  • Labels—Menunjukkan label yang diterapkan oleh Gmail, seperti ^INBOX, ^TRASH, dan ^DELETED. Selain itu, menunjukkan label apa pun yang diterapkan ke pesan oleh pengguna.
  • FileName—Menunjukkan pengenal pesan. Hubungkan nama ini dengan ID pesan yang ditampilkan di file PST atau mbox yang diekspor. 

Dilengkapi dengan pesan Hangouts Chat

  • RoomID–Menampilkan ID ruang atau DM tempat percakapan berlangsung.
  • Participants–Menampilkan alamat email semua pengguna yang berpartisipasi dalam percakapan.
  • roomName–Menampilkan nama ruang atau daftar akun yang dipisahkan koma yang berpartisipasi dalam DM.
  • conversationType–Menampilkan apakah percakapan berasal dari ruang atau DM.

Parameter kueri untuk seluruh ekspor

  • UserQuery—Menunjukkan kueri yang dikirimkan oleh pengguna Vault yang mengambil pesan yang disertakan dalam ekspor ini.
  • TimeZone—Menampilkan zona waktu yang digunakan untuk penelusuran berbasis tanggal.
  • Custodians—Menunjukkan alamat email pengguna yang akunnya ditelusuri. Jika Anda menelusuri konten, bukannya masing-masing akun pengguna, tidak ada custodians yang tercantum di sini.

Ekspor Drive

Setelah Vault selesai memproses ekspor, Anda dapat mendownload file berikut:

  • File yang dikompresi—Berisi semua file yang ditemukan oleh penelusuran Anda. Vault mengekspor hingga 10 GB data dalam 1 file yang dikompresi. Jika Anda mengekspor lebih dari 10 GB data, Vault membuat beberapa file. 
  • File XML—Berisi metadata, termasuk:
    • ID Dokumen
    • Alamat email pengguna
    • Tanggal pembuatan dan perubahan setiap file
    • Jenis dan judul dokumen
  • File CSV—Memetakan ID dokumen ke akun pengguna. Gunakan informasi ini untuk menentukan pengguna yang memiliki akses ke file yang diekspor.
  • Jika ada error, laporan error juga disertakan.
  • File checksum—Berisi nilai MD5 untuk file sebelumnya.

File yang diekspor akan dikonversi sebagai berikut:

Jenis file Drive Format yang diekspor
Google Dokumen .docx
Google Spreadsheet .xlsx
Google Formulir .zip (.html dan .csv)
Google Slide .pptx
Google Gambar .pdf
File non-Google Tidak ada perubahan format

 

Parameter file dalam file XML Vault

File XML yang disertakan dengan ekspor Anda menangkap metadata berikut:

Disertakan dengan setiap file

  • #Author—Menunjukkan alamat email pemilik file dalam Drive. Untuk file drive bersama, nama drive bersama akan ditampilkan.
  • Collaborators—Menunjukkan akun dan grup yang memiliki izin langsung untuk mengedit file atau menambahkan komentar. Bagian ini juga menyertakan pengguna yang memiliki akses tidak langsung ke file jika Anda memilih opsi ini selama ekspor.
  • Viewers—Menunjukkan akun dan grup yang memiliki izin langsung untuk melihat file. Bagian ini juga menyertakan pengguna dengan akses tidak langsung ke file jika Anda memilih opsi ini selama ekspor.
  • Others—Menunjukkan akun dari kueri yang memiliki akses tidak langsung ke file jika Anda memilih untuk tidak menyertakan informasi tingkat akses selama ekspor. Bagian ini juga dapat menyertakan pengguna yang tidak dapat ditentukan tingkat izinnya oleh Vault pada saat ekspor.
  • #DateCreated—Menunjukkan tanggal pembuatan file. Untuk file yang dibuat di luar G Suite, tanggal ini direkam oleh komputer pembuat. Tanggal tersebut tidak berubah saat file diupload ke Drive.
  • #DateModified—Menunjukkan tanggal file terakhir dimodifikasi. Untuk file yang diubah di luar G Suite, tanggal ini dicatat oleh komputer pengubah. Tanggal tersebut tidak berubah ketika file diupload ke Drive.
  • #Title—Menunjukkan nama file yang ditetapkan oleh pengguna. Karena sebagian sistem operasi tidak mengekstrak file zip yang memiliki nama file yang sangat panjang, Vault akan memangkas nama file menjadi 128 karakter selama ekspor. Nilai yang ditunjukkan oleh tag #Title tidak akan dipangkas.
  • DocumentType—Menunjukkan jenis file untuk file Google. Nilai yang mungkin adalah DOKUMEN, SPREADSHEET, PRESENTASI, FORMULIR, dan GAMBAR.
  • SharedDriveID—Menampilkan pengenal drive bersama yang berisi file (jika ada).
  • SourceHash–Nilai hash yang unik untuk setiap versi file. Dapat digunakan untuk menghapus duplikasi ekspor file dan memverifikasi bahwa file yang diekspor berupa salinan yang persis dari file sumber. Hanya didukung oleh file Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.

Parameter kueri untuk seluruh ekspor

  • UserQuery—Menunjukkan kueri yang dikirimkan oleh pengguna Vault yang mengambil file yang disertakan dalam ekspor ini.
  • TimeZone—Menampilkan zona waktu yang digunakan untuk penelusuran berbasis tanggal.
  • Custodians—Menunjukkan alamat email pengguna yang akunnya ditelusuri. Jika Anda menelusuri konten, bukannya masing-masing akun pengguna, tidak ada custodians yang tercantum di sini.
Mengekspor informasi tingkat akses bagi pengguna yang memiliki akses tidak langsung ke file

Saat mengekspor file dari Drive, Vault dapat menyertakan metadata untuk pengguna di domain yang memiliki akses tidak langsung dan telah membuka file yang sesuai dengan kriteria penelusuran Anda.

Pengguna dapat memiliki akses tidak langsung jika file atau folder yang berisi file:

  • Dibagikan dengan grup tempat pengguna bergabung
  • Dibagikan dengan domain 
  • Dibagikan kepada publik

Selama ekspor, Anda memiliki opsi untuk memilih jenis informasi yang ingin disertakan dalam keluaran metadata:

  • Pada dialog ekspor, centang kotak agar Vault menentukan tingkat izin bagi pengguna di domain Anda yang memiliki akses tidak langsung ke file. Masing-masing pengguna disertakan di salah satu kategori berikut saat Anda membuka file XML:

    • Collaborators—Pengguna yang memiliki izin tidak langsung untuk mengedit atau menambahkan komentar ke file.

    • Viewers—Pengguna yang memiliki izin tidak langsung untuk melihat file.

    • Others—Dalam situasi tertentu, Vault tidak dapat menentukan jenis akses yang dimiliki pengguna saat ekspor. Hal ini dapat terjadi, misalnya, jika file dibagikan dengan grup lalu pengguna tersebut dihapus dari grup.

    Vault memerlukan waktu tambahan untuk menentukan izin yang dimiliki pengguna tersebut, sehingga opsi ini dapat menambah jumlah waktu yang dibutuhkan agar file dapat didownload.

  • Pada dialog ekspor, biarkan kotak tidak tercentang (default) agar tidak menyertakan informasi tingkat akses untuk pengguna di domain Anda yang memiliki akses tidak langsung ke file. Pengguna tersebut tercantum sebagai Others pada file XML. 

Laporan error

Vault terkadang tidak dapat mengekspor pesan email dari Gmail atau file dari Drive. Jika itu terjadi, laporan error akan dibuat. Laporan yang berbentuk file .csv ini mencantumkan item dengan laporan error bersama detail dan metadata tambahan. Ada 2 jenis error:

  • Error sementara—Server backend tidak dapat mengambil email atau file. Item tersebut akan tersedia untuk ekspor ketika Anda menelusurinya nanti.
  • Kesalahan non-sementara—Semua kesalahan yang tidak dilabeli dengan jelas sebagai sementara merupakan hasil dari masalah yang tidak dapat diperbaiki. Biasanya ini terjadi ketika lampiran pesan atau file telah dihapus, tidak didukung untuk ekspor, atau tidak dapat dikonversi ke format yang diminta.

Untuk menentukan apakah itu masalah sementara atau non-sementara, buka file .csv dengan Google Spreadsheet (atau aplikasi spreadsheet serupa) dan temukan kolom Deskripsi Error.

Jika laporan error mencantumkan pesan email dengan error sementara, gunakan pengenal RFC 822 yang ada di tiap pesan untuk menemukan pesan spesifik tersebut saat menelusuri lagi. Format operator penelusuran adalah rfc822msgid:identifier.

Siap memulai?

Mengekspor hasil penelusuran

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?