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Cómo funcionan las exportaciones de Vault

Una vez que Vault ha localizado los mensajes o los archivos que necesitas, puedes exportarlos para analizarlos con más detalle. Las funciones de exportación de Vault se han diseñado con estos fines:

  • Proporcionarte una copia completa de todos los datos que coinciden con los criterios de búsqueda que has especificado.
  • Ofrecerte los metadatos que necesitas para asociar los datos exportados a usuarios concretos de tu dominio.
  • Facilitarte información que corrobore que los datos exportados coinciden con los almacenados en los servidores de Google.

Exportaciones de correo electrónico, chat y Grupos de Google

Al exportar mensajes de correo electrónico o de chat desde Vault, puedes descargar los siguientes elementos:

  • Un archivo PST o mbox comprimido: incluye la información y el contenido de los mensajes exportados. Una vez que hayas extraído el contenido del archivo .zip, podrás abrir los archivos con las siguientes herramientas:

    • PST: se abren con Microsoft Outlook. 

    • mbox: se abren con Mozilla Thunderbird o un editor de texto. 

    • Algunos sistemas de asistencia en caso de pleito: algunos de estos sistemas pueden abrir archivos PST o incluyen herramientas de conversión de correo electrónico para abrir archivos mbox.

    Con Vault, pueden exportarse hasta 10 GB de mensajes en un único archivo. Si exportas una cantidad superior de datos de correo y chat, Vault creará varios archivos.

  • Un archivo XML: incluye los metadatos de los mensajes tal como están almacenados en los servidores de Google. Puedes abrir este archivo en un editor de texto y utilizarlo para relacionar los metadatos con el contenido de los mensajes de los archivos PST o mbox.
  • Un archivo CSV: incluye las direcciones de correo electrónico de los propietarios de los mensajes que se han exportado, junto con el número de mensajes que tiene cada usuario.
  • Si se produce algún error, también se incluye un informe de errores.
  • Un archivo de suma de comprobación: contiene los valores hash de Message Digests 5 (MD5) de los archivos anteriores.
Revisar mensajes en clientes de correo electrónico

Puedes revisar los mensajes de correo electrónico y de chat en Microsoft Outlook (PST) o Mozilla Thunderbird (mbox), lo que resulta útil para ver los mensajes HTML y los archivos adjuntos que no se pueden mostrar en un editor de texto.

Los archivos PST y mbox contienen toda la información de los mensajes de correo electrónico y de chat exportados. El archivo XML de Vault, por su parte, incluye los metadatos de los mensajes tal como se han registrado en Google. Juntos, estos archivos sirven para vincular los mensajes almacenados en los servidores de Google con los datos que has exportado de Vault.

  1. Importa y revisa mensajes en tu aplicación de correo electrónico. 
  2. Si se trata de mensajes relevantes para el asunto, examina sus cabeceras siguiendo estos pasos:
    • Outlook: el proceso es diferente según la versión. Para descubrir cómo consultar las cabeceras de los mensajes, consulta la documentación de Microsoft correspondiente.  
    • Thunderbird: haz clic en Ver > Cabeceras > Todas para mostrar las cabeceras de todos los mensajes.
  3. Todas las cabeceras incluyen un ID de mensaje. Compara estos ID con los metadatos del archivo XML para correlacionar los mensajes con los datos almacenados en los servidores de Google.
Revisar los archivos mbox en un editor de texto

El formato mbox es un estándar de almacenamiento de mensajes. Un archivo de este formato contiene toda la información de los mensajes exportados, incluidos el texto y todos los archivos adjuntos. El archivo XML de Vault, por su parte, incluye los metadatos de los mensajes tal como se han registrado en Google. Juntos, estos archivos sirven para vincular los mensajes almacenados en los servidores de Google con los datos que has exportado de Vault.

Después de la exportación, utiliza los parámetros de los mensajes del archivo xml de Vault para identificar los mensajes correspondientes en el archivo mbox. Para comenzar, abre el archivo xml en un editor de texto y busca el parámetro FileName; por ejemplo:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Este parámetro incluye un identificador único y se corresponde con una entrada similar en el archivo mbox, denominada línea From_. La línea From_ contiene el mismo identificador, junto con la fecha y la hora (en formato UTC) en que se recibió el mensaje en Google; por ejemplo:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

La línea From_ es la primera entrada de cada mensaje que se incluye en el archivo mbox. Por tanto, siempre que llegues a una línea From_ nueva, verás otro mensaje.

Parámetros de correo electrónico y de chat en los archivos XML de Vault

El archivo XML de Vault que se incluye en la exportación consta de los siguientes metadatos:

En todos los mensajes de correo

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

En todos los mensajes de chat

  • #SubjectAtStart
  • #SubjectAtEnd
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceived
  • #DateLastMessageReceived

En los mensajes de chat y de correo

  • Labels: muestra las etiquetas que ha aplicado Gmail al mensaje, como ^INBOX, ^TRASH y ^DELETED, así como todas las que haya aplicado el usuario.
  • FileName: muestra el identificador del mensaje, que puedes correlacionar con el ID de mensaje que se muestra en los archivos mbox o PST exportados. 

Parámetros de consulta de toda la exportación

  • UserQuery: muestra la consulta enviada por el usuario de Vault que recuperó los mensajes incluidos en esta exportación.
  • TimeZone: muestra la zona horaria que se ha utilizado para realizar búsquedas basadas en fechas.
  • Custodians: muestra las direcciones de correo electrónico de las cuentas de usuario que se buscaron. Si has buscado contenido en lugar de cuentas de usuario individuales, en este parámetro no aparecerá ningún valor.

Exportaciones de Drive

Cuando utilices Vault para exportar archivos desde Drive, podrás descargar los archivos siguientes:

  • Un archivo comprimido: contiene todos los archivos que se han encontrado en la búsqueda. Vault exporta hasta 10 GB de datos en un único archivo comprimido. Si exportas más de 10 GB de datos, Vault crea varios archivos. 
  • Un archivo XML: contiene metadatos, entre los que se incluyen:
    • IDs de documentos
    • Direcciones de correo electrónico de usuarios
    • Fechas de creación y de modificación de cada archivo
    • Tipos de documentos y títulos
  • Un archivo CSV: asigna IDs de documentos a cuentas de usuario. Utiliza esta información para determinar qué usuarios tienen acceso a los archivos exportados.
  • Si se produce algún error, también se incluye un informe de errores.
  • Un archivo de suma de comprobación: contiene los valores MD5 de los archivos anteriores.

Los archivos exportados se convierten de esta forma:

Tipo de archivo de Drive Formato de exportación
Documentos de Google .docx
Hojas de cálculo de Google .xlsx
Formularios de Google .zip (.html y .csv)
Presentaciones de Google .pptx
Dibujos de Google .pdf
Otros tipos de archivos que no sean de Google Sin cambio de formato

 

Parámetros del archivo XML de Vault

El archivo XML que se incluye en la exportación consta de los siguientes metadatos:

En todos los archivos

  • #Author: muestra la dirección de correo electrónico del usuario al que pertenece el archivo de Drive. Si el archivo se encuentra en una unidad de equipo, también mostrará su nombre.
  • Collaborators: muestra las cuentas y los grupos que tienen permiso directo para editar el archivo o añadir comentarios. Si eliges la opción correspondiente durante la exportación, también incluirá a los usuarios con acceso indirecto al archivo.
  • Viewers: muestra las cuentas y los grupos que tienen permiso directo para ver el archivo. Si eliges la opción correspondiente durante la exportación, también incluirá a los usuarios con acceso indirecto al archivo.
  • Others: muestra las cuentas de tu consulta que tienen acceso indirecto al archivo si has optado por excluir la información de nivel de acceso durante la exportación. También puede incluir a los usuarios cuyos niveles de permiso Vault no pudo determinar en el momento de la exportación.
  • #DateCreated: muestra la fecha en que se creó el archivo. Si los archivos se han creado fuera de G Suite, esta fecha la registra el ordenador del usuario que los creó. La fecha no cambia cuando el archivo se sube a Drive.
  • #DateModified: muestra la fecha en que se modificó el archivo por última vez. Si los archivos se han modificado fuera de G Suite, esta fecha la registra el ordenador del usuario que los modificó. La fecha no cambia cuando el archivo se sube a Drive.
  • #Title: muestra el nombre de archivo asignado por el usuario. Como algunos sistemas operativos no pueden descomprimir los archivos zip con nombres excesivamente largos, Vault los reduce a 128 caracteres durante la exportación. El valor que se muestra en la etiqueta #Title no se trunca.
  • DocumentType: indica el tipo de archivo de los archivos de Google. Los posibles valores son DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM y DRAWING.
  • TeamDriveID: muestra el identificador de la unidad de equipo que contiene el archivo (si procede).

Parámetros de consulta de toda la exportación

  • UserQuery: muestra la consulta enviada por el usuario de Vault que recuperó los archivos incluidos en la exportación.
  • TimeZone: muestra la zona horaria que se ha utilizado para realizar búsquedas basadas en fechas.
  • Custodians: muestra las direcciones de correo electrónico de las cuentas de usuario que se buscaron. Si has buscado contenido en lugar de cuentas de usuario individuales, no aparecerá ningún valor.
Exportar la información de nivel de acceso de usuarios con acceso indirecto a los archivos

Al exportar archivos de Drive, Vault puede incluir metadatos de los usuarios de tu dominio que tengan acceso indirecto a un archivo que cumpla tus criterios de búsqueda o que lo hayan abierto.

Un usuario puede tener acceso indirecto cuando un archivo o una carpeta que contiene un archivo:

  • Se comparte con un grupo al que pertenece el usuario
  • Se comparte con el dominio 
  • Se comparte públicamente

Durante la exportación, tienes la opción de elegir el tipo de información que quieres que se incluya en los metadatos:

  • En el cuadro de diálogo de exportación, marca la casilla correspondiente para que Vault determine el nivel de permiso de los usuarios de tu dominio que tengan acceso indirecto a los archivos. Cuando abres el archivo XML, cada uno de los usuarios se incluye en una de estas categorías:

    • Collaborators: usuarios que tienen permiso indirecto para editar o añadir comentarios a un archivo.

    • Viewers: usuarios que tienen permiso indirecto para ver un archivo.

    • Others: en algunas circunstancias, Vault no puede determinar el tipo de acceso que tiene un usuario en el momento de la exportación. Esta situación puede darse, por ejemplo, si un archivo se comparte con un grupo del que se elimine el usuario con posterioridad.

    Vault necesita un tiempo adicional para determinar qué permisos tienen estos usuarios, de modo que esta opción puede incrementar el tiempo de preparación de los archivos que se van a descargar.

  • En el cuadro de diálogo de exportación, deja desmarcada la casilla para excluir la información de nivel de acceso de los usuarios de tu dominio con acceso indirecto a los archivos. Esta casilla está desmarcada de forma predeterminada. Estos usuarios aparecen en la categoría Others del archivo XML. 

Informes de errores

En algunos casos, Vault no puede exportar un mensaje de correo electrónico desde Gmail o un archivo desde Drive. Cuando esto ocurre, se genera un informe de errores. Este informe tiene formato de archivo .csv y en él se enumeran los elementos en los que se han producido errores durante la exportación, junto con detalles adicionales y metadatos. Se pueden producir dos tipos de errores:

  • Errores transitorios: un servidor backend no ha podido recuperar un correo electrónico o un archivo. El elemento en cuestión debería estar disponible para exportarse cuando lo busques pasado un tiempo.
  • Errores no transitorios: cualquier error que no se etiqueta explícitamente como transitorio se produce como resultado de un problema que no se puede corregir. Habitualmente, esto ocurre cuando un archivo o un archivo adjunto a un mensaje se han eliminado, no admiten la exportación o no se pueden convertir al formato solicitado.

Para averiguar si el problema es o no transitorio, abre el archivo .csv con Hojas de cálculo de Google (o con una aplicación de hojas de cálculo similar) y localiza la columna Descripción del error.

Si el informe de errores incluye mensajes de correo electrónico con errores transitorios, utiliza el identificador RFC 822 de cada mensaje para encontrarlos cuando vuelvas a realizar la búsqueda. El formato del operador de búsqueda es rfc822msgid:identifier.

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