Funktionsweise von Exporten aus Google Vault

Hat Google Vault die Nachrichten oder Dateien gefunden, die Sie benötigen, können Sie diese zur weiteren Analyse exportieren. Diese Funktion bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Eine umfassende Kopie aller Daten, die Ihren Suchkriterien entsprechen
  • Die erforderlichen Metadaten, um die exportierten Daten mit einzelnen Nutzern in Ihrer Domain zu verknüpfen
  • Alle Informationen, um nachzuweisen, dass die exportierten Daten mit den auf den Google-Servern gespeicherten übereinstimmen

Exporte aus Gmail, Chats und Google Groups

Nachdem Vault die Bearbeitung eines Exports abgeschlossen hat, können Sie folgende Elemente herunterladen:

  • Eine ZIP-Datei mit PST- oder MBOX-Dateien. Diese enthalten Details und Inhalte der exportierten Nachrichten. Nachdem Sie die ZIP-Datei extrahiert haben, gibt es folgende Optionen, um die Dateien zu öffnen:

    • Eine PST-Datei – in Microsoft Outlook. Möglicherweise sind mehrere PST-Dateien vorhanden, wenn der Export Nachrichten aus mehreren Konten enthält oder die Dateigröße 1 GB überschreitet.

      Hinweis: Die in Gmail verwendeten Labels zum Klassifizieren von Nachrichten werden von Microsoft Outlook nicht unterstützt. Wenn Sie eine PST-Datei in Outlook öffnen, werden alle Nachrichten im Posteingang angezeigt. 
    • Eine MBOX-Datei – in Mozilla Thunderbird oder einem Texteditor. Möglicherweise sind mehrere MBOX-Dateien vorhanden, wenn der Export Nachrichten aus mehreren Konten enthält oder die Dateigröße 10 GB überschreitet.

    • Bestimmte Systeme für die Unterstützung bei Rechtsstreiten. PST-Dateien lassen sich entweder direkt öffnen oder es stehen Tools für die E-Mail-Konvertierung von MBOX-Dateien zur Verfügung.  

Hinweis: Google bietet keinen technischen Support beim Konfigurieren dieser Produkte. GOOGLE ÜBERNIMMT KEINERLEI VERANTWORTUNG FÜR PRODUKTE ANDERER ANBIETER. Entsprechende Konfigurations- und Supportinformationen entnehmen Sie der Website der jeweiligen Produkte.

  • Eine XML-Datei – enthält die auf den Google-Servern gespeicherten Nachrichtenmetadaten. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor, um diese Daten den Nachrichteninhalten aus der PST- oder der MBOX-Datei zuzuordnen.
  • Eine CSV-Datei – Diese Datei enthält Adressen der Nachrichteninhaber im Export und eine Anzahl von Nachrichten der Nutzer.
  • Falls Fehler aufgetreten sind, ist auch ein Fehlerbericht enthalten.
  • Eine Prüfsummendatei – Diese Datei enthält Hash-Werte des Typs Message-Digest-5 (MD5) für die vorangehenden Dateien.
Nachrichten in einem E-Mail-Client lesen

Sie können E-Mails und Chatnachrichten in Microsoft Outlook (PST) oder Mozilla Thunderbird (MBOX) lesen. Diese Methode eignet sich besonders für HTML-Nachrichten und Anhänge, die ein Texteditor nicht anzeigen kann.

PST- und MBOX-Dateien enthalten alle Details der exportierten Gmail- und Chatnachrichten. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Mit diesen beiden Dateien können Sie die aus Vault exportierten Daten den Nachrichten auf den Google-Servern zuordnen.

  1. Importieren Sie die Nachrichten in die E-Mail-Anwendung und lesen Sie sie. 
  2. Sehen Sie sich bei allen für eine Rechtsangelegenheit wichtigen Nachrichten den Header an:
  3. Jeder Header enthält eine Nachrichten-ID. Vergleichen Sie diese mit den Metadaten in der XML-Datei, um die Nachrichten den auf den Google-Servern gespeicherten Daten zuzuordnen.
MBOX-Dateien in einem Texteditor lesen

MBOX-Dateien sind ein Standardformat zur Speicherung von Nachrichten. Eine MBOX-Datei enthält alle Details der exportierten Nachrichten, darunter den Text und sämtliche Anhänge. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Mit diesen beiden Dateien können Sie die aus Vault exportierten Daten den Nachrichten auf den Google-Servern zuordnen.

Nach dem Export können Sie die Nachrichtenparameter der XML-Datei aus Vault nutzen, um die entsprechenden Nachrichten in der MBOX-Datei zu identifizieren. Öffnen Sie dazu die XML-Datei in einem Texteditor und suchen Sie den Parameter FileName, beispielsweise:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Dieser Parameter enthält eine eindeutige Kennzeichnung und entspricht einem ähnlichen Eintrag in der MBOX-Datei, der als From_-Zeile bezeichnet wird. Die From_-Zeile enthält dieselbe Kennzeichnung, zusammen mit Datum und Uhrzeit (in UTC) des Erhalts der Nachricht durch Google, beispielsweise:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

Die From_-Zeile ist der erste Eintrag für jede Nachricht in der MBOX-Datei. Erscheint eine neue From_-Zeile, beginnt eine neue Nachricht.

Gmail- und Chatparameter in der Vault-XML-Datei

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Für Gmail-Nachrichten

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

Für Chatnachrichten

  • #SubjectAtStart (nur klassisches Hangouts)
  • #SubjectAtEnd (nur klassisches Hangouts)
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceived
  • #DateLastMessageReceived

Sowohl für Gmail- als auch für Chatnachrichten

  • Labels – Damit werden Labels angezeigt, die von Gmail zugewiesen wurden, z. B. ^POSTEINGANG, ^PAPIERKORB und ^GELÖSCHT, und Labels, die einer Nachricht vom Nutzer zugewiesen wurden.
  • FileName – Hier wird die Nachrichtenkennzeichnung angezeigt. Ordnen Sie sie der Nachrichten-ID in der exportierten PST- oder MBOX-Datei zu. 

Für Nachrichten in Hangouts Chat

  • RoomID: Damit wird die Raum- oder DM-Kennzeichnung angezeigt, zu der die Unterhaltung gehört.
  • Participants: Hiermit werden die E-Mail-Adressen aller Nutzer angezeigt, die an der Unterhaltung teilgenommen haben.
  • roomName: Damit wird der Name des Chatrooms oder eine Liste angezeigt, in der durch Kommas getrennt Konten aufgeführt sind, die Mitglieder einer Direktnachricht sind.
  • conversationType: Hiermit wird angezeigt ob die Unterhaltung aus einem Chatroom oder einer Direktnachricht (Direct Message, DM) stammt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

  • UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Nachrichten in diesem Export abgerufen wurden.
  • TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
  • Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.

Google Drive-Exporte

Nachdem Vault einen Export abgeschlossen hat, können Sie die folgenden Dateien herunterladen:

  • Eine ZIP-Datei – enthält alle Dateien, die Ihrer Suchanfrage entsprechen. Eine von Vault exportierte, komprimierte Datei kann bis zu 10 GB an Daten enthalten. Wenn Sie mehr als 10 GB an Daten exportieren, werden in Vault mehrere Dateien erstellt. 
  • Eine XML-Datei – enthält Metadaten, darunter:
    • Dokument-IDs: Diese sind aber keine Drive-Datei-IDs. Sie entsprechen den Werten in der CSV-Datei.
    • Nutzer-E-Mail-Adressen
    • Erstellungs- und Bearbeitungsdaten für jede Datei
    • Dokumenttypen und -titel
  • Eine CSV-Datei – ordnet Dokument-IDs Nutzerkonten zu. Mithilfe dieser Informationen können Sie ermitteln, welche Nutzer Zugriff auf die exportierten Dateien haben.
  • Falls Fehler aufgetreten sind, ist auch ein Fehlerbericht enthalten.
  • Eine Prüfsummendatei – enthält MD5-Werte für die vorangehenden Dateien.

Exportierte Dateien werden mit dem ursprünglichen Namen der Datei, einem Unterstrich ("_") und der Drive-Datei-ID benannt.

Exportierte Dateien werden folgendermaßen konvertiert:

Google Drive-Dateityp Exportiertes Format
Google-Dokumente DOCX
Google-Tabellen XLSX
Google-Formulare ZIP (HTML und CSV)
Google-Präsentationen PPTX
Google-Zeichnungen PDF
Nicht-Google-Dateiformate Keine Formatänderung

 

Dateiparameter in der XML-Datei aus Google Vault

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Für alle Dateien

  • #Author – zeigt die E-Mail-Adresse des Nutzers an, der in Drive Eigentümer der Datei ist. Bei einer Datei aus einer geteilten Ablage wird der Name der geteilten Ablage angezeigt.
  • Collaborators – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, die Datei zu bearbeiten und Kommentare hinzuzufügen. Wenn Sie während des Exportvorgangs die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
  • Viewers – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, sich die Datei anzusehen. Wenn Sie während des Exportvorgangs die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
  • Others – zeigt die Ihrer Abfrage entsprechenden Konten an, die indirekten Zugriff auf die Datei haben. Dies ist nur möglich, wenn Sie festgelegt haben, dass keine Informationen über Zugriffsebenen exportiert werden sollen. Hier werden ggf. auch Nutzer angezeigt, deren Berechtigungsstufe von Vault zum Zeitpunkt des Exports nicht ermittelt werden konnte.
  • #DateCreated – zeigt das Datum an, an dem eine Google-Datei in Google Drive erstellt wurde. Bei Dateien, die nicht von Google stammen, wird angegeben, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde.
  • #DateModified – zeigt an, wann die Datei zuletzt geändert wurde.
  • #Title – zeigt den Dateinamen an, den der Nutzer angegeben hat. Da in einigen Betriebssystemen ZIP-Dateien mit sehr langen Dateinamen nicht geöffnet werden können, werden Dateinamen in Vault während des Exports auf 128 Zeichen gekürzt. Als Wert für #Title ist der ungekürzte Dateiname angegeben.
  • DocumentType – zeigt den Dateityp von Google-Dateien an. Der Wert lautet DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM oder DRAWING.
  • SharedDriveID – gibt ggf. die Kennzeichnung der geteilten Ablage an, die die Datei enthält.
  • SourceHash – eindeutiger Hash-Wert für jede Version einer Datei. Dieser kann verwendet werden, um Dateiexporte zu deduplizieren und zu überprüfen, ob die exportierte Datei eine exakte Kopie der Quelldatei ist. Dies wird nur von Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien unterstützt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

  • UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Dateien in diesem Export abgerufen wurden.
  • TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
  • Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.
Für Nutzer mit indirektem Dateizugriff Informationen zu Zugriffsebenen exportieren

Wenn Sie Dateien aus Drive exportieren, enthält Vault möglicherweise Metadaten für Nutzer in Ihrer Domain, die über die indirekte Zugriffsberechtigung für eine Ihren Suchkriterien entsprechende Datei verfügen und diese auch geöffnet haben.

Indirekten Zugriff erhält ein Nutzer dann, wenn eine Datei oder ein Ordner mit einer Datei

  • für eine Gruppe, der der Nutzer angehört,
  • für eine Domain oder 
  • öffentlich freigegeben wird.

Beim Export haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, welche Informationen in den Metadaten enthalten sein sollen:

  • Klicken Sie im Dialogfeld für den Export das entsprechende Kästchen an, um festzulegen, dass in Vault die Berechtigungsstufen für die Nutzer in Ihrer Domain ermittelt werden, die indirekten Zugriff auf Dateien haben. Jeder Nutzer wird in der XML-Datei in einer der folgenden Kategorien aufgeführt:

    • Collaborators – zeigt die Nutzer an, die indirekt berechtigt sind, eine Datei zu bearbeiten oder ihr Kommentare hinzuzufügen.

    • Viewers – Nutzer mit indirekter Leseberechtigung für eine Datei

    • Others – Manchmal ist beim Export die Berechtigungsstufe eines Nutzers nicht bestimmbar. Dies kann z. B. passieren, wenn eine Datei für eine Gruppe freigegeben wurde und der Nutzer später aus dieser Gruppe entfernt wurde.

    Die Bestimmung der Nutzerberechtigungen in Vault nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch. Deshalb kann es länger dauern, bis Ihre Dateien zum Download verfügbar sind.

  • Wenn im Dialogfeld für den Export das Kästchen nicht angeklickt ist (Standardeinstellung), werden keine Informationen über die Zugriffsebenen von Nutzern in Ihrer Domain erfasst, die lediglich indirekten Dateizugriff haben. Diese Nutzer werden in der XML-Datei unter Others aufgelistet. 

Fehlerberichte

Mitunter kommt es vor, dass Vault eine E-Mail aus Gmail oder eine Datei aus Google Drive nicht exportieren kann. In solchen Fällen wird ein Fehlerbericht erstellt. Dieser Bericht wird als CSV-Datei mitgeliefert und enthält eine Auflistung aller betroffenen Nachrichten und Dateien mit Exportfehlern sowie zusätzliche Details und Metadaten. Es gibt zwei Arten von Fehlern:

  • Temporäre Fehler: Ein Back-End-Server konnte die E-Mail oder Datei nicht abrufen. Bei einer späteren Suche dürfte die E-Mail oder Datei aber zum Export bereitstehen.
  • Nicht-temporäre Fehler: Fehler, die nicht ausdrücklich als temporär gekennzeichnet sind, sind die Folge nicht behebbarer Probleme. Solche Probleme treten normalerweise auf, wenn ein Nachrichtenanhang oder eine Datei gelöscht wurde, der Export des Anhangs oder der Datei nicht unterstützt wird oder der Anhang oder die Datei nicht in das gewünschte Format konvertiert werden können.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob ein Fehler temporär oder nicht-temporär ist, öffnen Sie die CSV-Datei mit Google Tabellen (oder einer ähnlichen Tabellenanwendung) und suchen Sie nach der Spalte Fehlerbeschreibung.

Falls der Fehlerbericht E-Mails mit temporären Fehlern enthält, verwenden Sie die RFC-822-Kennungen der betreffenden E-Mails, um diese E-Mails mit einer neuerlichen Suche ausfindig zu machen. Das Format des Suchoperators ist rfc822msgid:identifier.

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