Funktionsweise von Exporten aus Google Vault

Sie können E-Mails und Chatnachrichten in Microsoft Outlook (PST) oder Mozilla Thunderbird (mbox) lesen. Diese Methode eignet sich besonders für HTML-Nachrichten und Anhänge, die ein Texteditor nicht anzeigen kann.

PST- und mbox-Dateien enthalten die Details der exportierten Gmail- und Chatnachrichten. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Über die mbox-Dateiinhalte und die Metadaten von Nachrichten können Sie die auf Google-Servern gespeicherten Nachrichten mit den aus Vault exportierten Daten verknüpfen.

So lesen Sie exportierte Nachrichten in einem E-Mail-Client:

1. Importieren Sie die Nachrichten in die E-Mail-Anwendung und gehen Sie sie durch. 
2. Sehen Sie sich bei allen für eine Rechtsangelegenheit wichtigen Nachrichten die Kopfzeile an:
   • Outlook: Die Schritte unterscheiden sich je nach verwendeter Version. Weitere Informationen finden Sie in dieser Microsoft-Dokumentation.  
   • Thunderbird: Klicken Sie auf Ansicht > Kopfzeilen > Alle, um sich die Kopfzeile für jede Nachricht anzeigen zu lassen: 
3. In Thunderbird enthält jede Kopfzeile eine Nachrichten-ID. Um Nachrichten mit den auf den Google-Servern gespeicherten Daten in Beziehung zu setzen, vergleichen Sie die Nachrichten-IDs mit den Metadaten in der XML-Datei.

mbox-Dateien sind ein Standardformat zum Speichern von Nachrichten. Sie enthalten alle Details zu den exportierten Nachrichten, einschließlich Nachrichtentext und Anhängen. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Mit diesen beiden Dateien können Sie die aus Vault exportierten Daten den Nachrichten auf den Google-Servern zuordnen.

Nach dem Export können Sie die Nachrichtenparameter der XML-Datei aus Vault nutzen, um die entsprechenden Nachrichten in der mbox-Datei zu identifizieren. Öffnen Sie dazu die XML-Datei in einem Texteditor und suchen Sie den Parameter FileName, beispielsweise:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Dieser Parameter enthält eine eindeutige Kennzeichnung und entspricht einem ähnlichen Eintrag in der mbox-Datei, der als From_-Zeile bezeichnet wird. Die From_-Zeile enthält dieselbe Kennzeichnung, zusammen mit Datum und Uhrzeit (in UTC) des Erhalts der Nachricht durch Google, beispielsweise:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

Die From_-Zeile ist der erste Eintrag für jede Nachricht in der mbox-Datei. Erscheint eine neue From_-Zeile, beginnt eine neue Nachricht.

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Bei Gmail-Nachrichten

• #From
• #To
• #CC
• #BCC
• #Subject
• #DateSent
• #DateReceived

Bei Chatnachrichten

• #SubjectAtStart (nur klassisches Hangouts)
• #SubjectAtEnd (nur klassisches Hangouts)
• #DateFirstMessageSent
• #DateLastMessageSent
• #DateFirstMessageReceived
• #DateLastMessageReceived

Sowohl bei Gmail- als auch bei Chatnachrichten

• Labels – Damit werden Labels angezeigt, die von Gmail zugewiesen wurden, z. B. ^POSTEINGANG, ^PAPIERKORB und ^GELÖSCHT, und Labels, die einer Nachricht vom Nutzer zugewiesen wurden.
• FileName – Hier wird die Nachrichtenkennzeichnung angezeigt. Setzen Sie diesen Wert zur Nachrichten-ID in Beziehung, die in Ihrer exportierten PST- oder mbox-Datei angezeigt wird. 

Bei Nachrichten in Hangouts Chat

• RoomID: Damit wird die Kennzeichnung des Chatrooms oder der Direktnachricht (DN) angezeigt, zu der die Unterhaltung gehört.
• Participants: Hiermit werden die E-Mail-Adressen aller Nutzer angezeigt, die an der Unterhaltung teilgenommen haben.
• roomName: Damit wird der Name des Chatrooms oder eine Liste angezeigt, in der durch Kommas getrennt Konten aufgeführt sind, die an einem DN-Chat teilnehmen.
• conversationType: Hiermit wird angezeigt, ob die Unterhaltung aus einem Chatroom oder einer DN stammt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

• UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Nachrichten in diesem Export abgerufen wurden.
• TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
• Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Bei allen Dateien

• #Author – zeigt die E-Mail-Adresse des Nutzers an, dem die Datei in Drive gehört. Bei einer Datei aus einer geteilten Ablage wird der Name der geteilten Ablage angegeben.
• Collaborators – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, die Datei zu bearbeiten und Kommentare hinzuzufügen. Wenn Sie beim Export die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
• Viewers – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, sich die Datei anzusehen. Wenn Sie beim Export die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
• Others – zeigt die Ihrer Abfrage entsprechenden Konten an, die indirekten Zugriff auf die Datei haben. Dies ist nur möglich, wenn Sie festgelegt haben, dass keine Informationen über Zugriffsebenen exportiert werden sollen. Hier werden ggf. auch Nutzer aufgeführt, deren Berechtigungsstufe in Vault zum Zeitpunkt des Exports nicht ermittelt werden konnte.
• #DateCreated – zeigt das Datum an, an dem eine Google-Datei in Google Drive erstellt wurde. Bei Dateien, die nicht von Google stammen, wird angegeben, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde.
• #DateModified – zeigt an, wann die Datei zuletzt geändert wurde.
• #Title – zeigt den Dateinamen an, den der Nutzer angegeben hat. Da in einigen Betriebssystemen ZIP-Dateien mit sehr langen Dateinamen nicht geöffnet werden können, werden die Namen in Vault beim Export auf 128 Zeichen gekürzt. Als Wert für #Title ist der ungekürzte Dateiname angegeben.
• DocumentType – zeigt den Dateityp von Google-Dateien an. Der Wert lautet DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM oder DRAWING.
• SharedDriveID – gibt ggf. die Kennzeichnung der geteilten Ablage an, die die Datei enthält.
• SourceHash – eindeutiger Hash-Wert für jede Version einer Datei. Dieser kann verwendet werden, um Dateiexporte zu deduplizieren und zu prüfen, ob die exportierte Datei eine exakte Kopie der Quelldatei ist. Dies wird nur von Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien unterstützt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

• UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Dateien in diesem Export abgerufen wurden.
• TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
• Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.

Wenn Sie Dateien aus Drive exportieren, enthält Vault möglicherweise Metadaten für Nutzer in Ihrer Domain, die die indirekte Zugriffsberechtigung für eine Ihren Suchkriterien entsprechende Datei haben und diese auch geöffnet haben.

Indirekten Zugriff erhält ein Nutzer dann, wenn eine Datei oder ein Ordner mit einer Datei

• für eine Gruppe, der der Nutzer angehört,
• für eine Domain oder 
• öffentlich freigegeben wird.

Beim Export können Sie die Informationen auswählen, die in die Metadatenausgabe aufgenommen werden sollen:

• Klicken Sie im Dialogfeld für den Export das entsprechende Kästchen an, um festzulegen, dass in Vault die Berechtigungsstufen für die Nutzer in Ihrer Domain ermittelt werden, die indirekten Zugriff auf Dateien haben. Jeder Nutzer wird in der XML-Datei in einer der folgenden Kategorien aufgeführt:

  • Collaborators – zeigt die Nutzer an, die indirekt berechtigt sind, eine Datei zu bearbeiten oder ihr Kommentare hinzuzufügen.

  • Viewers – Nutzer mit indirekter Leseberechtigung für eine Datei

  • Others – Manchmal ist beim Export die Berechtigungsstufe eines Nutzers nicht bestimmbar. Dies kann z. B. passieren, wenn eine Datei für eine Gruppe freigegeben wurde und der Nutzer später aus dieser Gruppe entfernt wurde.

  Vault braucht eine gewisse Zeit, um festzustellen, welche Berechtigungen diese Nutzer haben. Mit dieser Option kann es also länger dauern, bis Ihre Dateien für den Download vorbereitet sind.

• Wenn im Dialogfeld für den Export das Kästchen nicht angeklickt ist (Standardeinstellung), werden keine Informationen über die Zugriffsebenen von Nutzern in Ihrer Domain erfasst, die lediglich indirekten Dateizugriff haben. Diese werden in der XML-Datei unter Others aufgelistet.