Funktionsweise von Exporten aus Google Vault

Wenn Sie die gewünschten Nachrichten oder Dateien in Google Vault gefunden haben, können Sie sie zur weiteren Analyse exportieren. Diese Funktion bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Eine umfassende Kopie aller Daten, die Ihren Suchkriterien entsprechen
  • Die erforderlichen Metadaten, um die exportierten Daten mit einzelnen Nutzern in Ihrer Domain zu verknüpfen
  • Alle Informationen, um nachzuweisen, dass die exportierten Daten mit den auf den Google-Servern gespeicherten übereinstimmen

Exporte aus Gmail, Chats und Google Groups

Sobald der Exportvorgang in Vault abgeschlossen ist, können Sie folgende Elemente herunterladen:

  • Eine ZIP-Datei mit PST- oder mbox-Dateien. Diese enthalten Details und Inhalte der exportierten Nachrichten. Nachdem Sie die ZIP-Datei extrahiert haben, lassen sich die Dateien in folgenden Programmen öffnen:

    • Eine PST-Datei – in Microsoft Outlook. Wenn der Export Nachrichten aus mehreren Konto enthält oder die Dateigröße 1 GB überschreitet, erhalten Sie möglicherweise mehrere PST-Dateien.

    • Eine mbox-Datei – in Mozilla Thunderbird oder einem Texteditor. Wenn der Export Nachrichten von mehr als einem Konto enthält oder die Dateigröße 10 GB überschreitet, erhalten Sie möglicherweise mehrere mbox-Dateien.

    • Bestimmte Systeme für die Unterstützung bei Rechtsstreiten. PST-Dateien lassen sich entweder direkt öffnen oder es stehen Tools für die E-Mail-Konvertierung von mbox-Dateien zur Verfügung.  

Hinweis: Google bietet keinen technischen Support beim Konfigurieren dieser Produkte. GOOGLE ÜBERNIMMT KEINE VERANTWORTUNG FÜR PRODUKTE VON DRITTANBIETERN. Die aktuellen Konfigurations- und Supportinformationen finden Sie auf der Website zum jeweiligen Produkt.

  • Eine XML-Datei  enthält die auf den Google-Servern gespeicherten Nachrichtenmetadaten. Sie können diese Datei in einem Texteditor öffnen und dazu nutzen, Metadaten der Nachrichten mit Nachrichteninhalten aus der mbox-Datei zu verknüpfen. Inhalte von PST-Dateien lassen sich nicht mit den Metadaten der XML-Datei in Beziehung setzen.
  • Eine CSV-Datei – enthält die Adressen der Nachrichteninhaber im Export und die Anzahl der Nachrichten der einzelnen Nutzer.
  • Ein Fehlerbericht – nur, wenn Fehler enthalten sind
  • Eine Prüfsummendatei – enthält Hash-Werte des Typs Message-Digest-5 (MD5) für die vorangehenden Dateien.
Nachrichten in einem E-Mail-Client lesen

Sie können E-Mails und Chatnachrichten in Microsoft Outlook (PST) oder Mozilla Thunderbird (mbox) lesen. Diese Methode eignet sich besonders für HTML-Nachrichten und Anhänge, die ein Texteditor nicht anzeigen kann.

PST- und mbox-Dateien enthalten die Details der exportierten Gmail- und Chatnachrichten. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Über die mbox-Dateiinhalte und die Metadaten von Nachrichten können Sie die auf Google-Servern gespeicherten Nachrichten mit den aus Vault exportierten Daten verknüpfen.

Hinweis:  Die Labels, die in Gmail zum Klassifizieren von Nachrichten verwendet werden, werden automatisch nicht in Postfachordner umgewandelt. Wenn Sie eine PST- oder mbox-Datei in einem E-Mail-Client öffnen, werden alle Nachrichten in einem einzigen Ordner angezeigt.

So lesen Sie exportierte Nachrichten in einem E-Mail-Client:

  1. Importieren Sie die Nachrichten in die E-Mail-Anwendung und gehen Sie sie durch. 
  2. Sehen Sie sich bei allen für eine Rechtsangelegenheit wichtigen Nachrichten die Kopfzeile an:
    • Outlook: Die Schritte unterscheiden sich je nach verwendeter Version. Weitere Informationen finden Sie in dieser Microsoft-Dokumentation.  
    • Thunderbird: Klicken Sie auf Ansicht > Kopfzeilen > Alle, um sich die Kopfzeile für jede Nachricht anzeigen zu lassen: 
  3. In Thunderbird enthält jede Kopfzeile eine Nachrichten-ID. Um Nachrichten mit den auf den Google-Servern gespeicherten Daten in Beziehung zu setzen, vergleichen Sie die Nachrichten-IDs mit den Metadaten in der XML-Datei.
mbox-Dateien in einem Texteditor lesen

mbox-Dateien sind ein Standardformat zum Speichern von Nachrichten. Sie enthalten alle Details zu den exportierten Nachrichten, einschließlich Nachrichtentext und Anhängen. Die Vault-XML-Datei enthält die Nachrichtenmetadaten, wie sie von Google aufgezeichnet wurden. Mit diesen beiden Dateien können Sie die aus Vault exportierten Daten den Nachrichten auf den Google-Servern zuordnen.

Nach dem Export können Sie die Nachrichtenparameter der XML-Datei aus Vault nutzen, um die entsprechenden Nachrichten in der mbox-Datei zu identifizieren. Öffnen Sie dazu die XML-Datei in einem Texteditor und suchen Sie den Parameter FileName, beispielsweise:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Dieser Parameter enthält eine eindeutige Kennzeichnung und entspricht einem ähnlichen Eintrag in der mbox-Datei, der als From_-Zeile bezeichnet wird. Die From_-Zeile enthält dieselbe Kennzeichnung, zusammen mit Datum und Uhrzeit (in UTC) des Erhalts der Nachricht durch Google, beispielsweise:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

Die From_-Zeile ist der erste Eintrag für jede Nachricht in der mbox-Datei. Erscheint eine neue From_-Zeile, beginnt eine neue Nachricht.

Gmail- und Chat-Parameter in der Vault-XML-Datei

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Bei Gmail-Nachrichten

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

Bei Chatnachrichten

  • #SubjectAtStart (nur klassisches Hangouts)
  • #SubjectAtEnd (nur klassisches Hangouts)
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceived
  • #DateLastMessageReceived

Sowohl bei Gmail- als auch bei Chatnachrichten

  • Labels – Damit werden Labels angezeigt, die von Gmail zugewiesen wurden, z. B. ^POSTEINGANG, ^PAPIERKORB und ^GELÖSCHT, und Labels, die einer Nachricht vom Nutzer zugewiesen wurden.
  • FileName – Hier wird die Nachrichtenkennzeichnung angezeigt. Setzen Sie diesen Wert zur Nachrichten-ID in Beziehung, die in Ihrer exportierten PST- oder mbox-Datei angezeigt wird. 

Bei Nachrichten in Hangouts Chat

  • RoomID: Damit wird die Kennzeichnung des Chatrooms oder der Direktnachricht (DN) angezeigt, zu der die Unterhaltung gehört.
  • Participants: Hiermit werden die E-Mail-Adressen aller Nutzer angezeigt, die an der Unterhaltung teilgenommen haben.
  • roomName: Damit wird der Name des Chatrooms oder eine Liste angezeigt, in der durch Kommas getrennt Konten aufgeführt sind, die an einem DN-Chat teilnehmen.
  • conversationType: Hiermit wird angezeigt, ob die Unterhaltung aus einem Chatroom oder einer DN stammt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

  • UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Nachrichten in diesem Export abgerufen wurden.
  • TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
  • Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.

Google Drive-Exporte

Sobald der Exportvorgang in Vault abgeschlossen ist, können Sie die folgenden Dateien herunterladen:

  • Eine komprimierte Datei – enthält alle Dateien, die bei Ihrer Suche gefunden wurden. Eine von Vault exportierte, komprimierte Datei kann bis zu 10 GB an Daten enthalten. Wenn Sie mehr als 10 GB an Daten exportieren, werden mehrere Dateien erstellt. 
  • Eine XML-Datei – enthält Metadaten, darunter:
    • Dokument-IDs: Dabei handelt es sich nicht um die Drive-Datei-IDs. Sie entsprechen den Werten in der CSV-Datei.
    • Nutzer-E-Mail-Adressen
    • Datum, an dem die Datei erstellt oder bearbeitet wurde
    • Dokumenttypen und -titel
  • Eine CSV-Datei – ordnet Dokument-IDs Nutzerkonten zu. Mithilfe dieser Informationen können Sie feststellen, welche Nutzer Zugriff auf die exportierten Dateien haben.
  • Falls Fehler aufgetreten sind, ist auch ein Fehlerbericht enthalten.
  • Eine Prüfsummendatei – enthält MD5-Werte für die vorangehenden Dateien.

Exportierte Dateien werden mit dem ursprünglichen Namen der Datei, einem Unterstrich ("_") und der Drive-Datei-ID benannt.

Exportierte Dateien werden folgendermaßen konvertiert:

Google Drive-Dateityp Exportiertes Format
Google-Dokumente DOCX
Google-Tabellen XLSX
Google-Formulare ZIP (HTML und CSV)
Google-Präsentationen PPTX
Google-Zeichnungen PDF
Nicht-Google-Dateiformate Keine Formatänderung

 

Dateiparameter in der XML-Datei aus Google Vault

Die XML-Datei, die aus Vault exportiert wird, enthält folgende Metadaten:

Bei allen Dateien

  • #Author – zeigt die E-Mail-Adresse des Nutzers an, dem die Datei in Drive gehört. Bei einer Datei aus einer geteilten Ablage wird der Name der geteilten Ablage angegeben.
  • Collaborators – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, die Datei zu bearbeiten und Kommentare hinzuzufügen. Wenn Sie beim Export die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
  • Viewers – zeigt die Konten und Gruppen an, die direkt berechtigt sind, sich die Datei anzusehen. Wenn Sie beim Export die entsprechende Option ausgewählt haben, werden hier auch Nutzer mit indirektem Dateizugriff aufgelistet.
  • Others – zeigt die Ihrer Abfrage entsprechenden Konten an, die indirekten Zugriff auf die Datei haben. Dies ist nur möglich, wenn Sie festgelegt haben, dass keine Informationen über Zugriffsebenen exportiert werden sollen. Hier werden ggf. auch Nutzer aufgeführt, deren Berechtigungsstufe in Vault zum Zeitpunkt des Exports nicht ermittelt werden konnte.
  • #DateCreated – zeigt das Datum an, an dem eine Google-Datei in Google Drive erstellt wurde. Bei Dateien, die nicht von Google stammen, wird angegeben, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde.
  • #DateModified – zeigt an, wann die Datei zuletzt geändert wurde.
  • #Title – zeigt den Dateinamen an, den der Nutzer angegeben hat. Da in einigen Betriebssystemen ZIP-Dateien mit sehr langen Dateinamen nicht geöffnet werden können, werden die Namen in Vault beim Export auf 128 Zeichen gekürzt. Als Wert für #Title ist der ungekürzte Dateiname angegeben.
  • DocumentType – zeigt den Dateityp von Google-Dateien an. Der Wert lautet DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM oder DRAWING.
  • SharedDriveID – gibt ggf. die Kennzeichnung der geteilten Ablage an, die die Datei enthält.
  • SourceHash – eindeutiger Hash-Wert für jede Version einer Datei. Dieser kann verwendet werden, um Dateiexporte zu deduplizieren und zu prüfen, ob die exportierte Datei eine exakte Kopie der Quelldatei ist. Dies wird nur von Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien unterstützt.

Abfrageparameter für den gesamten Export

  • UserQuery – Dieser Parameter zeigt die Abfrage des Vault-Nutzers an, mit der die Dateien in diesem Export abgerufen wurden.
  • TimeZone – Damit wird die Zeitzone für datumsbasierte Suchanfragen angezeigt.
  • Custodians – Hiermit werden die E-Mail-Adressen der Nutzer angezeigt, nach deren Konten gesucht wurde. Wenn Sie nach Inhalt und nicht nach einzelnen Nutzerkonten gesucht haben, wird unter "Custodians" nichts aufgelistet.
Für Nutzer mit indirektem Dateizugriff Informationen zu Zugriffsebenen exportieren

Wenn Sie Dateien aus Drive exportieren, enthält Vault möglicherweise Metadaten für Nutzer in Ihrer Domain, die die indirekte Zugriffsberechtigung für eine Ihren Suchkriterien entsprechende Datei haben und diese auch geöffnet haben.

Indirekten Zugriff erhält ein Nutzer dann, wenn eine Datei oder ein Ordner mit einer Datei

  • für eine Gruppe, der der Nutzer angehört,
  • für eine Domain oder 
  • öffentlich freigegeben wird.

Beim Export können Sie die Informationen auswählen, die in die Metadatenausgabe aufgenommen werden sollen:

  • Klicken Sie im Dialogfeld für den Export das entsprechende Kästchen an, um festzulegen, dass in Vault die Berechtigungsstufen für die Nutzer in Ihrer Domain ermittelt werden, die indirekten Zugriff auf Dateien haben. Jeder Nutzer wird in der XML-Datei in einer der folgenden Kategorien aufgeführt:

    • Collaborators – zeigt die Nutzer an, die indirekt berechtigt sind, eine Datei zu bearbeiten oder ihr Kommentare hinzuzufügen.

    • Viewers – Nutzer mit indirekter Leseberechtigung für eine Datei

    • Others – Manchmal ist beim Export die Berechtigungsstufe eines Nutzers nicht bestimmbar. Dies kann z. B. passieren, wenn eine Datei für eine Gruppe freigegeben wurde und der Nutzer später aus dieser Gruppe entfernt wurde.

    Vault braucht eine gewisse Zeit, um festzustellen, welche Berechtigungen diese Nutzer haben. Mit dieser Option kann es also länger dauern, bis Ihre Dateien für den Download vorbereitet sind.

  • Wenn im Dialogfeld für den Export das Kästchen nicht angeklickt ist (Standardeinstellung), werden keine Informationen über die Zugriffsebenen von Nutzern in Ihrer Domain erfasst, die lediglich indirekten Dateizugriff haben. Diese werden in der XML-Datei unter Others aufgelistet. 

Fehlerberichte

Mitunter kommt es vor, dass Vault eine E-Mail aus Gmail oder eine Datei aus Google Drive nicht exportieren kann. In solchen Fällen wird ein Fehlerbericht erstellt. Der Bericht in Form einer CSV-Datei enthält die Elemente mit Exportfehlern sowie weitere Details und Metadaten. Es gibt zwei Arten von Fehlern:

  • Vorübergehende Fehler: Ein Back-End-Server konnte die E-Mail oder Datei nicht abrufen. Bei einer späteren Suche dürfte die E-Mail oder Datei aber zum Export bereitstehen.
  • Nicht vorübergehende Fehler: Fehler, die nicht ausdrücklich als vorübergehend gekennzeichnet sind, sind die Folge nicht behebbarer Probleme. In der Regel treten sie auf, wenn ein Nachrichtenanhang oder eine Datei gelöscht wurde, nicht in das angeforderte Format konvertiert werden kann oder wenn der Export nicht unterstützt wird.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob ein Fehler vorübergehend oder nicht vorübergehend ist, öffnen Sie die CSV-Datei mit Google Tabellen (oder einer ähnlichen Tabellenanwendung) und sehen Sie in der Spalte Fehlerbeschreibung nach.

Falls der Fehlerbericht E-Mails mit vorübergehenden Fehlern enthält, verwenden Sie bei der neuerlichen Suche die RFC-822-Kennungen der betreffenden Nachrichten. Das Format des Suchoperators ist rfc822msgid:Kennung.

Sind Sie bereit?

Daten aus Vault exportieren

War das hilfreich?
Wie können wir die Seite verbessern?